Tanya Jawab Pengawasan (Controlling)

PENGAWASAN ( CONTROLLING

1.Jelaskan mengapa fungsi   Pengawasan sangat penting dalam organisasi perusahaan ?

Jawab :

Sesuai dengan apa yang telah diketahui bahwa masing-masing fungsi manajemen berhubungan erat satu dengan yang lainnya, dan fungsi yang paling utama adalah perencanaan,kemudian pengorganisasian, pergerakan dan terakhir adalah pengawasan Pengawasan berkaitan erat dengan fungsi perencanaan, boleh dikatakan kedua fungsi ini saling mengisi karena :

1.      Fungsi pengawasan harus terlebih dahulu direncanakan sedangkan pengawasan hanya dapat dilakukan jika ada perencanaan.

2.      Pelaksanaan suatu rencana akan baik jika pengawasan dilaksanakan dengan baik pula.

3.      Tercapai tidaknya suatu rencana akan dapat diketahui setelah pengawasan atau pengukuran dilakukan

2.Jelaskan tentang pengertian fungsi pengawasan/controlling dari para ahli adalah ?

Jawab :

Menurut Earl P. Strong ,Pengawasan adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana.

Menurut Harold Koontz, Pengawasan adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan-perusahaan dapat terselenggara.

Menurut G.R. Terry,Pengawasan dapat dirumuskan sebagai proses penentuan apa yang harus dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan bila perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana, yaitu selaras dengan standar.

Dari definisi-definisi diatas maka pengawasan dapat juga diartikan sebagai satu proses untuk menetapkan, pekerjaan apa yang sudah dilaksanakan, menilainya dan bila perlu mengoreksinya, dengan maksud supaya pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana semula.

3.Jelaskan tentang  Tujuan Pengawasan ?

Jawab :

Tujuan pengawasan adalah mengusahakan agar apa yang direncanakan menjadi kenyataan. Untuk dapat benar-benar merealisasi tujuan utama tersebut, maka pengawasan pada taraf pertama bertujuan agar pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan instruksi yang telah dikeluarkan, dan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan serta kesulitan-kesulitan yang dihadapi dalam pelaksana  rencana berdasarkan penemuan-penemuan tersebut dapat diambil tindakan untuk memperbaikinya, baik pada waktu itu ataupun waktu-waktu yang akan datang.

           

4.Jelaskan tentang Asas-asas Pengawasan/Controlling ?

Jawab :

Harold Koontz dan Cyril O’Donnel menetapkan asas pengawasan sebagai berikut :

1.      Asas tercapainya tujuan (Principle of assurance of objective), pengawasan harus ditujukan kearah tercapainya tujuan, yaitu dengan mengadakan perbaikan (koreks) untuk menghindari penyimpangan-penyimpangan/deviasi  dari perencanaan.

2.      Asas efisiensi pengawasan (principle of efficiency of control). Pengawasan itu efisien bila dapat menghindari deviasi-deviasi dari perencanaan, sehingga tidak menimbulkan hal-hal lain yang diluar dugaan.

3.      Asas tanggung jawab pengawasan (principle of control responsibility). Pengawasan hanya dapat dilaksanakan apabila manager bertanggung jawab penuh terhadap pelaksanaan rencana.

4.      Asas pengawasan terhadap masa depan (principle of future control). Pengawasan yang efektif harus ditujukan kearah pencegahan penyimpangan perencanaan yang akan terjadi baik pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang.

5.      Asas pengawasan langsung (principle of direct control). Teknik kontrol yang paling efektif ialah mengusahakan adanya manager bawahan yang berkualitas baik. Pengawasan itu dilakukan oleh manager atas dasar bahwa manusia itu sering berbuat salah .Cara yang paling tepat untuk menjamin adanya pelaksanaan yang sesuai dengan perencanaan ialah mengusahakan sedapat mungkin para petugas memiliki kualitas yang baik.

6.      Asas refleks perencanaan (principle of replection of plane). Pengawasan harus disusun dengan baik, sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan perencanaan.

7.      Asas penyesuaian dengan organisasi (principle of organizational suitability). Pengawasan harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi. Manager dan bawahannya merupakan sarana untuk melaksanakan rencana. Dengan demikian pengawasan yang efektif harus disesuaikan dengan besarnya wewenang manager, sehingga mencerminkan struktur organisasi.

8.      Asas pengawasan individual (principle of individuality of control). Pengawasan harus sesuai dengan kebutuhan manager. Teknik kontrol harus ditunjukan terhadap kebutuhan-kebutuhan akan informasi setiap manager. Ruang lingkup informasi yang dibutuhkan itu berbeda satu sama lain, tergantung pada tingkat dan tugas manager.

9.      Asas standar (principle of standard). Control yang efektif dan efisien memerlukan standar yang tepat, yang akan dipergunakan sebagai tolak ukur pelaksanaan dan tujuan yang tercapai.

10.  efektif dan efisien Asas pengawasan terhadap strategis (principle of strategic point control).  Pengawasan yang memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor-faktor yang strategis dalam perusahaan.

11.  Asas pengecualian (the exception principle). Efisien dalam control membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan terhadapfaktor kekecualian. Kekecualian ini dapat terjadi dalam keadaan tertentu ketika situasi berubah/atau tidak sama.

12.  Asas pengawasan fleksibel (principle of flexibility of control). Pengawasan harus luwes untuk menghindarkan kegagalan pelaksanaan rencana.

13.  Asas peninjauan kembali (principle of review). Sistem kontrol harus ditinjau berkali-kali agar sistem yang digunakan berguna untuk mencapai tujuan.

14.  Asas tindakan (principle of action). Pengawasan dapat dilakukan apabila ada ukuran-ukuran untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan rencana, organisasi, staffing dan directing.

5.Jelaskan tentang  Jenis Pengawasan Produksi berdasarkan bagian yang akan diawasi ?

Jawab :

Pengawasan produksi (Production control). Yaitu pengawasan yang difokuskan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang dihasilkan, apakah sesuai dengan target yang telah ditetapkan..Pengawasan keuangan (Financial control). Pengawasan ini ditujukan kepada hal-hal yang menyangkut keuangan, tentang pemasukan dan pengeluaran, biaya-biaya perusahaan termasuk pengendalian anggaran.

6.Jelaskan tentang Pengawasan pegawai (Personal control). ?

Jawab :

Pengawasan pegawai adalah  Pengawasan yang ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan pegawai, apakah pegawai bekerja sesuai dengan perintah, rencana, tata kerja, absensi pegawai dan lain-lain.

7.Jelaskan tentang Pengawasan waktu (Time control). ?

Jawab :

Pengawasan ini ditujukan kepada penggunaan waktu, artinya apakah waktu untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai atau tidak dengan rencana , yang telah ditetapkan.

8.Jelaskan tentang Pengawasan kebijaksanaan (Policy control). ?

Jawab :

Pengawasan ini ditujukan untuk mengetahui dan menilai apakah kebijaksanaan organisasi telah dilaksanakan sesuai dengan yang digariskan atau tidak.

9.Jelaskan tentang Pengawasan teknis (Technical control) dan pengawasan Penjualan ?

Jawab :

 Pengawasan teknis adalah pengawasan yang ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik, yang berhubungan dengan tindakan dan teknis pelaksanaan.

Sedangkan Pengawasan penjualan (Sales control).adalah Pengawasan pengendalian    yang  ditujukan untuk mengetahui apakah produksi yang dihasilkan terjual sesuai rencana yang ditentukan.

10.Jelaskan pengertian pengawasan berdasarkan Sifat dan Waktu Pengawasan ?

Jawab :

Sifat dan waktu pengawasan dibedakan atas :

1.      Preventive control : Pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dikerjakan dengan maksud supaya tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan. Hal ini bisa dilakukan dengan menggunakan beberapa cara yaitu :

1. Membuat peraturan-peraturan yang berhubungan dengan tata cara suatu kegiatan atau dibuat  tata tertib.
2. Membuat pedoman kerja.
3. Menetapkan sanksi-sanksi terhadap pembuat kesalahan.
4. Menentukan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab.
5. Mengorganisasikan segala macam kegiatan.
6. Menentukan sistem koordinasi dan pelaporan dan pemeriksaan.

2.      Represif control : Pengawasan yang dilakukan setelah terjadi penyimpangan/kesalahan dalam pelaksanaan kegiatan, dengan maksud agar tidak terjadi pengulangan kesalahan, sehingga sasaran yang akan direncanakan dapat tercapai. Hal ini bisa dilakukan dengan cara-cara berikut :

1. Membandingkan antara hasil-hasil kegiatan dengan rencana yang telah ditentukan.
2. Mencari penyebab-penyebab terjadinya penyimpangan, kemudian mencari jalan keluarnya.
3. Memberikan penilaian terhadap hasil kegiatan, termasuk kegiatan para penanggung jawab.
4. Melaksanakan sanksi yang telah ditentukan terhadap pembuat kesalahan.
5. Menilai kembali prosedur-prosedur yang telah ditentukan.
6. Mengecek laporan-laporan yang dibuat oleh para petugas pelaksana.

3.      Pengawasan yang dilakukan ditengah proses penyimpangan terjadi

4.      Pengawasan berkala ialah pengawasan yang dilakukan secara berkala sebulan sekali atau satu kuartal sekali atau satu tahun sekali.

5.      Pengawasan mendadak ialah pengawasan dilakukan secara mendadak.

11.Jelaskan tentang Cara-cara Pengawasan ?

Jawab :

Seorang manager harus bisa memastikan bahwa semua fungsi manajemen dapat terlaksana dengan baik. Hal ini dapat diketahui melalui proses pengawasan.atau cara2 pengawasan sebagai berkut :

1.      Pengawasan langsung (Pengawasan Pribadi)

2.      Pengawasan tidak langsung secara lisan

3.       Pengawasan tidak langsung secara tertulis

4.      Pengawasan berdasarkan kekecualian.

12.Jelaskan apa yang dimaksud dengan Pengawasan Langsung ?

Jawab :

Pengawasan langsung ialah pengawasan yang dilakukan secara langsung oleh seorang manajer secara pribadi sehingga dapat dilihat sendiri. bagaimana hasil-hasil pekerjaan bawahannya apakah sesuai dengan yang dikehendaki atau tidak.

Pengawasan langsung ini dapat dilakukan dengan cara inspeksi langsung, observasi ditempat (on the spot observation) dan laporan ditempat (on the spot report).

Manager yang mempunyai tugas komplek tidak mungkin melakukan pengawasan langsung sebanyak mungkin, maka untuk tugas pengawasan ini biasanya dilakukan dengan tidak langsung.

13.Jelaskan apa yang dimaksud dengan Pengawasan tidak langsung secara lisan ?

Jawab :

Pengawasan tidak langsung secara lisan

Cara ini dilakukan dengan wawancara yang ditujukan kepada orang-orang atau golongan tertentu yang dapat memberikan gambaran dari hal-hal yang ingin diketahui, terutama tentang hasil yang sesungguhnya (actual result) yang dicapai oleh bawahannya. Dengan cara ini kedua belah pihak sama-sama aktif, bawahan memberikan laporan tentang hasil pekerjaannya, dan atasan dapat menanyakan lebih lanjut untuk memperoleh fakta-fakta yang diperlukan.

14.Jelaskan apa yang dimaksud dengan Pengawasan tidak langsung secara tertulis ?

Jawab :

Pengawasan melalui laporan tertulis (written report) adalah merupakan suatu pertanggung jawaban kepada atasan mengenai pekerjaan yang dilaksanakannya, sesuai dengan instruksi dan tugas-tugas yang diberikan kepadanya. Dengan laporan tertulis ini maka atasan dapat mengetahui apakah bawahan-bawahannya melaksanakan tugas-tugas yang diberikannya.

15.Jelaskan apa yang dimaksud dengan Pengawasan berdasarkan kekecualian.?

Jawab :

Pengawasan berdasarkan kekecualian adalah sistem pengawasan dimana pengawasan itu ditunjukkan kepada soal-soal kekecualian. Pengawasan dilakukan bila diterima laporan yang menunjukkan adnaya peristiwa-peristiwa yang dianggap istimewa.

16.Apa yang saudara ketahui tentang Proses Pengawasan (Controlling Process)?

Jawab :

Dalam             melaksanakan tugas tertentu selalu ada tahap-tahap pelaksanaannya, walaupun tugas itu sederhana. Demikian halnya dalam pengawasan (Controlling) ada lima tahap/langkah yang perlu diperhatikan :

1.Menetapkan Standar

2.Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

3. Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

4. Perbandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan

17.Jelaskan apa yang dimaksud dengan Menetapkan Standar ?

Jawab :

Penetapan Standar, adalah Tahap pertama dalam pengawasan adalah penetapan standar pelaksanaan. Standar mengandung arti sebagai suatu alasan engukuran yang dapat digunakan sebagai “Patokan” untuk penilaian hasil-hasil. Tujuan, sasaran, quota,  dan target pelaksanaan dapat digunakan sebagai standar. Bentuk standar yang lebih khusus antara lain target penjualan, anggaran, bagian pasar, margin keuntungan, keselamatan kerja dan sasaran produksi.

18.Jelaskan apa yang dimaksud dengan  Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan ?

Jawab :

Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan .Penetapan standar adalah sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap kedua dalam pengawasan adalah : menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat misalnya berapa kali pelaksanaan seharusnya diukur – setiap jam, harian, mingguan, bulanan. Dalam bentuk apa pengukuran akan dilakukan, – laporan tertulis, inspeksi visual melalui telepon, siapa yang akan terlibat – manager, staff departemen. Pengukuran ini sebaiknya mudah dilaksanakan dan tidak mahal, serta dapat diterangkan kepada para karyawan.

19.Jelaskan apa yang dimaksud dengan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan ?

Jawab :

Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan . Setelah frekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan, pengukuran pelaksanaan dilakukan berulang-ulang dan terus menerus. Ada berbagai cara untuk melaksanakan pengukuran yaitu :

1.      Pengamatan (observasi)

2.      Laporan-laporan baik lisan dan tertulis

3.      Metoda-metoda otomatis

4.      Inspeksi, pengujian (test) atau dengan pengambilan sample.

Banyak perusahaan sekarang mempergunakan pemeriksa intern (internal Auditor) sebagai pelaksana pengukuran.

20.Jelaskan apa yang dimaksud dengan  Perbandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan?

Jawab :

 Perbandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan . Tahap kritis dari proses pengawasan adalah perbandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan. Walaupun tahap ini paling mudah dilakukan, tetapi kompleksitas dapat terjadi pada saat menginterprestasikan adanya penyimpangan (deviasi).

Penyimpangan-penyimpangan harus dianalisa untuk menentukan mengapa standar tidak dapat dicapai, dan apabila penyebab-penyebab penyimpangan-penyimpangan diketahui, maka harus diambil tindakan perbaikan.

21.Jelaskan apa yang dimaksud dengan Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan ?

Jawab :

Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan .Bila hasil analisa menunjukan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil. Tindakan koreksi dapat diambil dalam berbagai bentuk. Standar mungkin diubah, pelaksanaan diperbaiki, atau keduanya dilakukan bersamaan. Ada beberapa tindakan koreksi :

1.      Mengubah standar mula-mula (barangkali terlalu tinggi atau rendah).

2.      Mengubah pengukuran pelaksanaan atau infeksi terlalu sering frekwensinya atau kurang atau bahkan mengganti sistem pengukuran itu sendiri.

3.      Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterprestasikan penyimpangan-penyimpangan.