Tanya Jawab Actuating /Penggerakkan

PENGGERAKKAN ( ACTUATING )

1 .Apa yang dimaksud dengan Penggerakkan /Pengarahan  atau Actuating ?

Jawab :

Pengertian actuating secara bahasa adalah pengarahan atau dengan kata lain pergerakan pelaksanaan, sedang pengertian secara istilah actuating (pengarahan) adalah mengarahkan semua karyawan agar mau bekerja sama dan bekerja efektif dalam mencapai tujuan perusahaan. Dengan kata lain actuating adalah suatu usaha yang dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan dengan berpedoman pada perencanaan (planning) dan usaha pengorganisasian.

            Pelaksanaan pekerjaan dan pemanfaatan alat-alat bagaimanapun canggihnya atau handalnya, baru dapat dilakukan jika karyawan ikut berperan aktif melaksanakannya. Fungsi pengarahan ini adalah ibarat kunci stater mobil, artinya mobil baru dapat berjalan jika  kunci staternya telah melaksanakan fungsinya. Demikian juga proses manajemen baru terlaksana setelah fungsi pengarahan diterapkan.

2.Sebutkan apa saja definisi fungsi pengarahan yang dikemukan para penulis ?

Jawab :

Menurut G.R. Terry ,Pengarahan adalah membuat semua anggota kelompok, agar mau bekerjasama dan bekerja secara ikhlas serta bergairah untuk mencapai tujuan sesuai dengan perencanaan dan usaha pengorganisasian.

Koontz dan O’Donnel ,Pengarahan adalah hubungan antara aspek-aspek individual yang ditimbulkan oleh adanya pengaturan terhadap bawahan-bawahan untuk dapat dipahami dan pembagian pekerjaan yang efektif untuk tujuan perusahaan yang nyata.

George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.

3.Jelaskan tentang Actuating adalah merupakan fungsi yang paling fundamental dalam manajemen ?

Jawab :

Karena Actuating merupakan pengupayaan berbagai jenis tindakan itu sendiri, agar semua anggota kelompok mulai dari tingkat teratas sampai tingkat terbawah, berusaha mencapai sasaran organisasi sesuai rencana yang telah ditetapkan semula, dengan cara terbaik dan benar. Memang diakui bahwa usaha-usaha perencanaan dan pengorganisasian bersifat vital, tetapi tidak akan ada output konkrit yang akan dihasilkan sampai kita mengimplementasi aktivitas-aktivitas yang diusahakan dan yang diorganisasikan. Oleh karena itu diperlukan tindakan penggerakan, pengarahan (actuating) atau usaha untuk menimbulkan action (tindakan).

Actuating adalah kegiatan yang dilakukan oleh pimpinan untuk mengarahkan, menggerakan, membimbing, mengatur segala kegiatan yang telah diberi tugas dalam melaksanakan suatu kegiatan usaha.Pengarahan ini dapat dilakukan secara persuasif (bujukan) dan instrufi.tergantung cara mana yang paling efektif.Pengarahan disebut efektif, jika dipersiapkan dan dikerjakan dengan baik serta benar olehkaryawan yang ditugasi untuk itu.

.

4.Jelaskan tentang Fungsi dan peranan Actuating (pengarahan) dalam organisasi ?

Jawab :

Pelaksanaan pekerjaan dan pemanfaatan alat-alat bagaimanapun canggihnya atau handalnya, baru dapat dilakukan jika karyawan ikut berperan aktif melaksanakannya.Fungsi pengarahan ini adalah ibarat kunci stater mobil, artinya mobil baru dapat berjalan jika kunci staternya telah melaksanakan fungsinya.Demikian juga proses manajemen baru terlaksana setelah fungsi pengarahan diterapkan.

Fungsi Actuating merupakan usaha untuk menciptakan kerjasama diantara staf pelaksana program sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif dan efisien.Fungsi actuating haruslah dimulai dari diri manager dengan menunjukkan kepada staf bahwa dia memiliki tekat untuk mencapai kemajuan dan peka terhadap lingkungannya.Ia harus memiliki kemampuan kerjasama, harus bersikap obyektif.

5.Ada beberapa elemen atau pokok masalah yang terdapat dalam  pengarahan  manajemen, jelaskan !!

Jawab :

Pengarahan disebut efektif, jika dipersiapkan dan dikerjakan dengan baik serta benar oleh karyawan yang ditugasi untuk itu.

Pokok-pokok masalah yang dipelajari pada fungsi pengarahan atau Directing adalah :

1.      Pengadaan Pegawai (STAFFING)

2.      Koordinasi (Coordination)

3.      Komunikasi (Communication)

4.      Kepemimpinan (Leadership)

5.      Motivasi (Motivation)

6.Jelaskan tentang  apa yang disebut dengan Pengadaan Pegawai ?

Jawab :

PENGADAAN PEGAWAI (STAFFING) ,Fungsi pengisian jabatan atau biasa disebut staffing adalah kegiatan untuk memperoleh karyawan efektif yang akan mengisi jabatan –jabatan kosong di organisasi perusahaan. Pengisian jabatan ini bertujuan agar semua jabatan ada pejabatnya yang akan melaksanakan tugas-tugas pada setiap jabatannya, sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.
Pengisian jabatan dilakukan dengan cara penarikan, seleksi dan penempatan karyawan yang baik, agar bisa bekerja efek tif dalam menjalakannya. Seperti yang disebutkan dalam Asas pengisian jabatan “ the right man in the right place and the right man in the right job” (penempatan orang-orang yang tepat pada tempat yang tepat dan penempatan orang-orang yang tepat pada pekerjaan yang tepat.

7.Jelaskan tentang tahapan  pengadaan pegawai ?

Jawab :

Tahapannya adalah sebagai berikut :

a.PENARIKAN (Recruiting) Penarikan adalah kegiatan mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar lowongan pekerjaan yang masih kosong diperusahaan. “Mencari” yaitu menetapkan sumber-sumber tenaga karja yang akan ditarik. “Mempengaruhi” adalah menetapkan cara-cara penarikannya, seperti melalui iklan pada media massa atau melalui para karyawan yang telah ada.

b. SELEKSI ,Seleksi adalah suatu kegiatan pemilihan dan penentuan pelamar yang diterima atau yang ditolak untuk menjadi karyawan perusahaan. Dasar seleksi adalah spesifikasi pekerjaan dari perusahaan bersangkutan.   PENEMPATAN
c.Penempatan (placement) adalah kegiatan untuk menempatkan orang-orang yang telah lulus seleksi pada jabatan-jabatan tertentu sesuai dengan uraian pekerjaan dan klasifikasi-klasifikasi pekerjanya . Penempatan ini sangat penting karena aktivitas-aktivitas perusahaan baru dapat dilakukan jika semua jabatan ada pejabatnya.
 d..Pelatihan,Pelatihan adalah proses peningkatan kemampuan teknis dan moral kerja karyawan operasional sesuai dengan kebutuhan tugas-tugasnya (Drs.H.Malayu S.P.Hasibuan). Pelatihan (training) karyawan perlu dilakukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerjanya. Pelatihan ini memerlukan biaya, tetapi biaya–biaya ini menjadi investasi jangka panjang di bidang sumber daya manusia bagi perusahaan bersangkutan.
e.Pemberhentian pegawai.Pemberhentian (separation) adalah putusnya hubungan kerja seorang karyawan dengan suatu perusahaan. Pemberhentian (PHK) ini disebabkan oleh keinginan perusahaan, keinginan karyawan, kontrak kerja habis, peraturan perburuhan, pensiun, dan atau meninggal dunia.

8.Jelaskan apa yang dimaksud dengan  Koordinasi?

Jawab :

Koordinasi didefinisikan sebagai proses pengintegrasian ( penyatuan ) tujuan dan kegiatan perusahaan pada satuan yang terpisah dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Koordinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawan, sebab tanpa koordinasi setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, yang akhirnya akan merugikan organisasi itu sendiri.

9.Jelaskan tentang Pedoman Koordinasi ?

Jawab : 

a. Koordinasi harus terpusat, sehingga ada unsur pengendalian guna menghindari tiap bagian bergerak sendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang telah ada dalam setiap bagian, ingat bahwa organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang yang punya kebutuhan dan keinginan berbeda.

b.Koordinasi harus terpadu, keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling mengisi dan memberi.

c.Koordinasi harus berkesinambungan, yaitu rangkaian kegiatan yang saling menyambung, 0selalu terjadi, selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya keterkaitan dengan kegiatan sebelumnya.

d.Koordinasi harus menggunakan pendekatan multi instansional, dengan ujud saling memberikan informasi yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih tugas yang satu dengan tugas yang lain.

10.Terdapat 3 (tiga) macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi seperti diungkapkan oleh James D. Thompson (Handoko, 2003:196), Apa saja ?

Jawab :

1. Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence)bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.
2. Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependece)di mana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja.
3. Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence)merupakan hubungan member dan menerima antar satuan organisasi. Ketiga hubungan saling ketergantungan ini dapat digambarkan seperti terlihat pada diagram berikut ini.

11.Apa yang dimaksud dengan Komunikasi dalam penggerakkan ?

Jawab :

Komunikasi merupakan hal sangat penting terutama, dalam semua tingkatan manajemen secara umumnya. Komunikasi dapat sebagai penyampaian informasi dari pengirim kepada penerima dimana informasi itu dapat dipahami oleh penerima komunikasi.

Dari dasar diatas dapat disimpulkan, bahwa komunikasi adalah suatu sarana untuk menyampaikan perintah, laporan, berita, ide pesan atau informasi dari komunikator kepada komunikan agar diantara mereka terdapat interaksi. Komunikasi bisa terjadi diantara dua orang, sekelompok masyarakat bahkan dalam suatu organisasi.

12. Jelaskan tentang Kepemimpinan (Leadership) dalam fungsi penggerakkan ?

Jawab :

Pemimpin (leader) adalah seseorang yang membimbing serta mengarahkan orang-orang dalam suatu kelompok untuk bekerja mencapai tujuan sampai berhasil dengan penuh rasa tanggung jawab. Dengan demikian, maka setiap pemimpin selamanya berhubungan dengan suatu aksi dari sekelompok orang yang bekerjasama dalam ikatan yang teratur untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan yang dimaksud dengan kepemimpinan (leadership) adalah sifat-sifat yang harus dimiliki oleh seorang pemipin agar ia dapat mengarahkan bawahannya kepada tingkatan dan tujuan yang akan dicapai. Dalam memberi perintah pun seorang atasan tidak bisa seenaknya, tetapi harus memperhitungkan langkah – langkah dan resiko dari setiap langkah yang para atasan itu ambil karena setiap keputusan dan langkah akan memberi pengaruh bagi perusahaan  

13.Jelaskan tentang pengertian Motivasi dalam fungsi pengarahan ?

Jawab :

Manajemen adalah mencapai tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain, ini berarti pimpinan menyuruh para bawahannya untuk mengerjakan sebagian dari tugas-tugasnya dalam mencapai tujuan perusahaan. Pimpinan dalam membina kerja sama mengarahkan dan mendorong gairah kerja para bawahannya, perlu memahami tingkah laku manusia.

Tingkah laku manusia dapat kita ketahui dengan mempelajari psikologi, sosiologi, antropologi, psiologi social, psiologi manajemen.

Manusia dalam berkelompok mempunyai latar belakang yang heterogin, seperti jenis kelamin, umur, pendidikan, agama, kebudayaan, kepentingan dan lain sebagainya. Tetapi disamping perbedaan ini juga terdapat persamaan, seperti kebutuhan (needs) untuk makan, minum, keamanan, keturunan atau biologis, persamaan kebutuhan inilah yang membentuk kerjasama dan hidup berkelompok.

Needs atau kebutuhan adalah yang diperlukan oleh setiap orang, sedang wants (keinginan) adalah yang ditentukan oleh cita-cita seseorang.

.   14. Bagaimana Cara mengaplikasikan actuating (pengarahan) ?

        Jawab :

Pada umumnya, pimpinan menginginkan pengarahan kepada bawahan dengan maksud agar mereka bersedia bekerja dengan sebaik mungkin, dan diharapkan tidak menyimpang dari prinsip-prinsip di muka. Adapun cara-ara pengarahan yang dilakukan dapat berupa:

Orientasi merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik. Biasanya, orientasi ini diberikan kepada pegawai baru dengan tujuan untuk mengadakan pengenalan dan memberikan pengerian atas berbagai masalah yang dihadapinya. Pegawai lama yang pernah menjalani masa orientasi tidak selalu ingat atau paham tentang masalah-masalah yang pernah dihadapinya. Suatu ketika mereka bisa lupa, lalai, atau sebab-sebab lain yang membuat mereka kurang mengerti lagi. Dengan demikian orientasi ini perlu diberikan kepada pegawai-pegawai lama agar mereka tetap memahami akan perananya.

15.  Informasi apa saja yang diberikan dalam orientasi  tersebut ?

Jawab :

Informasi dapat berupa antara lain, :

a.       Tugas itu sendiri

b.      Tugas lain yang ada hubungannya

c.       Ruang lingkup tugas

d.      Tujuan dari tugas

e.       Delegasi wewenang

f.       Cara melaporkan dan cara mengukur prestasi kerja

g.      Hubungan antara masing-masing tenaga kerja, Dst.

h.      Perintah

16.Jelaskan tentang pengertian Perintah ?

Jawab :

Perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang-orang yang berada dibawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu.Jadi, perintah itu berasal dari atasan, dan ditujukan kepada para bawahan atau dapat dikatakan bahwa arus perintah ini mengalir dari atas ke bawah. Perintah tidak dapat diberikan kepada orang lain yang memiliki kedudukan sejajar atau orang lain yang berada di bagian lain.

16. Dapat berupa apa saja perintah tersebut ?

Jawab :

1.      Perintah umum dan khusus yaitu ,Penggunaan perintah ini sangat bergantung pada preferensi manajer, kemampuan untuk meramalkan keadaan serta tanggapan yang diberikan oleh bawahan.Perintah umum memiliki sifat yang luas, serta perintah khusus bersifat lebih mendetail.

2.Perintah lisan dan tertulis yaitu ,Kemampuan bawahan untuk menerima perintah sangata mempengaruhi apakan perintah harus diberikan secara tertulis atau lisan saja.Perintah tertulis memberikan kemungkinan waktu yang lebih lama untuk memahaminya, sehingga dapat menghindari adanya salah tafsir. Sebaliknya, perintah lisan akan lebih cepat diberikan walaupun mengandung resiko lebih besar. Biasanya perintah lisan ini hanya diberikan untuk tugas-tugas yang relatif mudah.

3.      Perintah formal dan informal  yaitu ,Perintah formal merupakan perintah yang diberikan kepada bawahan sesuai dengan tugas/aktivitas yang telah ditetapkan dalam organisasi.

Sedangkan perintah informal lebih banyak mengandung saran atau dapat pula berupa bujukan dan ajakan.

Contoh perintah informal antara lain dapat berupa kata-kata:

“apakah tidak lebih baik bilamana saudara menggunakan cara lain”.

“marilah kita mulai mengerjakan pekerjaan ini lebih dulu”, dan sebagainya.

Perintah formal yang banyak dipakai dibidang militer bersifat kurang fleksibel dibandingkan dengan perintah informal.

17.Faktorfaktor apa saja  yang dapat mempengaruhi actuating (pengarahan)?

Jawab :

   Faktor – faktor penghambat fungsi penggerakan

Kegagalan manajer dalam menumbuhkan motivasi stafnya, hal ini terjadi karena manajer kurang memahami hakekat perilaku dan hubungan antar manusia. Seperti konsep perilaku manusia yang dikemukakan oleh Maslow, dinegara berkembang yang menjadi prioritas adalah kebutuhan fisik, rasa aman, dan diterima oleh lingkungan sedangkan dinegara maju kebutuhan yang menonjol adalah aktualisasi diri dan self esteem. Perbedaan tersebut juga akan mempengaruhi etos kerja dan produktifitas kerja.

18.  Mengapa Faktor Kepemimpinan perlu untuk  mendukung  fungsi penggerakan ?

Jawab :

Kepemimpinan adalah kegiatan untuk mempengaruhi orang-orang agar berusaha dengan ikhlas untuk mencapai tujuan bersama. Seorang manajer yang tidak memiliki kepemimpinan tidak akan mampu untuk mempengaruhi bawahannya untuk bekerja, sehingga manajer yang demikian akan gagal dalam usahanya.

19. Sebutkan sifat sifat kepemimpinan menurut Harold Koontz ?

Jawab :

Sifat-sifat kepemimpinan menurut Harold koontz, diantaranya sebagai berikut :

(a). Memiliki  kecerdasan orang-orang yang dipimpin

(b). Mempunyai perhatian terhadap kepentingan yang menyeluruh

(c). Memiliki kelancaran dalam berbicara

(d). Matang dalam berpikir dan emosi

(e). Memiliki dorongan yang kuat dari dalam untuk memimpin

(f). Memahami/menghayati kepentingan kerja sama.

20 .Jelaskan tentang Sikap dan Moril (Attitude and Morale) dalam fungsi penggerakkan ?

Jawab :

Sikap ialah suatu cara memandang hidup, suatu cara berpikir, berperasaan dan bertindak. Oleh karena itu sikap manajer akan berbeda-beda sesuai dengan pola hidupnya. Beberapa sikap manajer diantaranya yaitu :

(a). Sikap feudal (feudal attitude)

Manajer yang mempunyai sikap cara berpikir, berperasaan dan bertindak sesuai dengan pola-pola kehidupan feodalisme, yaitu suka terikat oleh aturan-aturan tertentu yang telah teradat dan selalu ingin penghormatan yang serba lebih. Dengan demikian dalam masyarakat feudal dimana sikap anggota masyarakat sesuai dengan pola hidup feodalisme akan sukar lahir kepemimpinan demokratis dariad para manajer, mengingat manajer tersebut hidup dari masyarakat feudal.

(b). Sikap Kediktatoran (Dictatorial attitude).

Manajer yang bersikap kediktatoran akan berpikir berperasaan dan bertindak sebagai dictator yang mempunyai kekuasaan mutlak, sehingga bawahan, pekerja akan menjadi sasaran daripada kekuasaannya.

21 .Jelaskan tentang    Tatahubungan (Communication) dalam fungsi penggerakkan ?

      Jawab :

Komunikasi membantu perencanaan managerial dilaksanakan dengan efektif, pengorganisasian managerial dilakukan dengan effektif, penggerakan managerial diikuti dengan efektif dan pengawasan diterapkan dengan efektif. Dalam melakukan komunikasi dalam manajemen ada beberapa macam diantaranya :

a)      Komunikasi intern ,yaitu komunikasi yang dilakukan dalam organisasi itu sendiri baik antara atasan dengan atasan atau bawahan dengan bawahan atau antara atasan dengan bawahan atau sebaliknya.

b)      Komunikasi Ekstern, yaitu komunikasi yang dilakukan keluar organisasi.

c)      Komunikasi Horizontal, yaitu komunikasi yang dilakukan baik intern maupun ekstern antar jabatan yang sama.

d)     Komunikasi Vertikal, yaitu komunikasi yang dilakukan dalam intern organisasi antara atasan dan bawahan atau sebaliknya dalam suasana formil.

22 . Jelaskan tentang    Perangsang (Incentive)?

Jawab :

Insentif atau tunjangan adalah mencakup balas jasa yang dapat mempengaruhi naik turunnya prestasi kerja karyawan, keputusan kerja dan motivasi karyawan. Pengaturan insentif dan tunjangan harus benar benar adil dan layak. Maksud pokok pemberian insentif dan tunjangan adalah untuk mempertahankan karyawan organisasi perusahaan dalam jangka panjang.Premis dasar dari setiap program tunjangan kesejahteraan adalah bahwa karyawan menghargai uang dan ingin bekerja demi uang tambahan guna memperoleh tunjangan hidup, hal ini berdasarkan anggapan bahwa insentif adalah merupakan motivasi bagi karyawan.

23  . Jelaskan tentang  Supervisi (Supervision)!!

      Jawab :

Supervisi dalam bahasa Indonesia disebut juga dengan pengawasan, sehingga suka timbul kekacauan pengertian dengan kata pengawasan sebagai terjemahan dari kata control. Menurut George Terry , Supervsi ialah kegiatan pengurusan dalam tingkatan organisasi dimana anggota manajemen dan bukan anggota manajemen saling berhubungan secara langsung.Dengan demkian tugas supervisor cukup berat karena ia harus dapat menemukan kesalahan-kesalahan dan memperbaikinya, serta memberi petunjuk untuk menyelesaikan sesuatu pekerjaan dan memberi nasehat-nasehat kepada pegawai yang mengalami kesulitan.

24 . Apa yang dimaksud dengan  Disiplin (Discipline)

      Jawab :

Disiplin ialah latihan pikiran, perasaan, kehendak dan watak untuk melahirkan ketaatan dan tingkah laku yang teratur. Jenis disiplin ada dua :

1.   Self Imposed discipline (disiplin yang timbul dengan sendirinya).

2.    Command Discipline (Disiplin berdasarkan perintah).

25. Hal - hal apa saja yang perlu diperhatikan seorang manajer dalam fungsi penggerakan ?

Jawab :

1.      Manajer harus bekerja lebih produktif

2.      Manajer perlu memahami ilmu psikologi, komunikasi, kepemimpinan dan sosiologi

3.      Manajer harus mempunyai tekat untuk mencapai kemajuan dan peka terhadap lingkungan

4.      Manajer harus bersikap obyektif

25.Jelaskan Pentingnya actuating (pengarahan) dalam organisasi?

Jawab :           

Fungsi actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi.Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakan seluruh potensi sumber daya manusia dan nonmanusia pada pelaksanaan tugas.Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.

Fungsi actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi.Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakan seluruh potensi sumber daya manusia dan nonmanusia pada pelaksanaan tugas.