KOORDINASI

Koordinasi

1.       Apa yang dimaksud dengan koordinasi?

Jawab :

Koordinasi adalah aktivitas  atau usaha yang dilakukan untuk menjamin adanya keselarasan aktivitas antar satuan organisasi atau keselarasan tugas antar pejabat sehingga semua aktivitas dan tugas dapat dilaksanakan dengan mengarah pada pencapaian tujuan yang satu atau sama. 

2.       Sebutkan gejala-gejala kosong atau kurangnya koordinasi dalam organisasi?

Gejala-gejala kosong atau kurangnya koordinasi di dalam organisasi :

Jawab :

a.      Petugas atau satuan-satuan organisasi bertengkar menuntut suatu bidang kerja atau wewenang karena terdapat kekembaran pekerjaan yang memboroskan sumber daya organisasi.

b.      Petugas atau satuan-satuan organisasi saling melemparkan tanggungjawab kepada pihak lain karena masing-masing melihat bahwa suatu pekerjaan tidak termasuk dalam ruang lingkupnya.

c.       Pencapaian tujuan organisasi tidak efisien karena suasana di dalam organisasi terasa kacau, petugas ragu melaksanakan pekerjaan,sumber daya tidak digunakan semestinya untuk melaksanakan pekerjaan, dan hasil kerjanya tidak maksimal.

d.      Tiap-tiap satuan organisasi atau pejabat organisasi bekerja dan berjalan sendiri-sendiri tanpa kesatuan arah tujuan.

3.       Apa manfaat koordinasi?

Jawab :

Manfaat apabila koordinasi dapat dilakukan yaitu :

a.      Dapat dihindarkan :

-          perasaan lepas satu sama lain antar satuan organisasi/pejabat organisasi

-          perasaan dan pendapat bahwa satuan organisasi/jabatannya paling penting/tidak penting

-          timbulnya rebutan sumber daya atau fasilitas

-          terjadinya peristiwa waktu menunggu yang terlalu lama

-          kemungkinan terjadi kekembaran pelaksanaan pekerjaan

-          terjadinya kekosongan pelaksanaan pekerjaan

b.      Dapat ditumbuhkan  kesadaran di antara para para pejabat untuk saling membantu, saling memberitahu masalah yang dihadapi bersama, dan kesatuan sikap.

c.       Dapat dijamin adanya kesatuan kebijakan, kesatuan langkah dan tindakan para pejabat.

4.       Apa manfaat spesialisasi ?

Jawab :

Spesialisasi bermanfaat untuk memaksimalkan kontribusi pejabat atau pegawai sesuai dengan kompetensi yang dimiliki (talenta, pengalaman, pengetahuan, ketrampilan, dan sikap kerja.

5.       Bagaimana hubungan spesialisasi dan koordinasi?

Spesialisasi yang terkoordinasi akan mengoptimalkan kinerja dan pencapaian tujuan. Sedangkan spesialisasi yang tidak dikoordinasi akan menimbulkan bahaya-bahaya individualisme satuan organisasi/pejabat organisasi, terbengkelainya pelaksanaan pekerjaan, dan kegagalan pencapaian tujuan organisasi.

6.       Sebutkan berbagai cara yang dapat dilakukan untuk mengkoordinasi?

Jawab :

Berbagai cara melakukan koordinasi :

a.      Mengadakan pertemuan informal para pejabat

b.      Mengadakan pertemuan formal (rapat) para pejabat

c.       Membuat edaran berantai kepada para pejabat

d.      Membuat penyebaran kartu/formulir kepada para pejabat untuk mengemukakan pemikiran tentang pekerjaan dan masalahnya

e.       Mengangkat koordinator

f.        Membuat buku pedoman organisasi, tatakerja, kumpulan peraturan.

g.      Berhubungan melalui alat perhubungan

h.      Membuat tanda-tanda, simbol, kode.

7.Sebutkan cara-cara untuk mewujudkan koordinasi yang baik !

Jawab :

Cara-cara berkoordinasi yang baik melalui :

a.      Konferensi lengkap

b.      Pertemuan berkala untuk pejabat-pejabat tertentu

c.       Pembentukan panitia gabungan

d.      Pembentukan badan-badan koordinasi staf

e.      Wawancara dengan bawahan

f.        Pembuatan memo berantai

g.      Penyusunan buku pedoman organisasi dan tata kerja  

h.      Ciptakan komunikasi yang baik.

1.      Sebutkan syarat-syarat agar koordinasi berhasil ?

Jawab :

Syarat-syarat agar koordinasi berhasil adalah :

1.      Adanya pembagian kerja yang jelas

2.      Ciptakan semangat kerja sama yang tinggi

3.      Ciptakan sarana koordinasi,baik untuk koordinasi vertikal maupun horizontal.