KOMUNIKASI (COMUNICATION)

Pengertian dan Dasar Komunikasi

Komunikasi merupakan hal sangat penting terutama, dalam semua tingkatan manajemen secara umumnya. Akan tetapi, komunikasi secara khususnya sangat penting dalam fungsi seorang pemimpin. Sehingga pada umumnya terdapat kesepakatan tentang diperlukannya suatu komunikasi yang sangat efektif.
Komunikasi dapat sebagai penyampaian informasi dari pengirim kepada penerima dimana informasi itu dapat dipahami oleh penerima komunikasi.
Dari dasar diatas dapat disimpulkan, bahwa komunikasi adalah suatu sarana untuk menyampaikan perintah, laporan, berita, ide pesan atau informasi dari komunikator kepada komunikan agar diantara mereka terdapat interaksi.. Komunikasi bisa terjadi diantara dua orang, sekelompok masyarakat bahkan dalam suatu organisasi.

Ruang Lingkup dan unsur-unsur Komunikasi
Ruang Lingkup dalam komunikasi ada dua, yaitu :
1. Public Communication
Public communication adalah komunikasi yang ditujukan untuk masyarakat luas.
2. Business Communication
Yang dimaksud dengan business communication adalah komunikasi yang terjadi dalam perusahaan.

Unsur-unsur Komunikasi
1. Komunikator/Pengirim/Giver
Komunikasi dimulai oleh pengirim yang memiliki pikiran atau ide. Pikiran atau ide ini, selanjutnya diolah sedemikian rupa sehingga dapat dimengerti. Komunikator adalah orang yang menjadi sumber berita/informasi dalam komunikasi
2. Pesan/isi berita/informasi
Adalah sesuatu yang menjadi inti dari komunikasi
3. Channel/media
Merupakan alat atau media yang akan digunakan dalam berkomunikasi didalam pemilihan media atau alat, komunikator harus selektif agar berita atau informasi yang ingin disampaikan sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Media yang digunakan suatu waktu tertentu terdapat dua atau lebih saluran yang digunakan. Misal pembicaraan lewat telepon kedua pembicara dapat mencapai kesepakatan pokok yang kemudian ditegaskan dalam surat.
4. Komunikan atau Receiver
Yang dimaksud komunikasi adalah pihak yang menerima informasi atau berita.
5. Feed Back (Umpan balik)
Umpan balik sangat penting artinya karena kita tidak pernah dapat mengetahui secara pasti apakah suatu pesan telah diolah, disampaikan, diolah kembali oleh penerima dan dipahami. Atau dengan kata lain, feed back merupakan tindakan lanjut dari komunikasi dimana antara pengirim dan penerima terjadi interaksi.

Pengaruh umpan balik atas pelaksanaan tugas telah diperlihatkan dengan baik oleh Leavitt dan Mueller. Didalam laboratorium penelitian mereka dibutuhkan empat kelompok mahasiswa untuk merakit suatu disain dari beberapa empat persegi panjang yang digambarkan secara lisan oleh para periset. Keempat kelompok itu dibedakan satu dengan lainnya berdasarkan umpan balik pada instruktur.
Dengan meringkaskan hasil-hasil yang diperoleh, dijumpai pokok-pokok sebagai berikut yaitu :
1. umpan balik bertambah, ketepatan juga bertambah
2. mula-mula pertambahan umpan balik menambah waktu, tetapi kemudian ternyata waktu yang digunakan untuk mencoba memberi sedikit mungkin umpan balik sama saja.
3. tiadanya umpan balik dapat menimbulkan rasa permusuhan pada penerima
4. tiadanya umpan balik menciptakan keraguan pada penerima

Fungsi dan Tujuan Komunikasi
Komunikasi berfungsi sebagai sarana memadukan aktivitas-aktivitas yang terorganisasi dan untuk pengambilan keputusan menyampaikan keputusan dan usaha mengubah sikap.
Komunikasi juga dapat dipandang sebagai sarana untuk memodifikasi perilaku, mempengaruhi perubahan, memproduktifkan informasi, dan sarana untuk pencapaian tujuan. Sehingga, komunikasi merupakan inti dari organisasi dan merupakan proses pokok yang melahirkan semua fungsi lain, baik untuk masalah agama, keluarga, suku bangsa, atau perusahaan.

Tujuan Komunikasi
Dalam arti secara luas, tujuan dari komunikasi selain untuk menyampaikan ide, gagasan, berita adalah untuk mengadakan perubahan-perubahan, mempengaruhi tindakan dan untuk mencapai kesejahteraan perusahaan, jika kita bicara tujuan komunikasi dalam perusahaan.
Dalam dunia bisnis komunikasi diperlukan untuk informasi tentang harga, kompetisi, teknologi dan keuangan serta aktivitas pemerintah. Informasi ini merupakan dasar bagi pengambilan keputusan yang akan mempengaruhi kualitas, strategi pemasaran, gabungan faktor-faktor produk, dan arus informasi internal.

Secara khusus suatu komunikasi sangat diperlukan untuk :
a. Menetapkan dan menyebarluaskan tujuan perusahaan,
b. Menyusun rencana untuk mencapai tujuan,
c. Mengorganisasi sumber daya manusia dan sumber daya lainnya dengan cara yang paling efektif dan efisien.
d. Menyeleksi, mengembangkan, dan menilai anggota organisasi,
e. Memimpin, mengarahkan, memotivasi, dan menciptakan iklim yang menimbulkan keinginan orang untuk memberi kontribusi, dan
f. Mengendalikan prestasi
Secara grafis menunjukkan bahwa komunikasi tidak hanya untuk memperlancar suatu fungsi manajemen, akan tetapi komunikasi juga menghubungkan perusahaan dengan lingkungan eksternal dengan melalui pertukaran informasi dari para manajer untuk mengetahui kebutuhan-kebutuhan pelanggan, ketersediaan dari rekanan atau suppliers, tuntutan pemegang saham, peraturan-peraturan pemerintah, dan kerisauan dari masayrakat.

Proses Komunikasi
Proses yang terjadi dalam komunikasi secara sederhana dapat digambarkan sebagai berikut :
Gangguan



Feed Back

Keterangan :
- Komunikator mengolah sumber berita dan memahami sumber berita dahulu.
- Hasil olahan dan pemahaman dari komunikator merupakan isi dari komunikasi.
- Komunikator memilih media atau sarana yang tepat untuk menyampaikan isi berita atau informasi.
- Komunikator menerima pesan, isi, informasi dari komunikator. Informasi yang diperoleh oleh komunikator diolah dan dipahami.
- Hasil olahan dan pemahaman komunikan akan ditindak lanjuti oleh komunikator dan komunikan itu sendiri dengan adanya komunikasi balik.
- Gangguan dalam proses komunikasi akan dibahas dalam bahasan berikutnya.

Jenis-jenis Komunikasi
Jenis-jenis komunikasi dapat dibedakan menjadi tiga macam, yaitu :
1. Komunikasi Tertulis
Didalam komunikasi tertulis terdapat kelebihan kelemahan. Komunikasi tertulis mempunyai kelebihan karena menyediakan catatan, referensi, dan bukti hukum. Komunikator mempersiapkan informasi dengan seksama dan menyampaikan informasi itu kepada jumlah komunikan dengan cara mengirimkan pers secara masal.
Adapun kelebihan komunikasi tertulis adalah sebagai berikut :
a. Ketepatan
Sebelum komunikasi tersebut disampaikan, komunikasi tersebut harus telah diteliti lebih dahulu.
b. Kelanggengan
Dengan komunikasi tertulis, keutuhan dan kelanggengan komunikasi dapat terjaga.
c. Komunikasi ulangan dapat diperbanyak secara tepat dan cepat
Jika komunikasi tertulis tidak bisa dimengerti secara jelas oleh komunikan kita dapat mengadakan komunikasi ulangan tanpa banyak memakan waktu.
d. Daya peringatan tinggi
e. Menciptakan keseragaman kebijaksanaan
Dengan adanya komunikasi tertulis maka akan tercipta keseragaman, kebijaksanaan.

Masalah umum yang dijumpai dalam komunikasi tertulis antara lain penulis menghilangkan atau mengubah kesimpulan dalam laporan atau penulis secara panjang lebar, penggunaan tata bahasa yang jelek, struktur hal yang tidak efektif dan ejaan yang salah. Kekurangan pokok dari komunikasi tertulis :
a. Kebijaksanaan yang bersifat rahasia dapat jatuh ke alamat yang salah.
b. Komunikasi yang telah beredar tidak memperhitungkan kemampuan baca masing-masing pembacanya.
c. Umpan balik lebih sulit dan tertangguhkan.
Pedoman yang disarankan Keith Davis untuk meningkatkan aktivitas komunikasi tertulis :
- Gunakan kata-kata dan ungkapan yang sederhana.
- Gunakan kata-kata singkat yang telah dikenal luas
- Gunakan kalimat dan paragraf pendek
- Gunakan kata sifat dengan hemat.
- Ungkapkan pikiran secara logis dan langsung.
- Hindari kata-kata yang tidak perlu

2. Komunikasi Lisan
Komunikasi lisan dapat berbentuk pertemuan tatap muka antara dua orang atau seorang yang berpidato dihadapan banyak orang, atau dapat juga bersifat formal dan informal, dan boleh jadi telah direncanakan atau kebetulan.
Adapun kelebihan dari komunikasi lisan sebagai berikut :
- Memberi kesempatan pertukaran informasi dengan cepat dan dengan balikan yang segera.
- Orang-orang dapat mengajukan pertanyaan-pertanyaan dan memperjelas hal-hal yang diperlukan.
- Dalam informasi tatap muka, efeknya dapat terlihat dengan jelas.
- Dengan melakukan pertemuan-pertemuan informal atau terencana dapat memberi kontribusi besar untuk pemahaman isyu-isyu yang timbul

Sedang kelemahan dari komunikasi lisan adalah :
- Jenis komunikasi lisan tidak selamanya menghemat waktu.
- Rapat-rapat tanpa hasil atau tidak ada kesepakatan yang tercapai.
- Memerlukan biaya dan waktu yang sedikit.

3. Komunikasi Non Verbal
Komunikasi non verbal adalah komunikasi yang tidak disampaikan melalui kata-kata, yang berisi penekanan, pelengkap, bantahan, keteraturan, pengulangan atau pengganti pesan komunikasi. Penekanan berarti menyorot tajam atau menekankan beberapa bagian pesan. Melengkapi berarti memperkuat sikap atau sifat, membantah berarti menunjukkan perilaku yang tidak mempercayai pesan lisan. Mengatur berarti mengendalikan atau menunjukan perubahan arah pesan, mengulang berarti mengulangi pernyataan pesan lisan dengan perilaku, mengganti berarti menggantikan pesan lisan dengan pesan tidak tertulis yang memiliki arti serupa. Maka sangat jelas sekali, komunikasi non verbal mendukung bertolak belakang dengan komunikasi lisan yang kemudian menimbulkan ungkapan bahwa sering berbicara dari pada kata-kata.

Arus Komunikasi Dalam Organisasi
Dalam komunikasi yang efektif, komunikasi mengalir ke berbagai arah kebawah, keatas dan komunikasi silang.
1. Komunikasi ke atas (upward communication)
Komunikasi ke atas berasal dari bawahan kepada atasan dan berlanjut terus ke atas melalui hirarki organisasi. Tapi terkadang komunikasi keatas sering digunakan untuk sistem pengajuan saran, prosedur banding & keluhan, sistem pengaduan, rapat kelompok, wawancara berhenti kerja.
Namun arus komunikasi ini sering terganggu oleh orang-orang dalam mata rantai komunikasi yang menyaring pesan-pesan & tidak menyampaikan semua informasi itu, terutama informasi/berita yang tidak menyenangkan, kepada atasan mereka.
Komunikasi ke atas yang efektif mengharuskan adanya lingkungan dimana bawahan mendapat keleluasaan untuk berkomunikasi.
Tanggung jawab untuk menciptakan arus komunikasi ke atas bebas hambatan sebagian besar tergantung pada atasan.

2. Komunikasi ke bawah
Komunikasi kebawah mengalir dari orang-orang atas kepada orang-orang tingkat bawah dalam hirarki organisasi. Jenis komunikasi ke bawah dapat kita jumpai dalam organisasi-organisasi yang bersifat autokratis.
Contoh komunikasi lisan ke bawah : instruksi, pidato, penggunaan telpon pengeras suara.
Contoh komunikasi tulisan ke bawah : memorandum, surat, buku pedoman, perangkat surat kabar, jurnal perpustakaan, papan pengumuman, buletin, pernyataan kebijaksanaan.

Katz & Kahn mengidentifikasi 5 jenis komunikasi dari atasan pada bawahan yaitu :
a. Pengarahan untuk melakukan tugas
b. Informasi untuk memahami hubungan tugas
c. Prosedur dan informasi tentang praktek perusahaan.
d. Balikan tentang prestasi bawahan
e. Informasi tentang tujuan perusahaan
Halangan dalam komunikasi kebawah adalah bahwa informasi sering hilang/rusak pada saat menelusuri garis komando ke bawah. Kebijaksanaan dan prosedur yang ditetapkan pimpinan tidak menjamin komunikasi. Banyak pengarahan yang tidak dipahami atau tidak dibaca.
Konsekwensi sistem umpan balik (feed back) merupakan hal yang penting untuk mengetahui apakah informasi telah dipersepsikan sama seperti yang diinginkan pengirim.

3. Komunikasi Bersilang
Komunikasi bersilang mencakup arus informasi horizontal (organisasi-organisasi pada tingkat organisasi yang sama) dan arus informasi diagonal.
Jenis komunikasi ini digunakan untuk mempercepat arus informasi, meningkatkan pemahaman dan mengkoordinasikan upaya-upaya dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
Sebuah studi menunjukan bahwa hanya satu pertiga komunikasi yang diolah para manajer adalah vertikal/kebawah sedang dua pertiganya bersilang yaitu horisontal dan diagonal.
Komunikasi bersilang seyogyanya berdasarkan pada pemahaman bahwa :
1. Hubungan bersilang akan didorong apabila sesuai
2. Bawahan tidak diperkenankan memberikan keterkaitan (commitment) diluar wewenang mereka
3. Bawahan perlu memberitahu atasan tentang wewenang mereka
4. Bawahan perlu memberitahu atasan tentang aktivitas-aktivitas penting antar departemen

Gangguan dalam Berkomunikasi
Gangguan dalam komunikasi adalah hambatan-hambatan yang sering terjadi dalam komunikasi yang pada akhirnya akan mengakibatkan kegagalan dalam komunikasi yaitu pesan yang diterima tidak sesuai dengan pesan yang dikirim.
Gangguan dalam komunikasi bisa terjadi dalam pengiriman, penyampaian pesan, bahkan penerimaan pesan. Gangguan dalam komunikasi secara garis besar dibedakan menjadi tiga yaitu :
a) Gangguan fisik yaitu gangguan penglihatan dan suara-suara eksternal. Misalnya cetakan buram, suara-suara mesin.
b) Gangguan psikologis terjadi karena adanya prasangka dan penyimpangan dalam pikiran pengirim atau penerima. Misalnya adanya perbedaan sikap, opini yang bertentangan.
c) Gangguan semantik yaitu kesalahpahaman arti yang dimaksud karena kosa kata yang dipakai tidak memadai, tidak lazim atau penggunaan bahasa teknik atau golongan tertentu.
Hambatan-hambatan yang sering terjadi dalam komunikasi organisasi adalah :
1. Tingkatan Hirarki
Bahwa setiap tingkatan dalam menilai komunikasi dapat menambah mengurangi, merubah atau bahkan sama sekali beda dengan aslinya.
2. Wewenang Manajerial
Seseorang yang mengendalikan orang lain yang akan menimbulkan hambatan terhadap komunikasi. Sering kali atasan merasa tidak dapat sepenuhnya menerima berbagai masalah kondisi/hasil yang dapat membuat mereka tampak lemah.
3. Spesialisasi
Perbedaan fungsi, kepentingan & istilah-istilah pekerjaan dapat membuat orang-orang merasa bahwa mereka hidup dalam dunia yang berbeda. Sehingga hal tersebut menghalangi perasaan masyarakat, sulit memahami, memberi dan mendorong terjadinya kesalahan-kesalahan.

Hambatan Komunikasi Antar Pribadi
1. Persepsi Selektif
Tiga aspek hambatan persepsi :
a. Penerima akan menanggapi berita berdasarkan pengalaman pribadi dan bagaimana mereka telah belajar untuk menanggapi sesuatu.
b. Penerima akan menanggapi berita dengan cara menolak setiap perubahan dalam struktur kepribadian yang kuat. Berita yang bertentangan dengan keyakinan seseorang cenderung untuk ditolak.
c. Penerima cenderung mengelompokkan dan menyimpan karakteristik-karakteristik pengalaman mereka sehingga mereka dapat membuat pola-pola menyeluruh.
2. Status Komunikator
Komunikan cenderung untuk menilai, mempertimbangkan dan membentuk pendapat atas dasar karakteristik pengirim. Kualitas komunikator yang bagus akan mengkomunikasikan kebenaran.
3. Keadaan membela diri
Perasaan membela diri pada pengirim, penerima berita.
4. Pendengaran lemah
5. Ketidaktepatan penggunaan bahasa
Misal, seseorang berkata “kerjakan secepat mungkin” akan menimbulkan persepsi yang berbeda.

Ada beberapa langkah untuk mencegah gagalnya komunikasi. Langkah-langkah ini harus dikerjakan sebelum informasi disampaikan :
- Pengenalan Pendengar (Audensi)
Mengenali orang-orang yang akan menerima informasi, kita harus tahu karakteristik pendengar agar informasi yang akan kita sampaikan bisa diterima oleh komunikan.
- Keselarasan komunikasi
Menjelaskan keselarasan struktur untuk memungkinkan penerimaan maksimal para pendengar. Dalam keselarasan ini kita harus menyelaraskan tingkat informasi dengan kecerdasan, umur, pendidikan.
- Mengenali komunikator
Komunikan juga perlu mengenali komunikator karena komunikator yang baik tentu akan menyampaikan kebenaran.
Komunikator yang baik akan ditanggapi dengan baik pula oleh komunikan.

Komunikasi yang Efektif
Beberapa pendekatan yang dapat digunakan untuk meningkatkan komunikasi, yaitu :
1. Pengkajian komunikasi
Salah satu cara untuk meningkatkan komunikasi dalam perusahaan, dengan pendekatan makro, yaitu merupakan alat untuk memeriksa kebijaksanaan, jaringan, dan aktivitas komunikasi. Komunikasi organisasi dipandang sekelompok faktor-faktor komunikasi yang berkaitan dengan tujuan komunikasi.
2. Pedoman dan teknik komunikasi
Pemahaman dasar tentang model proses komunikasi membantu dalam mengidentifikasi unsur-unsur penting dalam proses komunikasi.

American Management Associations (AMA), menyusun prinsip-prinsip komunikasi yang disebut “The Ten Commandments of Good Communication” (Sepuluh pedoman komunikasi yang baik) yang isinya yaitu :
1. Memperjelas ide sebelum dikomunikasikan.
2. Mengkaji tujuan komunikasi
3. Pertimbangkan keadaan fisik dari manusia secara keseluruhan, kapan saja komunikasi akan dilakukan.
4. Komunikasikan dengan pihak-pihak lain bila perlu.
5. Perhatikan tekanan dana dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar berita selama berkomunikasi.
6. Ambil kesempatan bila timbul untuk mendapatkan segala sesuatu yang membantu/untuk mendapatkan umpan balik.
7. Agar efektif, komunikasi memerlukan tindak lanjut.
8. Komunikasikan pesan-pesan yang memiliki kadar penting jangka pendek dan jangka panjang.
9. Tindakan harus serasi dan sejalan dengan komunikasi
10. Jadi pendengar yang baik.