Tanya jawab Komunikasi

Komunikasi  /Comunication

1.Mengapa Komunikasi penting dalam manajemen ?

Jawab :

Secara umum Komunikasi merupakan hal yang sangat penting terutama dalam semua tingkatan manajemen ,  tetapi komunikasi juga penting secara khususnya  dalam fungsi seorang pemimpin. Komunikasi dapat sebagai penyampaian informasi dari pengirim kepada penerima dimana informasi itu dapat dipahami oleh penerima komunikasi.

2.Apa saja pengertian komunikasi menurut  Harold Koontz dan Cyril O’Donnel ?

Jawab :

Communications is received as the transfer of information from one persons to an other whetter or not it elicits confidence. Bu th3e nformation transferred must be understandable is the receiver.

Komunikasi digambarkan sebagai pemindahan informasi dari seseorang ke orang lain terlepas dari dipercaya atau tidak. Tetapi informasi yang ditransfer tentulah harus dipahami si penerima.

3.Apa saja pengertian komunikasi menurut Drs.H.Malayu S.P. Hasibuan ?

Jawab :

Komunikasi adalah suatu alat untuk menyampaikan perintah,laporan,berita,ide,pesan atau informasi dari komunikator kepada komunikan agar diantara mereka terdapat interaksi.

4.Apa saja pengertian komunikasi menurut R.C. Davis ?

Jawab :

Communication is the phase of the managerial process that transmits ide as from one person to another for use in the performance of managerial function

Komunikasi adalah suatu tahap dari proses kepemimpinan,yang memindahkan ide seseorang ke orang lain untuk digunakan dalam fungsi fungsinya memimpin pekerjaan.

5.Jelaskan Pengertian komunikasi secara umum menurut (Uchyana 1992:3) ?

  Jawab :

Komunikasi dibagi atas :

1)      Pengertian komunikasi secara etimologis

Komunikasi berasal dari bahasa latin Communication, dan bersumber juga dari kata communis yang artinya sama, dalam arti kata sama makna. Jadi komunikasi berlangsung apabila antara orang-orang yang terlibat terdapat kesamaan makna mengenai suatu hal yang dikomunikasikan.

2)      Pengertian komunikasi secara terminologis

Komunikasi yang berarti penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain.

           

6.Jelaskan kesimpulan pengertian Komunikasi ?

Jawab :

Dari beberapa pengertian komunikasi diatas dapat dipahami bahwa komunikasi merupakan suatu proses penyampaian pesan yang dapat berupa ide, informasi, emosi, keterampilan dan sebagainya melalui simbol atau lambang yang dapat menimbulkan efek berupa tingkah laku yang dilakukan dengan menggunakan media-media tertentu.

 Komunikasi membantu perencanaan managerial dilaksanakan dengan efektif, pengorganisasian managerial dilakukan dengan effektif, penggerakan managerial diikuti dengan efektif dan pengawasan diterapkan dengan efektif.

1.      Jelaskan tentang jenis jenis komunikasi dalam manajemen ?

Jawab :

 Dalam melakukan komunikasi dalam manajemen ada beberapa macam diantaranya :

a)      Komunikasi internyaitu komunikasi yang dilakukan dalam organisasi itu sendiri baik antara atasan dengan atasan atau bawahan dengan bawahan atau antara atasan dengan bawahan atau sebaliknya.

b)      Komunikasi Eksternyaitu komunikasi yang dilakukan keluar organisasi.

c)      Komunikasi Horizontal

yaitu komunikasi yang dilakukan baik intern maupun ekstern antar jabatan yang sama.

d)     Komunikasi Vertikalyaitu komunikasi yang dilakukan dalam intern organisasi antara atasan dan bawahan atau sebaliknya dalam suasana formil

2.      Jelaskan tentang Ruang Lingkup   Komunikasi ?

Jawab :

Ruang Lingkup dalam komunikasi ada dua, yaitu :

1.      Public Communication

Public communication adalah komunikasi yang ditujukan untuk masyarakat l luas.

2.      Business Communication

Yang dimaksud dengan business communication adalah komunikasi yang terjadi dalam perusahaan.

3.      Jelaskan tentang Unsur-unsur Komunikasi ?

Jawab :

Unsur unsur Komunikasi adalah :

1.      Komunikator/Pengirim/Giver

Komunikasi dimulai oleh pengirim yang memiliki pikiran atau ide. Pikiran atau ide ini, selanjutnya diolah sedemikian rupa sehingga dapat dimengerti. Komunikator adalah orang yang menjadi sumber berita/informasi dalam komunikasi

2.      Pesan/isi berita/informasi

Adalah sesuatu yang menjadi inti dari komunikasi

3.      Channel/media

Merupakan alat atau media yang akan digunakan dalam berkomunikasi didalam pemilihan media atau alat, komunikator harus selektif agar berita atau informasi yang ingin disampaikan sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Media yang digunakan suatu waktu tertentu terdapat dua atau lebih saluran yang digunakan. Misal pembicaraan lewat telepon kedua pembicara dapat mencapai kesepakatan pokok yang kemudian ditegaskan dalam surat.

4.      Komunikan atau Receiver

Yang dimaksud komunikasi adalah pihak yang menerima informasi atau berita.

5.      Feed Back (Umpan balik)

Umpan balik sangat penting artinya karena kita tidak pernah dapat mengetahui secara pasti apakah suatu pesan telah diolah, disampaikan, diolah kembali oleh penerima dan dipahami. Atau dengan kata lain, feed back merupakan tindakan lanjut dari komunikasi dimana antara pengirim dan penerima terjadi interaksi.

4.      Apa  Fungsi  dari komunikasi  ?

Jawab :

Komunikasi berfungsi sebagai sarana memadukan aktivitas-aktivitas yang terorganisasi dan untuk pengambilan keputusan menyampaikan keputusan dan usaha mengubah sikap.Komunikasi juga dapat dipandang sebagai sarana untuk memodifikasi perilaku, mempengaruhi perubahan, memproduktifkan informasi, dan sarana untuk pencapaian tujuan.

Sehingga, komunikasi merupakan inti dari organisasi dan merupakan proses pokok yang melahirkan semua fungsi lain, baik untuk masalah agama, keluarga, suku bangsa, atau perusahaan.

5.       Jelaskan juga tentang Tujuan Komunikasi ?

Jawab :

Dalam arti secara luas, tujuan dari komunikasi selain untuk menyampaikan ide, gagasan, berita adalah untuk mengadakan perubahan-perubahan, mempengaruhi tindakan dan untuk mencapai kesejahteraan perusahaan, jika kita bicara tujuan komunikasi dalam perusahaan.

Dalam dunia bisnis komunikasi diperlukan untuk informasi tentang harga, kompetisi, teknologi dan keuangan serta aktivitas pemerintah. Informasi ini merupakan dasar bagi pengambilan keputusan yang akan mempengaruhi kualitas, strategi pemasaran, gabungan faktor-faktor produk, dan arus informasi internal.

12.Secara khusus suatu komunikasi sangat diperlukan untuk apa ?

Jawab :

Komunikasi sangat diperlukan untuk :

a.      Menetapkan dan menyebarluaskan tujuan perusahaan,

b.      Menyusun rencana untuk mencapai tujuan,

c.       Mengorganisasi sumber daya manusia dan sumber daya lainnya dengan cara yang paling efektif dan efisien.

d.      Menyeleksi, mengembangkan, dan menilai anggota organisasi,

e.      Memimpin, mengarahkan, memotivasi, dan menciptakan iklim yang menimbulkan keinginan orang untuk memberi kontribusi, dan

f.        Mengendalikan prestasi

Secara grafis menunjukkan bahwa komunikasi tidak hanya untuk memperlancar suatu fungsi manajemen, akan tetapi komunikasi juga menghubungkan perusahaan dengan lingkungan eksternal dengan melalui pertukaran informasi dari para manajer untuk mengetahui kebutuhan-kebutuhan pelanggan, ketersediaan dari rekanan atau suppliers, tuntutan pemegang saham, peraturan-peraturan pemerintah, dan kerisauan dari masayrakat.

13.Jelaskan tentang Proses Komunikasi    ?

Jawab :

Proses yang terjadi dalam komunikasi secara sederhana dapat digambarkan sebagai berikut :

Gangguan

 

Feed Back

Keterangan :

-          Komunikator mengolah sumber berita dan memahami sumber berita dahulu.

-          Hasil olahan dan pemahaman dari komunikator merupakan isi dari komunikasi.

-          Komunikator memilih media atau sarana yang tepat untuk menyampaikan isi berita atau informasi.

-          Komunikator menerima pesan, isi, informasi dari komunikator. Informasi yang diperoleh oleh komunikator diolah dan dipahami.

-          Hasil olahan dan pemahaman komunikan akan ditindak lanjuti oleh komunikator dan komunikan itu sendiri dengan adanya komunikasi balik.

-          Gangguan dalam proses komunikasi akan dibahas dalam bahasan berikutnya.

1.         Jelaskan tentang Jenis Komunikasi tertulis?

Jawab :

Komunikasi tertulis mempunyai kelebihan karena menyediakan catatan, referensi, dan bukti hukum. Komunikator mempersiapkan informasi dengan seksama dan menyampaikan informasi itu kepada jumlah komunikan dengan cara mengirimkan pers secara masal.Adapun kelebihan komunikasi tertulis adalah sebagai berikut :

a.      Ketepatan

Sebelum komunikasi tersebut disampaikan, komunikasi tersebut harus telah diteliti lebih dahulu.

b.      Kelanggengan

Dengan komunikasi tertulis, keutuhan dan kelanggengan komunikasi dapat terjaga.

c.       Komunikasi ulangan dapat diperbanyak secara tepat dan cepat

Jika komunikasi tertulis tidak bisa dimengerti secara jelas oleh komunikan kita dapat mengadakan komunikasi ulangan tanpa banyak memakan waktu.

d.      Daya peringatan tinggi

e.      Menciptakan keseragaman kebijaksanaan

Dengan adanya komunikasi tertulis maka akan tercipta keseragaman, kebijaksanaan.

15 Jelaskan tentang  Kekurangan pokok dari komunikasi tertulis  ?

     Jawab :

Kekurangan pokok tertulis dari komunikasi :

a.      Kebijaksanaan yang bersifat rahasia dapat jatuh ke alamat yang salah.

b.      Komunikasi yang telah beredar tidak memperhitungkan kemampuan baca masing-masing pembacanya.

c.       Umpan balik lebih sulit dan tertangguhkan.

16.Jelaskan tentang Pedoman yang disarankan Keith Davis untuk meningkatkan aktivitas komunikasi tertulis !!

Jawab  :

1.      Gunakan kata-kata dan ungkapan yang sederhana.

2.      Gunakan kata-kata singkat yang telah dikenal luas

3.      Gunakan kalimat dan paragraf pendek

4.      Gunakan kata sifat dengan hemat.

5.      Ungkapkan pikiran secara logis dan langsung.

6.      Hindari kata-kata yang tidak perlu

17.Jelaskan tentang Komunikasi Lisan ?

     Jawab :

Komunikasi lisan dapat berbentuk pertemuan tatap muka antara dua orang atau seorang yang berpidato dihadapan banyak orang, atau dapat juga bersifat formal dan informal, dan boleh jadi telah direncanakan atau kebetulan.

1.      Jelaskan kelebihan dari komunikasi lisan ?

Jawab :

Adapun kelebihan dari komunikasi lisan sebagai berikut :

-          Memberi kesempatan pertukaran informasi dengan cepat dan dengan balikan yang segera.

-          Orang-orang dapat mengajukan pertanyaan-pertanyaan dan memperjelas hal-hal yang diperlukan.

-          Dalam informasi tatap muka, efeknya dapat terlihat dengan jelas.

-          Dengan melakukan pertemuan-pertemuan informal atau terencana dapat memberi kontribusi besar untuk pemahaman isyu-isyu yang timbul

18.Jelaskan pula tentang Sedang kelemahan dari komunikasi lisan ?

Jawab :

Kelemahan komunikasi lisan adalah :

1.    Jenis komunikasi lisan tidak selamanya menghemat waktu.

2.    Rapat-rapat tanpa hasil atau tidak ada kesepakatan yang tercapai.

3.    Memerlukan biaya dan waktu yang sedikit.

19.Apa yang disebut dengan Komunikasi Non Verbal ?

     Jawab :

Komunikasi non verbal adalah komunikasi yang tidak disampaikan melalui kata-kata, yang berisi penekanan, pelengkap, bantahan, keteraturan, pengulangan atau pengganti pesan komunikasi.

Penekanan berarti menyorot tajam atau menekankan beberapa bagian pesan. Melengkapi berarti memperkuat sikap atau sifat, membantah berarti menunjukkan perilaku yang tidak mempercayai pesan lisan.

Mengatur berarti mengendalikan atau menunjukan perubahan arah pesan, mengulang berarti mengulangi pernyataan pesan lisan dengan perilaku, mengganti berarti menggantikan pesan lisan dengan pesan tidak tertulis yang memiliki arti serupa.

Maka sangat jelas sekali, komunikasi non verbal mendukung bertolak belakang dengan komunikasi lisan yang kemudian menimbulkan ungkapan bahwa sering berbicara dari pada kata-kata.

2.      Jelaskan tentang arus Komunikasi keatas Dalam Organisasi ? (upward communication)

Jawab :

.

Komunikasi ke atas (upward communication)

Komunikasi ke atas berasal dari bawahan kepada atasan dan berlanjut terus ke atas melalui hirarki organisasi. Tapi terkadang komunikasi keatas sering digunakan untuk sistem pengajuan saran, prosedur banding & keluhan, sistem pengaduan, rapat kelompok, wawancara berhenti kerja.Namun arus komunikasi ini sering terganggu oleh orang-orang dalam mata rantai komunikasi yang menyaring pesan-pesan & tidak menyampaikan semua informasi itu, terutama informasi/berita yang tidak menyenangkan, kepada atasan mereka.

Komunikasi ke atas yang efektif mengharuskan adanya lingkungan dimana bawahan mendapat keleluasaan untuk berkomunikasi.Tanggung jawab untuk menciptakan arus komunikasi ke atas bebas hambatan sebagian besar tergantung pada atasan.

    21.Jelaskan Komunikasi ke bawah  ?

        Jawab :

Komunikasi kebawah mengalir dari orang-orang atas kepada orang-orang tingkat bawah dalam hirarki organisasi. Jenis komunikasi ke bawah dapat kita jumpai dalam organisasi-organisasi yang bersifat autokratis.

Contoh komunikasi lisan ke bawah : instruksi, pidato, penggunaan telpon pengeras suara.

Contoh komunikasi tulisan ke bawah : memorandum, surat, buku pedoman, perangkat surat kabar, jurnal perpustakaan, papan pengumuman, buletin, pernyataan kebijaksanaan.

22.Jelaskan tentang identifikasi 5 jenis komunikasi dari atasan ke bawahan dari Katz & Kahn  ?

Jawab  :

Identifikasi 5 jenis komunikasi dari Katz & Kahn adalah :

a.      Pengarahan untuk melakukan tugas

b.      Informasi untuk memahami hubungan tugas

c.       Prosedur dan informasi tentang praktek perusahaan.

d.      Balikan tentang prestasi bawahan

e.      Informasi tentang tujuan perusahaan

Halangan dalam komunikasi kebawah adalah bahwa informasi sering hilang/rusak pada saat menelusuri garis komando ke bawah. Kebijaksanaan dan prosedur yang ditetapkan pimpinan tidak menjamin komunikasi. Banyak pengarahan yang tidak dipahami atau tidak dibaca.

Konsekwensi sistem umpan balik (feed back) merupakan hal yang penting untuk mengetahui apakah informasi telah dipersepsikan sama seperti yang diinginkan pengirim.

23.Apa yang dimaksud dengan Komunikasi Bersilang ?

Jawab :

Komunikasi bersilang mencakup arus informasi horizontal (organisasi-organisasi pada tingkat organisasi yang sama) dan arus informasi diagonal.

Jenis komunikasi ini digunakan untuk mempercepat arus informasi, meningkatkan pemahaman dan mengkoordinasikan upaya-upaya dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

Sebuah studi menunjukan bahwa hanya satu pertiga komunikasi yang diolah para manajer adalah vertikal/kebawah sedang dua pertiganya bersilang yaitu horisontal dan diagonal.

24. Komunikasi bersilang seyogyanya berdasarkan pada pemahaman  .Jelaskan ?

            Jawab :

1.      Hubungan bersilang akan didorong apabila sesuai

2.      Bawahan tidak diperkenankan memberikan keterkaitan (commitment) diluar wewenang mereka

3.      Bawahan perlu memberitahu atasan tentang wewenang mereka

4.      Bawahan perlu memberitahu atasan tentang aktivitas-aktivitas penting antar departemen

3.      Gangguan dalam Berkomunikasi

Gangguan dalam komunikasi adalah hambatan-hambatan yang sering terjadi dalam komunikasi yang pada akhirnya akan mengakibatkan kegagalan dalam komunikasi yaitu pesan yang diterima tidak sesuai dengan pesan yang dikirim.

Gangguan dalam komunikasi bisa terjadi dalam pengiriman, penyampaian pesan, bahkan penerimaan pesan. Gangguan dalam komunikasi secara garis besar dibedakan menjadi  yaitu :

a)      Gangguan fisik (biologis) yaitu gangguan yang disebabkan oleh kurang baiknya pancaindera komunikator/komunikan misalnya penglihatan yang kurang baik dan suara-suara gangguan mesin.

b)      Gangguan psikologis terjadi karena adanya prasangka dan penyimpangan dalam pikiran pengirim atau penerima. Misalnya adanya perbedaan sikap, opini yang bertentangan disebabkan perbedaan status.

c)      Gangguan semantik yaitu kesalahpahaman arti yang dimaksud karena kosa kata yang dipakai tidak memadai, tidak lazim atau penggunaan bahasa teknik atau golongan tertentu.Misalnya bahasa yg berbeda.

d)      Gangguan teknis, adalah gangguan yang disebabkan oleh alat alat teknis yang dipergunakan untuk berkomunikasi, kurang baik. Misalnya telephone, jaringan internet dan sebagainya.

e)      Gangguan kemampuan, adalah hambatan yang disebabkan komunikasi kurang mampu menangkap dan menafsirkan pesan komunikasi, sehingga terjadi salah penafsiran

4.      Apa saja hambatan dalam komunikasi organisasi ?

Jawab :

Hambatan dalam komunikasi organisasi adalah :

1.      Tingkatan Hirarki

Bahwa setiap tingkatan dalam  menilai komunikasi dapat menambah mengurangi, merubah atau bahkan sama sekali beda dengan aslinya.

2.      Wewenang Manajerial

Seseorang yang mengendalikan orang lain yang akan menimbulkan hambatan terhadap komunikasi. Sering kali atasan merasa tidak dapat sepenuhnya menerima berbagai masalah kondisi/hasil yang dapat membuat mereka tampak lemah.

3.      Spesialisasi

Perbedaan fungsi, kepentingan & istilah-istilah pekerjaan dapat membuat orang-orang merasa bahwa mereka hidup dalam dunia yang berbeda. Sehingga hal tersebut menghalangi perasaan masyarakat, sulit memahami, memberi dan mendorong terjadinya kesalahan-kesalahan.

5.      Jelaskan apa saja Hambatan Komunikasi Antar Pribadi ?

Jawab :

Hambatan komunikasi antar pribadi adalah

1.      Persepsi Selektif

Tiga aspek hambatan persepsi :

a.      Penerima akan menanggapi berita berdasarkan pengalaman pribadi dan bagaimana mereka telah belajar untuk menanggapi sesuatu.

b.      Penerima akan menanggapi berita dengan cara menolak setiap perubahan dalam struktur kepribadian yang kuat. Berita yang bertentangan dengan keyakinan seseorang cenderung untuk ditolak.

c.       Penerima cenderung mengelompokkan dan menyimpan karakteristik-karakteristik pengalaman mereka sehingga mereka dapat membuat pola-pola menyeluruh.

2.      Status Komunikator

Komunikan cenderung untuk menilai, mempertimbangkan dan membentuk pendapat atas dasar karakteristik pengirim. Kualitas komunikator yang bagus akan mengkomunikasikan kebenaran.

3.      Keadaan membela diri

Perasaan membela diri pada pengirim, penerima berita.

4.      Pendengaran lemah

5.      Ketidaktepatan penggunaan bahasa

Misal, seseorang berkata “kerjakan secepat mungkin” akan menimbulkan persepsi yang berbeda.

24.Ada  beberapa langkah untuk mencegah gagalnya komunikasi. Langkah-langkah ini harus dikerjakan sebelum informasi disampaikan  .Jelaskan?

Jawab :

1.      Pengenalan Pendengar (Audensi)

Mengenali orang-orang yang akan menerima informasi, kita harus tahu karakteristik pendengar agar informasi yang akan kita sampaikan bisa diterima oleh komunikan.

2.      Keselarasan komunikasi

Menjelaskan keselarasan struktur untuk memungkinkan penerimaan maksimal para pendengar. Dalam keselarasan ini kita harus menyelaraskan tingkat informasi dengan kecerdasan, umur, pendidikan.

3.      Mengenali komunikator

Komunikan juga perlu mengenali komunikator karena komunikator yang baik tentu akan menyampaikan kebenaran.

Komunikator yang baik akan ditanggapi dengan baik pula oleh komunikan.

25.Jelaskan tentang Komunikasi yang Efektif ?

Jawab :

Beberapa pendekatan yang dapat digunakan untuk meningkatkan komunikasi, yaitu :

1.      Pengkajian komunikasi

Salah satu cara untuk meningkatkan komunikasi dalam perusahaan, dengan pendekatan makro, yaitu merupakan alat untuk memeriksa kebijaksanaan, jaringan, dan aktivitas komunikasi. Komunikasi organisasi dipandang sekelompok faktor-faktor komunikasi yang berkaitan dengan tujuan komunikasi.

2.      Pedoman dan teknik komunikasi

Pemahaman dasar tentang model proses komunikasi membantu dalam mengidentifikasi unsur-unsur penting dalam proses komunikasi.

26.American Management Associations (AMA), menyusun prinsip-prinsip komunikasi yang disebut “The Ten Commandments of Good Communication”  (Sepuluh  pedoman komunikasi yang baik) Jelaskan !!

Jawab :

1.      Memperjelas ide sebelum dikomunikasikan.

2.      Mengkaji tujuan komunikasi

3.      Pertimbangkan keadaan fisik dari manusia secara keseluruhan, kapan saja komunikasi akan dilakukan.

4.      Komunikasikan dengan pihak-pihak lain bila perlu.

5.      Perhatikan tekanan dana dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar berita selama berkomunikasi.

6.      Ambil kesempatan bila timbul untuk mendapatkan segala sesuatu yang membantu/untuk mendapatkan umpan balik.

7.      Agar efektif, komunikasi memerlukan tindak lanjut.

8.      Komunikasikan pesan-pesan yang memiliki kadar penting jangka pendek dan jangka panjang.

9.      Tindakan harus serasi dan sejalan dengan komunikasi

10.  Jadi pendengar yang baik.