Arti Pengorganisasian
Organisasi tumbuh dari kebutuhan manusia untuk bekerja sama, manusia dipaksa untuk bekerja sama agar dapat mencapai tujuan pribadi yang disebabkan oleh adanya keterbatasan fisik, biologis, psikologis dan sosial. Kerjasama dapat lebih produktif dan tidak mahal dalam kebanyakan keadaan dengan adanya struktur organisasi, hal tersebut merupakan teori Barnard sedangkan pandangan Spearman tentang kecerdasan & logika digunakan untuk menyimpulkan bahwa sebuah Organisasi harus menemukan orang paling cerdas untuk menjalankan organisasi disamping memusatkan pada kemampuan mental umum. Organisasi dicirikan oleh perilakunya yang terarah pada tujuan (Goal Directed behaviour) artinya organisasi mengejar tujuan dan sasaran yang dapat dicapai lebih efisien dan lebih efektif dengan tindakan secara bersama-sama.
Maka secara singkat organisasi adalah satuan sosial yang dikoordinasi secara sadar yang tersusun atas 2 orang atau lebih yang berfungsi atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan atau seperangkat tujuan bersama. Dengan ini pula pengorganisasian (organizing) adalah penetapan struktur peran-peran melalui penentuak aktivitas-aktitivas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dan bagian-bagiannya, pengelompokan aktivitas kepada manajer-manajer, pendelegasian wewemang dan informasi baik horizontal maupun vertikal dalam struktur organisasi.
Adapun pengertian Pengorganisasian menurut beberapa penulis ? beberapa definisi tersebut sebagai berikut :
Organisasi adalah suatu sistem perserikatan formal, berstruktur dan terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu. Organisasi hanya merupakan alat dan wadah saja.
2. George R. Terry
Pengorganisasian adalah tindakan mengusahakan hubungan-hubungan kelakuan yang efektif antara orang-orang, sehingga mereka dapat bekerja sama secara efisien dan dengan demikian memperoleh kepuasan pribadi dalam hal melaksanakan tugas-tugas tertentu dalam kondisi lingkungan tertentu guna mencapai tujuan atau sasaran tertentu.
3. Drs. M. Manullang
Organisasi dalam arti dinamis (Pengorganisasian) adalah suatu proses penetapan dan pembagian pekerjaan yang akan dilakukan, pembatasan tugas-tugas atau tanggung jawab serta wewenang dan penetapan hubungan-hubungan antara unsur-unsur organisasi, sehingga memungkinkan orang-orang dapat bekerja bersama-sama seefektif mungkin untuk pencapaian tujuan. Secara singkat Organisasi adalah suatu perbuatan Diferensiasi tugas-tugas.
Unsur-unsur Organisasi
1. Manusia (Human Factor), Manusia yang bekerja sama, ada pemimpin dan ada yang dipimpin (Bawahan)
2. Tempat kedudukan
3. Tujuan yang ingin dicapai
4. Pekerjaan yang akan dikerjakan serta adanya pembagian pekerjaan
5. Struktur, Hubungan dan kerja sama antar manusia yang satu dan lainnya.
6. Teknologi, terdapat unsur teknis
7. Lingkungan (Environment External Social System), lingkungan yang saling mempengaruhi misalnya ada sistem kerja sama sosial.
Struktur Organisasi
Dalam organisasi, struktur organisasi ialah pola formal tentang bagaimana orang dan pekerjaan dikelompokan untuk menghilangkan penghalang dalam prestasi kerja yang disebabkan oleh kebingungan dan ketidaktentuan pemberian tu
Ada beberapa bentuk struktur organisasi yaitu
1. Struktur Organisasi (Organization Chart) berbentuk Segitiga Vertikal & Horizontal
Kebaikan : Tingkatan Manager, kedudukan setiap karyawan beserta garis perintah dan tanggung jawabnya jelas dan mudah diketahui, Posisi kedudukan karyawan (manajrial/Operasional) serta jenis wewenang setiap pejabat serta posisi Top Manajer jelas diketahui dan terlihat. Kelemahan : Top Manajer kelihatan hanya mempunyai authority kedalam organisasi saja. Bentuk struktur organisasi segitiga ini paling banyak dipergunakan oleh organisasi atau perusahaan.
2. Struktur organisasi berbentuk lingkaran
Kebaikan : Top Manajer terlihat mempunyai wewenang ke setiap penjuru dan sebagai sentral keputusan dan kebijaksanaan.
Kelemahan : Kedudukan atasan dan bawahan agak sulit dan kurang jelas, kedudukan (posisi) staf sulit digambar dalam bentuk struktur ini.
Struktur organisasi ini jarang dipergunakan dan kurang populer.
3. Struktur organisasi berbentuk setengah lingkaran
Struktur organisasi berbentuk setengah lingkaran ini, pada prinsipnya sama dengan yang berbentuk lingkaran dalam hal kebaikan dan kekurangan namun perbedaannya, yakni Bawahan Middle Manager terletak diluar lingkaran pertama. Bentuk ini kurang populer dan jarang digunakan orang.
4. Struktur organisasi berbentuk kerucut
Struktur yang berbentuk kerucut menunjukkan bahwa top manager-nya kolektif (Presidium beberapa orang). Pimpinan kolektif ini sering dilakukan pada organisasi “Komite atau perusahaan Firma”
Karena Perusahaan Firma diharuskan untuk semua kekayaan pribadi anggota ikut dipertaruhkan untuk membayar hutang-hutang Firma, jika Firma tersebut dilikuidasi, hal inilah yang mendorong anggota firma menganut “pimpinan kolektif untuk menghindarkan hal-hal negative apabila pimpinan puncaknya Tunggal. Pada Organisasi Komite tujuan pimpinan puncak kolektif ialah menghindari kepemimpinan otoriter atau Diktator jika pimpinan puncak seorang.
5. Struktur organisasi Berbentuk Oval
Struktur organisasi berbentuk oval ini sering dipergunakan dalam perundingan-perundingan politik. Dalam perundingan politik antar Negara yang berselisih. Biasanya meja perundingan dipakai yang berbentuk oval hal ini menunjukkan bahwa setiap Negara mempunyai peranan yang sama karena bertempat duduk dilingkaran yang sama. Semakin dekat tempat duduknya ke meja perundingan, semakin besar peranannya dalam perundingan tersebut. Struktur Organisasi bentuk ini jarang dipakai dalam perusahaan.
Macam-Macam Organisasi
Organisasi-organisasi dipelajari berdasarkan hal-hal sebagai berikut :
1. Berdasarkan Proses Pembentukannya
a. ORGANISASI FORMAL
Menurut Barnard suatu organisasi dikatakan formal bila aktivitas seorang atau lebih dikoordinasi secara sadar menuju tujuan tertentu. Inti Organisasi Formal ialah tujuan umum yang sadar dan bahwa organisasi formal lahir bila orang-orang :
(1) dapat berkomunikasi satu sama lain
(2) bersedia untuk bertindak
(3) secara bersama-sama mempunyai satu tujuan.
Dinyatakan Wilfred Brown mengenai kehidupan organisasi yakni “semakin banyak formalisasi yang ada, semakin jelas kita akan mengetahui batas-batas kebijakan yang dikuasakan kepada kita untuk disamakan, dan yang akan menjadi tanggung jawab kita, dan bahwa kebijakan yang ditentukan menjelaskan kepada orang-orang tentang dibidang mana mereka mempunyai kebebasan untuk bertindak”.
b. ORGANISASI INFORMAL/NONFORMAL
Barnard menganggap setiap gabungan aktivitas pribadi tanpa tujuan untuk bergabung secara sadar disebut organisasi nonformal, maka semua bentuk kelompok termasuk dalam organisasi nonformal sehingga semua organisasi yang tidak formal mungkin meliputi kelompok bengkel mesin, kelompok pengatur produksi, perkumpulan bowling jum’at malam.
Menurut Louis A. Allen : organisasi informal sebagian besar berhuungan dengan apa yang dilakukan oleh orang-orang, sebab mereka adalah individu-individu terhadap tindakan-tindakan mereka dipandang dari sudut kebutuhan-kebutuhan, emosi dan tingkah laku, bukan dipandang dari sudut cara bekerja dan peraturan.
G. R. Terry mengatakan “organisasi nonformal yaitu organisasi yang terbentuk dalam suatu organisasi formal yang anggota-anggotanya terdiri dari karyawan-karyawan perusahaan bersangkutan.
2. Berdasarkan Kaitan hubungannya dengan Pemerintah
a. Organisasi Resmi, adalah organisasi yang dibentuk oleh adanya hubungan dengan Pemerintah atau harus terdaftar pada Lembaran Negara. Contoh : Jawatan-jawatan, Yayasan-Yayasan, Lembaga-lembaga Pemerintah dan perusahaan-perusahaan yang berbadan hukum.
b. Organisasi tidak resmi, adalah organisasi yang tidak ada hubungannya dengan Pemerintah atau tidak terdaftar pada Lembaran Negara seperti Organisasi-organisasi Swasta. Contohnya : Klub Bola Voli, Klub Sepak Bola, Group Kesenian, Organisasi Pendaki Gunung dan lain-lain.
3. Berdasarkan Skala (Ukuran) Besar-kecilnya
a. Organisasi Besar
b. Organisasi sedang (menengah)
c. Organisasi kecil
Skala besar kecilnya orgnaisasi bersifat relatif, karena ditentukan oleh banyak faktor tetapi besar kecilnya tersebut perlu diketahui karena akan mempengaruhi pilihan manajemen yang akan diterapkan.
4. Berdasarkan Tujuannya
a. Public Organization (Organisasi Sosial), adalah organisasi yang non profit karena tujuan utamanya untuk melayani kepentingan umum tanpa perhitungan rugi-laba contohnya adalah Yayasan-yayasan sosial dan lain-lain.
b. Business Organization (organisasi perusahaan) yakni organisasi yang didirikan untuk tujuan komersial (mendapatkan laba) dan semua tindakannya bermotifkan laba (profit motive) karena jika organisasi perusahaan tidak memberikan laba lagi maka tidak rasional untuk melanjutkan kembali.
Dilihat dari bidang usaha organisasi perusahaan ini dikenal perusahaan-perusahaan Produksi, perdagangan dan pemberi jasa.
5. Dilihat dari segi hukum dibedakan antara perusahaan perseorangan (single partnership) dan perusahaan milik bersama (partnership) misalnya : Firma, CV, Koperasi dan Badan Usaha Milik Negara (BUMN).
6. Berdasarkan Organization Chart (Bagan Organisasinya)
a. Berbentuk segitiga vertical (Arrangement Chart)
b. Berbentuk segitiga horizontal
c. Berbentuk kerucut vertical/horizontal
d. Berbentuk lingkaran atau setengah lingkaran
e. Berbentuk bulat telur (oval)
7. Berdasarkan Tipe-tipe atau Bentuknya
a. Organisasi berpimpinan puncak tunggal ialah organisasi yang mempunyai pimpinan puncak satu orang.
Bisa kita lihat pada perusahaan-perusahaan perseorangan dimana walaupun terdiri dari banyak orang, pimpinan puncaknya hanya terdiri dari satu orang.
b. Organisasi berpimpinan puncak Dewan ialah organisasi yang mempunyai pimpinan puncak lebih dari satu orang (Dewan), misalnya perusahaan-perusahaan yang berbentuk perseroan terbatas dan firman.
8. Bentuk Organisasi berdasarkan Hubungan-hubungan Wewenangnya
a. Organisasi Garis (Lini)
Wewenang lini (Line Authority) adalah yang menimbulkan tanggung jawab atas tercapainya tujuan-tujuan perusahaan. Organisasi lini diciptakan oleh Henry Fayol adalah organisasi yang semata-mata mempunyai hubungan wewenang lini dalam organisasinya, biasnaya organisasi ini dipakai perusahaan-perusahaan kecil saja. Pendelegasian wewenang dan pelaoran tanggun gjawab dari bawahan ke atasan dilakukan dengan garis vertical terpendek, perintah-perintah hanya diberikan kepada atasan yang bersangkutan. Organisasi lini bercirikan organisasi yang masih kecil dan sederhana dengan karyawan yang relatif sedikit dan tingkat spesialisasi yang kecil.
b. Organisasi Garis (Lini) dan Staf
Wewenang staf adalah wewenang untuk membantu agar orang yang mempunyai wewenagn lini bekerja secara efektif dalam mencapai tujuan-tujaun perusahaan. Dalam organisasi yang berbentuk demikian terdapat wewenang garis dan wewenang staf dan diantara keduanya terdapat hubungan.
Organisasi dengan bentuk ini biasnaya organisasi berskala besar, dengan jumlah karyawan yang besar dan sudah terdapat spesialisasi, misalnya ; Perusahaan-perusahaan yang menyusun struktur organisasi berdasarkan fungsi-fungsi perusahaan.
c. Organisasi Fungsional
Wewenang fungsional adalah wewenang yang diberikan kepada seseorang atau departemen untuk dapat mengambil keputusan mengenai hal-hal yang berada di departemen-departemen lain, maka organisasi fungsional adalah suatu organisasi yang disusun berdasrakan sifat dan macam pekerjaan yang harus dilakukan, masalah pembagian kerja mendapat perhatian yang sungguh-sungguh. Pembagian kerja didasarkan pada “spesialisasi” yang sangat mendalam karena setiap pejabat hanya mengerjakan suatu pekerjaan yang sesuai dengan spesialisasinya.
Organisasi fungsional bercirikan pembidangan secara jelas dapat dibedakan, Bawahan mempunyai beberapa atasan dan terdapat 2 wewenang yakni, wewenang lini dan wewenang fungsi yang menciptakan organisasi fungsional adalah F.W. Taylor.
d. Organisasi lini, staff dan fungsional
Organisasi tipe ini merupakan kombinasi dari organisasi “lini, staff dan fungsional” dan biasanya diterapkan pada organisasi besar serta kompleks. Pada tingkat Dewan Komisaris (Board of Director) diterapkan tipe organisasi lini dan staf, sedangkan pada tingkat Middle Manager diterapkan tipe organisasi fungsional.
e. Organisasi Komite, adalah suatu organisasi yang masing-masing anggota mempunyai wewenang yang sama dan pimpinannya yang kolektif. Organisasi Komite (Panitia = Committees Organization) mengutamakan pimpinan sehingga dalam organisasi ini terdapat pimpinan “Kolektif/Presidium/Plural Executive” dan bersifat manajerial kemudian juga bisa bersifat formal dan informal, komite-komite dapat dibentuk sebagai suatu bagian dari struktur organisasi formal, dengan tugas-tugas wewenang yang dibagikan secara khusus.
Organisasi komite bersifat tetap jika pada anggotanya ditetapkan berdasarkan fungsi dan jabatannya, dan bersifat “sementara” jika para anggotanya ditetapkan berdasarkan orangnya.
Anggota Organisasi Komite dikelompokkan atas Executive Committee (Pimpinan Komite) yakni para anggota yang mempunyai wewenang garis/line authority dan dikelompokkan juga sebagai Staff Committee yang para anggota yang mempunyai wewenang staff/staff authority. Organisasi ini bercirikan : Pembagian tugas yang jelas dan tertentu, wewenang anggota sama besarnya, para pelaksana dikelompokkan menurut bidanya dan keputusan merupakan keputusan semua anggotanya.
Prinsip-Prinsip Organisasi
Agar suatu organisasi dapat berperan dan berjalan dengan baik diperlukan prinsip-prinsip yang dapat dijadikan pedoman, yakni :
1. Prinsip perumusan tujuan
Sebelum organisasi tersebut disusun terlebih dahulu harus ada tujuan yang mendasari pendirian organisasi. Tujuan ini akan menentukan aktivitas-aktivitas apa saja yang dibutuhkan untuk mencapainya secara efisien dan efektif.
2. Prinsip pembagian kerja
Aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan perlu dibagi menjadi kelompok-kelompok aktivitas, sehingga masing-masing bagian tugas dapat dijalankan secara bertanggung jawab.
3. Prinsip pendelegasian wewenang
Setelah pembagian aktivitas dilakukan maka selanjutkanya dilakuakan delegasi wewenang supaya suatu bagian dapat menjalankan aktivitas-aktivitasnya dan dituntut tanggung jawabnya.
4. Prinsip koordinasi
Setelah tahapan pembagian aktivitas dan pendelegasian wewenang, diperlukan koordinasi dari berbagai bagian. Prinsip ini bertujuan supaya bagian-bagian tidak berjalan sendiri-sendiri sebab aktivitas-aktivitas yang dijalankan disuatu bagian mempengaruhi dan dipengaruhi oleh bagian-bagian lainnya.
5. Prinsip rentang manajemen
Efisiensi dan efektifitas pengendalian bawahan langsung dipengaruhi oleh rentang manajemen, yaitu beberapa bawahan langsung yang dapat diawasi secara efisien dan efektif.
6. Prinsip tingkat pengawasan
Berjalannya suatu organisasi tidak dapat dijamin mencapai tujuan bila tidak ada pengawasan, maka penyusunan organisasi perlu dilakukan dengan memperhatikan supaya pengawasan dimudahkan.
7. Prinsip kesatuan perintah
Dalam organisasi seorang bawahan hanya mempunyai seorang atasa. Bawahan hanya menerima perintah dari atasannya dan bahanya bertanggung jawab kepada atasannya.
Tingkat Organisasi dan Rentang Manajemen
Ada alasan organisasi untuk membuat kerja sama manusia itu efektif, namun kita menemukan sebab adanya tingkat organisasi adalah karena keterbatasan rentang manajemen. Dengan kata lain, karena keterbatasan pada jumlah orang yang bisa diawasi seorang manajer meskipun batas tersebut berbeda tergantung pada situasi hasilnya adalah tingkat-tingkat organisasi.
Semakin besar perusahaan atau semakin sempit rentangnya, maka semakin banyak jumlah tingkat organisasi. Struktur organisasi yang banyak tingkatnya dan departemennya akan menyebabkan kerumitan dan kerugian.
Dalam mencari jawaban tentang berapa jumlah bawahan yang dapat diawasi secara efektif oleh seorang manajer, bahwa selain kapasitas-kapasitas pribadi seperti mengerti dan cepat, biasa bergaul dengan orang-orang dan mendorong ksetiaan serta hormat, salah satu penentu adalah kemampuan Manajer untuk mengurangi pengaruh frekuensi dan pengaruh waktu dari hubungan atasan-bawahan. Tujuh faktor umum yang mempengaruhi secara material jumlah dan frekuensi hubungan-hubungan tersebut, yakni :
1. Pelatihan Para Bawahan
Bawahan-bawahan yang dilatih dengan baik tidak memerlukan begitu banyak waktu manajer tapi juga tidak memerlukan begitu banyak kontak dengan atasan mereka.
2. Kejelasan Pendelegasian Otoritas
Kalau seorang manajer dengan jelas mendelegasi otoritas untuk melaksanakan tugas yang didefinisikan dengan baik, maka seorang bawahan yang terlatih akan dapat meneyelesaikannya dengan waktu dan perhatian sang manajer yang minim
3. Kejelasan Perencanaan
Apabila rencana-rencana tidak dapat dibuat secara akurat dan para bawahan harus melakukan banyak dari perencanaan mereka sendiri, keputusan mereka mungkin memerlukan banyak sekali bimbingan.
4. Laju Perubahan
Laju perubahan itu penting dalam menentukan sampai taraf mana kebijakan dapat dirumuskan dan stabilitas kebijakan daapt dirumuskan dan stabilitas kebijakan yang dirumuskan dapat dipertahankan.
5. Penggunaan Standar Sasaran
Seorang manajer baik dengan pengamatan pribadi maupun penggunaan standar-standar sasaran, apakah para bawahan tersebut mengikuti rencana-rencana.
6. Teknik-teknik Komunikasi
Standar tujuan mengenai pengawasan adalah sejenis sarana komunikasi, kemampuan seorang eksekutif untuk mengkomunikasikan rencana-rencana dan instruksi-instruksi dengan jelas dan ringkas juga cenderung untuk menambah rentang seorang manager.
7. Banyaknya kontak pribadi
Banyak hal dalam manajemen menuntut hubungan tatap muka k arena banyak situasi yang tidak biasa ditangani secara sempurna dengan laporan-laporan teknis, memorandum, laporan kebijakan, dokumen perencanaan atau komunikasi-komunikasi lainnya yang tidak memerlukan konta pribadi karena ada pula situasi-situasi lian dimana cara terbaik untuk mengkomunikasikan suatu masalah mengajar seorang bawahan atau mendapatkan “perasaan” langsung megnenai bagaimana orang sungguh-sungguh berpebendapat mengenai suatu masalah, berarti menyediakan waktu untuk kontak pribadi yang perlahan-lahan.
Departemensasi
Departemensasi adalah usaha mengelompokkan aktivitas-aktivitas orang-orang kedalam departemen-departemen. “Departemen” menandakan suatu bidang, divisi atau cabang suatu perusahaan dimana seorang manajer mempunyai wewenang untuk melaksanakan aktivitas khsusus, setiap organisasi terdiri dari beberapa Departemen (Bagian Divisi Kerja = Subsistem).
Asas pendepartemenan adalah mengelompokkan kegiatan-kegiatan yang sama dan berkaitan erat kedalam suatu unit kerja (bagian) dan dasar-dasar pendepartemenan (basic departementation) ditentukan berdasarkan :
1. Enterprise Function (Fungsi-fungsi perusahaan)
Pengelompokkan berdasarkan Enterprise function, adalah :
a. Departemen Produksi (Technical)
b. Departemen Perdagangan (Commercial)
c. Departemen Keuangan (Financial)
d. Departemen Keamanan (Security)
e. Departemen Pembukuan (Accounting)
f. Managerial (Kepemimpinan)
2. Management Function (Fungsi-fungsi manajemen)
Pengelompokkan berdasarkan Management Function, departemen yang ada dalam perusahaan itu adalah :
a. Bagian Pengembangan (Planning & Organization)
b. Urusan Sumber Daya Manusia (USDM = Staffing)
c. Pelaksana (Operaisonal = Directing)
d. Audit (Pengendalian = Controlling)
3. Process Product (Proses Produksi)
Bila pengelompokkan dilakukan atas proses produksi, misalnya pabrik tekstil, maka unit-unit kerja yang ada dalam pabrik tekstil itu adalah “Bagian pemintalan, Bagian Pertenunan, Bagian Pencelupan dan Bagian Finishing”.
4. Product (Dasar produk/hasil)
Departemen yang terdapat dalam perusahaan berdasarkan product itu tergantung banyaknya jenis produksi/hasilnya. Misalnya : Pabrik mobil Toyota, produksinya Toyota Corolla, Toyota Kijang dan Toyota Corona.
5. Customer (Dasar pasar/langganan)
Pendepartemenan berdasarkan customer maka bagian yang terdapat dalam perusahaan itu sesuai dengan barang-barang yang dijual. Misalnya : pada sebuah toko buku besar, akan terdapat bagian-bagian buku agama, bagian uku sosial, bagian buku matematika, bagian buku kedokteran dan lain sebagianya.
6. Territory (Dasar wilayah/tempat)
Didasarkan atas wilayah maka unit-unit kerja yang ada dalam organisasi perusahaannya itu sesuai dengan daerah operasinya. Pendepartemenan organisasi menurut wilayah memberikan peluang pada pengumpulan dan penyampaian informasi yang lebih cepat sehingga mampu memberikan reaksi yang cepat dan tepat terhadap masalah-masalah setempat. Contohnya : Pusat pemasaran di Jakarta, daerah penjualannya di Bandung, Bogor dan Cirebon.
7. Time (Dasar waktu/shift)
Pendepartemenan berdasarkan atas time, maka dalam organisasi perusahaan pengelompokkan didasarkan waktu/shift kerja. Contohnya : perusahaan pabrik yang bekerja selama 24 jam, maka bagian/kelompok kerja dibagi atas “shift pagi, shift sore dan shift malam”.
8. Simple number (Dasar jumlah)
Pengelompokkan atas simple number, maka dalam organisasi perusahaan itu terdapat “kelompok/regu satu, regu dua dan regu tiga”. Penentuan jumlah kelompok/regu didasarkan pada urutan angka. Misalnya : regu satu nomor 1 s.d. 50, regu dua 51 s.d. 100 dan regu tiga 101 s.d 150, jadi setiap kelompok/regu kerja terdiri dari 50 orang yang dipimpin oleh seorang mandor.
9. Combination
Pendepartemenan atas gabungan dari pendepartemenan-pendepartemenan diatas (Fungsi perusahaan, fungsi manajemen, fungsi pemasaran dan lain-lain) dalam organisasi perusahaan besar atau multinasional sering dilakukan.
10. Matriks
Organisasi matriks atau jaringan atau manajemen “proyek” atau produk, meskipun manajemen proyek murni tidak perlu menyiratkan suatu jaringan atau matriks. Inti dari manajemen matriks, adalah penggabungan bentuk fungsional dan produksi dari departementasi dalam struktur organisasi yang sama.
WEWENANG
1. Pandangan klasik
Menurut pandangan klasik wewenang datang dari tingkat atas, kemudian secara bertahap diturunkan ke tingkat yang paling bawah. Menurut pandangan ini manajer mempunyai hak untuk memerintah,karena merasa dari tingkatan yang lebih tinggi dan karyawan mempunyai kewajiban untuk menjalankan perintah tersebut.
2. Pandangan penerimaan
Menurut pandangan ini, sudut pandang wewenang adalah penerima perintah, bukannya pemberi perintah. Pandangan ini dimulai dengan pengamatan bahwa tidak semua perintah dipatuhi oleh penerima perintah. Penerima perintah dapat menentukan apakah ia akan menerima perintah atau tidak. Chester I Barnard merupakan salah satu pendukung pandangan tersebut mengatakan, seseorang akan menerima perintah apabila dipenuhi 4 kondisi sbb:
1. Dia dapat memahami komunikasi
2. Percaya bahwa perintah tersebut tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.
3. Perintah tersebut tidak bertentangan dengan kepentingannya secara keseluruhan
4. Secara fisik dan mental mampu menjalankan perintah tersebut.
WEWENANG LINI DAN STAFF
Dalam organisasi, wewenang dapat dibedakan menjadi wewenang lini , wewenang staf,dan wewenang fungsional
WEWENANG LINI
Dipunyai oleh manajer lini yang mengambil keputusan untuk mencapai tujuan organisasi secara langsung. Dalam bagan organisasi wewenang lini digambarkan oleh garis yang menghubungkan manajemen puncak sampai ke manajemen tingkat bawah. Wewenang lini akan berbeda dari satu organisasi ke organisasi lainnya tergantung tujuan organisasi. Pada perusahaan kecil barangkali semua manajer merupakan manajer lini, pada saat perusahaan tumbuh menjadi besar,staf yang lebih spesialis diperlukan untuk membantu manajer lini.
WEWENANG STAFF
Wewenang staf dilakukan oleh orang atau kelompok orang yang memberikan jasa atau nasehat kepada manajer lini, biasanya disebut Staf ahli. Disebut Staf ahli karena spesialisasi yang dipunyai memberikan nasehat kepada manajer. Dimana nasehat tersebut kemudian dipakai sebagai pertimbangan untuk pengambilan keputusan oleh manajer.
WEWENANG FUNGSIONAL
Kadang2 organisasi mempunyai manajer atau departemen yang mempunyai wewenang fungsional. Fungsi keuangan dan akuntansi sering diberikan wewenang fungsional
Pendelegasian Wewenang
Tanpa wewenang atau kuasa untuk menjalankan kebijaksanaan dalam mengambil keputusan yang diberikan kepada manajer, berbagai departemen tidak bisa menjadi kesatuan yang bekerja lancar, dan yang disepadankan demi pencapaian tujuan perusahaan. Hubungan wewenang, apakah vertical atau horizontal merupakan faktor yang membuat adanya organisasi. Tujuan utama delegasi ialah untuk memungkinkan adanya organisasi. Wewenang didelegasikan apabila kuasa pengambilan keputusan diberikan kepada seorang atasn.
Proses keseluruhan dari pendelegasian meliputi,
1. Penentuan hasil yang diharapkan,
2. Pemberian tugas
3. Pendelegasian wewenang untuk pelaksanaan tugas,
4. Tuntutan tanggung jawab untuk pelaksanaan tugas
Apakah wewenang itu harus dikonsentrasikan atau disebarkan di seluruh organisasi bukanlah semata-mata soal wewenang jenis apa tetapi soal berap abanyak wewenang, maka ada Desentralisasi wewenang yakni suatu aspek fundamental dari penyerahan atau pendelegasian, sampai seberapa jauh wewenang itu tidak didelegasikan maka wewenang itu disentralisir.
Tujuan daripada pemberian kekuasaan ialah untuk memperoleh Organisasi yang efektif dan effisien dalam melaksanakan tujuan, dengan biaya,,material dan waktu yang minimal.
Seorang atasan tidak dapat memberikan kekuasaan yang dimilikinya kepada bawahannya, karena seluruh proses dari pemberian kekuasaan mengandung kewajiban terhadap tugas2 dan tanggung jawab dari tindakan yang telah dilakukan untuk mencapai tugas2 tersebut.
Dalam praktek proses ini tidak dapat dipisahkan sebab kewajiban daripada tugas tidak disertai kekuasaan untuk melaksanakannya adalah tidak ada artinya. Demikian juga pemberian kekuasaan tanpa diberikan daerah kekuasaan tidak akan berguna. Jadi dalam arti yang sebenarnya, kekuasaan itu tidak diberikan pada orang melainkan diberikan jabatan didalam organisasi, tapi karena jabatan itu dipegang orang maka sering kita sebut pemberian kekuasaan pada orang.
Ada 4 macam kekuasaan, Shared Authority, Splintered Authority, Recovery of delegated Authority, dan Centralization and decentralization of authority.
1) Shared Authority. Adalah kekuasaan mengenai sesuatu keadaan tertentu yang dibagikan pada bawahan,dimana keputusan terakhir masih dipegang oleh yang memberi kuasa.
2) Splintered Authority. Splintered Authority timbul apabila suatu persoalan tidak dapat dipecahkan atau diputuskan tanpa penggabungan kekuasaan dari 2 manager atau lebih. Jadi seorang atasan tidak dapat mengambil keputusan,apabila atasan lainnya yang duduk dalam tingkat yang sama belum mengambil persetujuan atas putusan itu.
3) Recovery of delegated authority.Semua pemberian kekuasaan dapat ditarik lagi oleh pemberi kuasa, dimana ini merupakan sifat dari kekuasaan.
4) Centralization and decision authority. Pemberi kekuasaan dari atasan kepada bawahan dapat dibuat dalam tingkat yang luas/sempit. Bila manager condong untuk memberikan kekuasaan lebih banyak kepada bawahan maka disebut decentralization of authority, sebaliknya bila manager lebih condong untuk tidak memberikan kekuasaan disebut centralization of authority.
Agar pemberian kekuasaan dapat efektif , maka harus :
1. Membuat suatu rencana yang tegas dan jelas
2. Menetapkan kewajiban dan kekuasaan dengan batas2 tertentu dan jelas
3. Memelihara komunikasi yang terbuka
4. Menetapkan pengontrolan yang layak
5. Memberikan hadiah kepada mereka yang melakukan pekerjaan yang efektif.
Delegasi wewenang dapat diartikan sebagai penugasan wewenang dan tanggung jawab formal organisasi kepada orang lain, dalam hal ini karyawan. Wewenang dapat didelegasikan sesuai dengan prinsip skalar dari manajemen klasik, yang mengatakan bahwa garis wewenang harus ditetapkan dengan jelas dari manajemen puncak sampai karyawan paling bawah. Sedangkan tanggung jawab tetap pada manajer yang mendelegasikan wewenang. Karyawan yang memperoleh delegasi wewenang bertanggung jawab terhadap pekerjaan yang harus dilakukan,sedangkan manajer bertanggungjawab secara keseluruhan terhadap pekerjaan tersebut. Delegasi wewenang bukan merupakan pelepasan tanggungjawab.
Beberapa kendala dari delegasi wewenang :
1) Manajer barangkali enggan mendelegasikan wewenang karena, tidak yakin akan kemempuan bawahan, dan merasa mampu mengerjakan sendiri.
2) Karyawan kadang2 enggan menerima delegasi wewenang karena beberapa alasan, takut gagal, tidak mau menanggung resiko.
Delegasi wewenang akan berhasil dengan baik bila Manajer :
a) Memutuskan pekerjaan mana yang akan didelegasikan, tidak semua pekerjaan dapat didelegasikan, pekerjaan operasional yang rutin dapat didelegasikan dengan mudah,tetapi keputusan membuat pabrik baru tidak mungkin didelegasikan begitu saja.
b) Memutuskan siapa yang akan memperoleh penugasan.Dalam hal ini beberapa pertimbangan dapat digunakan, waktu yang dipunyai oleh karyawan, kemampuan karyawan,kesempatan yang akan dimanfaatkan karyawan.
c) Mendelegasikan tugas. Tugas didelegasikan disertai dengan informasi dan pemberian wewenang yang cukup, dan sedapat mungkin tugas diberikan dalam bentuk hasil yang diharapkan.
d) Menetapkan feedback. Feedback bermanfaat untuk memonitor kemajuan yang dicapai oleh bawahan.
SUMBER KEKUASAAN :
Ada lima dasar sumber kekuasaan yaitu : ( Dari John French dan B. Raven)
1. Kekuasaan imbalan, kekuasaan dengan kemampuan untuk memberi imbalan.
2. Kekuasaan paksaan, yaitu kekuasaan dengan ancaman atau kemungkinan hukum
3. Kekuasaan sah, yaitu wewenang formal
4. Kekuasaan referensi, yaitu kekuasaan dari keinginan penerima pengaruh untuk meniru meniru pemberi pengaruh
5 Kekuasaan ahli, kekuasaan yang memiliki pengetahuan akan bidang subyek yang spesifik dan terbatas. Hal ini merupakan sumber potensial kekuasaan saja.
Organisasi tumbuh dari kebutuhan manusia untuk bekerja sama, manusia dipaksa untuk bekerja sama agar dapat mencapai tujuan pribadi yang disebabkan oleh adanya keterbatasan fisik, biologis, psikologis dan sosial. Kerjasama dapat lebih produktif dan tidak mahal dalam kebanyakan keadaan dengan adanya struktur organisasi, hal tersebut merupakan teori Barnard sedangkan pandangan Spearman tentang kecerdasan & logika digunakan untuk menyimpulkan bahwa sebuah Organisasi harus menemukan orang paling cerdas untuk menjalankan organisasi disamping memusatkan pada kemampuan mental umum. Organisasi dicirikan oleh perilakunya yang terarah pada tujuan (Goal Directed behaviour) artinya organisasi mengejar tujuan dan sasaran yang dapat dicapai lebih efisien dan lebih efektif dengan tindakan secara bersama-sama.
Maka secara singkat organisasi adalah satuan sosial yang dikoordinasi secara sadar yang tersusun atas 2 orang atau lebih yang berfungsi atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan atau seperangkat tujuan bersama. Dengan ini pula pengorganisasian (organizing) adalah penetapan struktur peran-peran melalui penentuak aktivitas-aktitivas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dan bagian-bagiannya, pengelompokan aktivitas kepada manajer-manajer, pendelegasian wewemang dan informasi baik horizontal maupun vertikal dalam struktur organisasi.
Adapun pengertian Pengorganisasian menurut beberapa penulis ? beberapa definisi tersebut sebagai berikut :
1. Drs. Malayu S.P. Hasibuan
Pengorganisasian adalah suatu proses penentuan, pengelompokan dan pengaturan bermacam-macam yang diperlukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang-orang pada setiap aktivitas ini, menyediakan orang-orang pada setiap aktivitas ini, menyediakan alat-alat yang diperlukan, menetapkan wewenang yang secara relatif didelegasikan kepada setiap individu yang akan melakukan aktivitas-aktivitas tersebut.Organisasi adalah suatu sistem perserikatan formal, berstruktur dan terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu. Organisasi hanya merupakan alat dan wadah saja.
2. George R. Terry
Pengorganisasian adalah tindakan mengusahakan hubungan-hubungan kelakuan yang efektif antara orang-orang, sehingga mereka dapat bekerja sama secara efisien dan dengan demikian memperoleh kepuasan pribadi dalam hal melaksanakan tugas-tugas tertentu dalam kondisi lingkungan tertentu guna mencapai tujuan atau sasaran tertentu.
3. Drs. M. Manullang
Organisasi dalam arti dinamis (Pengorganisasian) adalah suatu proses penetapan dan pembagian pekerjaan yang akan dilakukan, pembatasan tugas-tugas atau tanggung jawab serta wewenang dan penetapan hubungan-hubungan antara unsur-unsur organisasi, sehingga memungkinkan orang-orang dapat bekerja bersama-sama seefektif mungkin untuk pencapaian tujuan. Secara singkat Organisasi adalah suatu perbuatan Diferensiasi tugas-tugas.
Unsur-unsur Organisasi
1. Manusia (Human Factor), Manusia yang bekerja sama, ada pemimpin dan ada yang dipimpin (Bawahan)
2. Tempat kedudukan
3. Tujuan yang ingin dicapai
4. Pekerjaan yang akan dikerjakan serta adanya pembagian pekerjaan
5. Struktur, Hubungan dan kerja sama antar manusia yang satu dan lainnya.
6. Teknologi, terdapat unsur teknis
7. Lingkungan (Environment External Social System), lingkungan yang saling mempengaruhi misalnya ada sistem kerja sama sosial.
Struktur Organisasi
Dalam organisasi, struktur organisasi ialah pola formal tentang bagaimana orang dan pekerjaan dikelompokan untuk menghilangkan penghalang dalam prestasi kerja yang disebabkan oleh kebingungan dan ketidaktentuan pemberian tu
Ada beberapa bentuk struktur organisasi yaitu
1. Struktur Organisasi (Organization Chart) berbentuk Segitiga Vertikal & Horizontal
Kebaikan : Tingkatan Manager, kedudukan setiap karyawan beserta garis perintah dan tanggung jawabnya jelas dan mudah diketahui, Posisi kedudukan karyawan (manajrial/Operasional) serta jenis wewenang setiap pejabat serta posisi Top Manajer jelas diketahui dan terlihat. Kelemahan : Top Manajer kelihatan hanya mempunyai authority kedalam organisasi saja. Bentuk struktur organisasi segitiga ini paling banyak dipergunakan oleh organisasi atau perusahaan.
2. Struktur organisasi berbentuk lingkaran
Kebaikan : Top Manajer terlihat mempunyai wewenang ke setiap penjuru dan sebagai sentral keputusan dan kebijaksanaan.
Kelemahan : Kedudukan atasan dan bawahan agak sulit dan kurang jelas, kedudukan (posisi) staf sulit digambar dalam bentuk struktur ini.
Struktur organisasi ini jarang dipergunakan dan kurang populer.
3. Struktur organisasi berbentuk setengah lingkaran
Struktur organisasi berbentuk setengah lingkaran ini, pada prinsipnya sama dengan yang berbentuk lingkaran dalam hal kebaikan dan kekurangan namun perbedaannya, yakni Bawahan Middle Manager terletak diluar lingkaran pertama. Bentuk ini kurang populer dan jarang digunakan orang.
4. Struktur organisasi berbentuk kerucut
Struktur yang berbentuk kerucut menunjukkan bahwa top manager-nya kolektif (Presidium beberapa orang). Pimpinan kolektif ini sering dilakukan pada organisasi “Komite atau perusahaan Firma”
Karena Perusahaan Firma diharuskan untuk semua kekayaan pribadi anggota ikut dipertaruhkan untuk membayar hutang-hutang Firma, jika Firma tersebut dilikuidasi, hal inilah yang mendorong anggota firma menganut “pimpinan kolektif untuk menghindarkan hal-hal negative apabila pimpinan puncaknya Tunggal. Pada Organisasi Komite tujuan pimpinan puncak kolektif ialah menghindari kepemimpinan otoriter atau Diktator jika pimpinan puncak seorang.
5. Struktur organisasi Berbentuk Oval
Struktur organisasi berbentuk oval ini sering dipergunakan dalam perundingan-perundingan politik. Dalam perundingan politik antar Negara yang berselisih. Biasanya meja perundingan dipakai yang berbentuk oval hal ini menunjukkan bahwa setiap Negara mempunyai peranan yang sama karena bertempat duduk dilingkaran yang sama. Semakin dekat tempat duduknya ke meja perundingan, semakin besar peranannya dalam perundingan tersebut. Struktur Organisasi bentuk ini jarang dipakai dalam perusahaan.
Macam-Macam Organisasi
Organisasi-organisasi dipelajari berdasarkan hal-hal sebagai berikut :
1. Berdasarkan Proses Pembentukannya
a. ORGANISASI FORMAL
Menurut Barnard suatu organisasi dikatakan formal bila aktivitas seorang atau lebih dikoordinasi secara sadar menuju tujuan tertentu. Inti Organisasi Formal ialah tujuan umum yang sadar dan bahwa organisasi formal lahir bila orang-orang :
(1) dapat berkomunikasi satu sama lain
(2) bersedia untuk bertindak
(3) secara bersama-sama mempunyai satu tujuan.
Dinyatakan Wilfred Brown mengenai kehidupan organisasi yakni “semakin banyak formalisasi yang ada, semakin jelas kita akan mengetahui batas-batas kebijakan yang dikuasakan kepada kita untuk disamakan, dan yang akan menjadi tanggung jawab kita, dan bahwa kebijakan yang ditentukan menjelaskan kepada orang-orang tentang dibidang mana mereka mempunyai kebebasan untuk bertindak”.
b. ORGANISASI INFORMAL/NONFORMAL
Barnard menganggap setiap gabungan aktivitas pribadi tanpa tujuan untuk bergabung secara sadar disebut organisasi nonformal, maka semua bentuk kelompok termasuk dalam organisasi nonformal sehingga semua organisasi yang tidak formal mungkin meliputi kelompok bengkel mesin, kelompok pengatur produksi, perkumpulan bowling jum’at malam.
Menurut Louis A. Allen : organisasi informal sebagian besar berhuungan dengan apa yang dilakukan oleh orang-orang, sebab mereka adalah individu-individu terhadap tindakan-tindakan mereka dipandang dari sudut kebutuhan-kebutuhan, emosi dan tingkah laku, bukan dipandang dari sudut cara bekerja dan peraturan.
G. R. Terry mengatakan “organisasi nonformal yaitu organisasi yang terbentuk dalam suatu organisasi formal yang anggota-anggotanya terdiri dari karyawan-karyawan perusahaan bersangkutan.
2. Berdasarkan Kaitan hubungannya dengan Pemerintah
a. Organisasi Resmi, adalah organisasi yang dibentuk oleh adanya hubungan dengan Pemerintah atau harus terdaftar pada Lembaran Negara. Contoh : Jawatan-jawatan, Yayasan-Yayasan, Lembaga-lembaga Pemerintah dan perusahaan-perusahaan yang berbadan hukum.
b. Organisasi tidak resmi, adalah organisasi yang tidak ada hubungannya dengan Pemerintah atau tidak terdaftar pada Lembaran Negara seperti Organisasi-organisasi Swasta. Contohnya : Klub Bola Voli, Klub Sepak Bola, Group Kesenian, Organisasi Pendaki Gunung dan lain-lain.
3. Berdasarkan Skala (Ukuran) Besar-kecilnya
a. Organisasi Besar
b. Organisasi sedang (menengah)
c. Organisasi kecil
Skala besar kecilnya orgnaisasi bersifat relatif, karena ditentukan oleh banyak faktor tetapi besar kecilnya tersebut perlu diketahui karena akan mempengaruhi pilihan manajemen yang akan diterapkan.
4. Berdasarkan Tujuannya
a. Public Organization (Organisasi Sosial), adalah organisasi yang non profit karena tujuan utamanya untuk melayani kepentingan umum tanpa perhitungan rugi-laba contohnya adalah Yayasan-yayasan sosial dan lain-lain.
b. Business Organization (organisasi perusahaan) yakni organisasi yang didirikan untuk tujuan komersial (mendapatkan laba) dan semua tindakannya bermotifkan laba (profit motive) karena jika organisasi perusahaan tidak memberikan laba lagi maka tidak rasional untuk melanjutkan kembali.
Dilihat dari bidang usaha organisasi perusahaan ini dikenal perusahaan-perusahaan Produksi, perdagangan dan pemberi jasa.
5. Dilihat dari segi hukum dibedakan antara perusahaan perseorangan (single partnership) dan perusahaan milik bersama (partnership) misalnya : Firma, CV, Koperasi dan Badan Usaha Milik Negara (BUMN).
6. Berdasarkan Organization Chart (Bagan Organisasinya)
a. Berbentuk segitiga vertical (Arrangement Chart)
b. Berbentuk segitiga horizontal
c. Berbentuk kerucut vertical/horizontal
d. Berbentuk lingkaran atau setengah lingkaran
e. Berbentuk bulat telur (oval)
7. Berdasarkan Tipe-tipe atau Bentuknya
a. Organisasi berpimpinan puncak tunggal ialah organisasi yang mempunyai pimpinan puncak satu orang.
Bisa kita lihat pada perusahaan-perusahaan perseorangan dimana walaupun terdiri dari banyak orang, pimpinan puncaknya hanya terdiri dari satu orang.
b. Organisasi berpimpinan puncak Dewan ialah organisasi yang mempunyai pimpinan puncak lebih dari satu orang (Dewan), misalnya perusahaan-perusahaan yang berbentuk perseroan terbatas dan firman.
8. Bentuk Organisasi berdasarkan Hubungan-hubungan Wewenangnya
a. Organisasi Garis (Lini)
Wewenang lini (Line Authority) adalah yang menimbulkan tanggung jawab atas tercapainya tujuan-tujuan perusahaan. Organisasi lini diciptakan oleh Henry Fayol adalah organisasi yang semata-mata mempunyai hubungan wewenang lini dalam organisasinya, biasnaya organisasi ini dipakai perusahaan-perusahaan kecil saja. Pendelegasian wewenang dan pelaoran tanggun gjawab dari bawahan ke atasan dilakukan dengan garis vertical terpendek, perintah-perintah hanya diberikan kepada atasan yang bersangkutan. Organisasi lini bercirikan organisasi yang masih kecil dan sederhana dengan karyawan yang relatif sedikit dan tingkat spesialisasi yang kecil.
b. Organisasi Garis (Lini) dan Staf
Wewenang staf adalah wewenang untuk membantu agar orang yang mempunyai wewenagn lini bekerja secara efektif dalam mencapai tujuan-tujaun perusahaan. Dalam organisasi yang berbentuk demikian terdapat wewenang garis dan wewenang staf dan diantara keduanya terdapat hubungan.
Organisasi dengan bentuk ini biasnaya organisasi berskala besar, dengan jumlah karyawan yang besar dan sudah terdapat spesialisasi, misalnya ; Perusahaan-perusahaan yang menyusun struktur organisasi berdasarkan fungsi-fungsi perusahaan.
c. Organisasi Fungsional
Wewenang fungsional adalah wewenang yang diberikan kepada seseorang atau departemen untuk dapat mengambil keputusan mengenai hal-hal yang berada di departemen-departemen lain, maka organisasi fungsional adalah suatu organisasi yang disusun berdasrakan sifat dan macam pekerjaan yang harus dilakukan, masalah pembagian kerja mendapat perhatian yang sungguh-sungguh. Pembagian kerja didasarkan pada “spesialisasi” yang sangat mendalam karena setiap pejabat hanya mengerjakan suatu pekerjaan yang sesuai dengan spesialisasinya.
Organisasi fungsional bercirikan pembidangan secara jelas dapat dibedakan, Bawahan mempunyai beberapa atasan dan terdapat 2 wewenang yakni, wewenang lini dan wewenang fungsi yang menciptakan organisasi fungsional adalah F.W. Taylor.
d. Organisasi lini, staff dan fungsional
Organisasi tipe ini merupakan kombinasi dari organisasi “lini, staff dan fungsional” dan biasanya diterapkan pada organisasi besar serta kompleks. Pada tingkat Dewan Komisaris (Board of Director) diterapkan tipe organisasi lini dan staf, sedangkan pada tingkat Middle Manager diterapkan tipe organisasi fungsional.
e. Organisasi Komite, adalah suatu organisasi yang masing-masing anggota mempunyai wewenang yang sama dan pimpinannya yang kolektif. Organisasi Komite (Panitia = Committees Organization) mengutamakan pimpinan sehingga dalam organisasi ini terdapat pimpinan “Kolektif/Presidium/Plural Executive” dan bersifat manajerial kemudian juga bisa bersifat formal dan informal, komite-komite dapat dibentuk sebagai suatu bagian dari struktur organisasi formal, dengan tugas-tugas wewenang yang dibagikan secara khusus.
Organisasi komite bersifat tetap jika pada anggotanya ditetapkan berdasarkan fungsi dan jabatannya, dan bersifat “sementara” jika para anggotanya ditetapkan berdasarkan orangnya.
Anggota Organisasi Komite dikelompokkan atas Executive Committee (Pimpinan Komite) yakni para anggota yang mempunyai wewenang garis/line authority dan dikelompokkan juga sebagai Staff Committee yang para anggota yang mempunyai wewenang staff/staff authority. Organisasi ini bercirikan : Pembagian tugas yang jelas dan tertentu, wewenang anggota sama besarnya, para pelaksana dikelompokkan menurut bidanya dan keputusan merupakan keputusan semua anggotanya.
Prinsip-Prinsip Organisasi
Agar suatu organisasi dapat berperan dan berjalan dengan baik diperlukan prinsip-prinsip yang dapat dijadikan pedoman, yakni :
1. Prinsip perumusan tujuan
Sebelum organisasi tersebut disusun terlebih dahulu harus ada tujuan yang mendasari pendirian organisasi. Tujuan ini akan menentukan aktivitas-aktivitas apa saja yang dibutuhkan untuk mencapainya secara efisien dan efektif.
2. Prinsip pembagian kerja
Aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan perlu dibagi menjadi kelompok-kelompok aktivitas, sehingga masing-masing bagian tugas dapat dijalankan secara bertanggung jawab.
3. Prinsip pendelegasian wewenang
Setelah pembagian aktivitas dilakukan maka selanjutkanya dilakuakan delegasi wewenang supaya suatu bagian dapat menjalankan aktivitas-aktivitasnya dan dituntut tanggung jawabnya.
4. Prinsip koordinasi
Setelah tahapan pembagian aktivitas dan pendelegasian wewenang, diperlukan koordinasi dari berbagai bagian. Prinsip ini bertujuan supaya bagian-bagian tidak berjalan sendiri-sendiri sebab aktivitas-aktivitas yang dijalankan disuatu bagian mempengaruhi dan dipengaruhi oleh bagian-bagian lainnya.
5. Prinsip rentang manajemen
Efisiensi dan efektifitas pengendalian bawahan langsung dipengaruhi oleh rentang manajemen, yaitu beberapa bawahan langsung yang dapat diawasi secara efisien dan efektif.
6. Prinsip tingkat pengawasan
Berjalannya suatu organisasi tidak dapat dijamin mencapai tujuan bila tidak ada pengawasan, maka penyusunan organisasi perlu dilakukan dengan memperhatikan supaya pengawasan dimudahkan.
7. Prinsip kesatuan perintah
Dalam organisasi seorang bawahan hanya mempunyai seorang atasa. Bawahan hanya menerima perintah dari atasannya dan bahanya bertanggung jawab kepada atasannya.
Tingkat Organisasi dan Rentang Manajemen
Ada alasan organisasi untuk membuat kerja sama manusia itu efektif, namun kita menemukan sebab adanya tingkat organisasi adalah karena keterbatasan rentang manajemen. Dengan kata lain, karena keterbatasan pada jumlah orang yang bisa diawasi seorang manajer meskipun batas tersebut berbeda tergantung pada situasi hasilnya adalah tingkat-tingkat organisasi.
Semakin besar perusahaan atau semakin sempit rentangnya, maka semakin banyak jumlah tingkat organisasi. Struktur organisasi yang banyak tingkatnya dan departemennya akan menyebabkan kerumitan dan kerugian.
Dalam mencari jawaban tentang berapa jumlah bawahan yang dapat diawasi secara efektif oleh seorang manajer, bahwa selain kapasitas-kapasitas pribadi seperti mengerti dan cepat, biasa bergaul dengan orang-orang dan mendorong ksetiaan serta hormat, salah satu penentu adalah kemampuan Manajer untuk mengurangi pengaruh frekuensi dan pengaruh waktu dari hubungan atasan-bawahan. Tujuh faktor umum yang mempengaruhi secara material jumlah dan frekuensi hubungan-hubungan tersebut, yakni :
1. Pelatihan Para Bawahan
Bawahan-bawahan yang dilatih dengan baik tidak memerlukan begitu banyak waktu manajer tapi juga tidak memerlukan begitu banyak kontak dengan atasan mereka.
2. Kejelasan Pendelegasian Otoritas
Kalau seorang manajer dengan jelas mendelegasi otoritas untuk melaksanakan tugas yang didefinisikan dengan baik, maka seorang bawahan yang terlatih akan dapat meneyelesaikannya dengan waktu dan perhatian sang manajer yang minim
3. Kejelasan Perencanaan
Apabila rencana-rencana tidak dapat dibuat secara akurat dan para bawahan harus melakukan banyak dari perencanaan mereka sendiri, keputusan mereka mungkin memerlukan banyak sekali bimbingan.
4. Laju Perubahan
Laju perubahan itu penting dalam menentukan sampai taraf mana kebijakan dapat dirumuskan dan stabilitas kebijakan daapt dirumuskan dan stabilitas kebijakan yang dirumuskan dapat dipertahankan.
5. Penggunaan Standar Sasaran
Seorang manajer baik dengan pengamatan pribadi maupun penggunaan standar-standar sasaran, apakah para bawahan tersebut mengikuti rencana-rencana.
6. Teknik-teknik Komunikasi
Standar tujuan mengenai pengawasan adalah sejenis sarana komunikasi, kemampuan seorang eksekutif untuk mengkomunikasikan rencana-rencana dan instruksi-instruksi dengan jelas dan ringkas juga cenderung untuk menambah rentang seorang manager.
7. Banyaknya kontak pribadi
Banyak hal dalam manajemen menuntut hubungan tatap muka k arena banyak situasi yang tidak biasa ditangani secara sempurna dengan laporan-laporan teknis, memorandum, laporan kebijakan, dokumen perencanaan atau komunikasi-komunikasi lainnya yang tidak memerlukan konta pribadi karena ada pula situasi-situasi lian dimana cara terbaik untuk mengkomunikasikan suatu masalah mengajar seorang bawahan atau mendapatkan “perasaan” langsung megnenai bagaimana orang sungguh-sungguh berpebendapat mengenai suatu masalah, berarti menyediakan waktu untuk kontak pribadi yang perlahan-lahan.
Departemensasi
Departemensasi adalah usaha mengelompokkan aktivitas-aktivitas orang-orang kedalam departemen-departemen. “Departemen” menandakan suatu bidang, divisi atau cabang suatu perusahaan dimana seorang manajer mempunyai wewenang untuk melaksanakan aktivitas khsusus, setiap organisasi terdiri dari beberapa Departemen (Bagian Divisi Kerja = Subsistem).
Asas pendepartemenan adalah mengelompokkan kegiatan-kegiatan yang sama dan berkaitan erat kedalam suatu unit kerja (bagian) dan dasar-dasar pendepartemenan (basic departementation) ditentukan berdasarkan :
1. Enterprise Function (Fungsi-fungsi perusahaan)
Pengelompokkan berdasarkan Enterprise function, adalah :
a. Departemen Produksi (Technical)
b. Departemen Perdagangan (Commercial)
c. Departemen Keuangan (Financial)
d. Departemen Keamanan (Security)
e. Departemen Pembukuan (Accounting)
f. Managerial (Kepemimpinan)
2. Management Function (Fungsi-fungsi manajemen)
Pengelompokkan berdasarkan Management Function, departemen yang ada dalam perusahaan itu adalah :
a. Bagian Pengembangan (Planning & Organization)
b. Urusan Sumber Daya Manusia (USDM = Staffing)
c. Pelaksana (Operaisonal = Directing)
d. Audit (Pengendalian = Controlling)
3. Process Product (Proses Produksi)
Bila pengelompokkan dilakukan atas proses produksi, misalnya pabrik tekstil, maka unit-unit kerja yang ada dalam pabrik tekstil itu adalah “Bagian pemintalan, Bagian Pertenunan, Bagian Pencelupan dan Bagian Finishing”.
4. Product (Dasar produk/hasil)
Departemen yang terdapat dalam perusahaan berdasarkan product itu tergantung banyaknya jenis produksi/hasilnya. Misalnya : Pabrik mobil Toyota, produksinya Toyota Corolla, Toyota Kijang dan Toyota Corona.
5. Customer (Dasar pasar/langganan)
Pendepartemenan berdasarkan customer maka bagian yang terdapat dalam perusahaan itu sesuai dengan barang-barang yang dijual. Misalnya : pada sebuah toko buku besar, akan terdapat bagian-bagian buku agama, bagian uku sosial, bagian buku matematika, bagian buku kedokteran dan lain sebagianya.
6. Territory (Dasar wilayah/tempat)
Didasarkan atas wilayah maka unit-unit kerja yang ada dalam organisasi perusahaannya itu sesuai dengan daerah operasinya. Pendepartemenan organisasi menurut wilayah memberikan peluang pada pengumpulan dan penyampaian informasi yang lebih cepat sehingga mampu memberikan reaksi yang cepat dan tepat terhadap masalah-masalah setempat. Contohnya : Pusat pemasaran di Jakarta, daerah penjualannya di Bandung, Bogor dan Cirebon.
7. Time (Dasar waktu/shift)
Pendepartemenan berdasarkan atas time, maka dalam organisasi perusahaan pengelompokkan didasarkan waktu/shift kerja. Contohnya : perusahaan pabrik yang bekerja selama 24 jam, maka bagian/kelompok kerja dibagi atas “shift pagi, shift sore dan shift malam”.
8. Simple number (Dasar jumlah)
Pengelompokkan atas simple number, maka dalam organisasi perusahaan itu terdapat “kelompok/regu satu, regu dua dan regu tiga”. Penentuan jumlah kelompok/regu didasarkan pada urutan angka. Misalnya : regu satu nomor 1 s.d. 50, regu dua 51 s.d. 100 dan regu tiga 101 s.d 150, jadi setiap kelompok/regu kerja terdiri dari 50 orang yang dipimpin oleh seorang mandor.
9. Combination
Pendepartemenan atas gabungan dari pendepartemenan-pendepartemenan diatas (Fungsi perusahaan, fungsi manajemen, fungsi pemasaran dan lain-lain) dalam organisasi perusahaan besar atau multinasional sering dilakukan.
10. Matriks
Organisasi matriks atau jaringan atau manajemen “proyek” atau produk, meskipun manajemen proyek murni tidak perlu menyiratkan suatu jaringan atau matriks. Inti dari manajemen matriks, adalah penggabungan bentuk fungsional dan produksi dari departementasi dalam struktur organisasi yang sama.
WEWENANG
1. Pandangan klasik
Menurut pandangan klasik wewenang datang dari tingkat atas, kemudian secara bertahap diturunkan ke tingkat yang paling bawah. Menurut pandangan ini manajer mempunyai hak untuk memerintah,karena merasa dari tingkatan yang lebih tinggi dan karyawan mempunyai kewajiban untuk menjalankan perintah tersebut.
2. Pandangan penerimaan
Menurut pandangan ini, sudut pandang wewenang adalah penerima perintah, bukannya pemberi perintah. Pandangan ini dimulai dengan pengamatan bahwa tidak semua perintah dipatuhi oleh penerima perintah. Penerima perintah dapat menentukan apakah ia akan menerima perintah atau tidak. Chester I Barnard merupakan salah satu pendukung pandangan tersebut mengatakan, seseorang akan menerima perintah apabila dipenuhi 4 kondisi sbb:
1. Dia dapat memahami komunikasi
2. Percaya bahwa perintah tersebut tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.
3. Perintah tersebut tidak bertentangan dengan kepentingannya secara keseluruhan
4. Secara fisik dan mental mampu menjalankan perintah tersebut.
WEWENANG LINI DAN STAFF
Dalam organisasi, wewenang dapat dibedakan menjadi wewenang lini , wewenang staf,dan wewenang fungsional
WEWENANG LINI
Dipunyai oleh manajer lini yang mengambil keputusan untuk mencapai tujuan organisasi secara langsung. Dalam bagan organisasi wewenang lini digambarkan oleh garis yang menghubungkan manajemen puncak sampai ke manajemen tingkat bawah. Wewenang lini akan berbeda dari satu organisasi ke organisasi lainnya tergantung tujuan organisasi. Pada perusahaan kecil barangkali semua manajer merupakan manajer lini, pada saat perusahaan tumbuh menjadi besar,staf yang lebih spesialis diperlukan untuk membantu manajer lini.
WEWENANG STAFF
Wewenang staf dilakukan oleh orang atau kelompok orang yang memberikan jasa atau nasehat kepada manajer lini, biasanya disebut Staf ahli. Disebut Staf ahli karena spesialisasi yang dipunyai memberikan nasehat kepada manajer. Dimana nasehat tersebut kemudian dipakai sebagai pertimbangan untuk pengambilan keputusan oleh manajer.
WEWENANG FUNGSIONAL
Kadang2 organisasi mempunyai manajer atau departemen yang mempunyai wewenang fungsional. Fungsi keuangan dan akuntansi sering diberikan wewenang fungsional
Pendelegasian Wewenang
Tanpa wewenang atau kuasa untuk menjalankan kebijaksanaan dalam mengambil keputusan yang diberikan kepada manajer, berbagai departemen tidak bisa menjadi kesatuan yang bekerja lancar, dan yang disepadankan demi pencapaian tujuan perusahaan. Hubungan wewenang, apakah vertical atau horizontal merupakan faktor yang membuat adanya organisasi. Tujuan utama delegasi ialah untuk memungkinkan adanya organisasi. Wewenang didelegasikan apabila kuasa pengambilan keputusan diberikan kepada seorang atasn.
Proses keseluruhan dari pendelegasian meliputi,
1. Penentuan hasil yang diharapkan,
2. Pemberian tugas
3. Pendelegasian wewenang untuk pelaksanaan tugas,
4. Tuntutan tanggung jawab untuk pelaksanaan tugas
Apakah wewenang itu harus dikonsentrasikan atau disebarkan di seluruh organisasi bukanlah semata-mata soal wewenang jenis apa tetapi soal berap abanyak wewenang, maka ada Desentralisasi wewenang yakni suatu aspek fundamental dari penyerahan atau pendelegasian, sampai seberapa jauh wewenang itu tidak didelegasikan maka wewenang itu disentralisir.
Tujuan daripada pemberian kekuasaan ialah untuk memperoleh Organisasi yang efektif dan effisien dalam melaksanakan tujuan, dengan biaya,,material dan waktu yang minimal.
Seorang atasan tidak dapat memberikan kekuasaan yang dimilikinya kepada bawahannya, karena seluruh proses dari pemberian kekuasaan mengandung kewajiban terhadap tugas2 dan tanggung jawab dari tindakan yang telah dilakukan untuk mencapai tugas2 tersebut.
Dalam praktek proses ini tidak dapat dipisahkan sebab kewajiban daripada tugas tidak disertai kekuasaan untuk melaksanakannya adalah tidak ada artinya. Demikian juga pemberian kekuasaan tanpa diberikan daerah kekuasaan tidak akan berguna. Jadi dalam arti yang sebenarnya, kekuasaan itu tidak diberikan pada orang melainkan diberikan jabatan didalam organisasi, tapi karena jabatan itu dipegang orang maka sering kita sebut pemberian kekuasaan pada orang.
Ada 4 macam kekuasaan, Shared Authority, Splintered Authority, Recovery of delegated Authority, dan Centralization and decentralization of authority.
1) Shared Authority. Adalah kekuasaan mengenai sesuatu keadaan tertentu yang dibagikan pada bawahan,dimana keputusan terakhir masih dipegang oleh yang memberi kuasa.
2) Splintered Authority. Splintered Authority timbul apabila suatu persoalan tidak dapat dipecahkan atau diputuskan tanpa penggabungan kekuasaan dari 2 manager atau lebih. Jadi seorang atasan tidak dapat mengambil keputusan,apabila atasan lainnya yang duduk dalam tingkat yang sama belum mengambil persetujuan atas putusan itu.
3) Recovery of delegated authority.Semua pemberian kekuasaan dapat ditarik lagi oleh pemberi kuasa, dimana ini merupakan sifat dari kekuasaan.
4) Centralization and decision authority. Pemberi kekuasaan dari atasan kepada bawahan dapat dibuat dalam tingkat yang luas/sempit. Bila manager condong untuk memberikan kekuasaan lebih banyak kepada bawahan maka disebut decentralization of authority, sebaliknya bila manager lebih condong untuk tidak memberikan kekuasaan disebut centralization of authority.
Agar pemberian kekuasaan dapat efektif , maka harus :
1. Membuat suatu rencana yang tegas dan jelas
2. Menetapkan kewajiban dan kekuasaan dengan batas2 tertentu dan jelas
3. Memelihara komunikasi yang terbuka
4. Menetapkan pengontrolan yang layak
5. Memberikan hadiah kepada mereka yang melakukan pekerjaan yang efektif.
Delegasi wewenang dapat diartikan sebagai penugasan wewenang dan tanggung jawab formal organisasi kepada orang lain, dalam hal ini karyawan. Wewenang dapat didelegasikan sesuai dengan prinsip skalar dari manajemen klasik, yang mengatakan bahwa garis wewenang harus ditetapkan dengan jelas dari manajemen puncak sampai karyawan paling bawah. Sedangkan tanggung jawab tetap pada manajer yang mendelegasikan wewenang. Karyawan yang memperoleh delegasi wewenang bertanggung jawab terhadap pekerjaan yang harus dilakukan,sedangkan manajer bertanggungjawab secara keseluruhan terhadap pekerjaan tersebut. Delegasi wewenang bukan merupakan pelepasan tanggungjawab.
Beberapa kendala dari delegasi wewenang :
1) Manajer barangkali enggan mendelegasikan wewenang karena, tidak yakin akan kemempuan bawahan, dan merasa mampu mengerjakan sendiri.
2) Karyawan kadang2 enggan menerima delegasi wewenang karena beberapa alasan, takut gagal, tidak mau menanggung resiko.
Delegasi wewenang akan berhasil dengan baik bila Manajer :
a) Memutuskan pekerjaan mana yang akan didelegasikan, tidak semua pekerjaan dapat didelegasikan, pekerjaan operasional yang rutin dapat didelegasikan dengan mudah,tetapi keputusan membuat pabrik baru tidak mungkin didelegasikan begitu saja.
b) Memutuskan siapa yang akan memperoleh penugasan.Dalam hal ini beberapa pertimbangan dapat digunakan, waktu yang dipunyai oleh karyawan, kemampuan karyawan,kesempatan yang akan dimanfaatkan karyawan.
c) Mendelegasikan tugas. Tugas didelegasikan disertai dengan informasi dan pemberian wewenang yang cukup, dan sedapat mungkin tugas diberikan dalam bentuk hasil yang diharapkan.
d) Menetapkan feedback. Feedback bermanfaat untuk memonitor kemajuan yang dicapai oleh bawahan.
SUMBER KEKUASAAN :
Ada lima dasar sumber kekuasaan yaitu : ( Dari John French dan B. Raven)
1. Kekuasaan imbalan, kekuasaan dengan kemampuan untuk memberi imbalan.
2. Kekuasaan paksaan, yaitu kekuasaan dengan ancaman atau kemungkinan hukum
3. Kekuasaan sah, yaitu wewenang formal
4. Kekuasaan referensi, yaitu kekuasaan dari keinginan penerima pengaruh untuk meniru meniru pemberi pengaruh
5 Kekuasaan ahli, kekuasaan yang memiliki pengetahuan akan bidang subyek yang spesifik dan terbatas. Hal ini merupakan sumber potensial kekuasaan saja.
Thanks ,,,, minta ya datanya,,hehehe
ReplyDeletekunjungi saya di adypurwoko.blogspot.com