Tanya Jawab tentang Plannuing

PERENCANAAN  (PLANNING)

1.      Apa pengertian perencanaan ?

Jawab :

Perencanaan adalah sesuatu yang ingin dicapai dimasa yang akan datang atau sesuatu yang akan dikerjakan dimasa yang akan datang. menurut, Koontz , perencanaan adalah menentukan sesuatu yang akan dikerjakan dimasa yang akan datang. Bagaimana untuk mengerjakan dan siapa yang akan mengerjakan, perencanaan adalah kepandaian untuk menangkap setiap kesempatan dengan pertimbangan yang hati-hati.

2.      Siapa yang membuat perencanaan dalam suatu organisasi perusahaan ?

jawab :

Perencanaan semata-mata bukan fungsi Top Manager, memang Top Manager mencurahkan lebih banyak waktu untuk membuat rencana daripada manajer tingat menengah dan bawah, tapi kenyataan setiap manager harus membuat rencana untuk dilaksanakan dalam wewenangnya dan bidangnya bekerja. Perencanaan yang disusun harus bersifat flexible (mudah berubah) karena jika kita meramalkan keadaan yang akan datang sering masih dapat meleset oleh karena itu perencanaan harus memperhatikan perubahan2 yang akan dialami dengan tidak merusak seluruh rencana yang dibuat.

3.      Jelaskan hubungan perencanaan dengan rencana ?

Jawab :

Hubungan perencanaan (planning) dengan rencana (plan) adalah, perencanaan diproses oleh perencana dan hasilnya menjadi rencana jadi perencanaan diproses untuk menentukan rencana.Dimana didalam rencana dibuat atau ditetapkan tujuan yang ingin dicapai dengan pedoman pelaksanaan untuk mencapai tujuan itu.

Suatu rencana perlu disusun , karena untuk menghadapi masa depan yang penuh dengan ketidak pastian maka diperlukan suatu pedoman untuk mengambil tidakan agar tujuan dapat tercapai. Pedoman bertindak untuk menghadapi ketidak pastian ini yang disebut dengan rencana.

4.      Mengapa perecanaan sangat penting dalam suatu perusahaan ?

Jawab :

Perencanaan sangat penting terutama dalam suatu organisasi perusahaan karena , tanpa ada perencanaan dan rencana maka :

a.      Tidak ada tujuan yang akan dicapai.

b.      Tidak mempunyai pedoman pelaksanaan.

c.       Tidak mempunyai dasar pengendalian.

5.      Jelaskan pengertian Planning  dari  Harold Koontz and Cyril O’Donnel ?   

 jawab :

Pengertian perencanaan dari : Harold Koontz and cyril O’Donnel “ Planning is function of a manager which involves the selection from alternatives of obyectives,policies,prosedures and programs”

artinya :

Perencanaan adaalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan memilih tujuan2,kebijakan2,prosedur2,program2 dari alternative yang ada.”

6.      Jelaskan pengertian Planning  dari  George Terry ?   

 jawab :

 G.R.  Terry. “ Planning is the selecting and relating of facts and the making and using of assumptions regarding the future in the visualization and formulation of proposed activitions believed necessary to achieve desired results.

Artinya :

Perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta dan membuat serta menggunakan asumsi2 mengenai masa datang dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan2 yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

7.       Jelaskan pengertian Planning  dari  Louis A Allen ?   

 jawab :

Louis A.Allen. “Planning is the determination of the course of action to achieve a desired result.”

Artinya :Perencanaan adalah  sejumlah keputusan mengenai serangkaian tindakan, yang berhubungan dengan pemilihan sejumlah alternative untuk mencapai hasil yang diinginkan.

8.       Jelaskan pengertian Planning  dari  Drs.Malayu S.P. Hasibuan ?   

 jawab :

Sedangkan pengertian Rencana menurut Drs.Malayu S.P. Hasibuan .

Rencana adalah sejumlah keputusan mengenai keinginan dan berisi pedoman pelaksanaan untuk mencapai tujuan yang diinginkan itu.Jadi setiap rencana mengandung dua unsur yaitu “Tujuan dan Pedoman”.

9.      Jelaskan mengenai beberapa macam bentuk rencana ?

 Jawab :

Bentuk Rencana adalah :

1.      Purpose or missions. Setiap macam kelompok organisasi mempunyai tujuan yang dicita-citakan untuk kepentingan masyarakat luas sebagai lingkungannya dimana organisasi itu berada. Tujuan ini biasanya sesuai dengan bentuk organisasinya, organisasi perusahaan ingin memproduksi dan menyalurkan barang dan jasa didalam meningkatkan kehidupan perekonomian.

2.      Objectives. Objectives merupakan akhir dari suatu aktifitas yang sudah diarahkan, juga tidak hanya merupakan tujuan dari fungsi perusahaan saja tetapi merupakan tujuan dari fungsi manajemen lainnya. Objectives membutuhkan suatu rencana pokok, karena semua kegiatan-kegiatan perusahaan diarahkan untuk mencapai tujuan akhir tersebut.

3.      Strategies. Strategies merupakan jenis rencana yang khusus karena para manajer memberikan perhatian istimewa terhadap tindakan pesaingnya untuk ini manager harus mempunyai pengetahuan yang luas mengenai rencana para pesaingnya dan manajer harus peka melihat kesempatan-kesempatan yang ada.

4.      Policies. Merupakan jenis rencana yang memberikan petunjuk secara garis besar dalam membimbing bawahan untuk berpikir dan bertindak dalam mengambil keputusan. Policy timbul karena bawahan diberi wewenang untuk membuat keputusan yang berhubungan erat dengan objectives.

5.      Procedures. Prosedur berhubungan dengan pemilihan cara2 bertindak dan penerapan aktivitas2 pada masa yang akan datang. Prosedur menitik beratkan pada bimbingan kearah tindakan yang harus dilaksanakan jadi prosedur merupakan urutan-urutan dan cara-cara bagaimana setiap pekerjaan harus dilaksanakan.

6.      Rules. Rules merupakan tindakan khusus dan tertentu yang berhubungan dengan suatu situasi. Rules sering disamakan dengan prosedur padahal sebenarnya berbeda karena rules tidak memerlukan urutan waktu dalam tindakan yang khusus tetapi ada hubungannya dengan prosedur dalam hal prosedur membimbing tindakan. Rules mungkin merupakan bagian dari prosedur walaupun rules biasanya menunjukan tindakan khusus disamping prosedur.

7.      Programs. Program merupakan kesatuan policies dan procedures, biasanya ditunjang oleh keperluan kapital dan operating budget supaya lebih mengarahkan tindakan. Jadi program merupakan kegiatan yang direncanakan dan diintegrasikan menjadi satu kesatuan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

8.      Budgets. Budgets merupakan rencana yang berbentuk pernyataan tentang hasil yang diharapkan dan dinyatakan dalam angka2. Budgets secara keseluruhan mungkin dinyatakan dengan suatu ukuran keuangan atau merupakan pernyataan hasil yang diramalkan dalam ukuran jam kerja, jumlah produksi, jam mesin atau ukuran lain yang dapat disusun dalam bentuk angka2. Karena budgets mengandung harapan2 yang dinyatakan dengan angka2 yang jelas maka budget dapat dijadikan sebagai bahan untuk perbandingan mengenai hasil yang ingin dicapai dan dapat dijadikan sebagai bahan untuk perbandingan budget secara keseluruhan.

10.  Jelaskan mengapa Rencana penting bagi suatu organisasi perusahaan ?

Jawab :

Pentingnya suatu rencana adalah bahwa dengan perencanaan biaya2 dapat ditekan,  seluruh perhatian ditujukan kepada tujuan yang telah ditetapkan, perencanaan dan rencana adalah dasar dari pengendalian dan  dengan perencanaan juga rencana bukan berarti tidak ada keputusan dan proses manajemen pun tidak ada.

11.  Pertanyaan pokok apa saja yang harus dijawab secara ilmiah dalam pembuatan suatu rencana ?

Jawab :

Dalam  membuat suatu rencana ada beberapa pertanyaan pokok yang harus dikemukakan,dan yang harus dijawab secara ilmiah ,artinya harus dijawab atas hasil analisa,data dan fakta adalah sebagai berikut  :

1.      What ? ( Apa )  Apa yang akan dicapai, tindakan apa yang harus dikerjakan untuk mencapai sasaran, sarana dan prasarana apa yang diperlukan harus ada penjelasan dan rinciannya.

2.      Why  ? (MengaMengapa hal itu harus dilakukan ? mengapa harus dikerjakan dan mengapa tujuan harus dicapai ?

3.      Where ? ( Dimana ?) Dimana akan dilakukan ? (pemilihan tempat perusahaan ), perlu dijelaskan dan diberikan alas an-alasannya berdasarkan pertimbangan ekonomis

4.      When ? (Kapan  ?) Kapan rencana akan dilakukan ? ( Penentuan waktu dimulainya rencana) .Penjelasan waktu dimulainya rencana, baik untuk tiap bagian maupun untuk seluruh pekerjaan, disini ditetapkan waktu standard untuk melakukan  pekerjaan-pekerjaan. 

5.      Who ? ( Siapa ?)Siapa yang akan melakukannya jadi pemilihan dan penempatan karyawan,menetapakan persyaratan dan jumlah karyawan yang akan melakukan pekerjaan,luasnya wewenang dari masing2 pekerja.

6.      How ? ( Bagaimana ?) Bagaimana cara pengerjaannya,perlu diberi penjelasan mengenai tehnik2 pengerjaannya.

Kalau semua pertanyaan tersebut ( 5 W + H ) dapat dijawab dengan baik  maka rencana yang dihasilkan akan baik pula.

12,Jelaskan mengenai prosedur langkah langkah suatu Perencanaan ?.

Jawab :

             Prosedur (langkah-langkah) perencanaan yang baik, harus  dilakukan sebagai berikut :

1. Menjelaskan dan merumuskan dahulu masalah,usaha dan tujuan yang akan   direncanakan.

            2. Mengumpulkan data ,informasi dan fakta yang diperlukan secukupnya.

            3. Menganalisis dan mengklasifikasikan data,informasi dan fakta serta hubungan2nya.

4. Menetapkan perencanaan,premises dan hambatan2nya serta hal yang mendorongnya.

            5. Menentukan beberapa alternatif.

            6.  Pilih rencana yang terbaik dari alternatif yang ada.

            7. Tetapkan urutan2 dan penetapan waktu secara terinci bagi rencana yang diusulkan.

            8. Laksanakan pengecekan tentang kemajuan rencana yang diusulkan.

13.Jelaskan mengenai jangka waktu rencana ?

Jawab :

Untuk menetapkan langkah-langkah dan tindakan-tindakan yang harus dilaksanakan dalam waktu tertentu serta tujuan yang harus dicapai, maka perlu  diadakan pembagian waktu rencana.Sebagai berikut :

 1). Rencana jangka pendek  (Short range planning.)

Merupakan perencanaan jangka waktu pendek yang meliputi waktu kurang dari satu tahun.

2).Rencana jangka  menengah (Intermediate range planning.)

Merupakan perencanaan jangka waktu menengah yang meliputi waktu satu tahun atau lebih tetapi kurang dari lima tahun.

 3). Rencana jangka panjang  (Long range planning.)

Merupakan perencanaan jangka panjang yang meliputi waktu lebih dari lima tahun.

Dalam menentukan waktu rencana,harus dikaitkan dengan kondisi perusahaan yang direncanakan,misalnya perencanaan jangka pendek harus terintegrasi dengan perencanaan jangka menengah, perencanaan jangka menengah harus terintegrasi dengan perencanaan jangka panjang.Jadi pada pokoknya perencanaan jangka pendek merupakan bagian dari perencanaan jangka menengah dan perencanaan jangka menengah merupakan bagian rencana jangka  panjang.

14.Apa saja keuntungan dengan adanya Rencana ?

Jawab :

Keuntungan Perencanaan adalah :

1. Tujuan menjadi jelas,obyektif dan rasional.

2. Semua aktivitas terarah,teratur dan ekonomis.

3. Menyebabkan semua aktivitas teratur dan bermanfaat.

4. Meningkatkan daya guna dan  hasil guna semua potensi yang dimiliki.

5. Dapat menggambarkan keseluruhan perusahaan.

6. Dapat memperkecil resiko yang dihadapi perusahaan.

7. Memberikan landasan untuk pengendalian.

8. Merangsang prestasi kerja.

9. Memberikan gambaran mengenai seluruh pekerjaan dengan jelas dan lengkap.

10. Dapat diketahui tingkat keberhasilan karyawan.

15.Apa saja kerugian dengan adanya Rencana ?

Jawab :

Kerugian perencanaan :

1.         Akan membatasi tindakan dan inisiatif para bawahan,karena mereka harus bekerja sesuai dengan pola yang telah ditetapkan.

2.         Menyebabkan terlambatnya tindakan yang perlu diambil  dalam keadaan darurat,padahal keadaan darurat perlu diambil keputusan yang cepat.

3.         Informasi yang dibutuhkan untuk meramalkan masa yang akan datang belum tentu tepat, sehingga manajer tidak akan dapat secara pasti meramalkan apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang.

4.         Biaya yang  diperlukan untuk perencanaan cukup besar,bahkan dapat melampaui hasil yang akan dicapai.

5.         Mempunyai penghalang-penghalang psikologis,karena orang lebih memperhatikan masa sekarang daripada masa yang akan datang.

16. Apa saja Syarat-syarat perencanaan yang baik ?

Jawab :

Perencanaan yang baik harus :

1.         Harus mempunyai tujuan yang jelas,obyektif,rasional.

2.          Mudah dipahami.

3.         Dapat dipakai sebagai pedoman untuk bertindak ekonomis dan rasional.

4.         Harus menjadi dasar dan alat untuk pengendalian semua tindakan.

5.         Dapat dikerjakan oleh sekelompok orang

6.         Menunjukkan urutan-urutan waktu pengerjaan.

7.         Fleksibel, tetapi tidak mengubah tujuan.

8.         Berkesinambungan.

9.         Meliputi semua tindakan yang akan dilakukan.

10.     Pemberian tugas harus seimbang dengan penyediaan fasilitas.

11.     Tidak boleh ada pertentangan antar departemen.

12.     sensitive terhadap situasi, sehingga terbuka kemungkinan untuk mengubah tehnik pelaksanaannya tanpa mengalami perubahan pada tujuannya.

13.     Ditetapkan dan diimpletasaikan atas hasil analisis data,informasi dan fakta.

17.Jadi apa Karakteristik rencana yang baik itu ?

jawab :

Karekteristik rencana yang baik adalah :

Rencana yang dapat dipraktekkan atau yang dapat dilaksanakan, mengingat para pelaksana rencana terdiri dari berbagai macam orang dengan segala perbedaannya, serta adanya situasi dalam pelaksanannya, maka rencana yang baik adalah rencana yang sederhana, jelas dan mudah dimengerti oleh para pelaksananya, serta luwes atau fleksibel dalam menghadapi berbagai situasi.

            18.Sebutkan Jenis rencana perusahaan ditinjau dari segi pentingnya rencana ?

Jawab :

                            1. Mayor planning  (rencana utama/rencana vital).

                            2. Minor planning  (rencana tambahan yang melengkapi rencana utama).

19.Sebutkan jenis rencana ditinjau dari segi tempat perusahaan ?

Jawab :

1.      Rencana perusahaan pusat  ( Center planning)

2.      Rencana perusahaan cabang  ( regional branch planning )

20.  Jelaskan syarat syarat Rencana yang efektif ?

Jawab :

Rencana yang memenuhi syarat syarat tertentu, yang dapat dinilai dari segi :

1.      Kegunaannya, rencana akan efektif apabila rencana itu berguna untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2.      Ketepatan waktu, rencana akan efektif kalau rencana tersebut mampu menjamin ketepatan waktu pelaksanaannya.

3.      Biaya rencana efektif, adalah rencana yang disusun dan pelaksanannya tidak memerlukan biaya yang tinggi yang melebihi hasil yang akan dicapai.

4.      Stabilitas, adalah rencana yang tidak dirubah sampai jangka waktu tertentu.

5.      Lengkap, terpadu secara koordinasidan konsisten dalam pelaksanaannya.

6.      Tanggung jawab dalam pelaksanaannya dan dapat dipertanggung jawabkan.

21    Apa saja yang harus dimiliki suatu perencanaan agar berguna dalam mencapai tujuan ?

Jawab :

                     Perencanaan harus memiliki sifat sebagai berikut :

1.      Harus bisa menanggulangi ketidak pastian.

2.      Fokus pada tujuan (sasaran) yang spesifik.

3.      Rencana harus efektif

4.      Harus dapat menjadi dasar dari pengendalian.

21.  Dibagi atas apa saja Rencana Operasional ?

Jawab :

                     Rencana operasional dibagi atas :

1.         Rencana sekali pakai, yaitu rencana yang digunakan dalam strategi yang tidak diulang misalnya :

·         Program yang memperlihatkan langkah-langkah pokok yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan, bertanggung jawab atas pelaksanaan setiap langkah serta urutan dan pengaturan waktu setiap langkah.

·         Proyek, hamper sama dengan program tetapi mencakup lebih sedikit kegiatan.

·         Anggaran, merupakan pernyataan tentang sumber daya keuangan yang disediakan untuk mencapai tujuan.

2.Rencana tetap, rencana yang digunakan dalam situasi yang berulang-ulang dimana tindakan yang sama bisa dipakai.

·         Kebijaksanaan,  merupakan pedoman umum untuk pengambilan keputusan.

·         Prosedur standard, memberikan pedoman yang lebih terperinci untuk melaksanakan kebijaksanaan.

·         Peraturan, memberikan pengarahan yang khusus untuk melaksanakan kegiatan yang khusus.

            24. Siapa yang membuat perencanaan dalam suatu perusahaan ?

            Jawab :

Perencanaan dibuat atau diproses oleh semua manajer disetiap lini dalam organisasi perusahaan, dimana perbedaannya terletak dari luasnya rencana yang akan dibuat. Semakin tinggi posisi jabatan manajer maka semakin luas rencana yang disusunnya.

            Perencana itu adalah :

1.      Manajer yang melaksanakan perencanaan sendiri. Dalam hal ini manajer secara individu melakukan perencanaan tanpa mengikutsertakan bawahannya.

2.      Manajer melaksanakannya , disesuaikan dengan usulan bawahan. Dalam hal ini rencana disusun sendiuri oleh manajer, dengan informasi, usul2 dan saran dari bawahan.

3.      Manajer yang menetapkan prosedur perencanaan , bawahan yang menyusun rencana detailnya.

4.      Manajer memutuskan perencanaan yang disusun oleh bawahan

            25, Siapa lagi yang membuat perencanaan selain manajer  ?

            Jawab :

Disebut dengan Joint Participation planning. Dimana dalam hal ini Manajer melakukan perencanaan  dengan cara :

1.      Mengadakan konsultasi dengan mengikutsertakan bawahan.

2.      Menugaskan suatu komite dalam perencanaan

3.      Menugaskan atau membentuk tim khusus dalam perencanaan.

            26. Apa yang dimaksud dengan  Planning Premises ?

            Jawab :

PLANNING PREMISES , adalah suatu forecests yang meramalkan mengenai data dari fakta yang ada serta kebijaksanaan2 pokok yang diharapkan dapat dilaksanakan diwaktu yang akan datang. Jadi suatu perusahaan harus mengadakan forecasts untuk menentukan keadaan perusahaan yang akan datang, jumlah penjualan yang akan datang dan sebagainya.

27. Jelaskan hubungan  antara prediction (taksiran) dengan premises,!!

Jawab :

·         Prediction (taksiran) adalah mengenai kejadian-kejadian  pada masa depan yang tidak dapat dikontrol.

·         Premises (perencanaan ramalan), selalu didasarkan pada ramalan,tapi ramalan dapat dilakukan tanpa ramalan. Ramalan banyak ketidakpastiannya dan resikonya besar, sedangkan premises berdasarkan hasil analisa data,informasi dan fakta, jadi resikonya kecil.

28. Planning premises dapat dibagi menjadi 3 golongan, sebutkan !!

Jawab :

Planning premises dapat dibagi menjadi 3 golongan yaitu :

1. Non controlable, Ialah hal2 dimana suatu perusahaan yang mengadakan rencana tidak dapat menguasai keadaan, misalnya mengenai perkembangan penduduk, situasi politik, kebijaksanaan pajak dsb.

2. Semi controlable, Disini perusahaan tidak dapat mengontrol keadaan, tapi mempunyai pengaruh terhadap gejala2 yang akan terjadi. Misalnya effisiensi tenaga kerja, kebijaksanaan harga (dapat dipengaruhi melalui policy tertentu).

3. Controlable, Disini perusahaan dapat mengontrol masalah2 perusahaan sendiri serta menentukan arah dari suatu rencana.

29. Planning Premises dibagi menjadi 4 bagian , coba sebutkan !! 

Jawab :

1. External premises.

Yang termasuk dalam external premises ialah :

a). General bussines environment, misalnya keadaan politik, pengawasan pemerintah, jumlah penduduk .

b). Product market, yang dimaksud adalah industrial demand, yang meliputi segala yang mempunyai pengaruh terhadap permintaan barang2 yang dihasilkan oleh perusahaan itu.

c). The factor market, ini meliputi hal2 mengenai tanah, tenaga kerja, lokasi, modal dan sebagainya.

2. Internal premises.

Adalah semua data yang ada dalam perusahaan seperti, capital investment, sales dan sebagainya.

3. Tangible premises.

Adalah data yang secara nyata dapat dilihat, dapat diukur dalam satuan-satuan tertentu,  misalnya meter,kilogram,liter dan lain sebagainya.

4. Intangible premises.

Adalah data yang tidak dapat dilihat secara nyata dan tidak dapat dilukiskan secara pasti, tetapi akibatnya dapat dirasakan misalnya kemauan baik,sikap,status perusahaan dan lain sebagainya.

30. Jelaskan tentang Ancangan dalam perencanaan ?

Jawab :

Ancangan dalam perencanaan dikenal dengan :

·         Top Down Planning adalah rencana yang disusun pada tingkat atas, kemudian diserahkan kepada bawahan (daerah/cabang)

·         Bottom up Planning adalah perencanaan yang terlebih dahulu disusun pada tingkat bawah (daerah, kantor cabang), kemudian berdasarkan hasil itu ditetapkan apa yang akan direncanakan di pusat atau kantor pusat perusahaan. Jadi rencana yang dibuat di pusat berpedoman pada perencanaan dari daerah atau kantor cabang.