Perencanaan adalah sesuatu yang ingin dicapai dimasa yang akan datang atau sesuatu yang akan dikerjakan dimasa yang akan datang. menurut, Koontz , perencanaan adalah menentukan sesuatu yang akan dikerjakan dimasa yang akan datang. Bagaimana untuk mengerjakan dan siapa yang akan mengerjakan, perencanaan adalah kepandaian untuk menangkap setiap kesempatan dengan pertimbangan yang hati-hati.
Perencanaan semata-mata bukan fungsi Top Manager, memang Top Manager mencurahkan lebih banyak waktu untuk membuat rencana daripada manajer tingkat menengah dan bawah, tapi kenyataan setiap manager harus membuat rencana untuk dilaksanakan dalam wewenangnya dan bidangnya bekerja. Perencanaan yang disusun harus bersifat flexible (mudah berubah) karena jika kita meramalkan keadaan yang akan datang sering masih dapat meleset oleh karena itu perencanaan harus memperhatikan perubahan2 yang akan dialami dengan tidak merusak seluruh rencana yang dibuat.
Pengertian Planning (Perencanaan )
Ada beberapa pengertian perencanaan dari beberapa penulis , yaitu :
1.Harold Koontz and cyril O’Donnel
“ Planning is function of a manager which involves the selection from alternatives of obyectives,policies,prosedures and programs”
artinya :
Perencanaan adaalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan memilih tujuan2,kebijakan2,prosedur2,program2 dari alternative yang ada.”
2. G.R. Terry.
“ Planning is the selecting and relating of facts and the making and using of assumptions regarding the future in the visualization and formulation of proposed activitions believed necessary to achieve desired results.
Artinya :
Perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta dan membuat serta menggunakan asumsi2 mengenai masa datang dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan2 yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
3. Louis A.Allen.
Planning is the determination of the course of action to achieve a desired result.
Artinya ;
Perencanaan adalah menentukan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Kesimpulan :
Perencanaan adalah sejumlah keputusan mengenai serangkaian tindakan, yang berhubungan dengan pemilihan sejumlah alternative untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Ada beberapa macam bentuk rencana yaitu :
1. Purpose or missions
2. Objectives
3. Strategies
4. Policies
5. Procedures
6. Rules
7. Programs
8. Budget.
ad. 1). Purpose or missions.
Setiap macam kelompok organisasi mempunyai tujuan yang dicita-citakan untuk kepentingan masyarakat luas sebagai lingkungannya dimana organisasi itu berada. Tujuan ini biasanya sesuai dengan bentuk organisasinya, organisasi perusahaan ingin memproduksi dan menyalurkan barang dan jasa didalam meningkatkan kehidupan perekonomian.
ad. 2). Objectives.
Objectives merupakan akhir dari suatu aktifitas yang sudah diarahkan, juga tidak hanya merupakan tujuan dari fungsi perusahaan saja tetapi merupakan tujuan dari fungsi manajemen lainnya. Objectives membutuhkan suatu rencana pokok, karena semua kegiatan-kegiatan perusahaan diarahkan untuk mencapai tujuan akhir tersebut.
ad. 3). Strategies.
Strategies merupakan jenis rencana yang khusus karena para manajer memberikan perhatian istimewa terhadap tindakan pesaingnya untuk ini manager harus mempunyai pengetahuan yang luas mengenai rencana para pesaingnya dan manajer harus peka melihat kesempatan-kesempatan yang ada.
ad. 4). Policies.
Merupakan jenis rencana yang memberikan petunjuk secara garis besar dalam membimbing bawahan untuk berpikir dan bertindak dalam mengambil keputusan. Policy timbul karena bawahan diberi wewenang untuk membuat keputusan yang berhubungan erat dengan objectives.
ad. 5). Procedures.
Prosedur berhubungan dengan pemilihan cara2 bertindak dan penerapan aktivitas2 pada masa yang akan datang. Prosedur menitik beratkan pada bimbingan kearah tindakan yang harus dilaksanakan jadi prosedur merupakan urutan-urutan dan cara-cara bagaimana setiap pekerjaan harus dilaksanakan.
ad. 6). Rules.
Rules merupakan tindakan khusus dan tertentu yang berhubungan dengan suatu situasi. Rules sering disamakan dengan prosedur padahal sebenarnya berbeda karena rules tidak memerlukan urutan waktu dalam tindakan yang khusus tetapi ada hubungannya dengan prosedur dalam hal prosedur membimbing tindakan. Rules mungkin merupakan bagian dari prosedur walaupun rules biasanya menunjukan tindakan khusus disamping prosedur.
ad. 7). Programs.
Program merupakan kesatuan policies dan procedures, biasanya ditunjang oleh keperluan kapital dan operating budget supaya lebih mengarahkan tindakan. Jadi program merupakan kegiatan yang direncanakan dan diintegrasikan menjadi satu kesatuan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
ad. 8). Budgets.
Budgets merupakan rencana yang berbentuk pernyataan tentang hasil yang diharapkan dan dinyatakan dalam angka2. Budgets secara keseluruhan mungkin dinyatakan dengan suatu ukuran keuangan atau merupakan pernyataan hasil yang diramalkan dalam ukuran jam kerja, jumlah produksi, jam mesin atau ukuran lain yang dapat disusun dalam bentuk angka2. Karena budgets mengandung harapan2 yang dinyatakan dengan angka2 yang jelas maka budget dapat dijadikan sebagai bahan untuk perbandingan mengenai hasil yang ingin dicapai dan dapat dijadikan sebagai bahan untuk perbandingan budget secara keseluruhan.
PENTINGNYA RENCANA.
Pentingnya suatu rencana adalah bahwa dengan perencanaan biaya2 dapat ditekan, seluruh perhatian ditujukan kepada tujuan yang telah ditetapkan, perencanaan dan rencana adalah dasar dari pengendalian dan dengan perencanaan juga rencana bukan berarti tidak ada keputusan dan proses manajemen pun tidak ada.
Dalam membuat suatu rencana ada beberapa pertanyaan pokok yang harus dikemukakan,dan yang harus dijawab secara ilmiah ,artinya harus dijawab atas hasil analisa,data dan fakta adalah sebagai berikut :
1. What ? ( Apa ) :Apa yang akan dicapai, tindakan apa yang harus dikerjakan untuk mencapai sasaran,sarana dan prasarana apa yang diperlukan harus ada penjelasan dan rinciannya.
2. Why ? (Mengapa ?) Mengapa hal itu harus dilakukan ? mengapa harus dikerjakan dan mengapa tujuan harus dicapai ?
3. Where ? ( Dimana ?)Dimana akan dilakukan ? (pemilihan tempat perusahaan ), perlu dijelaskan dan diberikan alas an-alasannya berdasarkan pertimbangan ekonomis
4. When ? (Kapan ?)Kapan rencana akan dilakukan ? ( Penentuan waktu dimulainya rencana) .Penjelasan waktu dimulainya rencana, baik untuk tiap bagian maupun untuk seluruh pekerjaan, disini ditetapkan waktu standard untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan.
5. Who ? ( Siapa ?) Siapa yang akan melakukannya jadi pemilihan dan penempatan karyawan,menetapakan persyaratan dan jumlah karyawan yang akan melakukan pekerjaan,luasnya wewenang dari masing2 pekerja.
6. How ? ( Bagaimana ?)Bagaimana cara pengerjaannya,perlu diberi penjelasan mengenai tehnik2 pengerjaannya.Kalau semua pertanyaan tersebut ( 5 W + H ) dapat dijawab dengan baik maka rencana yang dihasilkan akan baik pula.
LANGKAH-LANGKAH DAN JANGKA WAKTU PERENCANAAN.
Prosedur (langkah-langkah) perencanaan yang baik, harus dilakukan sebagai berikut :
1. Menjelaskan dan merumuskan dahulu masalah,usaha dan tujuan yang akan direncanakan.
2. Mengumpulkan data ,informasi dan fakta yang diperlukan secukupnya.
3. Menganalisis dan mengklasifikasikan data,informasi dan fakta serta hubungan2nya.
4. Menetapkan perencanaan,premises dan hambatan2nya serta hal yang mendorongnya.
5. Menentukan beberapa alternatif.
6. Pilih rencana yang terbaik dari alternatif yang ada.
7. Tetapkan urutan2 dan penetapan waktu secara terinci bagi rencana yang diusulkan.
8. Laksanakan pengecekan tentang kemajuan rencana yang diusulkan.
Untuk menetapkan langkah-langkah dan tindakan-tindakan yang harus dilaksanakan dalam waktu tertentu serta tujuan yang harus dicapai, maka perlu diadakan pembagian waktu rencana.
Jangka waktu rencana.
ad. 1). Rencana jangka pendek (Short range planning.)
Merupakan perencanaan jangka waktu pendek yang meliputi waktu kurang dari satu tahun.
ad. 2). Rencana jangka menengah (Intermediate range planning.)
Merupakan perencanaan jangka waktu menengah yang meliputi waktu satu tahun atau lebih tetapi kurang dari lima tahun.
ad. 3). Rencana jangka panjang (Long range planning.)
Merupakan perencanaan jangka panjang yang meliputi waktu lebih dari lima tahun.
Dalam menentukan waktu rencana,harus dikaitkan dengan kondisi perusahaan yang direncanakan,misalnya perencanaan jangka pendek harus terintegrasi dengan perencanaan jangka menengah, perencanaan jangka menengah harus terintegrasi dengan perencanaan jangka panjang.Jadi pada pokoknya perencanaan jangka pendek merupakan bagian dari perencanaan jangka menengah dan perencanaan jangka menengah merupakan bagian rencana jangka panjang.
Katagori perencanaan :
1. Physical planning, adalah perencanaan mengenai tata susun perusahaan, gedung2,tempat kerja, dan lain sebagainya.
2. Functional planning,adalah perencanaan mengenai sifat,bagian2 yang berhubungan dengan fungsi tertentu dalam perusahaan.
3. Comprehensive planning adalah perencanaan yang mencakup perusahaan secara keseluruhan dan faktor2 ekstern yang mempengaruhi usaha2nya.
4. General combination planning, adalah perencanaan gabungan 1,2,3 tersebut diatas.
Keuntungan perencanaan :
1. Tujuan menjadi jelas,obyektif dan rasional.
2. Semua aktivitas terarah,teratur dan ekonomis.
3. Menyebabkan semua aktivitas teratur dan bermanfaat.
4. Meningkatkan daya guna dan hasil guna semua potensi yang dimiliki.
5. Dapat menggambarkan keseluruhan perusahaan.
6. Dapat memperkecil resiko yang dihadapi perusahaan.
7. Memberikan landasan untuk pengendalian.
8. Merangsang prestasi kerja.
9. Memberikan gambaran mengenai seluruh pekerjaan dengan jelas dan lengkap.
10. Dapat diketahui tingkat keberhasilan karyawan.
Kerugian perencanaan :
1. Akan membatasi tindakan dan inisiatif para bawahan,karena mereka harus bekerja sesuai dengan pola yang telah ditetapkan.
2. Menyebabkan terlambatnya tindakan yang perlu diambil dalam keadaan darurat,padahal keadaan darurat perlu diambil keputusan yang cepat.
3. Informasi yang dibutuhkan untuk meramalkan masa yang akan datang belum tentu tepat, sehingga manajer tidak akan dapat secara pasti meramalkan apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang.
4. Biaya yang diperlukan untuk perencanaan cukup besar,bahkan dapat melampaui hasil yang akan dicapai.
5. Mempunyai penghalang-penghalang psikologis,karena orang lebih memperhatikan masa sekarang daripada masa yang akan datang.
Syarat-syarat perencanaan yang baik :
1. Harus mempunyai tujuan yang jelas,obyektif,rasional.
2. Mudah dipahami.
3. Dapat dipakai sebagai pedoman untuk bertindak ekonomis dan rasional.
4. Harus menjadi dasar dan alat untuk pengendalian semua tindakan.
5. Dapat dikerjakan oleh sekelompok orang
6. Menunjukkan urutan-urutan waktu pengerjaan.
7. Fleksibel, tetapi tidak mengubah tujuan.
8. Berkesinambungan.
9. Meliputi semua tindakan yang akan dilakukan.
10. Pemberian tugas harus seimbang dengan penyediaan fasilitas.
11. Tidak boleh ada pertentangan antar departemen.
12. sensitive terhadap situasi, sehingga terbuka kemungkinan untuk mengubah tehnik pelaksanaannya tanpa mengalami perubahan pada tujuannya.
13. Ditetapkan dan diimpletasaikan atas hasil analisis data,informasi dan fakta.
Jenis rencana perusahaan ditinjau dari segi pentingnya rencana ;
1. Mayor planning (rencana utama/rencana vital).
2. Minor planning (rencana tambahan yang melengkapi rencana utama).
Ditinjau dari segi tempat perusahaan, adalah :
1. Rencana perusahaan pusat ( Center planning)
2. Rencana perusahaan cabang ( regional branch planning )
RENCANA OPERASIONAL.
Rencana operasional dibagi atas :
1. Rencana sekali pakai, yaitu rencana yang digunakan dalam strategi yang tidak diulang misalnya :
• Program yang memperlihatkan langkah-langkah pokok yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan, bertanggung jawab atas pelaksanaan setiap langkah serta urutan dan pengaturan waktu setiap langkah.
• Proyek, hamper sama dengan program tetapi mencakup lebih sedikit kegiatan.
• Anggaran, merupakan pernyataan tentang sumber daya keuangan yang disediakan untuk mencapai tujuan.
2. Rencana tetap, rencana yang digunakan dalam situasi yang berulang-ulang dimana tindakan yang sama bisa dipakai.
• Kebijaksanaan, merupakan pedoman umum untuk pengambilan keputusan.
• Prosedur standard, memberikan pedoman yang lebih terperinci untuk melaksanakan kebijaksanaan.
• Peraturan, memberikan pengarahan yang khusus untuk melaksanakan kegiatan yang khusus.
PLANNING PREMISES
Adalah suatu forecests yang meramalkan mengenai data dari fakta yang ada serta kebijaksanaan2 pokok yang diharapkan dapat dilaksanakan diwaktu yang akan datang. Jadi suatu perusahaan harus mengadakan forecests untuk menentukan keadaan perusahaan yang akan datang, jumlah penjualan yang akan datang dan sebagainya.
Hubungan antara prediction (taksiran) dengan premises, adalah :
• Prediction (taksiran) adalah mengenai kejadian-kejadian pada masa depan yang tidak dapat dikontrol.
• Premises (perencanaan ramalan), selalu didasarkan pada ramalan,tapi ramalan dapat dilakukan tanpa ramalan. Ramalan banyak ketidakpastiannya dan resikonya besar, sedangkan premises berdasarkan hasil analisa data,informasi dan fakta, jadi resikonya kecil.
Planning premises dapat dibagi menjadi 3 golongan :
1. Non controlable, ialah hal2 dimana suatu perusahaan yang mengadakan rencana tidak dapat menguasai keadaan, misalnya mengenai perkembangan penduduk, situasi politik, kebijaksanaan pajak dsb.
2. Semi controlable, Disini perusahaan tidak dapat mengontrol keadaan, tapi mempunyai pengaruh terhadap gejala2 yang akan terjadi. Misalnya effisiensi tenaga kerja, kebijaksanaan harga (dapat dipengaruhi melalui policy tertentu).
3. Controlable, Disini perusahaan dapat mengontrol masalah2 perusahaan sendiri serta menentukan arah dari suatu rencana.
Premises dibagi menjadi 4 bagian :
1. External premises.
Yang termasuk dalam external premises ialah :
a). General bussines environment, misalnya keadaan politik, pengawasan pemerintah, jumlah penduduk .
b). Product market, yang dimaksud adalah industrial demand, yang meliputi segala yang mempunyai pengaruh terhadap permintaan barang2 yang dihasilkan oleh perusahaan itu.
c). The factor market, ini meliputi hal2 mengenai tanah, tenaga kerja, lokasi, modal dan sebagainya.
2. Internal premises.
Adalah semua data yang ada dalam perusahaan seperti, capital investment, sales dan sebagainya.
3. Tangible premises.
Adalah data yang secara nyata dapat dilihat, dapat diukur dalam satuan-satuan tertentu, misalnya meter,kilogram,liter dan lain sebagainya.
4. Intangible premises.
Adalah data yang tidak dapat dilihat secara nyata dan tidak dapat dilukiskan secara pasti, tetapi akibatnya dapat dirasakan misalnya kemauan baik,sikap,status perusahaan dan lain sebagainya.
Ancangan dalam perencanaan dikenal dengan :
• Top Down Planning adalah rencana yang disusun pada tingkat atas, kemudian diserahkan kepada bawahan (daerah/cabang)
• Bottom up Planning adalah perencanaan yang terlebih dahulu disusun pada tingkat bawah (daerah, kantor cabang), kemudian berdasarkan hasil itu ditetapkan apa yang akan direncanakan di pusat atau kantor pusat perusahaan. Jadi rencana yang dibuat di pusat berpedoman pada perencanaan dari daerah atau kantor cabang.
Perencanaan semata-mata bukan fungsi Top Manager, memang Top Manager mencurahkan lebih banyak waktu untuk membuat rencana daripada manajer tingkat menengah dan bawah, tapi kenyataan setiap manager harus membuat rencana untuk dilaksanakan dalam wewenangnya dan bidangnya bekerja. Perencanaan yang disusun harus bersifat flexible (mudah berubah) karena jika kita meramalkan keadaan yang akan datang sering masih dapat meleset oleh karena itu perencanaan harus memperhatikan perubahan2 yang akan dialami dengan tidak merusak seluruh rencana yang dibuat.
Pengertian Planning (Perencanaan )
Ada beberapa pengertian perencanaan dari beberapa penulis , yaitu :
1.Harold Koontz and cyril O’Donnel
“ Planning is function of a manager which involves the selection from alternatives of obyectives,policies,prosedures and programs”
artinya :
Perencanaan adaalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan memilih tujuan2,kebijakan2,prosedur2,program2 dari alternative yang ada.”
2. G.R. Terry.
“ Planning is the selecting and relating of facts and the making and using of assumptions regarding the future in the visualization and formulation of proposed activitions believed necessary to achieve desired results.
Artinya :
Perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta dan membuat serta menggunakan asumsi2 mengenai masa datang dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan2 yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
3. Louis A.Allen.
Planning is the determination of the course of action to achieve a desired result.
Artinya ;
Perencanaan adalah menentukan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Kesimpulan :
Perencanaan adalah sejumlah keputusan mengenai serangkaian tindakan, yang berhubungan dengan pemilihan sejumlah alternative untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Ada beberapa macam bentuk rencana yaitu :
1. Purpose or missions
2. Objectives
3. Strategies
4. Policies
5. Procedures
6. Rules
7. Programs
8. Budget.
ad. 1). Purpose or missions.
Setiap macam kelompok organisasi mempunyai tujuan yang dicita-citakan untuk kepentingan masyarakat luas sebagai lingkungannya dimana organisasi itu berada. Tujuan ini biasanya sesuai dengan bentuk organisasinya, organisasi perusahaan ingin memproduksi dan menyalurkan barang dan jasa didalam meningkatkan kehidupan perekonomian.
ad. 2). Objectives.
Objectives merupakan akhir dari suatu aktifitas yang sudah diarahkan, juga tidak hanya merupakan tujuan dari fungsi perusahaan saja tetapi merupakan tujuan dari fungsi manajemen lainnya. Objectives membutuhkan suatu rencana pokok, karena semua kegiatan-kegiatan perusahaan diarahkan untuk mencapai tujuan akhir tersebut.
ad. 3). Strategies.
Strategies merupakan jenis rencana yang khusus karena para manajer memberikan perhatian istimewa terhadap tindakan pesaingnya untuk ini manager harus mempunyai pengetahuan yang luas mengenai rencana para pesaingnya dan manajer harus peka melihat kesempatan-kesempatan yang ada.
ad. 4). Policies.
Merupakan jenis rencana yang memberikan petunjuk secara garis besar dalam membimbing bawahan untuk berpikir dan bertindak dalam mengambil keputusan. Policy timbul karena bawahan diberi wewenang untuk membuat keputusan yang berhubungan erat dengan objectives.
ad. 5). Procedures.
Prosedur berhubungan dengan pemilihan cara2 bertindak dan penerapan aktivitas2 pada masa yang akan datang. Prosedur menitik beratkan pada bimbingan kearah tindakan yang harus dilaksanakan jadi prosedur merupakan urutan-urutan dan cara-cara bagaimana setiap pekerjaan harus dilaksanakan.
ad. 6). Rules.
Rules merupakan tindakan khusus dan tertentu yang berhubungan dengan suatu situasi. Rules sering disamakan dengan prosedur padahal sebenarnya berbeda karena rules tidak memerlukan urutan waktu dalam tindakan yang khusus tetapi ada hubungannya dengan prosedur dalam hal prosedur membimbing tindakan. Rules mungkin merupakan bagian dari prosedur walaupun rules biasanya menunjukan tindakan khusus disamping prosedur.
ad. 7). Programs.
Program merupakan kesatuan policies dan procedures, biasanya ditunjang oleh keperluan kapital dan operating budget supaya lebih mengarahkan tindakan. Jadi program merupakan kegiatan yang direncanakan dan diintegrasikan menjadi satu kesatuan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
ad. 8). Budgets.
Budgets merupakan rencana yang berbentuk pernyataan tentang hasil yang diharapkan dan dinyatakan dalam angka2. Budgets secara keseluruhan mungkin dinyatakan dengan suatu ukuran keuangan atau merupakan pernyataan hasil yang diramalkan dalam ukuran jam kerja, jumlah produksi, jam mesin atau ukuran lain yang dapat disusun dalam bentuk angka2. Karena budgets mengandung harapan2 yang dinyatakan dengan angka2 yang jelas maka budget dapat dijadikan sebagai bahan untuk perbandingan mengenai hasil yang ingin dicapai dan dapat dijadikan sebagai bahan untuk perbandingan budget secara keseluruhan.
PENTINGNYA RENCANA.
Pentingnya suatu rencana adalah bahwa dengan perencanaan biaya2 dapat ditekan, seluruh perhatian ditujukan kepada tujuan yang telah ditetapkan, perencanaan dan rencana adalah dasar dari pengendalian dan dengan perencanaan juga rencana bukan berarti tidak ada keputusan dan proses manajemen pun tidak ada.
Dalam membuat suatu rencana ada beberapa pertanyaan pokok yang harus dikemukakan,dan yang harus dijawab secara ilmiah ,artinya harus dijawab atas hasil analisa,data dan fakta adalah sebagai berikut :
1. What ? ( Apa ) :Apa yang akan dicapai, tindakan apa yang harus dikerjakan untuk mencapai sasaran,sarana dan prasarana apa yang diperlukan harus ada penjelasan dan rinciannya.
2. Why ? (Mengapa ?) Mengapa hal itu harus dilakukan ? mengapa harus dikerjakan dan mengapa tujuan harus dicapai ?
3. Where ? ( Dimana ?)Dimana akan dilakukan ? (pemilihan tempat perusahaan ), perlu dijelaskan dan diberikan alas an-alasannya berdasarkan pertimbangan ekonomis
4. When ? (Kapan ?)Kapan rencana akan dilakukan ? ( Penentuan waktu dimulainya rencana) .Penjelasan waktu dimulainya rencana, baik untuk tiap bagian maupun untuk seluruh pekerjaan, disini ditetapkan waktu standard untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan.
5. Who ? ( Siapa ?) Siapa yang akan melakukannya jadi pemilihan dan penempatan karyawan,menetapakan persyaratan dan jumlah karyawan yang akan melakukan pekerjaan,luasnya wewenang dari masing2 pekerja.
6. How ? ( Bagaimana ?)Bagaimana cara pengerjaannya,perlu diberi penjelasan mengenai tehnik2 pengerjaannya.Kalau semua pertanyaan tersebut ( 5 W + H ) dapat dijawab dengan baik maka rencana yang dihasilkan akan baik pula.
LANGKAH-LANGKAH DAN JANGKA WAKTU PERENCANAAN.
Prosedur (langkah-langkah) perencanaan yang baik, harus dilakukan sebagai berikut :
1. Menjelaskan dan merumuskan dahulu masalah,usaha dan tujuan yang akan direncanakan.
2. Mengumpulkan data ,informasi dan fakta yang diperlukan secukupnya.
3. Menganalisis dan mengklasifikasikan data,informasi dan fakta serta hubungan2nya.
4. Menetapkan perencanaan,premises dan hambatan2nya serta hal yang mendorongnya.
5. Menentukan beberapa alternatif.
6. Pilih rencana yang terbaik dari alternatif yang ada.
7. Tetapkan urutan2 dan penetapan waktu secara terinci bagi rencana yang diusulkan.
8. Laksanakan pengecekan tentang kemajuan rencana yang diusulkan.
Untuk menetapkan langkah-langkah dan tindakan-tindakan yang harus dilaksanakan dalam waktu tertentu serta tujuan yang harus dicapai, maka perlu diadakan pembagian waktu rencana.
Jangka waktu rencana.
ad. 1). Rencana jangka pendek (Short range planning.)
Merupakan perencanaan jangka waktu pendek yang meliputi waktu kurang dari satu tahun.
ad. 2). Rencana jangka menengah (Intermediate range planning.)
Merupakan perencanaan jangka waktu menengah yang meliputi waktu satu tahun atau lebih tetapi kurang dari lima tahun.
ad. 3). Rencana jangka panjang (Long range planning.)
Merupakan perencanaan jangka panjang yang meliputi waktu lebih dari lima tahun.
Dalam menentukan waktu rencana,harus dikaitkan dengan kondisi perusahaan yang direncanakan,misalnya perencanaan jangka pendek harus terintegrasi dengan perencanaan jangka menengah, perencanaan jangka menengah harus terintegrasi dengan perencanaan jangka panjang.Jadi pada pokoknya perencanaan jangka pendek merupakan bagian dari perencanaan jangka menengah dan perencanaan jangka menengah merupakan bagian rencana jangka panjang.
Katagori perencanaan :
1. Physical planning, adalah perencanaan mengenai tata susun perusahaan, gedung2,tempat kerja, dan lain sebagainya.
2. Functional planning,adalah perencanaan mengenai sifat,bagian2 yang berhubungan dengan fungsi tertentu dalam perusahaan.
3. Comprehensive planning adalah perencanaan yang mencakup perusahaan secara keseluruhan dan faktor2 ekstern yang mempengaruhi usaha2nya.
4. General combination planning, adalah perencanaan gabungan 1,2,3 tersebut diatas.
Keuntungan perencanaan :
1. Tujuan menjadi jelas,obyektif dan rasional.
2. Semua aktivitas terarah,teratur dan ekonomis.
3. Menyebabkan semua aktivitas teratur dan bermanfaat.
4. Meningkatkan daya guna dan hasil guna semua potensi yang dimiliki.
5. Dapat menggambarkan keseluruhan perusahaan.
6. Dapat memperkecil resiko yang dihadapi perusahaan.
7. Memberikan landasan untuk pengendalian.
8. Merangsang prestasi kerja.
9. Memberikan gambaran mengenai seluruh pekerjaan dengan jelas dan lengkap.
10. Dapat diketahui tingkat keberhasilan karyawan.
Kerugian perencanaan :
1. Akan membatasi tindakan dan inisiatif para bawahan,karena mereka harus bekerja sesuai dengan pola yang telah ditetapkan.
2. Menyebabkan terlambatnya tindakan yang perlu diambil dalam keadaan darurat,padahal keadaan darurat perlu diambil keputusan yang cepat.
3. Informasi yang dibutuhkan untuk meramalkan masa yang akan datang belum tentu tepat, sehingga manajer tidak akan dapat secara pasti meramalkan apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang.
4. Biaya yang diperlukan untuk perencanaan cukup besar,bahkan dapat melampaui hasil yang akan dicapai.
5. Mempunyai penghalang-penghalang psikologis,karena orang lebih memperhatikan masa sekarang daripada masa yang akan datang.
Syarat-syarat perencanaan yang baik :
1. Harus mempunyai tujuan yang jelas,obyektif,rasional.
2. Mudah dipahami.
3. Dapat dipakai sebagai pedoman untuk bertindak ekonomis dan rasional.
4. Harus menjadi dasar dan alat untuk pengendalian semua tindakan.
5. Dapat dikerjakan oleh sekelompok orang
6. Menunjukkan urutan-urutan waktu pengerjaan.
7. Fleksibel, tetapi tidak mengubah tujuan.
8. Berkesinambungan.
9. Meliputi semua tindakan yang akan dilakukan.
10. Pemberian tugas harus seimbang dengan penyediaan fasilitas.
11. Tidak boleh ada pertentangan antar departemen.
12. sensitive terhadap situasi, sehingga terbuka kemungkinan untuk mengubah tehnik pelaksanaannya tanpa mengalami perubahan pada tujuannya.
13. Ditetapkan dan diimpletasaikan atas hasil analisis data,informasi dan fakta.
Jenis rencana perusahaan ditinjau dari segi pentingnya rencana ;
1. Mayor planning (rencana utama/rencana vital).
2. Minor planning (rencana tambahan yang melengkapi rencana utama).
Ditinjau dari segi tempat perusahaan, adalah :
1. Rencana perusahaan pusat ( Center planning)
2. Rencana perusahaan cabang ( regional branch planning )
RENCANA OPERASIONAL.
Rencana operasional dibagi atas :
1. Rencana sekali pakai, yaitu rencana yang digunakan dalam strategi yang tidak diulang misalnya :
• Program yang memperlihatkan langkah-langkah pokok yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan, bertanggung jawab atas pelaksanaan setiap langkah serta urutan dan pengaturan waktu setiap langkah.
• Proyek, hamper sama dengan program tetapi mencakup lebih sedikit kegiatan.
• Anggaran, merupakan pernyataan tentang sumber daya keuangan yang disediakan untuk mencapai tujuan.
2. Rencana tetap, rencana yang digunakan dalam situasi yang berulang-ulang dimana tindakan yang sama bisa dipakai.
• Kebijaksanaan, merupakan pedoman umum untuk pengambilan keputusan.
• Prosedur standard, memberikan pedoman yang lebih terperinci untuk melaksanakan kebijaksanaan.
• Peraturan, memberikan pengarahan yang khusus untuk melaksanakan kegiatan yang khusus.
PLANNING PREMISES
Adalah suatu forecests yang meramalkan mengenai data dari fakta yang ada serta kebijaksanaan2 pokok yang diharapkan dapat dilaksanakan diwaktu yang akan datang. Jadi suatu perusahaan harus mengadakan forecests untuk menentukan keadaan perusahaan yang akan datang, jumlah penjualan yang akan datang dan sebagainya.
Hubungan antara prediction (taksiran) dengan premises, adalah :
• Prediction (taksiran) adalah mengenai kejadian-kejadian pada masa depan yang tidak dapat dikontrol.
• Premises (perencanaan ramalan), selalu didasarkan pada ramalan,tapi ramalan dapat dilakukan tanpa ramalan. Ramalan banyak ketidakpastiannya dan resikonya besar, sedangkan premises berdasarkan hasil analisa data,informasi dan fakta, jadi resikonya kecil.
Planning premises dapat dibagi menjadi 3 golongan :
1. Non controlable, ialah hal2 dimana suatu perusahaan yang mengadakan rencana tidak dapat menguasai keadaan, misalnya mengenai perkembangan penduduk, situasi politik, kebijaksanaan pajak dsb.
2. Semi controlable, Disini perusahaan tidak dapat mengontrol keadaan, tapi mempunyai pengaruh terhadap gejala2 yang akan terjadi. Misalnya effisiensi tenaga kerja, kebijaksanaan harga (dapat dipengaruhi melalui policy tertentu).
3. Controlable, Disini perusahaan dapat mengontrol masalah2 perusahaan sendiri serta menentukan arah dari suatu rencana.
Premises dibagi menjadi 4 bagian :
1. External premises.
Yang termasuk dalam external premises ialah :
a). General bussines environment, misalnya keadaan politik, pengawasan pemerintah, jumlah penduduk .
b). Product market, yang dimaksud adalah industrial demand, yang meliputi segala yang mempunyai pengaruh terhadap permintaan barang2 yang dihasilkan oleh perusahaan itu.
c). The factor market, ini meliputi hal2 mengenai tanah, tenaga kerja, lokasi, modal dan sebagainya.
2. Internal premises.
Adalah semua data yang ada dalam perusahaan seperti, capital investment, sales dan sebagainya.
3. Tangible premises.
Adalah data yang secara nyata dapat dilihat, dapat diukur dalam satuan-satuan tertentu, misalnya meter,kilogram,liter dan lain sebagainya.
4. Intangible premises.
Adalah data yang tidak dapat dilihat secara nyata dan tidak dapat dilukiskan secara pasti, tetapi akibatnya dapat dirasakan misalnya kemauan baik,sikap,status perusahaan dan lain sebagainya.
Ancangan dalam perencanaan dikenal dengan :
• Top Down Planning adalah rencana yang disusun pada tingkat atas, kemudian diserahkan kepada bawahan (daerah/cabang)
• Bottom up Planning adalah perencanaan yang terlebih dahulu disusun pada tingkat bawah (daerah, kantor cabang), kemudian berdasarkan hasil itu ditetapkan apa yang akan direncanakan di pusat atau kantor pusat perusahaan. Jadi rencana yang dibuat di pusat berpedoman pada perencanaan dari daerah atau kantor cabang.
No comments:
Post a Comment
Note: Only a member of this blog may post a comment.