PENATAAN PEGAWAI (STAFFING)

PENGERTIAN PENATAAN PEGAWAI

Tahap pertama dari penataan pegawai adalah perencanaan sumberdaya manusia, yang melibatkan perkiraan kebutuhan sumberdaya manusia dan merencanakan langkah-langkah yang harus diambil guna memenuhi kebutuhan hal tersebut. Kebutuhan sumberdaya manusia dalam suatu organisasi merupakan dasar teknik yang digunakan dengan perkiraan sebagai berikut :
1. Inventori Keterampilan Tenaga Kerja (Skill Inventory)
Skill Inventory adalah penyimpanan arsip karyawan yang sangat rinci, seperti tingkat pendidikan, pelatihan, pengalaman, lama kerja, dan demografi personal (umur, jenis kelamin, suku, dan status perkawinan).
2. Analisa Jabatan / Pekerjaan (Job Analysis)
Analisa jabatan dibutuhkan untuk dapat berkinerja dengan baik pada jabatan tersebut, yang mempunyai dua bagian penting yaitu :
a. Deskripsi jabatan/pekerjaan (job description) adalah rincian kerangka dari tugas utama dan tanggung jawab pada suatu jabatan/pekerjaan.
b. Spesifikasi jabatan/pekerjaan (job specification) adalah suatu daftar yang berisi karakteristik personal, keterampilan dan pengalaman yang dibutuhkan seorang pekerja untuk dapat menjalankan tugas dan tanggung jawabnya
Tahap-tahap yang dilakukan melalui proses :
1) Recruiting atau merekrut adalah mencari dan memperoleh pelamar-pelamar pekerjaan untuk mengisi lowongan yang ada pada perusahaan. Dalam merekrut perlu dilakukan hal-hal berikut :
a. Menentukan jumlah karyawan yang akan diterima dan persyaratannya.
b. Menginformasikan kepada masyarakat/pasar tenaga kerja melalui media masa dan elektronik.
c. Menentukan batas waktu serta alamat penerimaan lamaran.
d. Mengadministrasikan seperlunya lamaran tersebut.
2) Appraisal atau menilai dan mengevaluasi adalah menilai surat-surat lamaran dengan cara membandingkan antara hal-hal yang dimiliki pelamar dengan persyaratan yang telah ditentukan perusahaan.
3) Selection atau selesi adalah memilih dari antara para pelamar dari hasil penilaian melalui seleksi tulis, wawancara, test psikologi, kesehatan dan sebagainya.
4) Promotion atau promosi yaitu calon pegawai yang telah lulus dari masa percobaan, pendidikan atau latihan diangkat secara resmi melalui surat keputusan. Jabatan atau pangkat, gaji dan jaminan-jaminan sosial lainnya akan ditetapkan.
5) Retirement atau pengunduran diri adalah pemutusan hubungan kerja dengan pegawai setelah ia bekerja untuk jangka waktu tertentu dalam perusahaan.

Sumber pegawai dapat berasal dari perusahaan itu sendiri (internal) maupun dari luar perusahaan (eksternal).
Internal yaitu pegawai yang akan mengisi lowongan jabatan berasal dari pegawai yang telah ada dalam perusahaan.
Eksternal yaitu pegawai yang akan mengisi lowongan jabatan berasal dari luar perusahaan. Diantaranya dari lembaga-lembaga pendidikan, kantor penempatan tenaga kerja, pasar tenaga kerja, referensi dari karyawan yang ada, referensi dari kawan manajer.

Pengembangan Pegawai (Developing)

Pengembangan pegawai dimaksudkan untuk meningkatkan keahlian dan keterampilan pegawai, melalui pendidikan dan latihan. Pendidikan meningkatkan keahlian teoritis, moral pegawai, sedangkan pelatihan bertujuan untuk meningkatkan keterampilan teknis pelaksanaan pekerjaan para pegawai.
Tujuan pengembangan pegawai adalah untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pegawai. Tanggung jawab pengembangan pegawai pada umumnya berada pada para manajer, khususnya para manajer personalia. Masalah pengembangan pegawai mula-mula kurang dapat perhatian dari para pemimpin perusahaan, karena mereka berpendapat bahwa pegawai yang diterima sudah siap pakai.
Latihan (Training) dibedakan atas :
1. Latihan magang (apprentice training)
Pada latihan seperti ini pegawai baru membantu pegawai lama yang berpengalaman selama jangka waktu tertentu, sampai tiba saatnya ia dipromosikan menjadi pegawai secara resmi. Dalam cara ini calon pegawai langsung ditempatkan, diberi tugas dan dalam pelaksanaan tugasnya ia mendapat petunjuk/bimbingan dari pegawai lama.
2. Latihan kerja khas (on the job training)
Latihan seperti ini dilakukan baik untuk pegawai baru maupun bagi pegawai lama, khusunya bagi mereka yang akan dipromosikan ketingkat jabatan yang lebih tinggi.
Metode-metode latihan bagi pegawai lama yang akan dipromosikan adalah sebagai berikut :
a) Metode berkuliah yaitu latihan dilakukan dengan penatar yang berperan aktif, mengajarkan para peserta pelatihan.
b) Metode konperensi yaitu penatar dan peserta latihan sama-sama berperan aktif, mereka membicarakan sesuatu masalah dan setiap peserta memberikan tanggapan serta saling tukar pendapat.
c) Metode rotasi jabatan yaitu direalisasikan dengan cara mempekerjakan manajer tersebut diberbagai bagian perusahaan secara bergilir, sehingga akhirnya ia mengetahui pekerjaan yang dilakukan pada setiap bagian.
d) Metode kasus yaitu dilakukan dengan cara penatar memberikan kepada peserta suatu kasus dan setiap peserta diharuskan mengambil keputusan atas kasus tersebut, kemudian datanya diberikan sepenuhnya.
e) Metode proses insiden yaitu hampir sama dengan metode kasus, perbedaannya terletak dalam hal bahwa data kasus yang disajikan tidak komplit, sehingga untuk pemecahan kasusnya peserta harus mencari data seperlunya.

Pemeliharaan Pegawai
Pemeliharaan pegawai perlu mendapat perhatian yang dari pimpinan perusahaan agar perputaran / turn over (arus pegawai yang masuk dan keluar perusahaan) tingkat absensi karyawan dapat minimal.
Absensi pegawai dapat menimbulkan kerugian terhadap perusahaan, misalnya pekerjaan yang terbengkalai. Agar absensi dan perputaran pegawai rendah manajer perusahaan harus memperhatikan masalah pemeliharaan pegawai, seperti pemberian gaji yang wajar, suasana kerja yang baik, perlakuan yang baik, jaminan-jaminan sosial yang lumayan serta penempatan dan promosi yang baik.
Dasar-dasar promosi :
1) Senioritas yaitu promosi yang didasarkan pada lamanya/pengalaman kerja seorang pegawai. Kelemahannya adalah seseorang yang kemampuannya sangat terbatas, tetapi karena sudah lama bekerja dipromosikan.
2) Penilaian kecakapan (Ability) yaitu seseorang dipromosikan berdasarkan penilaian kecakapan. Kesulitan yang timbul adalah mengenai tolok ukur kecakapannya, apakah nilai ijazah yang dipakai sebagai bahan pertimbangan mencerminkan kecerdasan dalam praktek kerja.
3) Kombinasi senioritas dan kecakapan yaitu promosi dilakukan berdasarkan kenaikan golongan. Jika lulus dalam ujian tersebut barulah yang bersangkutan dipromosikan.

Pemindahan Pegawai
Pemindahan pegawai dari satu jabatan ke jabatan lain bertujuan untuk memajukan pegawai tersebut. Ini dapat terjadi baik karena keinginan pegawai sendiri ataupun karena keinginan atasan.
Keinginan pegawai untuk dipindahkan dari satu jabatan ke jabatan lainnya terutama karena pegawai merasa tidak dapat bekerja sama dengan rekan-rekannya atau karena lingkungan tempat ia bekerja kurang sesuai dengan keadaan fisik atau keinginannya.
Keinginan atasan bahwa peagwai dipindahkan dari satu jabatan ke jabatan lainnya dimaksudkan
untuk menjamin kepercayaan pegawai bahwa mereka tidak akan diberhentikan karena kurang cakap dalam jabatan yang lama.
Perlu diingat bahwa tidak setiap pemindahan pegawai dimaksudkan untuk memajukan pegawai, misalnya replacement transfer yaitu pemindahan pegawai yang sudah lama masa dinasnya ke departemen yang lain dalam jabatan yang sama. Dan temporary transfer yaitu pemindahan sementara pegawai yang memangku jabatan orang lain, karena orang tersebut tidak hadir.
Penilaian Pegawai
Penilaian pegawai harus dilakukan, karena hanya dengan penilaian ini dapat ditetapkan apakah seorang pegawai pantas untuk dipromosikan atau tidak. Penilaian ini harus dilakukan secara sistematis dan terus menerus.
Penilaian kecakapan merupakan penilaian secara sistematis terhadap seorang pegawai oleh atasannya atau oleh beberapa orang yang benar-benar menguasai tugas-tugas pegawai yang akan dinilai.
Beberapa hal yang dinilai bagi pegawai operasional dibidang produksi yaitu :
1) Quality (kualitas hasil pekerjaan)
2) Quantity of work (kuantitas hasil pekerjaan)
3) Knowledge of job (pengetahuan akan bidangnya)
4) Depentability (dapat dipercaya)
5) Cooperation (kerja sama)
6) Adaptability (penyesuaian diri)
7) Attendance (kehadiran)
8) Versatility (pengetahuan serba guna)
9) House keeping (pemeliharaan)
10) Safety (keamanan)

Sedangkan hal-hal yang dinilai bagi manajer (administrative management) adalah :
1) Knowledge (pengetahuan umum)
2) Cooperation (kerja sama)
3) Depentability (dapat dipercaya)
4) Quality or work (kualitas hasil pekerjaan)
5) Judgement (pemecahan masalah)
6) Initiative (inisiatif)
7) Quantity of work (kualitas hasil pekerjaan)
8) Leadership (kepemimpinannya)
9) Planning and organizing (perencanaan dan pengorganisasian)
10) Health (kesehatan)

Pemberhentian Pegawai
Pemberhentian berarti pemutusan hubungan kerja dengan pegawai. Pemberhentian pegawai ada yang disebabkan permintaan sendiri, tetapi ada pula yang diberhentikan.Pemberhentian pegawai oleh perusahaan, bisa disebabkan karena pegawai tersebut tidak bermanfaat/merugikan perusahaan, baik ditinjau dari sudut material maupun moral. Dalam PHK ini harus meminta persetuan dari P4 D/P4 P (Penyelesaian Perselisihan Perburuhan Daerah/Pusat).
Mengenai pemensiunan pegawai. Ada aturan pemensiunan pegawai yang dapat dipelajari dalam undang-undang Pensiun Pegawai Negeri No. 20 Tahun 1952. Disini dinyatakan bahwa yang dapat dipensiunkan adalah antara lain : yang sudah tua, yang invalid, yang tidak dapat bekerja karena sakit, yang diremajakan dan yang diretooling. Mereka ini masih dapat uang pensiun sesuai dengan peraturan yang ada.