PEMBAGIAN KERJA

 Pembagian Kerja

                             

1.       Apa yang dimaksud dengan pembagian kerja?

Jawab :

Pembagian kerja adalah aktivitas memerinci dan mengelompokkan tugas-tugas menurut macamnya serta mendelegasikannya kepada satuan organisasi-satuan organisasi tertentu atau kepada seorang pejabat tertentu untuk dilaksanakan. 

2.       Apa pentingnya pembagian kerja?

Jawab :

Pentingnya pembagian kerja yaitu

a.      Menghargai pembawaan, kemampuan dan kecakapan setiap orang yang akan menerima pembagian tugas untuk dilakukan pada tempat dan waktu tertentu.

b.      Mengembangkan ketangkasan yang optimal melalui spesialisasi

c.       Mengoptimalkan proses dan hasil kerja karena penerapan prinsip the right men on the right place.

3.       Hal-hal apa saja yang perlu diperhatikan dalam melakukan pembagian  kerja?

Jawab :

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan pembagian kerja yaitu :

a.      Tiap-tiap satuan organisasi hendaknya memiliki rincian aktivitas yang jelas tertulis pada daftar rincian aktivitas.

b.      Tiap-tiap pejabat dari pucuk pimpinan sampai dengan pejabat yang berkedudukan paling rendah harus memiliki rincian tugas yang jelas dalam suatu daftar rincian tugas.

c.       Jumlah tugas yang sebaiknya dibebankan kepada seorang pejabat sebaiknya berkisar antara 4-12 macam.

d.      Variasi tugas bagi seorang pejabat hendaknya diusahakan yang sejenis atau erat hubungannya satu sama lain agar dapat melakukannya dengan baik.

e.       Beban aktivitas bagi tiap-tiap satuan organisasi atau beban tugas masing-masing pejabat hendaknya merata sehingga dapat dihindarkan adanya satuan organisasi/pejabat  yang terlalu banyak atau terlalu sedikit beban kerjanya.

f.        Penempatan para pejabat secara tepat sesuai kecakapan, keberanian, jenis kelamin, kekuatan, umur, kesehatan, kejujuran dan kemampuan lain.

g.      Pengurangan ataupun penambahan pegawai pegawai hendaknya berdasarkan volume kerja dan bukan karena selera dan pertimbangan nepotisme.

h.      Pembagian kerja yang menyangkut para pejabat jangan sampai menimbulkan pengkotakan pejabat, saling lepas, tidak saling bantu, tidak saling tanggungjawab atas seluruh aktivitas organisasi.

i.         Penggolongan tugas yang dapat dilakukan berdasarkan kepentingan atau urgensinya, tingkat kesulitan dan pemakaian waktu, pelaksana, dan macam tugas.

j.        Pembagian kerja harus memperhatikan macam-macam dasar pembagian kerja yaitu pembagian kerja berdasarkan fungsi, produksi, rangkaian kerja, pelanggan, jasa, alat, wilayah, waktu, dan jumlah.

k.       Setiap pejabat dalam organisasi atau satuan organisasi seharusnya memiliki daftar rincian tugas atau daftar rincian aktivitas.

4.       Sebutkan beberapa macam dasar pembagian kerja. Berilah contoh.

Beberapa macam dasar pembagian kerja :

Jawab :

a.      pembagian kerja berdasarkan fungsi.Misalnya di sekretariat terdapat urusan kepegawaian, keuangan, sarpras, dan informasi.

b.      pembagian kerja berdasarkan produksi. Contoh produk kerajinan kulit, produk kerajinan kayu, produk kerajinan rotan, produk kerajinan kertas dsb.

c.       pembagian kerja berdasarkan rangkaian kerja : serial, paralel atau  serentak gabungan keduanya.

·         Pembagian kerja serial misalnya proses kerja layanan perpanjangan dan pembayaran pajak kendaraan bermotor : pendaftaran-pembayaran-pengembalian STNK.

·         Pembagian kerja paralel misalnya pembagian kuliah kelompok A,B,C

·         Pembagian kerja serentak. Semua pekerjaan dilakukan bersamaan, dan proses penyelesaiannya mungkin serial dan atau paralel.

d.      pembagian kerja berdasarkan pelanggan. Contoh di toko sepatu ada pembagian tugas jaga sepatu anak, remaja, dan dewasa, putra, putri.

e.       pembagian kerja berdasarkan jasa. Contoh di perusahaan jasa turis ada pembagian kerja sopir dan guide.

f.        pembagian kerja berdasarkan alat. Contoh di perusahaan jasa kebersihan, masing-masing bagian orang-orang yang bertugas menggunakan alat sesuai kebutuhan. Untuk kebersihan kebun dibutuhkan alat seperti sabit, pacul, sapu, sekop. Untuk kebersihan toilet dibutuhkan alat : cairan pembersih, alat penggosok, cairan pewangi, kain pel dsb.

g.      pembagian kerja berdasarkan wilayah. Contoh perbankan yang melakukan pembagian kerja berdasarkan pada wilayah kecamatan.

h.      pembagian kerja berdasarkan waktu. Contoh pembagian kerja di rumah sakit ataupun pabrik berdasarkan waktu jam kerja pagi, siang, malam.

i.         pembagian kerja berdasarkan jumlah. Contoh pembagian kerja berdasarkan jumlah orang pada kelompok ronda/jaga keamanan. 

5.       Sebutkan beberapa kemungkinan penggolongan tugas dalam organisasi?

Jawab :

Penggolongan tugas yang dapat dilakukan berdasarkan kepentingan atau urgensinya, tingkat kesulitan dan pemakaian waktu, pelaksana, dan macam tugas.

a.      Penggolongan tugas berdasarkan urgensi atau kepentingan :

·         Tugas-tugas yang harus dikerjakan seketika

·         Tugas-tugas yang harus dikerjakan segera

·         Tugas-tugas yang berjangka panjang

b.      Penggolongan tugas berdasarkan tingkat kesulitan dan pemakaian waktu :

·         Tugas yang mudah dikerjakan, dapat dikerjakan dengan cepat

·         Tugas yang lebih sukar dikerjakan, yang membutuhkan waktu lebih lama

·         Tugas yang sulit dikerjakan, lebih ruwet, yang lebih banyak membutuhkan waktu.

c.       Penggolongan tugas berdasarkan pelaksana :

·         Tugas-tugas yang dapat dikerjakan sendiri

·         Tugas-tugas yang dapat dikerjakan bersama dengan bantuan orang lain

·         Tugas-tugas yang dilimpahkan kepada yang lain.

d.      Penggolongan tugas berdasarkan macamnya dan tingkat pelimpahan atau penyediaan waktu:

·         Tugas rutin, yang hendaknya dilimpahkan sebanyak mungkin

·         Pekerjaan khusus yang perlu cepat diselesaikan dan untuk itu harus disediakan waktu

·         Pekerjaan kreatif, yang hendaknya diberi jatah waktu sebagian dalam setiap hari/minggu.

6.       Apa yang dimaksud dengan perhitungan kerja dan apa tujuannya?

Perhitungan kerja adalah cara atau usaha menghitung atau mengukur banyaknya pekerjaan yang dilakukan dan atau waktu kerja pejabat. Tujuannya adalah untuk mengetahui (memonitor) beban kerja harian/mingguan, mengevaluasi pelaksanaan semua aspek kegiatan, dan memperbaiki pembagian kerja dan pelaksanaan pekerjaan. Perhitungan kerja juga berguna untuk mengatur pekerjaan, melakukan penggabungan tugas dan peralatan, pembagian tugas yang adil, menentukan kebutuhan jumlah pegawai, dan mendorong minat kerja.

      7.       Sebutkan langkah-langkah pelaksanaan penilaian pembagian kerja untuk mengetahui    apakah pembagian kerja telah tepat atau belum.

Jawab :

Langkah-langkah penilaian pembagian kerja :

a.      Para pejabat diminta mengisi formulir daftar pekerjaan yang nyata dilakukan pada jam dan hari yang telah ditentukan; tanpa melihat peraturan atau deskripsi tugas.

b.      Pembuatan daftar tugas/rincian tugas berdasarkan daftar pekerjaan.

c.       Pembuatan daftar rincian aktivitas.

d.      Pembuatan daftar pembagian kerja yang berisi rincian aktivitas dari satuan organisasi atau setiap pejabat organisasi.

e.       Menguji daftar pembagian kerja sudah tepat atau belum yang dapat dilihat dari segi penggunaan waktu terbanyak, kesesuaian kemampuan pejabat dengan pekerjaannya, variasi pekerjaan, jumlah pejabat yang terlibat untuk melaksanakan pekerjaan, dan rerata pembagian kerja. 

8.       Apa kegunaan penilaian pembagian kerja?

Jawab:

Penilaian pembagian kerja bermanfaat untuk memperbaiki pembagian kerja sehingga dalam organisasi terjadi pembagian kerja yang adil dan tepat untuk meningkatkan kinerja dan keefektifan pencapaian tujuan.