Tanya Jawab Koordinasi (Coordinating)

KOORDINASI

1.      Apa yang dimaksud dengan  Koordinasi ?

Koordinasi adalah tindakan seorang manajer untuk mengusahakan terjadinya keselarasan, antara tugas/pekerjaan yang dilakukan oleh seseorang/bagian yang satu dengan orang/bagian yang lain.

2.      Jelaskan tentang pentingnya koordinasi ?

 Dengan koordinasi ini diartikan suatu usaha kearah keselarasan kerja antara yang satu dengan yang lain, sehingga diharapkan tidak akan terjadi kesimpangsiuran, ketidaktepatan, serta dobel pekerjaan antara yang satu dengan yang lain. Hal ini berarti bahwa pekerjaan akan dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif.

Misalnya dalam suatu perusahaan, dapat terjadi bagian produksi telah meningkatkan jumlah produksinya, tetapi ternyata karena tidak adanya tambahan kegiatan dari bagian penjualan, maka dapat menyebabkan terjadinya over produksi. Hal ini sebenarnya tidak perlu terjadi kalau seandainya antara bagian produksi dan bagian penjualan terjalin koordinasi yang baik.

3.      Jelaskan perbedaan Koordinasi dengan Kooperasi ?

Jawab :

Perbedaan antara koordinasi dan kooperasi dapat dirumuskan seperti dibawah ini :

1.      Koordinasi berhubungan dengan pengintegrasian, sinkronisasi, mempunyai jumlah, waktu, arah dan arti yang lebih luas daripada koperasi.

2.      Kooperasi merupakan tindakan bersama oleh sejumlah orang terhadap tujuan bersama (tujuan umum).

4.      Ada definisi Koordinasi dari para ahli ?  Coba jelaskan definisi dari E.F.L. Brech

Jawab :

Beberapa definisi koordinasi yang dikemukan oleh para ahli sebagai berikut :

-          E.F.L. Brech : Koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakan tim dengan memberikan kegiatan pekerjaan yang cocok kepada masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya diantara para anggota itu sendiri.

-           

-          5. Jelaskan definisi dari James Mooney  ?

-          Jawab:

-          Koordinasi sebagai pengaturan dengan tertib daya upaya kelompok demi terwujudnya kesatuan tindakan dalam usaha pencapaian tujuan bersama.

-           

-          6. Jelaskan definisi koordinasi dari G.R. Terry ?

-          Jawab :

-          Koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan.

7. Apa definiai koordinasi menurut Dr Awaluddin Djamin MPA

Jawab :

Manajer yang sukses adalah manajer yang dapat melakukan “koordinasi, integrasi dan sinkronisasi (KIS)” dengan baik.

1.      Koordinasi adalah suatu usaha kerja sama antara badan, instansi, uniut dalam pelaksanaan tugas-tugas tertentu sedemikian rupa, sehingga terdapat saling mengisi, saling membantu dan saling melengkapi.

2.      Integrasi adalah suatu usaha menyatukan tindakan-tindakan berbagai badan, instansi, unit, sehingga merupakan suatu kebulatan pemikiran dan kesatuan tindakan yang terarah pada suatu sasaran yang telah ditentukan dan disepakati bersama.

3.      Sinkronisasi adalah suatu usaha untuk menyesuaikan, menyelaraskan kegiatan-kegiatan, tindakan-tindakan, unit-unit, sehingga diperoleh keserasian dalam pelaksanaan tugas atau kerja.

8.Apa kesimpulan dari definisi tersebut ?

Jawab :

Dari definisi ini berarti bahwa koordinasi adalah pernyataan usaha dan meliputi ciri-ciri sebagai berikut :

1.      Jumlah usaha baik secara kuantitatif, maupun secara kualitatif.

2.      Waktu yang tepat dari usaha-usaha ini.

3.      Pengarahan usaha-usaha ini.

1.      Apa yang disebut dengan  Tipe-tipe  Koordinasi Vertikal ? dan Tujuan Koordinasi

Jawab :

Koordinasi Vertikal (Vertical Coordination) adalah kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan oleh atasan terhadap kegiatan unit-unit, kesatuan-kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggung jawabnya.

Tegasnya, atasan mengkoordinasikan semua aparat yang ada di bawah tanggung jawabnya secara langsung. Koordinasi vertikal ini secara relatif mudah dilakukan, karena atasan dapat memberikan sanksi kepada aparat yang sulit diatur.

2.      Apa yang disebut dengan  Tipe-tipe  Koordinasi Horizontal ?

Jawab :

Koordinasi Horizontal (Horizontal Coordination) adalah mengkoordinasikan tindakan-hie rarki) artinya koordinasi itu dilakukan menurut jenjang-jenjang kekuasaan dan tanggung jawab yang disesuaikan dengan jenjang-jenjang yang berbeda-beda satu sama lainnya.

3.      Apakah Tujuan diadakannya koordinasi  ?

Jawab :

Tujuan koordinasi adalah :

1.      Untuk mengarahkan dan menyatukan semua tindakan serta pemikiran ke arah tercapainya sasaran perusahaan.

2.      Untuk menjuruskan ketrampilan spesialis ke arah sasaran perusahaan.

3.      Untuk menghindari kekosongan dan tumpang tindih perusahaan.

4.      Untuk menghindari kekacauan dan penyimpangan tugas dari sasaran

5.      Untuk mengintegrasikan tindakan dan pemanfaatan 6M ke arah sasaran organisasi atau perusahaan

6.      Untuk menghindari tindakan overlapping dari sasaran perusahaan.

4.      Jelaskan  Syarat-syarat  Koordinasi  agar dapat mencapai tujuan perusaah ?

Jawab :

Syarat syarat tercapainya Koordinasi adalah :

a.      Sense of Cooperation (perasaan untuk bekerja sama), ini berarti harus dari sudut bagian per bagian bidang pekerjaan, bukan orang per orang.

b.      Rivalry, dalam perusahaan-perusahaan besar sering diadakan persaingan antara bagian-bagian, agar bagian-bagian ini berlomba-lomba untuk mencapai kemajuan.

c.       Team Spirit, artinya satu sama lain pada setiap bagian harus harga menghargai.

d.      Esprit de Corps, artinya bagian-bagian yang diikutsertakan atau dihargai, umumnya akan menambah kegiatan yang bersemangat.

5.      Jelaskan bagaimana cara cara mengadakan Koordinasi ?

Jawab :

Cara-cara Mengadakan Koordinasi

1.      Memberikan keterangan langsung dan secara bersahabat. Keterangan mengenai pekerjaan saja tidak cukup, karena tindakan-tindakan yang tetap harus diambil untuk menciptakan dan menghasilkan koordinasi yang baik.

2.      Mengusahakan agar pengetahuan dan penerimaan tujuan yang akan dicapai oleh anggota, tidak menurut masing-masing individu anggota dengan tujuannya sendiri-sendiri. Tujuan itu adalah tujuan bersama.

3.      Mendorong para anggota untuk bertukar pikiran, mengemukakan ide, saran-saran dan lain sebagainya.

4.      Mendorong para anggota untuk berpartisipasi dalam tingkat perumusan dan penciptaan sasaran.

5.      Membina human relations yang baik antara sesama karyawan.

6.      Manajer sering melakukan komunikasi informal dengan para bawahan.

6.      Jelaskan hubungan Koordinasi dengan Fungsi Perencanaan ?

Jawab :

Hubunga Perencanaan dan Koordinasi (Planning and Coordination)

Perencanaan akan mempengaruhi koordinasi artinya semakin baik dan terincinya rencana maka akan semakin mudah melakukan koordinasi. Jika perencanaan disusun dengan baik dan hubungan rencana jangka panjang (Long range planning) dan rencana jangka pendek (short range planning) terintegrasi dengan baik serta harmonis, maka penerapan koordinasi akan lebih mudah.

Meskipun telah ada perencanaan, organizing, directing dan controlling, tetapi tidak berarti secara otomatis akan terjalin koordinasi. Hal ini disebabkan dalam praktek terjadi kecenderungan tiap-tiap orang/bagian untuk memperhatikan pekerjaannya sendiri berlebih-lebihan, lepas dari kaitan kegiatan-kegiatan lain sebagai keseluruhan. Untuk mengadakan koordinasi memerlukan perhatian secara terus menerus.

Di samping itu, dengan perhatian secara terus menerus maka bilamana terjadi penyimpangan-penyimpangan atau kegiatan-kegiatan yang tidak memperhatikan koordinasi dengan bagian-bagian yang lain, dapat segera diketahui dan diatasi sehingga kemungkinan-kemungkinan kerugian yang timbul dapat dieliminir seawal mungkin.

Seharusnya dalam membuat suatu perencanaan, manajer harus sudah memasukan unsur-unsur koordinasi di dalamnya. Dengan demikian, berarti perencanaan tersebut akan membantu pelaksanaan koordinasi secara lebih baik, sebab untuk melaksanakan koordinasi sudah ada pedoman yang kongkret.

7.      Jelaskan hubungan Koordinasi dengan Fungsi Organizing (pengorganisasian) ?

Jawab :

Hubungan Pengorganisasian dan Koordinasi (Organizing and Coordination)

Pengorganisasian berhubungan dengan koordinasi, artinya jika organisasi baik, maka pelaksanaan koordinasi akan lebih mudah. Organisasi yang baik, apabila hubungan-hubungan antara individu dan karyawan baik, hubungan pekerjaan baik, job description setiap pejabat jelas.

8.      Jelaskan hubungan Koordinasi dengan Fungsi Actuating IPengarahan /penggerakkan) ?

Jawab :

Pengarahan dan Koordinasi (Directing and Coordination)

Pengarahan mempengaruhi koordinasi, artinya dengan menggunakan bermacam-macam variasi dan intensitas directing force akan membantu menciptakan koordinasi.

9.      Jelaskan hubungan Koordinasi dengan  Controlling (Fungsi Pengawasan/pengendalian ) ?

Jawab :

Pengendalian berhubungan langsung dengan koordinasi. Penilaian yang terus menerus atas kemajuan pekerjaan akan membantu menyelaraskan usaha-usaha, sehingga tujuan yang ditentukan semula dihasilkan, diperoleh, dan tercapai dengan baik. Dengan demikian tindakan-tindakan perbaikan yang terjadi karena kontrol membantu dalam mendapatkan koordinasi yang dibutuhkan.

10.  Jelaskan hubungan Koordinasi dengan  Staffing (Fungsi pengisian jabatan ) ?

Jawab:

Pengisian Jabatan dan Koordinasi (Staffing and Coordination)

Penempatan karyawan membantu koordinasi, artinya jika setiap pejabat sudah ditempatkan sesuai dengan keahliannya, maka koordinasi akan lebih mudah.

11.  Jelaskan hubungan Koordinasi dengan  Controlling (Fungsi Pengawasan/pengendalian ) ?

Jawab :

Pengendalian berhubungan langsung dengan koordinasi. Penilaian yang terus menerus atas kemajuan pekerjaan akan membantu menyelaraskan usaha-usaha, sehingga tujuan yang ditentukan semula dihasilkan, diperoleh, dan tercapai dengan baik. Dengan demikian tindakan-tindakan perbaikan yang terjadi karena kontrol membantu dalam mendapatkan koordinasi yang dibutuhkan.

20.Jelaskan hubungan antara Pendelegasian Wewenang dan Koordinasi ?

Jawab :

Dalam perusahaan yang makin besar dan makin kompleks persoalannya, maka perlu peningkatkan pendelegasian wewenang kepada bawahan-bawahannya. Dengan peningkatkan pendelegasian wewenang ini manajer mengharapkan agar tugas-tugasnya yang tidak begitu penting dan bersifat rutin dapat dikurangi.

Peningkatan pendelegasian wewenang ditujukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan, meskipun demikian tidak berarti tidak ada efek-efek sampingan yang harus ditanggulangi. Dengan kekuasaan, tanggung jawab dan kebebasan yang lebih besar maka kemungkinan terjadi ketidakselarasan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain.

Oleh karena itulah untuk menghindari efek sampingan dari peningkatan pendelegasian wewenang, yaitu timbulnya gap antara kegiatan yang satu dengan yang lain, perlu bagi manajer untuk meningkatkan koordinasi antarmereka. Jadi sebenarnya bila perusahaan ingin meningkatkan koordinasi antarmereka agar side efeknya dapat dihindarkan, atau setikda-tidaknya dapat dieliminir.

21.Mengapa  Moral yang Tinggi  penting dalam Koordinasi ?

Jawab :

Dalam koordinasi diperlukan moral yang tinggi, yaitu moral yang lebih mengutamakan kepentingan perusahaan/instansi daripada kepentingan individu-individu. Dengan kata lain semua kegiatan dalam arti koordinasi harus diarahkan agar tujuan dapat dicapai secara efisien dan efektif.

Hal ini terutama bilamana koordinasi tersebut dapat diawasi langsung oleh manajer, sehingga mereka harus sepenuhnya menyadari arti pentingnya koordinasi dan mau dengan ikhlas melakukan koordinasi. Bila tidak demikian maka kemungkinan masing-masing individu atau kelompok hanya memperhatikan kepentingannya sendiri tanpa melihat kaitan dengan yang lain dapat pula terjadi dalam perusahaan/instansi karena tidak adanya moral yang tinggi untuk lebih mengutamakan tujuan bersama daripada tujuan sendiri.

22.Jelaskan hubungan Koordinasi dan Komunikasi ?

Jawab :

Hubungan Koordinasi dan Komunikasi adalah :

Salah satu alat yang penting dalam melaksanakan koordinasi adalah bilamana dalam perusahaan/instansi tersebut dapat diciptakan adanya komunikasi yang baik. Tanpa adanya komunikasi yang baik secara timbal balik, maka sulitlah dilaksanakan koordinasi. Dengan adanya komunikasi yang baik, maka dapat diharapkan perintah/instruksi, saran-saran, informasi dan sebagainya, dapat disampaikan secara cepat dan jelas. Sebenarnya komunikasi yang baik tidak hanya sekedar cepat dan jelas tetapi dapat dimengerti oleh penerima komunikasi untuk dilaksanakan dengan baik.

Untuk itulah maka sebelum kita melaksanakan koordinasi kita harus dapat menciptakan komunikasi yang baik secara timbal balik, secara horizontal dan secara vertikal.

Komunikasi timbal balik secara horisontal adalah komunikasi timbal balik antara bagian-bagian yang sejajar, misalnya antara bagian produksi dan bagian penjualan.

Komunikasi timbal balik secara vertikal adalah komunikasi timbal balik antara atasan dan bawahan.

Suatu perusahaan yang menggunakan alat-alat komunikasi mutakhir/modern, belum tentu menyebabkan komunikasi yang baik dalam perusahaan/instansi tersebut. Hal ini disebabkan karena komunikasi yang baik harus memenuhi syarat-syarat antara lain : jelas, singkat, dan tepat waktu.

23.Mengapa Koordinasi Penting bagi suatu organisasi perusahaan ?

Jawab :

Seseorang manajer harus dapat menjelaskan kepada tiap-tiap orang/bagian akibat-akibat yang di timbulkan apabila karena tidak ada/kurangnya koordinasi antara yang satu dengan yang lain. Akibat-akibat itu perlu dijelaskan supaya mereka tahu, sampai seberapa jauh akibat-akibat yang ditimbulkan apabila mereka tidak mau melakukan koordinasi dengan pihak yang lain yang ada kaitannya dengan kegiatannya sendiri. Misalnya bagian produksi yang mengusahakan tambahan jumlah produksi, tapi tanpa melakukan koordinasi dengan bagian penjualan maka dapat mengakibatkan over produksi. Demikian pula sebaliknya bagian penjualan dalam usaha meningkatkan omzet penjualannya harus selalu melakukan koordinasi dengan bagian produksi, sebab bila tidak demikian dapat menyebabkan pengorbanan yang sia-sia baik tenaga, pikiran maupun keuangan karena ternyata tambahan permintaan ini tidak dapat dipenuhi oleh bagian produksi.

Sebenarnya dapat terjadi tidak hanya pada dua belah pihak misalnya bagian produksi dan bagian penjualan, akan tetapi dapat jalin menjalin dengan bagian-bagian yang lain misalnya keuangan, bagian personalia dan sebagainya. Dengan pengetahuan tentang akibat ini, akan timbul kesadaran pada masing-masing pihak perlunya pelaksanaan koordinasi. Meskipun demikian, hal ini tidak dapat menjamin sepenuhnya bahwa dengan pengetahuan akibat tidak ada/kurangnya koordinasi, mereka akan secara otomatis akan melaksanakan koordinasi, bahkan ada beberapa pendapat bahwa dengan cara yang demikian, koordinasi yang di inginkan hanya akan tinggal di atas kertas.

Meskipun demikian, bagaimanapun juga pengetahuan tentang akibat yang timbul karena kurang/tidak adanya koordinasi merupakan sumbangan yang cukup besar kearah usaha mengadakan koordinasi.

24. Apa saja akibat  gejala kurangnya koordinasi dalam organisasi perusahaan ?

Jawab :

Gejala kurangnya koordinasi dalam suatu organisasi perusahaan adalah :

1.      Sering terjadi percekcokan atau pertentangan akibat salah pengertian.

2.      Terjadinya saling lempar tanggung jawab

3.      Terdapat keputusan keputasan yang tidak tepat

Syarat2 agar Koordinasi berhasil dengan baik adalah :

1.      Adanya pembagian kerja dan tanggung jawab yang jelas

2.      Menciptakan semangat kerjasama yang tinggi

3.      Menciptakan sarana koordinasi yang baik, baik koordinasi vertical , koordinasi horizontal maupun diagonal.

25.Apa yang diperlukan agar suatu Koordinasi berhasil dalam suatu perusahaan ?

Jawab :

Berdasarkan penjelasan diatas maka dalam melaksanakan koordinasi perlu suatu landasan yang kuat, yaitu adanya kedisiplinan dari setiap pekerja. Dengan adanya kedisiplinan tersebut maka dapat diharapkan semua instruksi, saran dan sebagainya ditaati oleh mereka dengan baik.

            Kedisiplinan tersebut dilaksanakan dengan penuh kesadaran dan tanggung jawab dan tidak hanya sekedar melaksanakan perintah. Karena  dalam praktek untuk terlaksananya koordinasi yang baik inisiatif dan kreatif masih diperlukan.

            Disiplin antara lain dapat ditimbulkan karena adanya sanksi-sanksi tertentu kalau mereka tidak melaksanakan. Dan untuk mengusahakan disiplin tersebut maka sanksi-sanksi tersebut  harus dilaksanakan secara konsekuen.