Tanya Jawab Penataan Pegawai (Staffing)

STAFFING ( PENGADAAN PEGAWAI)

1.Apakah pengertian Staffing (Penataan Pegawai) dalam suatu organisasi peruJsahaan ?

Jawab :

 Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga petugas memberi daya guna maksimal kepada organisasi.

Staffing dan organizing  erat hubungannya. Organizing yaitu berupa penyusunan wadah legal untuk menampung berbagai kegiatan yang harus dilaksanakan pada suatu organisasi, sedangkan staffing berhubungan dengan penerapan orang-orang yang akan memangku masing-masing jabatan yang ada dalam organisasi tersebut.

2.Sebutkan pengertian Staffing menurut  R. Duane dan J. Clifton (1989;p. 239) ?

Jawab :

Menurut R. Duane dan J. Clifton (1989;p. 239) staffing merupakan proses formal dari memastikan bahwa organisasi mempunyai sumber daya manusia yang memenuhi syarat untuk mendekati tujuan, dan mewakili sumber hidup dari setiap perusahaan.

3.Sebutkan pengertian staffing menurut Jhon (1984) ?

Jawab :

Menurut Jhon (1984) staffing dapat diartikan sebagai suatu proses untuk mengisi pekerjaan dengan orang yang tepat. Hal inimerupakan bagian daritugas manajer organisasi. Dan ini merupakan seni dari penempatan orang-orang yang berijazah atau memenuhi syarat dan antusias ke dalam posisi jabatanpekerjaan yang ditawarkan.

1.      Sebutkan pengertian Staffing menurut  T. Hani Handoko ?

Jawab : 

Menurut T. Hani Handoko (2003 ; 233) penyusunan personalia (staffing) adalah fungsi manajemen yang berkenaan dengan penarikan, penempatan, pemberian latihan, dan pengembangan anggota-anggota organisasi.

2.      Apakah Tahap pertama dari penataan pegawai   dalam suatu perusahaan ?

Jawab :

Tahap pertama nya adalah perencanaan sumberdaya manusia, yang melibatkan perkiraan kebutuhan sumberdaya manusia dan merencanakan langkah-langkah yang harus diambil guna memenuhi kebutuhan hal tersebut.

3.      Jelaskan dan sebutkan perkiraan  Kebutuhan sumberdaya manusia dalam suatu organisasi yang merupakan dasar teknik yang digunakan  itu apa saja ?

Jawab :

1.Inventori Keterampilan Tenaga Kerja (Skill Inventory)

Skill Inventory adalah penyimpanan arsip karyawan yang sangat rinci, seperti tingkat pendidikan, pelatihan, pengalaman, lama kerja, dan demografi personal (umur, jenis kelamin, suku, dan status perkawinan).

2.Analisa Jabatan / Pekerjaan (Job Analysis)

Analisa jabatan dibutuhkan untuk dapat berkinerja dengan baik pada jabatan tersebut, yang mempunyai dua bagian penting yaitu :

1. Deskripsi jabatan/pekerjaan (job description) adalah rincian kerangka dari tugas utama dan tanggung jawab pada suatu jabatan/pekerjaan.
2. Spesifikasi jabatan/pekerjaan (job specification) adalah suatu daftar yang berisi karakteristik personal, keterampilan dan pengalaman yang dibutuhkan seorang pekerja untuk dapat menjalankan tugas dan tanggung jawabnya

4.      Apa yang dimaksud dengan Proses Penyusunan Personalia (Staffing) ?

Jawab :

Proses penyusunan personalia (staffing process) dapat dipandang sebagai serangkaian kegiatan yang dilaksanakan terus menerus untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalian oraganisasi dengan orang-orang yang tepat dalam posisi-posisi tepat dan pada waktu yang tepat.

5.      Jelaskan tentang langkah-langkah dalam proses penyusunan pesonalia  tersebut ?

Jawab :

1.      Perencanaan sumber daya manusia

2.      Penarikan Pegawai

3.      Seleksi

4.      Pengenalan dan orientasi pegawai.

5.      Latihan dan pengembangan

6.      Penilaian pelaksanaan kerja

7.      Pemberian jasa dan penghargaan

9.Jelaskan tentang  Perencanaan Sumber Daya Manusia dalam suatu perusahaan ?

 Jawab :

Perencanaan sumber daya manusia adalah mencakup semua kegiatan yang dibutuhkan untuk menyediakan tipe dan jumlah karyawan secara tepat dalam pencapaian tujuan organisasi. Ada tiga bagian perencanaan personalia yang dibutuhkan :

1). Penentuan Kebutuhan Jabatan

2). Pengembangan Sumber daya manusia

10.Jelaskan tentang penyusunan personalia (penentuan kebutuhan jabatan) ?

Jawab :

Penyusunan personalia organisasi dimulai dengan

1.      Penentuan tujuan dan rencana organisasi

2.      Penentuan spesifikasi jabatan ( job specification ) jenis-jenis jabatan dan keterampilan yang dibutuhkan.

3.      Meramalkan jumlah karyawan yang dibutuhkan dimasa mendatang

4.      Persediaan karyawan untuk melaksanakan berbagai kegiatan

5.      Penentuan spesifikasi jabatan yaitu hasil dari proses analisa jabatan (job analisys) yang terdiri dari penentuan keahlian dan keterampilan yang dipunyai, tanggung jawab, pengetahuan mengenai pekerjaannya, wewenang yang dimiliki serta hubungan yang ada dalam setiap jabatan dalam suatu organisasi. Proses analisa jabatan juga menghasilkan deskripsi jabatan.

11.Jelaskan tentang Pengembangan Sumber daya manusia dalam suatu perusahaan ?

Jawab :

Ada dua sumber perolehan tenaga kerja yaitu sumber intern dan sumber ekstern, tapi manajer lebih menyukai perolehan dari sumber intern, karena dapat memotivasi karyawan yang sudah ada, tetapi juga manajer perlu mencari orang yang tepat dalam menduduki suatu posisi agar pekerjaan dapat berjalan secara efektif dan efisien dari luar organisasi.

 Sedangkan tiga sumber penawaran intern yaitu :

1.      Penataran ( upgrading ) yaitu dengan mendidik dan memberi pelatihan

2.      Pemindahan ( transferring ) yaitu posisi yang kurang disenangi ke posisi lain yang lebih memuaskan kebutuhan.

3.      Pengangkatan ( promoting ) yaitu pengangkatan ke jabatan yang lebih tinggi lagi.

Sumber ekstern penawaran tenaga kerja  dapat diperoleh antara lain dari lamaran pribadi yang masuk, organisasi karyawan, kantor penempatan tenaga kerja, sekolah-sekolah, para pesaing, immigrasi dan migarasi.

12.    Apakah yang disebut dengan   Penarikan pegawai ?

Jawab :

Penarikan ( recruitment ) adalah berkenaan dengan pencarian dan penarikan tenaga kerja potensial dalam jumlah yang tepat dan dengan kemampuan untuk mengisi suatu jabatan tertentu yang akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Penarikan menyangkut usaha untuk memperoleh karyawan dalam jumlah yang tepat dengan kemampuan-kemampuan yang dibutuhkan untuk mengisi jabatan-jabatan yang tersedia.

Metode yang digunakan untuk penarikan tenaga kerja bisa dilakukan dengan melalui iklan, leasing (penggunaan tenaga honorer), rekomendasi dari karyawan yang sedang bekerja, lamaran pribadi, lembaga-lembaga pendidikan, kantor penempatan tenaga kerja, serikat buruh dan penggunaan komputer.

13.   Apakah yang dimaksud dengan   Seleksi pegawai ?

 Jawab :

Seleksi yaitu pemilihan tenaga kerja potensial untuk menduduki suatu jabatan tertentu dari lamaran yang masuk. Adapun langkah-langkah dalam prosedur seleksi yang dapat digunakan yaitu :

·         Wawancara pendahuluan

·           Pengumpulan data-data pribadi  ( biografis )

·          Pengujian ( testing )

·         Wawancara yang lebih mendalam

·         Pemeriksanaan referensi-referensi prestasi

·         Pemeriksaan kesehatan

·         Keputusan pribadi

·         Orientasi jabatan

14.Faktor apa saja yang cenderung mempengaruhi prestasi karyawan ?

Jawab :

 Beberapa faktor lain mungkin juga berpengaruh dalam kondisi-kondisi tertentu, tetapi tidak mungkin untuk menyatakan secara tepat semua faktor yang dicari dalam diri karyawan potensial. Bebarapa factor tersebut adalah :

·         Latar belakang pribadi, mencakup pendidikan dan pengalaman kerja, untuk menunjuk apa yang telah dilakukan seseorang di waktu lalu

·          Bakat dan minat ( aptitude dan interest ), untuk memperkirakan minat dan kapasitas atau kemampuan seseorang

·         Sikap dan kebutuhan ( attitudes dan needs ), untuk meramalkan tanggug jawab dan wewenang seseorang

·         Kemampuan-kemampuan analistis dan manipulative, untuk mempelajari kemampuan pemikiran dan penganalisaan

·         Ketrampilan dan kemampuan teknik, untuk menilai kemampuan dalam pelaksanaan aspek-aspek teknik pekerjaanKesehatan, tenaga dan stamina, untuk melihat kemampuan phisik seseorang dalam pelaksanaan pekerjaan

1.      Jelaskan apa yang dimaksud dengan    Pengenalan dan Orientasi karyawan ?

Jawab :

Setelah diseleksi, karyawan ditempatkan pada suatu pekerjaan dan diperkenalkan dengan organisasi melalui berbagai bentuk orientasi. Tahap orientasi merupakan kegiatan pengenalan dan penyesuaian karyawan baru dengan organisasi.

2.      Jelaskan tentang   Latihan dan Pengembangan karyawan ?

Tujuan latihan dan pengembangan karyawan adalah untuk memperbaiki efektivitas kerja karyawan dan mencapai hasil-hasil kerja yang telah ditetapkan. Peningkatkan efektivitas kerja dapat dilakukan dengan latihan (training) dan atau pengembangan. Latihan dimaksudkan untuk memperbaiki penguasaan keterampilan-keterampilan dan teknik-teknik pelaksanaan pekerjaan tertentu, terperinci dan rutin. Sedang pengembangan lebih luas ruang lingkupnya dalam meningkatkan kemampuan, sikap dan sifat-sifat kepribadian serta penyesuaian diri dengan kemajuan teknologi.

17 Pada umumnya pelatihan karyawan dikembangkan dengan 2 metode  Jelaskan ?

Jawab :

Metode-metode ‘on the job”yang biasa digunakan yaitu :

1. Coaching dimana atasan memberikan bimbingan dan pengarahan langsung kepada bawahan dalam pelaksanaan pekerjaan rutin mereka.dengan cara :

·         Planned progression atau pemindahan karyawan dalam saluran-saluran yang ditentukan melalui tingkatan-tingkatan organisasi yang berbeda

·         Rotasi jabatan pemindahan karyawan melalui jabatan-jabatan yang bermacam-macam dan berbeda-beda

·         Penugasan sementara, di mana bawahan ditempatkan pada posisi manajeman tertentu utuk jangka waktu yang ditetapkan

·         System-sistem  penilaian presentasi formal

   18.Jelaskan tentang Pengembangan “off the job” yang dilakukan perusahaan  ?

      Jwab :

      Pengembangan “ of the job” dapat dilakukan dengan cara :

·         Program-program pengembangan eksekutif, di universitas-universitas atau lembaga-lembaga pendidikan lainnya, di mana para manajer berpartisipasi dalam program-program yang dibuka untuk umum melalui penggunaan analisa kasus, simulasi dan metode-metode pengajaran lainnya

·         Latihan laboratorium, di mana orang belajar menjadi sensitive (peka) terhadap orang lain, lingkungan dan sebagainya

·         Pengembangan organisasi, yang menekankan perubahan, pertumbuhan, dan pengembangan keeluruhan organisasi

    

19. Jelaskan tentang Penilaian Pelaksanaan Kerja ?

Jawab :

Penilaian pelaksanaan kerja dalam suatu perusahaan , dapat  dilakukan dengan membandingkan antara pelaksanaan kerja perseorangan dan standar-standar atau tujuan-tujuan yang dikembangkan bagi posisi tersebut.

20. Jelaskan tentang     Pemberian Jasa dan Penghargaan ?

Jwab :

Pemberian jasa dan penghargaan yang disediakan bagi karyawan sebagai kompensasi pelaksanaan kerja dan sebagai motivasi bagi pelaksanaan di waktu yang akan datang.

Kompensasi adalah pemberian kepada karyawan dengan pembayaran finansial sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan sebagai motivator untuk pelaksanaan kegiatan di waktu yang akan datang. Dalam pemberian kompensasi ini harus memperhatikan prinsip keadilan, yaitu pada bagaimana mereka melihat nilai relatif dibandingkan yang lain yang berdasarkan pada tanggung jawab yang diemban, kemampuan yang dimiliki, produktivitas dan kegiatan-kegiatan manajerial.

21.Jelaskan  tentang Penentuan Kompensasi ?

Jawab :

Kebijakan-kebijakan dan praktek-praktek manajeman ditentukan oleh interaksi dari tiga factor yaitu :

·         Kesediaan membayar sesuai dengan pengorbanan yang diberikan kepada organisasi atau perusahaan

·         Kemampuan membayar yang tergantung pada pendapatan yang diterima oleh perusahaan yang tidak lepas dari produktivitas karyawan

·         Persyaratan-persyaratan pembayaran yang tergantung pada kondisi perusahaan, peraturan pemerintah, serikat kerja, kondisi permintaan dan penawaran tenaga kerja dari para pesaing

22.Jelaskan pula tentang Bentuk-bentuk Pembayaran ?

Jawab :

Banyak karyawan dibayar (dalam Kas) pada setiap akhir hari kerja berdasarkan jumlah jam kerja. Namun dipihak lain banyak juga yang dibayar berdasarkan jam kerja yang diterima pada akhir minggu. Bentuk pembayaran ini disebut dengan upah harian. Disamping itu ada bentuk upah insentif            (seperti bonus dan komisi) banyak dipakai pada karyawan bagian produksi dan penjualan. Banyak juga perusahaan mempunyai rencana pembagian laba (profit sharing plan), dimana karyawan menerima sejumlah prosentase tertentu dari laba perusahaan sebagai pendapatan ekstra.

23.Apa maksud diadakannya   Perencanaan dan Pengembangan pegawai ?

Jawab :

Dalam perencanaan dan pengembangan kakir mencakup transfer (promosi, demosi dan lateral), penugasan kembali, pemecatan, pemberhentian dan pension.

Pengembangan pegawai dimaksudkan untuk meningkatkan keahlian dan keterampilan pegawai, melalui pendidikan dan latihan. Pendidikan meningkatkan keahlian teoritis, moral pegawai, sedangkan pelatihan bertujuan untuk meningkatkan keterampilan teknis pelaksanaan pekerjaan para pegawai.Tujuan pengembangan pegawai adalah untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pegawai.

24. Jelaskan tentang Tanggung jawab pengembangan pegawai  pada perusahaan ?

Jawab :

Pada umumnya tanggung jawabnya itu  berada pada para manajer, khususnya para manajer personalia. Masalah pengembangan pegawai mula-mula kurang dapat perhatian dari para pemimpin perusahaan, karena mereka berpendapat bahwa pegawai yang diterima sudah siap untuk dipekerjakan.

25. Jelaskan macam macam Latihan (Training)  yang dilaksanakan organisasi perusahaan?

Jawab :

Latihan (Training) yang dilaksanakan dibedakan atas :

1. Latihan magang (apprentice training)Pada latihan seperti ini pegawai baru membantu pegawai lama yang berpengalaman selama jangka waktu tertentu, sampai tiba saatnya ia dipromosikan menjadi pegawai secara resmi. Dalam cara ini calon pegawai langsung ditempatkan, diberi tugas dan dalam pelaksanaan tugasnya ia mendapat petunjuk/bimbingan dari pegawai lama.
2. Latihan kerja khas (on the job training)

 Latihan seperti ini dilakukan baik untuk pegawai baru maupun bagi pegawai lama, khusunya bagi mereka yang akan dipromosikan ketingkat jabatan yang lebih tinggi.

26. Jelaskan tentang Metode-metode latihan bagi pegawai lama yang akan dipromosikan !!

Jawab :

Metode-metode latihan bagi pegawai lama yang akan dipromosikan adalah sebagai beriku

a)      Metode berkuliah yaitu latihan dilakukan dengan penatar yang berperan aktif, mengajarkan para peserta pelatihan.

b)      Metode konperensi yaitu penatar dan peserta latihan sama-sama berperan aktif, mereka membicarakan sesuatu masalah dan setiap peserta memberikan tanggapan serta saling tukar pendapat.

c)      Metode rotasi jabatan yaitu direalisasikan dengan cara mempekerjakan manajer tersebut diberbagai bagian perusahaan secara bergilir, sehingga akhirnya ia mengetahui pekerjaan yang dilakukan pada setiap bagian.

d)      Metode kasus yaitu dilakukan dengan cara penatar memberikan kepada peserta suatu kasus dan setiap peserta diharuskan mengambil keputusan atas kasus tersebut, kemudian datanya diberikan sepenuhnya.

e)      Metode proses insiden yaitu hampir sama dengan metode kasus, perbedaannya terletak dalam hal bahwa data kasus yang disajikan tidak komplit, sehingga untuk pemecahan kasusnya peserta harus mencari data seperlunya.

27. Mengapa Pemeliharaan Pegawai perlu mendapat perhatian ?

Jawab :

Pemeliharaan pegawai perlu mendapat perhatian  dari pimpinan perusahaan agar perputaran / turn over (arus pegawai yang masuk dan keluar perusahaan) atau tingkat absensi karyawan dapat minimal.

Absensi pegawai dapat menimbulkan kerugian terhadap perusahaan, misalnya pekerjaan yang terbengkalai. Agar absensi dan perputaran pegawai rendah manajer perusahaan harus memperhatikan masalah pemeliharaan pegawai, seperti pemberian gaji yang wajar, suasana kerja yang baik, perlakuan yang baik, jaminan-jaminan sosial yang lumayan serta penempatan dan promosi yang baik.

28. Apa saja yang menjadi dasar dasar promosi pegawai dalam suatu perusahaan ?

Jawab :

Dasar-dasar promosi  pegawai pada suatu organisasi perusahaan  adalah :

1)      Senioritas yaitu promosi yang didasarkan pada lamanya/pengalaman kerja seorang pegawai. Kelemahannya adalah seseorang yang kemampuannya sangat terbatas, tetapi karena sudah lama bekerja dipromosikan.

2)      Penilaian kecakapan (Ability) yaitu seseorang dipromosikan berdasarkan penilaian kecakapan. Kesulitan yang timbul adalah mengenai tolok ukur kecakapannya, apakah nilai ijazah yang dipakai sebagai bahan pertimbangan mencerminkan kecerdasan dalam praktek kerja.

3)      Kombinasi senioritas dan kecakapan yaitu promosi dilakukan berdasarkan kenaikan golongan. Jika lulus dalam ujian tersebut barulah yang bersangkutan dipromosikan.

29. Apa maksud diadakannya Pemindahan Pegawai ?

Jawab :

Pemindahan pegawai dari satu jabatan ke jabatan lain bertujuan untuk memajukan pegawai tersebut. Ini dapat terjadi baik karena keinginan pegawai sendiri ataupun karena keinginan atasan.

1.Keinginan pegawai untuk dipindahkan dari satu jabatan ke jabatan lainnya terutama karena pegawai merasa tidak dapat bekerja sama dengan rekan-rekannya atau karena lingkungan tempat ia bekerja kurang sesuai dengan keadaan fisik atau keinginannya.

2.Keinginan atasan bahwa peagwai dipindahkan dari satu jabatan ke jabatan lainnya dimaksudkan untuk menjamin kepercayaan pegawai bahwa mereka tidak akan diberhentikan karena kurang cakap dalam jabatan yang lama.

3.Perlu diingat bahwa tidak setiap pemindahan pegawai dimaksudkan untuk memajukan pegawai, misalnya replacement transfer yaitu pemindahan pegawai yang sudah lama masa dinasnya ke departemen yang lain dalam jabatan yang sama.

4.Temporary transfer yaitu pemindahan sementara pegawai yang memangku jabatan orang lain, karena orang tersebut tidak hadir.

30. Apa maksud diadakannya Penilaian Pegawai oleh suatu perusahaan ?

            Jawab :

Penilaian pegawai harus dilakukan, karena hanya dengan penilaian ini dapat ditetapkan apakah seorang pegawai pantas untuk dipromosikan atau tidak. Penilaian ini harus dilakukan secara sistematis dan terus menerus.

Penilaian kecakapan merupakan penilaian secara sistematis terhadap seorang pegawai oleh atasannya atau oleh beberapa orang yang benar-benar menguasai tugas-tugas pegawai yang akan dinilai.

31. Apa saja yang dinilai dari pegawai operasional dibidang produksi oleh perusahaan ?

Jawab :

Beberapa hal yang dinilai bagi pegawai operasional dibidang produksi yaitu :

1)      Quality (kualitas hasil pekerjaan)

2)      Quantity of work (kuantitas hasil pekerjaan)

3)      Knowledge of job (pengetahuan akan bidangnya)

4)      Depentability (dapat dipercaya)

5)      Cooperation (kerja sama)

6)      Adaptability (penyesuaian diri)

7)      Attendance (kehadiran)

8)      Versatility (pengetahuan serba guna)

9)      House keeping (pemeliharaan)

10)  Safety (keamanan)

32, Apa saja yang dinilai oleh perusahaan bagi pegawai bidang administrative management?

Jawab :

 Yang dinilai adalah  :

1)      Knowledge (pengetahuan umum)

2)      Cooperation (kerja sama)

3)      Depentability (dapat dipercaya)

4)      Quality or work (kualitas hasil pekerjaan)

5)      Judgement (pemecahan masalah)

6)      Initiative (inisiatif)

7)      Quantity of work (kualitas hasil pekerjaan)

8)      Leadership (kepemimpinannya)

9)      Planning and organizing (perencanaan dan pengorganisasian)

10)  Health (kesehatan)

33. Jelaskan tentang Pemberhentian Pegawai?

Jawab :

Pemberhentian berarti pemutusan hubungan kerja dengan pegawai. Pemberhentian pegawai  ada yang disebabkan permintaan sendiri, tetapi ada pula yang diberhentikan.Pemberhentian pegawai oleh perusahaan, bisa disebabkan karena pegawai tersebut tidak bermanfaat/merugikan perusahaan, baik ditinjau dari sudut material maupun moral. Dalam PHK ini harus meminta persetuan dari P4 D/P4 P (Penyelesaian Perselisihan Perburuhan Daerah/Pusat).

Mengenai pemensiunan pegawai. Ada aturan pemensiunan pegawai yang dapadipelajari dalam undang-undang Pensiun Pegawai Negeri No. 20 Tahun 1952. Disini dinyatakan bahwa yang dapat dipensiunkan adalah antara lain : yang sudah tua, yang invalid, yang tidak dapat bekerja karena sakit, yang diremajakan dan yang diretooling. Mereka ini masih dapat uang pensiun sesuai dengan peraturan yang ada.