ACTUATING - PENGGERAKAN

PENGGERAKAN (ACTUATING)

1.      Apa yang dimaksud dengan fungsi penggerakan ?

Jawab :

Dimaksud dengan fungsi penggerakan (actuating) ada mendorong  semangat kerja bawahan, mengarahkan (directing) aktivitas bawahan, mengkoordinasikan berbagai aktivitas bawahan menjadi aktivitas yang kompak/sinkron, sehingga semua aktivitas bawahan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Apabila dalam   pelaksanaan   fungsi penggerakan ini timbul persoalan, keraguraguan atau pertentangan maka menjadi tugas manajer untuk mengambil keputusan penyelesaiannya.

2.      Jadi, aktivitas apa saja yang yang dilakukan manajer dalam pelaksanaan fungsi penggerakan ?

Jawab :

Aktivitas   dalam   penggerakan   dapat   dibedakan 4 menjadi :

a.      Pengarahan (directing)

b.      Pengkoordinasian (coordinating)

c.       Pengambilan keputusan (decision making).

3.      Meliputi kegiatan apa sajakah kegiatan pengarahan itu ?

Jawab :

Kegiatan pengarahan dapat meliputi kegiatan-kegiatan:

a.      Membangkitkan dan memelihara semangat kerja bawahan.

b.      Memberikan  perintah-perintah  atau  penugasan-penugasan

c.       Memberikan bimbingan, petunjuk,  tuntunan  dan pembinaan bawahan.

4.      Apa tujuan dari pembangkitan  dan pemeliharaan semangat kerja bawahan ?

Jawab :

Tujuannya adaiah untuk menimbulkan dan membentuk semangat kerja-sama (cooperation) yang baik diantara bawahan. Semangat kerja sama yang terbina baik, merupakan syarat untuk menggerakkan aktivitas-aktivitas bawahan menuju pencapaian tujuan.

5.      Bagaimana caranya membangkitkan dan memelihara semangat kerja sama tersebut ?

Jawab :

Caranya dengan memberi motivasi kepada bawahan; meningkatkan kemampuan kerja bawahan dan memberikan penjelasan kepada bawahan tentang persepsi peranan bawahan dalam organisasi pencapaian tujuan.

6.      Apa sebutan lain dari motivasi ini ?

Jawab :

Sebutan lainnya yang banyak dipergunakan adalah kebutuhan (need), desakan (urge), keinginan (wish), dorongan (drive).

7.      Apa yang dimaksud dengan motivasi ?

Jawab :

Motivasi adalah kegiatan yang ditujukan untuk menyalurkan dan memelihara perilaku manusia pada pola tertentu yang diinginkan dalam usaha mencapai tujuan, bersama.

8.      Bagaimana cara memotivasi seseorang itu ?

Jawab :

Ada tiga pendekatan  cara memotivasi  ini.  Ketiga pendekatan itu adalah:

a.      Pendekatan Klasik. Pendekatan Klasik memotivasi seseorang melalui slogan "lebih banyak bekerja, lebih banyak pendapatan". Berdasarkan slogan ini maka 2 pekerja dimotivasi melalui penggunaan atau penge-trapan sistem upah insentif. Bagi mereka yang lebih banyak hasil kerjanya, diberi +  insentif.

b.      Pendekatan Hubungan Manusiawi.

Pendekatan ini berpangkal pada pengertian bahwa manusia akan mau bekerja lebih baik, jika kebutuhan-kebutuhan sosial mereka terpenuhi.

Berangkat pada pendapat ini, maka cara memori­sevasi seseorang dapat dilakukan dengan memberikan kebebasan kepada bawahan untuk ikut mengambil keputusan. Dengan diberi kebebasan untuk ₍turut serta dalam memutuskan, maka kebutuhan sosial dan kebutuhan untuk mengaktualisasi diri dapat ter­penuhi, dan hal ini akan mendorong mereka untuk lebih berprestasi.

c.       Pendekatan Sumber Daya Manusia.

Menurut pendekatan ini, pada dasamya manusia menyukai akan prestasi yang lebih baik. Berdasarkan pada pengertian ini, maka cara memotivasi bawahan dapat dilakukan dengan cara memberikan tanggung-jawab yang lebih besar untuk pembuatan keputusan dan pelaksanaan pekerjaan.

9.      Sebutkan macam-macam teori motivasi !

Jawab :

Macam-macam teori motivasi :

a.      Content theory, yang menjelaskan tentang "apa" dari motivasi,

b.      Process theory, yang menjelaskan "bagaimana" dari motivasi,

c.       Reinforcement theory, yang menjelaskan tentang bagaimana perilaku dipelajari.

10.  Sebutkan alat-alat untuk memotivasi seseorang ! 
Jawab :

 Alat-alat motivasi, meliputi  :

a.      Penghargaan terhadap pekerjaan yang dilakukan.

b.      Pemberian Informasi.

c.       Pemberian perhatian yang tulus kepada karyawan sebagai seorang individu.

d.      Mempersaingkan seseorang dengan orang lain,

e.      Memberikan kesempatan berpartisipasi.

f.        Memberikan tantangan guna memperoleh kebanggaan.

g.      Memberikan insentif uang.

11.  Apa yang dimaksud dengan teori "X" dalam kaitan dengan motivasi ini ?

Jawab :

Teori "X" berpendapat, bahwa pada dasarnya manusia itu malas, dan memandang kerja adalah sesuatu yang tidak menyenangkan. Karena itu untuk memotivasi seseorang agar mau bekerja dengan lebih baik, perlu diberikan pengawasan yang ketat dan sangsi yang berat.

12.  Apa yang dimaksud dengan teori "Y" dalam kaitan dengan motivasi ini ?

Jawab :

Teori "Y" berpendapat bahwa kerja adalah kewajiban manusia, dan kerja adalah sesuatu yang biasa atau wajar, bukan suatu yang istimewa bagi manusia. Karena itu untuk memotivasi seseorang cukup dengan memberi­kan tanggung-jawab, dibuatkan sistem dan prosedur kerja yang jelas.

13.  Salah satu kegiatan pengarahan adalah memberikan perintah. Jelaskan tujuan pemberian perintah ini !

Jawab :

Tujuan pemberian perintah adalah   :

a.      Untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahan.

b.      Untuk  menciptakan  hubungan yang  baik  antara atasan dan bawahan.

c.       Untuk memberikan pendidikan pada bawahan.

d.      Untuk merealisir tujuan.

14.  Apa arti perintah itu ? 

Jawab :

Perintah adalah suatu instruksi resmi dari seorang atasan kepada bawahan untuk mengerjakan sesuatu, atau untuk tidak mengerjakan sesuatu, guna merealisasikan tujuan.

15.  Sebutkan jenis-jenis perintah itu !

Jawab :

Jenis-jenis perintah meliputi :

a.      Perintah lisan

b.      Perintah tertulis.

16.  Kapan perintah lisan dipergunakan ?

Jawab :

Perintah lisan dipergunakan apabila :

a.      Tugas yang diberikan sederhana

b.      Dalam keadaan darurat

c.       Tugas yang diberikan merupakan tugas rutin

d.      Waktu pengerjaan perintah adalah singkat

e.      Resiko kesalahan kecil

f.        Untuk menjelaskan perintah tertulis

g.      Bawahan buta huruf.

17.  Kapan perintah tertulis dipergunakan ?

Jawab :

Perintah tertulis dipergunakan dalam hal :

a.      Pekerjaan komplek

b.      Penerima perintah berada di tempat lain

c.       Untuk orang-orang pelupa

d.      Untuk pekerjaan yang sifatnya berurutan

e.      Risiko dari pelaksanaan perintah besar

18.  Sebutkan prinsip-prinsip perintah yang baik !

Jawab :

Prinsip-prinsipnya :

a.      Perintah harus jelas

b.      Perintah diberikan satu per satu

c.       Perintah harus positif

d.      Perintah harus diberikan pada orang yang tepat

e.      Perintah harus dihubungkan dengan motivasi

f.        Perintah merupakan aspek komunikasi, jadi perintah harus memperhatikan pelaksanaan aspek hubungan manusiawi.

19.  Apa yang dimaksud dengan aspek hubungan manusiawi ini (aspek Human Relations) ?

Jawab :

Aspek human-relations, meliputi perigertian :

a.      Setiap orang adalah individu yang berbeda, sehingga dalam menghadapinya harus berbeda pula.

b.      Setiap orang memiliki harga diri yang berbeda, se­hingga dalam berkomunikasi tidak boleh menying-gung harga diri mereka.

c.       Setiap orang memiliki motivasi yang berbeda, karena itu pemberian motivasi tidak boleh sama untuk setiap orang.

d.      Setiap orang memiliki kepentingan timbal balik, se­hingga dalam komunikasi harus diarahkan pada terciptanya kerja sama yang komplek.

20.  Salah satu kegiatan pengarahan adalah memberikan bimbingan, petunjuk, tuntunan dan pembinaan bawahan. Apa yang harus dilakukan oleh atasan dalam melaksanakan usaha tersebut ?

Jawab :

Yang harus dilakukan adalah :

a.      Menguasai pekerjaan bawahan, sehingga dapat memberikan petunjuk-petunjuk dan pembinaan apabila bawahan  mendapatkan kesukaran dalam pelaksanaan tugasnya.

b.      Mengetahui motivasi bawahannya, sehingga dapat dijadikan alat pembinaan bawahan.

c.       Berilah kesempatan bawahan bertemu dengan atasan, agar bawahan dapat berpartisipasi dalam pengambilan keputusan.

d.      Kalau bawahan berbuat salah, tunjukkanlah kesalahan itu dan berilah kesempatan untuk memperbaikinya.

e.      Berilah kesempatan kepada bawahan untuk meng-; ikuti latihan, kursus-kursus melakukan penelitian, studi banding, memperoleh bacaan yang berguna, mengikuti pertemuan ilmiah dan lain-lain.

f.        Berilah bawahan wewenang dan tanggung-jawab agar kepribadian bawahan semakin masak dan siap menerima tugas yang lebih berat.

21.  Komunikasi memegang peranan sangat penting bagi kegiatan koordinasi.

Banyak kegagalan-kegagalan  koordinasi  karena penyebab komunikasi. Apa arti komunikasi itu ?

Jawab :

Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang kepada orang lain.

22.  Sebutkan tahap-tahap proses komunikasi tersebut !

Jawab :

Tahap-tahap proses komunikasi yaitu :

a.      Tahap pencetusan ide (ideasi)

b.      Tahap  perumusan  ide  ke  dalam  simbul-simbul (enconding), yang dapat berupa gerakan, gambar-gambar, tulisan, kata-kata dan lain-lain.

c.       Tahap pengiriman simbul-simbul ide, melalui alat-alat komunikasi seperti percakapan, surat, telepon, telegram, telex dan lain-lain.

d.      Tahap penerimaan simbul-simbul ide.

e.      Tahap menganalisis atau menguraikan simbul-simbul ide (decoding)

f.        Tahap pemberian respon atau jawaban atas ide yang diterima dari pihak lain.

23.  Kapan komunikasi dikatakan berhasil ?

Jawab :

Komunikasi berhasil, apabila ide dan responnya sama.

24.  Sebutkan faktor-faktor yang berpengaruh dalam proses komu­nikasi ini ! Jawab :

Faktor-faktor yang berpengaruh dalam proses komuni­kasi, meliputi :                          

a.      Faktor persepsi

b.      Faktor pendengaran.

25.  Jelaskan tentang faktor persepsi ini !

Jawab :

Persepsi adalah suatu proses pemahaman atas peristiwa-peristiwa dan memasukan pengertian-pengertian ke dalam pengalaman seseorang. Apabila seseorahg yang terlibat dalam komunikasi mengalami hambatan per­sepsi, maka bisa terjadi apa yang disebut "miskomunikasi".

26.  Jelaskan tentang faktor pendengaran dalam komunikasi !

Jawab :

Mendengarkan adalah usaha memperoleh kesadaran melalui indera pendengaran. Dengan pendengaran berarti pemberian perhatian atas peran komunikasi. Apabila faktor ini menerima hambatan, maka komunikasi dapat mengalami kegagalan.

27.  Sebutkan macam-macam komunikasi !

Jawab :

Macam komunikasi dapat dibedakan :

a.      Komunikasi lisan dan tertulis

b.      Komunikasi verbal dan non verbal

c.       Komunikasi ke bawah, ke atas dan menyamping

d.      Komunikasi formal dan informal

e.      Komunikasi satu arah dan dua arah.

28.  Sebutkan macam-macam hambatan dalam komunikasi !    

Jawab :

Macam-macam hambatan dalam komunikasi :

a.      Hambatan teknis

b.      Hambatan semantik

c.       Hambatan manusiawi

29.  Sebutkan macam-macam hambatan teknis !

Jawab :

 Macam-macam hambatan teknis :

a.      Keterbatasan fasilitas dan peralatan

b.      Tidak adanya reneana atau prosedur kerja yang jelas

c.       Kurang penerangan/penjelasan

d.      Kurang ketrampilan membaca (memahami apa yang tersirat dalam apa yang tersurat) ;

e.      Kesalahan memilih media komunikasi.

30.  Apa yang dimaksud dengan hambatan semantik?

Jawab :

Yaitu hambatan komunikasi yang timbul karena pihak-pihak yang berkomunikasi kurang mampu memahami bahasa yang dipergunakan dalam berkomunikasi.

31.  Apa yang dimaksud dengan hambatan manusiawi ?

Jawab :

Yaitu hambatan komunikasi yang timbul karena ada­nya kelemahan pihak-pihak yang berkomunikasi sebagai manusia.

Kelemahan-kelemahan manusia,  seperti emosi, berprasangka buruk, kurang cakap kelemahan pada panca indera dan lain-lain akan menghambat jalannya komu­nikasi tersebut

32.  Adakah hambatan lain dalam berkomunikasi ?

Jawab :

Ada, yaitu hambatan organisasi. Keadaan suatu organisasi, misalnya pertumbuhan organisasi yang amat pesat, dapat menimbulkan hambatan berkomunikasi.

33.  Sebutkan pedoman-pedoman komunikasi yang baik !

Jawab  : 

Pedoman-pedoman komunikasi ialah :

a.      Carilah kejelasan gagasan yang dikomunikasikan

b.      Telitilah tujuan komunikasi tersebut.

c.       Pertimbangkan keadaan phisik pihak-pihak yang berkomunikasi "

d.      Konsultasikan dengan pihak lain dalam merencana-kan komunikasi

e.      Perhatikan penekanan dan ekspresi gagasan yang dikomunikasikan.

f.        Pergunakanlah kesempatan sebaik mungkin untuk memperoleh umpan balik komunikasi

g.      Memonitor komunikasi yang sedang dan sudah berjalan

h.      Komunikasi harus konsisten

i.        Tindakan dan perbuatan yang dilakukan harus di-arahkan pada keberhasilan komunikasi

j.        Jadilah pendengar yang baik, sehingga mengehi ga­gasan yang disampaikan dalam komunikasi.

34.  Kegiatan penggerakan yang lain adalah pengambilan keputusan Apa yang dimaksud dengan pengambilan keputusan itu?

Jawab :

Pengambilan keputusan adalah proses pemilihan alternatif kegiatan yang akan dipergunakan untuk mencapai tujuan,

35.  Sebutkan tahap-tahap proses pengambilan keputusan tersebut!

Jawab :

Proses pengambilan keputusan melalui tahap-tahap :

a.      Identifikasi dan mendiagnose masalah

b.      Mengumpulkan dan menganalisis data

c.       Pengembangan altematif keputusan

d.      Mengevaluasi alternatif keputusan

e.      Pemilihan altematif keputusan terbaik

f.        Menyusun implementasi keputusan

g.      Mengevaluasi hasil-hasil keputusan.

36.  Sebutkan asas-asas di dalam membuat keputusan !

Jawab :

Asas-asas dalam membuat keputusan adalah :

a.      Asas pembatasan, yaitu keputusan dapat dibuat apabila masalahnya dibatasi atau ditentukan terlebih dahulu.

b.      Asas bukti, yaitu keputusan harus dapat dibuktikan pada bukti-bukti atas nama keputusan didasarkan.

c.       Asas identitas, yaitu keputusan harus didasarkan pada identifikasi yang jelas atas fakta-fakta, atas panda ngan, dan atas pandangan dari waktu ke waktu yang berbeda.

37.  Sebutkan petunjuk-petunjuk yang harus diperhatikan dalam membuat keputusan !

Petunjuk-petunjuk tersebut adalah :

a.      Jangan  memandang  keputusan  sebagai  sesuatu yang sulit

b.      Setiap keputusan akan selalu mengandung risiko

c.       Keputusan hendaknya didasarkan pada fakta dan

d.      Jangan mengharapkan terlalu cepat akan kebenaran keputusan,.

38.  Apa syarat seorang manajer agar dapat mengambil keputusan yang tepat?

Jawab :

Syaratnya, manajer tersebut harus cerdas, memiliki pandangan luas, memiliki kemampuan berfikir yang tinggi, dan harus kreatif artinya harus berani mencoba dan menciptakan gagasan-gagasan baru.

39.  Bagaimana cara memiliki kemampuan berfikir kreatif ?

Jawab :

Caranya :

a.      Selalu menambah pengetahuan dan pengalaman

b.      Biasakan menempuh langkah yang berlainan

c.       Sekali-kah menghayal

d.      Biasakan menggolong-golongkan sesuatu

e.      Biasakan merumuskan suatu pengertian

f.        Berfikir dalam dimensi sebanyak mungkin

g.      Berfikirlah dengan metode yang sistematis

h.      Carilah sebab-sebab kesalahan

i.        Biasakan memperhatikan sesuatu secara

j.        Catatlah semua gagasan yang timbul

k.       Punyailah kegemaran yang selalu menimbulkan tantangan untuk berfikir keras.

40.  Jelaskan apa yang dimaksud dengan proses berfikir itu ?

Jawab :

Berfikir adalah  suatu proses pengembangan naluri seseorang dalam upaya memahami sesuatu yang tadinya tidak diketahui atau suatu permasalahan, yang akhirnya orang menjadi tahu, sehingga mampu memecahkan masalah.

41.  Banyak orang berfikir dengan cara yang salah. Menurut Edward de Bono, ada lima cara berfikir yang salah. Sebutkan kelima cara tersebut.

Jawab :

Cara berfikir yang salah, jenisnya :

a.      Gagasan rel tunggal

b.      Kesalahan paling serius

c.       Kesalahan tidak pada tempatnya

d.      Kesalahan tidak terelakkan

e.      Kesalahan yang lolos

42.  Apa yang dimaksud dengan gagasan rel tunggal ?

Jawab :

Gagasan rel tunggal adalah cara berfikir yang hanya mempertimbangkan satu segi saja, sehingga hasilnya tidak memecahkan masalah bahkan menimbulkan masalah baru yang lebih besar. ,

43.  Apa yang dimaksud dengan kesalahan paling serius ?

Jawab :

Suatu cara berfikir tanpa pertimbangan yang serius, bah­kan  sangat meremehkan  persoalannya  atau  terlalu ? menanggap enteng permasalahan yang akan dipecahkannya. Akibatnya sering terjadi kegagalan.

44.  Apa yang dimaksud dengan kesalahan tidak pada tempatnya ?

Jawab :

Suatu cara berfikir yang menggeneralisir permasalahan, atau menganggap semua persoalan dapat dipecahkan dengan cara yang sama. Kenyataannya, setiap per­masalahan memiliki ciri khusus yang berbeda dengan permasalahan lain, walaupun kelihatannya permasa-lahannya itu mirip. Akibatnya sering terjadi kegagalan dalam pemecahan persoalan.

45.  Apa yang dimaksud dengan kesalahan tidak terelakkan ?   

Jawab :

Suatu cara berfikir yang overacting sehingga menimbulkan dampak sampingan yang merugikan.  

46.  Apa yang dimaksud dengan kesalahan yang lolos ?

Jawab :

Suatu cara berfikir yang menimbulkan kegagalan akibat penarikan kesimpulan secara picik.

47.  Menurut de Bono ada empat cara berfikir untuk benar. Sebutkan  keempat cara tersebut.

Jawab :

Ke empat cara tersebut adalah :

a.      Kebenaran emosionai

b.      Kebenaran yang logis

c.       Kebenaran unik

d.      Kebenaran pengenalan

48.  Apa yang dimaksud dengan. kebenaran emosionai itu ?

Jawab :

Suatu cara berfikir yang didasari oleh perasaan emosionalnya. Dari satu sisi cara berfikir ini akan menghasilkan suatu kebenaran, walaupun dari sisi lain kebenaran tersebut sering dipertanyakan. 

49.  Apa yang dimaksud dengan kebenaran logis ?

Jawab :

Suatu cara berfikir yang dilandasi oleh logika, sehingga hasilnya telah dirasakan benar.

50.  Apa yang dimaksud dengan kebenaran unik ?

Jawab :

Suatu cara berfikir yang hasilnya telah dirasa benar berdasarkan pengetahuan yang dimiliki seseorang. Biasanya karena pengetahuan seseorang terbatas, maka sifat kebenarannya cenderung merupakan kebenaran temporer atau kebenaran setempat saja.

51.  Apa yang dimaksud dengan kebenaran pengenalan ?

Jawab :

Suatu cara berfikir yang hasilnya telah dirasa benar berdasarkan hasil pengenalan atau survey yang telah dilakukan sebelumnya.

52.  Bagaimana cara memahami sesuatu itu ?

Jawab :

Caranya adalah :

a.      Amatilah suatu peristiwa atau sesuatu yang akan dipahami. Misal kita menyaksikan seseorang yang mengendarai sepeda motor dengan kecepatan yang melebihi batas yang diijinkan, dengan cara siksak, dan tidak lagi memperhatikan sopan-santun berlalu lintas.

Amatilah peristiwa ini dengan saksama.

b.      b. Dari peristiwa tersebut pilihlah suatu kata atau kalimat yang amat sederhana untuk mencerminkan peristiwa tadi. Misalnya : seorang pelanggar peraturan lalu lintas, atau si syetan jalanan.

c.       Dari kata sederhana tersebut, renungkan kembali, dan pilihlan satu kata yang sudah memiliki pengertian umum untuk memberi nama akan peristiwa tadi. Misalnya, ngebut. Dengan kata ngebut, semua orang akan memiliki pengertian yang sama akan istilah tersebut.

d.      Dengan istilah "ngebut" tadi, cobit diterangkan kembali cara kerjanya, atau proses kegiatan ngebut tadi. Misalnya, ngebut adalah seseorang yang menjalankan kendaraannya dijalan umum melebihi batas kecepatan yang diijinkan.

e.      Setelah itu, cobalah renungkan kembali dan ceritakan  kembali   secara  rinci   atau   detail,   dengan menggunakan berbagai sudut pandang akan peristiwa yang dinamakan ngebut tadi. Contoh : Ngebut, menjalankan kendaraan dengan kecepatan tinggi, tanpa memperhatikan peraturan lalu lintas, dapat menimbulkan bahaya bagi orang lain, juga membahayakan diri sendiri, dibenci oleh masyarakat, suatu perbuatan yang tidak bertanggung jawab, dst. Jika anda dapat menguraikan lebih rinci lagi, berarti anda telah memperoleh pemahaman yang diinginkan.

53.  De Bono juga membedakan dua macam pendekatan dalam ber­fikir, yaitu berfikir vertikal dan berfikir lateral atau horispntal. Apa yang dimaksud dengan kedua istilah tersebut ?

Jawab :

Berfikir vertikal adalah pola berfikir yang mempertimbangkan satu segi saja, tetapi diuraikan secara mendalam. Pada umumnya pola berfikir vertikal memberikan kebenaran untuk pengertian jangka pendek saja. Contoh, dalam peramalan penjualan perusahaan menggunakan data penjualan yang ialu, tanpa memper­timbangkan situasi diluar perusahaan. Berfikir lateral, atau horisontal adalah cara berfikir yang mempertimbangkan banyak segi atau sudut pandang. Contohnya, dalam peramalan penjualan, perusahaan disamping mempertimbangkan penjualan yang lalu, juga mempertimbangkan adanya tambahan penduduk, kenaikkan pendapatan nasional, distribusi pendapatan masyarakat, pola konsumsi masyarakat, munculnya pesaing baru, peraturan pemerintah yang mendukung dan menghambat penjualan dll.