Analisa Kasus (4)

ANALISIS  KASUS :

 Perusahaan  Dashman

Situasi: Perusahaan Dashman, sebuah pabrik peralatan, memiliki lebih dari 20 pabrdk. Tuan Post bertugas sebagai kebebasan un­tuk mengkoordinir kegiatan pembelian perusahaan. Tuan Larson seorang pegawai dengan pengalaman bertahun-tahun dalam perusahaan tsb, merupakan pembantu Tuan Post. Tuan Post mengharuskan persetujuan kantor pusat satu minggu sebelumnya, untuk pembeli an persetujuan kantor pusat satu minggu sebelumnya, untuk pem­belian diatas $10.000. Keputusan ini telah disetujui oleh dewan direksi, maka Tuan Post mengirim surat pada semua direktur pembelian memberitahukan prosedur baru tsb. Tuan Larson menyarankan untuk membicarakan masalah tsb dengan eksekutif pembelian secara pribadi, tetapi Tuan Post mengatakan ia terlalu sibuk. Sebagian besar cabang mengirim surat menyatakan maksud cabang untuk menyetujui dan memuji kebijaksanaan rencana itu. Tetapi, nampaknya cabang tetap menjalankan usaha mereka  seperti biasa.

Masalah: Mengapa perintah Tuan Post diabaikan? Apakah yang tersirat dalam manajemen perusahaan Dashman? Apa yang harus dilakukan sekarang?

Jawaban untuk pertanyaan kasus

1.      Bagaimana anda akan mengevaluasi sasaran (sasaran-sasaran) program pembelian yang baru  itu.

      Titik mulai untuk proses perencanaan adalah penetapan sasaran yang tepat. Seperti yang telah diungkapkan didalam buku, tanpa suatu definisi sasaran yang jelas, usaha organisasi mungkin akan salah arah, salah digunakan, atau keduanya. Kasus tidak menyatakan atau menyiratkan suatu sasaran khusus atau rangkaian sasaran yang harus dicapai proses perencana­an yang baru tersebut. Dalam hal ini program yang baru tersebut sangat kurang. Apabila program pembelian yang baru tersebut dianggap sebagai rencana tetap, kurangnya suatu sasaran masih tetap merupakan kesalahan yang serius. Bahkan peraturan, rencana tetap yang paling khusus, harus dirancang untuk menuntun tindakan kearah sasaran.

2.      Bagaimana Anda akan mengevaluasi proses pengendalian yang ditetapkan oleh tuan Post?

Berdasar pada pernyataan dalam kasus, “hal-hal yang rutin selama waktu itu sedang dijalani. “Hal ini memperlihatkan bahwa proses pengendalian untuk mengamati program pembelian yang baru tersebut tidak berfungsi dengan baik. Karena diketahui bahwa periode waktu dalam masalah merupakan puncak dari musim pembelian dan tuan Post belum menerima perundingan kontrak dari pabrik manapun maka nampaknya kurang proses pengendalian dan oleh karena itu tidak berfungsi untuk mengamati program tersebut.

3.      Mungkinkah persoalan - persoalan dalam hal prosedur pem­belian itu merupakan, gejala dari persoalan yang lebih be sar dari persoalan tersebut?.

      Pertama, nampaknya kurang perencanaan manajemen puncak. penyusutan bahan - bahan baku tersebut seharusnya sudah dapat diketahui lebih awal. Suatu perubahan dalam prosedur pembe­lian yang terlambat dalam permainan tersebut memperlihatkan bahwa perusahaan tersebut lebih menanggapi, ketimbang mengharapkan, perkembangan. Kedua nampak adanya kekurangan koordinasi pabrik bekerja terlalu bebas, dan nampaknya tidak ada keterikatan dengan kantor pusat. Akhirnya manajemen puncak nampaknya telah melepaskan tanggung jawabnya. Tuan Post diberi kebebasan bertindak, walaupun kemampuannya belum diuji. Kenyataan bahwa kantor cabang dengan mudah mengabaikan prosedur baru tersebut memperlihatkan bahwa kantor pusat memiliki wewenang yang kecil.

4.      Apa yang akan anda lakukan bila anda menjadi tuan Post ?

      Tuan Post seharusnya bi-sa bertindak lebih effektif dalam sejumlah cara mendapatkan pedonan yang lebih jelas dari direktur utama: belajar le­bih banyak dari tuan Larson sebelum bertindak; mengikuti nasihat tuan Larson dan membahas perubahan - perubahan secara pribadi dengan setiap eksekutip pabrik; atau mengadakan pertemuan dengan eksekutip pabrik secara pribadi atau dalam kelompok untuk melihat apakah mereka dapat berperan serta dalam mengembangkan saran, perbaikan atau sasaran.

5.      Apa yang akan anda lakukan apabila anda menjadi tuan Larson?.

      Tuan Larson seharusnya dapat, memberitahukan tuan Post bahwa mengirim surat merupakan cara yang  salah.  Jika pendekatan itu tidak berhasil,  tuan Larson dapat meminta ijin dari  tuan Post untuk menulis kembali  surat tersebut untuk membuatnya kurang bernada raengancam.  Atau mengirim  surat itu dengan tanda  tangannya karena ia sudah dikenal oleh manajer cabang. Seorang bawahan harus berusaha membantu bossnya menghindari kesalahan.