DEPARTEMENISASI

Departemenisasi

1.        Apa yang dimaksud dengan departemenisasi?

Jawab :

Departemenisasi adalah aktivias untuk menyusun satuan-satuan organisasi yang akan diserahi bidang kerja (fungsi) tertentu.

2.       Apa yang dimaksud dengan fungsi?

Fungsi adalah sekelompok aktivitas  sejenis berdasarkan kesamaan sifatnya atau pelaksanaannya.

3.       Apa yang dimaksud organisasi dan satuan organisasi?

Organisasi adalah keseluruhan kesatuan dari berbagai satuan organisasi yang masing-masing mempunyai fungsi sendiri tetapi saling bekerjasama untuk mencapai tujuan yang satu/sama.

Satuan organisasi adalah unit kerja (divisi, departemen) yang ada dalam suatu organisasi yang mempunyai fungsi tertentu.

4.       Sebutkan dan uraikan macam-macam satuan organisasi berdasarkan kedudukannya dalam struktur organisasi? Berilah contoh

Berdasarkan kedudukannya salam struktur organisasi dapat dibedakan 2 macam satuan organisasi yaitu satuan organisasi utama dan satuan organisasi lanjutan. Satuan organisasi utama adalah satuan-satuan organisasi yang berkedudukan langsung di bawah pucuk pimpinan. Sedangkan satuan organisasi lanjutan adalah satuan-satuan organisasi yang berkedudukan di bawah satuan utama.

·         Contoh pada organisasi kementerian di bawah menteri terdapat satuan utama seperti ditjen, itjen, setjen. Di bawah sekretaris jenderal ada satuan lanjutan biro-biro, dan sebagainya.

·         Contoh pada organisasi pemerintah kabupaten di bawah menteri terdapat dinas, badan, itwilkab, dan setda.Di bawah Setda ada bagian-bagian seperti bagian organisasi dan tata laksana, bagian hukum, bagian perekonomian dsb.

1.      Sebutkan macam-macam satuan organisasi berdasarkan fungsinya? Terangkan apa fungsi dari masing-masing satuan organisasi itu?

Jawab :

Berdasarkan fungsinya satuan-satuan organisasi dapat dikelompokkan sebagai berikut :

a.     Satuan pimpinan adalah pemegang wewenang tertinggi serta penanggungjawab terakhir dari suatu organisasi. Contoh : Rektor, Ketua, Direktur di perguruan tinggi. Presiden, gubernur, bupati, camat, lurah.

b.      Satuan haluan adalah unit organisasi yang melakukan aktivitas untuk menetapkan norma, peraturan, kebijaksanaan serta menampung pendapat masyarakat lingkungannya. Contoh MPR, DPR, Senat.

c.       Satuan operasi adalah unit organisasi yang melakukan aktivitas pokok yang langsung berhubungan dengan tercapainya tujuan organisasi. Contoh : Ditjen, direktorat, bidang, seksi, dinas. Program studi di fakultas atau perguruan tinggi.

d.      Satuan komersial adalah unit organisasi yang melakukan aktivitas pokok yang langsung berhubungan dengan tercapainya tujuan yang pengurusannya mendasarkan pada berbagai asas ekonomi seperti memperhatikan perbandingan permintaan dan penawaran, pencapaian laba dsb. Misalnya bidang pemasaran, divisi kredit.

e.       Satuan penataan adalah unit organisiasi yang melakukan aktivitas untuk membantu berbagai kebutuhan satuan lain agar berjalan lancar. Aktivitas penataan yang dimaksudkan antara lain pembentukan struktur organisasi, penyusunan rencana kerja, adminitrasi sarana prasarana, administrasi keuangan, administrasi kepegawaian, tatausaha, relasi publik, penyempurnaan organisasi dan tata kerja. Termasuk satuan penataan misalnya bagian organisasi dan tatalaksana, badan perencana, bagian sarpras, bagian keuangan, bagian kepegawaian, bagian TU, bagian PR.

f.        Satuan kontrol adalah unit organiisasi yang melakukan aktivitas memeriksa, mengawasi, mencocokkan serta mengusahakan agar pelaksanaan aktivitas satuan lain dapat sesuai dengan perencanaan, peraturan, kebijakan, pedoman, dan berbagai ketentuan lain yang telah ditetapkan sebagai standar kinerja. Contoh satuan kontrol yaitu inspektora jenderal, inspektorat, BPK, BPPK, pusat jaminan mutu, divisi monitoring dan evaluasi (monev).

g.      Satuan konsultasi adalah unit organisasi yang melakukan aktivitas memberikan bantuan keahlian dengan jalan memberikan nasihat, saran, atau pertimbangan tentang masalah tertentu kepada satuan lain. Contoh : staf ahli ekonomi, staf ahli hukum, staf ahli pemerintahan, staf ahli politik, dsb.

2.      Dalam melakukan pembentukan satuan-satuan organisasi pedoman apa saja yang perlu diperhatikan?

Jawab :

Dalam melakukan pembentukan satuan-satuan organisasi berbagai pedoman yang perlu diperhatikan yaitu :

a.     Pengelompokan berdasarkan fungsi

b.      Tercapainya fungsi yang bersatupadu dan lebih sedikit satuan-satuan organisasi kecil-kecil yang berdiri sendiri-sendiri.

c.       Dihindarkan pengembangan struktur organisasi yang tidak efisien

d.      Aktivitas yang telah dilakukan oleh satuan organisasi yang telah ada hendaknya tidak disusun lagi satuan-satuan organisasi padanannya seperti panitia, tim, komite,badan yang dapat menimbulkan satuan organisasi kembar.

e.       Penambahan ataupun pengurangan satuan-satuan organisasi didasarkan volume kerja bukan karena alasan nepotisme.

f.        Satuan-satuan organisasi hendaknya dikelompokkan menurut pembagian fungsi umum dalam organisasi seperti satuan pimpinan, satuan haluan, satuan operasi, satuan komersial, satuan penataan, satuan kontrol, dan satuan konsultasi.

3.            Sebutkan beberapa dasar yang perlu diperhatikan dalam melakukan departemenisasi?

Jawab :

Beberapa dasar yang perlu diperhatikan  dalam melakukan departemenisasi yaitu :

a.      Departemenisasi berdasarkan fungsi atau sekelompok tugas yang tergolong sejenis menurut sifatnya, pelaksanaannya atau pertimbangan lain. Misalnya seksi produksi, seksi pemasaran dan bagian administrasi.

b.      Departemenisasi berdasarkan produk/produksi atau aktivitas menghasilkan jenis barang tertentu misalnya divisi radio, divisi tv, divisi pompa air, divisi kulkas, dsb.

 c.       Departemenisasi berdasarkan rangkaian kerja atau urutan/langkah-langkah pelaksanaan pekerjaan misalnya pada perusahaan furnitur ada seksi pemotongan, pemasangan, pengecatan. Pada perusahaan batik ada bagian pola, batik, pewarnaan, penguapan, dan penyelesaian.

d.      Departemenisasi berdasarkan langganan atau pemberian layanan kepada orang-orang atau organisasi-organisasi tertentu yang datang secara tetap. Misalnya di rumah sakit ada klinik paru-paru, klinik jantung, klinik umum, klinik tulang, klinik mata dsb.

e.       Departemenisasi berdasarkan jasa atau pemberian jasa tertentu seperti di LBH ada divisi hukum pidana, divisi hukum perdata dsb.

f.        Departemenisasi berdasarkan alat kerja misalnya di sekolah atau perguruan tinggi terdapat lab kimia, lab listrik, lab komputer, lab teknologi perkantoran dsb.

g.      Departemenisasi berdasarkan wilayah atau pelayanan daerah tertentu. Misalnya di kepolisian dikenal Polsek di setiap kecamatan, Polres di setiap kabupaten/kota. Di perusahaan perbankan dikenal BRI Unit Mantrijeron, BRI Unit Kasihan dan di kecamatan lainnya, atau Cabang di tingkat Kabupaten/Kota.

h.      Departemenisasi berdasarkan waktu pelaksanaan kegiatan seperti pagi, siang, malam. Pada rumah sakit dan pekerjaan keamanan dilakukan departemenisasi berdasarkan waktu ini.

i.         Departemenisasi berdasarkan jumlah anggota seperti di polisi ataupun tentara dikenal regu, kompi, batalyon, dll.

j.        Departemenisasi satuan organisasi khusus yang berbentuk tim, komisi, komite, satgas, dan panitia.

k.       Departemenisasi matriks yang merupakan perpaduan antara dua unsur yaitu satuan organisasi sumber dan satuan organisasi program yang saling berkaitan. Satuan organisasi sumber adalah unit organisasi yang memiliki susunan atau struktur dan kedudukan yang tetap, serta menguasai tenaga dan fasilitas. Satuan organisasi program selalu mengalami perubahan dari waktu ke waktu karena adanya penambahan ataupun pengurangan program kegiatan.

4.            Apa yang dimaksud satuan-satuan organisasi khusus berikut : tim,   komisi, komite, satgas, dan panitia?

Jawab :

a.      Tim adalah sebutan satuan organisasi yang digunakan untuk melakukan penelitian.

b.      Komisi adalah sebutan satuan organisasi yang mempunyai tugas utama memberi nasihat.

c.       Komite adalah sebutan satuan organisasi yang mempunyai tugas utama melakukan pemeriksaan.

d.      Satgas adalah sebutan satuan organisasi yang mempunyai tugas utama melakukan pekerjaan tertentu yang secara mendesak perlu segera diselesaikan.

e.       Panitia adalah satuan organisasi yang mempunyai tugas utama melakukan tugas di luar tugas-tugas penelitian, pemberian nasihat, pemeriksaan, dan yang mendesak penyelesaiannya.

5.         Apa sifat-sifat satuan organisasi khusus tersebut?

Jawab :

Sifat-sifat satuan-satuan organisasi khusus

a.      Mempunyai tugas utama tertentu.

b.      Sementara

c.       Tugasnya tidak dapat dilakukan oleh satuan organisasi yang sudah ada pada struktur organisasi rutin.

6.      .   Apa keuntungan ataupun kelemahan pembentukan satuan-satuan organisasi khusus itu?

Jawab :

Keuntungan pembentukan satuan-satuan organisasi khusus yang mungkin didapat yaitu :

a.      Tumbuhnya daya kreasi

b.      Memudahkan penyampaian informasi

c.       Menimbulkan  dorongan untuk ikut serta melaksanakan

d.      Mengurangi kekuasaan mutlak dari pimpinan

e.       Tergabungnya berbagai kemampuan

f.        Terkumpulnya kekuatan dan wewenang

g.      Dapat menjauhkan diri dari tindakan khusus

h.      Menghindarkan tanggungjawab tunggal

i.         Sebagai alat koordinasi

j.        Mematangkan nasihat

k.       Semua pihak dapat terwakili.

11. Kelemahan pembentukan satuan-satuan organisasi khusus :

a.      Biaya mahal

b.      Tidak merupakan keputusan terbaik dari pendirian masing-masing anggota

c.       Kadang-kadang tidak tercapai keputusan yang diperlukan karena timbulnya    pertentangan

d.      Tanggungjawab terpecah

e.       Timbulnya tirani (sikap kesewenang-wenangan) minoritas

f.        Mengekalkan diri.

12.   Sebutkan beberapa Pedoman pembentukan satuan-satuan organisasi khusus.

Jawab :

             Beberapa pedoman pembentukan satuan-satuan organisasi khusus :

a.      Tujuan pembentukan harus dirumuskan dengan jelas

b.      Kedudukan tiap satuan khusus harus ditentukan dengan tegas misalnya berada di bawah pucuk pimpinan atau di bawah pimpinan satuan organisasi yang membentuk.

c.       Pemilihan dan pengangkatan para calon anggota berdasarkan kompetensi dan bukan berdasarkan selera dan nepotisme.

d.      Jumlah anggota sebaiknya tidak terlalu banyak sekitar 6-16 orang.

e.       Kepada tiap satuan organisasi khusus diberikan suatu tatakerja agar dapat menjalankan aktivitasnya dengan lancar.

f.        Kepada tiap satuan organisasi khusus diberikan bantuan fasilitas secukupnya

g.      Terhadap satuan organisasi khusus harus dilakukan pengontrolan

h.      Tiap satuan organisasi khusus yang dibentuk harus diwajibkan membuat laporan secara berkala tentang kinerjanya.

i.         Pemilihan ketua berdasarkan kompetensi kepemimpinan : mampu melaksanakan tugas dan membina hubungan kerjasama.

13.   Apa yang dimaksud departemenisasi matrix? Berilah contoh.

Jawab :

Departemenisasi matriks  merupakan perpaduan antara dua unsur yaitu satuan organisasi sumber dan satuan organisasi program yang saling berkaitan. Satuan organisasi sumber adalah unit organisasi yang memiliki susunan atau struktur dan kedudukan yang tetap, serta menguasai tenaga dan fasilitas. Satuan organisasi program selalu mengalami perubahan dari waktu ke waktu karena adanya penambahan ataupun pengurangan program kegiatan. Contoh :  Di Akademi atau Politeknik Direktur  secara tetap membawahi ketua program studi. Dan untuk melakukan pengembangan dosen di program studi direktur menetapkan pimpinan program misalnya untuk pelatihan peningkatan kemampuan mengajar, dan pelatihan peningkatan kompetensi penelitian. Kelompok dosen yang ditunjuk untuk mengurus program pengembangan itu bertanggungjawab kepada kedua atasan yaitu baik kepada kaprodi maupun kepada pimpro.