PERTANYAAN DAN JAWABAN MANAGEMENT PRINCIPLES /MANAGEMENT INTRODUCTIONS

IV. FUNGSI PENGORGANISASIAN

1.      Jelaskan pengertian organisasi !

Jawab :

Dimaksud dengan organisasi ialah suatu usaha bersama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan tertentu.

2.      Jelaskan apa yang dimaksud dengan pengertian mengorgani­sasi !

Jawab :

Mengorganisasi adalah suatu kegiatan mencapai tujuan dalam suatu kelompok orang, melalui cara-cara mengelompokkan kegiatan, menentukan siapa yang akan memimpin  kelompok  tersebut.   Menyerahkan tugas-tugas dan wewenang untuk melaksanakan kegiatan kepada para pemimpin kelompok dan menen­tukan hubungan antara kegiatan kelompok satu dengan kelompok lain.

3.      Bagaiman cara mengorganisasi atau bagaimana proses meng-  organisasi tersebut ?

Jawab :

Proses mengorganisasi melalui pentahapan :

a.      Menentukan tujuan yang akan dicapai.

b.      Menyusun rencana dan kebijakan yang akan dipergunakan dalam meneapai tujuan yang telah ditetapkan.

c.       Menentukan seluruh kegiatan yang akan dipergunakan untuk melaksanakan rencana dan kebijakan ter­sebut diatas.

d.      Menghitung dan mengklasifikasikan kegiatan-kegiatan yang ada.

e.      Mengelompokkan kegiatan yang sama atau hampir sama dalam satu kelompok kegiatan, serta menentukan departeman yang mewadahi kegiatan setiap kelompok kegiatan yang telah ditentukan.

f.        Membeiikan tugas dan wewenang untuk melakukan kegiatan untuk masing-masing kelompok kegiatan (peidepartemen)

4.      Apa yang dimaksud dengan departementasi ?

Jawab :

Departementasi adalah kegiatan menentukan wadah bagi setiap kelompok kegiatan. Biasanya wadah ini dinamakan departemen atau bagian.

5.      Ada berapa macam dasar pendepartementisasian ini ?

Jawab :

Macam-macam dasar departementisasi adalah :

a.      Dasar fungsi. Yaitu penentuan departemen dalam organisasi yang didasarkan pada fungsi operasionalnya. Contoh, dalam suatu organisasi ditetapkan adanya departemen produksi, departemen pemasaran, departemen keuangan, departemen per­sonalia, departemen administrasi dan seterusnya.

b.      Dasar wilayah atau regional. Yaitu penentuan departemen yang didasarkan pada daerah kerjanya. Contoh, dalam organisasi ditetapkan adanya depar­temen pemasaran wilayah I, Wilayah n, Wilayah in dan seterusnya, atau ditetapkan departeman pe­masaran wilayah Jawa dan seterusnya.

c.       Dasar produk. Yaitu penentuan departemen berdasar kan hasil produksinya. Contoh, ditetapkannya depar­temen sedan, departemen truk, departemen jeep dan seterusnya.

d.      Dasar proses produksi, Yaitu penentuan departemen berdasarkan proses yang ada. Contoh, ditetapkannya departemen pemintalan, departemen pertenunan, departemen finishing dan seterusnya. (Dalam pabrik tekstil)

e.      Dasar langganan. Yaitu penentuan departemen yang didasarkan pada kondisi langganan. Contoh departe­men pakaian wanita, departemen pakaian pria, depar­temen pakaian anak-anak dan seterusnya. (Dalam supermarket)

f.        Dasar waktu kerja. Yaitu penentuan departemen berdasarkan giliran waktu kerja. Contoh, shift pagi, shift siang, shift malam. (Dalam organisasi pabrik yang bekerja 24 jam penuh).

6.      Di dalam praktek, apakah dasar departemantisasi ini diterap-kan satu per satu ataukah secara dikombinasi ?

Jawab :

Dalam praktek, penyusunan departemen dalam organisasi hampir selalu menggunkan dasar kombinasi. Contoh, organi­sasi Pertamina, dasar departementisasinya didasarkan pada fungsi dan juga wilayah.

7.      Dalam menyusun organisasi, harus selalu memperhatikan rentangan manajemen (span of management) atau rentangan pe-ngawasan (span of control). Apa yang dimaksud dengan span of management atau span of control tersebut ?

Jawab  :

Yaitu jumlah bawahan langsung yang dapat diawasi secara efektif oleh seorang pemimpin.

8.      Mengapa jumlah bawahan harus dibatasi ?

Jawab :

Apabila jumlah bawahan tidak dibatasi akan me-nimbulkan kesulitan bagi organisasi itu sendiri.

Kelemahan jumlah bawahan yang luas adalah :

1.      Fungsi pengawasan terhadap bawahan sukar dilaksanakan.

2.      Kemajuan setiap bawahan sukar diikuti.

3.      Waktu kerja pimpinan akan habis untuk pekerjaan rutin mengawasi bawahannya, sehingga tidak ada waktu lagi untuk memikirkan pengembangan or­ganisasi.

4.      Pimpinan akan menjumpai kesulitan untuk menyesuaikan diri dengan bawahannya.

9.      Bagaimana span of management yang optimal ?

Jawab :

Banyak pendapat mengenai hal ini. Namun pada umumnya  mereka  menyetujui  pendapat  Graicunas  yang menyatakan bahwa untuk pucuk pimpinan, sebaiknya mengawasi antara 4 sampai dengan 8 bawahan. Untuk pimpinan  menengah,   sebaiknya  mengawasi antara 8 sampai dengan 12 orang bawahan. Untuk pimpinan bawah sebaiknya mengawasi antara 12 sampai dengan 20 orang bawahan. Untuk penyelia, dapat mengawasi antara 20 sampai dengan 100 orang bawahan.

10.  Faktor-faktor apa saja yang harus diperhitungkan sebelum menetapkan jumlah bawahan.?

Jawab :

Ada beberapa faktor yang harus diperhitungkan, yaitu :

a.       Mudah, sukarnya pekerjaan bawahan yang harus diawasi. Makin sulit pekerjaan,. sebaiknya makin sedikit jumlah bawahan yang harus diawasi.

b.       Kestabilan proses produksi. Apabila proses produksi stabil maka dapat lebih banyak bawahan yang di­awasi.

c.        Kemampuan bawahan yang diawasi. Apabila ba­wahan memiliki kemampuan kerja yang baik, maka jumlah bawahan yang dapat diawasi dapat lebih ba­nyak lagi.

d.       Pekerjaan utama atasan. Jika atasan memiliki pe­kerjaan utama yang banyak, sebaiknya jumlah ba­wahan yang diawasinya sedikit saja.

e.       Biaya pengawasan. Apabila biaya pengawasan mahal, maka jumlah bawahan yang diawasi, sebaiknya ditentukan jumlah yang sedikit.

11.  Menurut V.A. Graicunas, banyak sedikitnya jumlah bawahan yang diawasi akan menentukan jumlah hubungan yang timbul antara atasan dan bawahan ini ?

Jawab :

Jumlah hubungan itu dapat dihituhg dengan rumus :

Dimana :

H_t      =

H_t      = Jumlah hubungan

n       =  Jumlah bawahan

Jadi kalau seorang pimpinan memiliki jumlah bawahan 3 orang, maka jumlah hubungan yang akan timbul adalah sejumlah 18.

12.  Dalam praktek, apakah jumlah hubungan menurut Graicunas ini benar-benar terjadi ?

Jawab  :

Tidak selalu, sebab jumlah hubungan dalam praktek tidak selalu sama dalam hal frekuensi dan intensitasnya.

13.  Ada berapa macam sifat hubungan dalam organisasi ?

Jawab :

Ada empat, yaitu :

a.      Hubungan garis lurus (line relations). Contoh hu­bungan ini, misalnya atasan memerintah bawahan.

b.      Hubungan fungsi (functional relations). Contoh hubungan ini, misalnya orang pabrik meminta orang bagian gudang untuk menyediakan alat-alat kerja yang diperlukan. Jadi hubungan itu terjadi karena fungsi fnasing-ma-sing pekerja.

c.       Hubungan staf (staf relations). Contohnya, staf memberikan nasehat kepada pim­pinan.

d.      Hubungan lateral (lateral relations). Contohnya ba­gian marketing berhubungan dengan bagian produksi untuk merundingkan barang apa yang akan dihasilkan.

14.  Jelaskan perbedaan antara hubungan garis lurus dengan hu­bungan staf !

Jawab :

Kalau hubungan garis lurus, sifatnya tidak terbatas, artinya dapat mencakup beberapa fungsi sekaligus; tetapi hubungan staf sifatnya lebih terbatas hanya pada satu fungsi saja.

15.  Ada beberapa macam jenis/bentuk organisasi itu ?

Jawab :

Bentuk organisasi dapat berupa :

a.      Organisasi garis

b.      Organisasi garis dan staf

c.       Organisasi fungsional

d.      Organisasi matrik

f.         Organisasi proyek, dan lain-lain.

16.  Sebutkan ciri-ciri khusus organisasi garis

Jawab :

Ciri-cirinya adalah satu orang bawahan hanya memiliki seorang atasan, jadi dia hanya menerima perintah, kerja dari satu orang saja, yaitu pimpinannya.

17.  Sebutkan ciri khusus organisasi garis dan staf !

Jawab :

Ciri-cirinya, sama dengan organisasi garis hanya ditambah adanya staf yang berfungsi memberikan nasehat atau pertimbangan-pertimbangan kepada pimpinan.

18.  Sebutkan ciri khusus organisasi fungsional !

Jawab :

Cirinya adalah seorang bawahan dapat menerima perintah dari banyak atasan. Gontohnya organisasi bengkel. Seorang tukang las, dapat menerima perintah dari banyak departemen yang memerlukan jasa mengelas.

19.  Sebutkan ciri khusus dari organisasi matrik !

Jawab :

Cirinya adalah dalam organisasi itu terjadi kontak koordinasi antar bagian yang ada dalam organisasi. Organi­sasi matrik menggunakan pendekatan struktural dan fungsional sekaligus (kombinasi).

20.  Sebutkan ciri khusus dari organisasi proyek !

Jawab :

Cirinya adalah apabila tujuan proyek sudah selesai, maka organisasi ini akan segera dibubarkan. Jadi sifat organisasinya hanya sementara saja, yaitu selama proyeknya berjalan.

21.  Dari sudut formalitas, ada beberapa macam bentuk organi­sasi ?

Jawab :

Ada dua macam, yaitu :

a.      Organisasi formal :       

b.      Organisasi informal

22.  Jelaskan perbedaan antara organisasi formal dan informal tersebut !

Jawab : Perbedaannya terletak :

a.      Dalam organisasi formal terdapat pembagian tugas yang jelas terumuskan, sedangkan organisasi infor­mal tidak memiliki pembagian tugas yang tegas.

b.      Dalam organisasi formal terdapat mata rantai pe-rintah yang tegas, sebaliknya dalam organisasi infor­mal tidak terdapat mata rantai perintah yang tegas.

c.       Organisasi formal memiliki rencana kerja yang jelas, organisasi informal tidak memiliki rencana kerja yang jelas.

d.      Organisasi formal memiliki departemen-departeman, sedang organisasi informal tidak dibagi ke dalam departemen.

e.      Organisasi  formal  memiliki  tingkatan-tingkatan, manajemen yang jelas, sedangkan dalam organisasi informal tidak memilikinya.

23.  Siapakah yang menyusun organisasi ini ?

Jawab :

Yang bertugas menyusun organisasi ini dapat dilakukan oleh :

a.      Pimpinan sendiri

b.      Pimpinan dengan bantuan bawahan

c.       Konsultan yang diundang oleh pimpinan.

d.      Dibuat panitia khusus penyusun organisasi

24.  Seandainya organisasi diserahkan pada panitia untuk menyusunnya, apa keuntungan dan kerugiannya cara ini ?

Jawab :

Keuntungannya adalah :

a.      Kualitas keputusan lebih baik.

b.      Partisipasi berbagai pihak dapat dilaksanakan.

c.       Melatih pimpinan untuk dapat menyusun organisasi sendiri

d.      Penyalah-gunaan kekuasaan panitia dapat dihambat, karena kepanitiaan biasanya terdiri dari banyak pihak sehingga mereka dapat saling mengawasi.

e.      Menghindari konsekuensi  buruk  sebagai  akibat  penyusunan organisasi yang hanya dilakukan oleh seorang pimpinan.

25.  Sebutkan berbagai kesalahan yang biasanya terjadi dalam penyusunan organisasi !

Jawab :

Kesalahan-kesalahan tersebut adalah :

a.      Perencanaan organisasi kurang memperhitungkan situasi yang berubah.

b.      Kegagalan dalam merubah hubungan yang ada dalam organisasi.

c.       Kegagalan dalam mendelegasikan wewenang.

d.      Kegagalan dalam memilih wewenang yang akan didelegasikan.

e.      Kegagalan dalam membuka saluran informasi.

f.        Memberikan wewenang tanpa disertai tanggung-jawab, atau sebaliknya.

g.      Kurang memperhatikan nasehat staf.

h.      Wewenang yang didelegasikan sering tidak terbatas.

i.        Salah menggunakan service-departeman, artinya se­ring tidak ada koordinasi antar departemen. Organisasi dibuat berlebihan.

26.  Proses pengorganisasian seperti telah ditanyakan dimuka, biasa disebut sebagai analisis jabatan. Apa sebenarnya yang dimaksud dengan analisis jabatan ini ?

Jawab :

Analisis jabatan adalah proses untuk mempelajari dan mengumpulkan berbagai informasi yang berhubungan dengan berbagai operasi dan kewajiban suatu jabatan.

27.  Bagaimana cara mengumpulkan informasi atau data dalam analisis jabatan tadi ?

Jawab :

Caranya adalah dengan :

a.      Pembuatan daftar pertanyaan,

b.      Penulisan ceritera singkat,

c.       Pengamatan atau observasi,

d.      Wawancara.

28.  Karyawan yang dimintai data sering bercuriga kepada petugas. Bagaimana caranya untuk mengurangi kecurigaan karyawan kepada petugas analisis jabatan ini ?

Jawab :

Caranya :

a.      Kenalkan din anda dan katakan apa tugas anda disitu.

b.      Tunjukkan minat yang sungguh-sungguh pada kar­yawan dan jabatan yang anda analisis.

c.       Jangan anda menggurui bagaimana mereka harus mengerjakan tugas jabatannya.

d.      Bicaralah kepada mereka dengan bahasa yang mudah mereka pahami.

e.      Jangan rancukan antara pekerja dan pekerjaan. Yang anda analisis adalah pekerjaannya.

f.        Lakukan studi dengan lengkap sesuai dengan programnya.

g.      Periksalah apakah informasi sudah lengkap ? Jika masih ada kekurangan segeralah melengkapinya.

29.  Apa hasil analisis jabatan yang utama ? Apa kegunaannya ?

Jawab :

Hasil utamanya adalah :

a.      Deskripsi jabatan.

Kegunaannya adalah untuk memberikan pedoman bagi setiap pejabat tentang fungsinya, tugasnya, tanggungjawab, wewenang, siapa atasan dan ba-wahannya, siapa sejawatnya. Ini diperlukan untuk menghindari terjadinya tumpang tindih ataupun kesenjangan para pejabat dalam melaksanakan tugasnya. Dengan deskripsi jabatan yang baik berarti semua kegiatan dalam organisasi akan terbagi habis tanpa tersisa, sehingga tumpang tindih dan kesen­jangan dieliminir sekecil mungkin.

b.      Spesifikasi jabatan.

Kegunaannya adalah untuk menentukan kualitas atau persyaratan minimal yang haras dimiliki oleh seorang pejabat untuk dapat memangku atau melaksanakan jabatan sebaik mungkin.

30.  Lalu, apa isi deskripsi dan Spesifikasi jabatan ini ?

Jawab :

Isi deskripsi jabatan :

a.      Fungsi jabatan,

b.      Perincian tugas jabatan,

c.       Wewenangnya,

d.      Tanggung jawabnya,

e.      Hubungan dengan jabatan lainnya.

Isi spesifikasi jabatan :

Hal-hal yang dipersyaratkan untuk setiap pejabat, meliputi :

a.      Pendidikan/pengetahuannya,

b.      Pengalamannya,

c.       Inisiatifhya,

d.      Kreatifitasnya

e.      Usaha phisiknya,

f.        Usaha mentalnya,

g.      Tanggung Jawab dalam berbagai hal,

h.      Kondisi kerjanya, Risiko kerjanya.

31.  Suatu organisasi perlu pengembangannya untuk dapat menghadapi lingkungan yang terus berkembang. Bagaimana arah pengembangan organisasi ini ?

Jawab :

Arah pengembangannya dapat:

a.      Secara total.

b.      Hanya subsistemnya saja,

c.       Hanya kelompok kerjanya saja,

d.      Hanya dalam tingkatan jenjangnya.

32.  Untuk negara-negara berkembang, perkembangan organisasi melalui proses evolusi tertentu. Bagaimana proses evolusi ini ?

Proses evolusinya :

a.      Organisasi perorangan.

Dalam perusahaan, cirinya adalah pemilik juga sekaligus menjadi manajernya.

b.      Organisasi ayah-anak atau manajer asisten. Siayah bertanggung jawab penuh atas semua keputusan, disamping itu siayah harus mempersiapkan anaknya sebagai generasi penerusnya. Si anak bertindak seperri asisten bagi ayahnya.

c.       Organisasi fungsional.

Disini telah diperkenalkan pendelegasian wewenang (ada manajer produksi, manajer pemasaran, manajer keuangan, dst). Pimpinan atas condong menangani hal-hal yang sifatnya strategik, sedangkan pimpinan menengah atau tingkat bawah, bertanggung jawab penuh pada hal-hal yang sifatnya operasional.

d.      Organisasi fungsional yang diperkembangkan. Disini mulai dibentuk adanya markas besar, dengan cabang atau perwakilan didaerah lain.

e.      Organisasi multidivisi.

Disini mulai dibentuk divisi-divisi yang harus dapat mandiri. Kantor pusat (holding company) lebih ber-sifat sebagai koordinator antar divisi.

f.        Konglomerat.

Penggabungan berbagai perusahaan yang tidak harus sejenis. Di Indonesia dikenal istilah "grup", seperti Astra Group, Gramedia Group, Duta Group dsb.

33.  Ada beberapa teori tentang organisasi. Sebutkan teori-teori tersebut.

Jawab :

Teori-teori tersebut adalah :

a.      Teori Klasik,

b.      Teori Neo Klasik,

c.       Teori Fusi,

d.      Teori Sistem,

e.      Teori Kuantitatif.

34.  Jelaskan tentang Teori Klasik.

Jawab :

Teori Kiasik memiliki pandangan bahwa organisasi merupakan kumpulan orang yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam organisasi perlu ada pembagian kerja, perlu spesialisasi, perlu satu komando, dan menekankan adanya birokrasi.

35.  Bagaimana halnya dengan teori Neo Klasik ?

Jawab :

Neo Klasik, sesuai namanya, berusaha memperbaiki kekurangan-kekurangan dari konsep Klasik. Neo Klasik berpandangan bahwa organisasi sebagai kumpulan orang, harus memperhatikan perilaku indi-vidu dan kelompok yang ada dalam organisasi. Neo Klasik menekankan hubungan antar manusia dalam organisasi, masalah komunikasi, partisipasi bawahan, lingkungan dll.

36.  Jelaskan tentang teori Fusi.

Jawab :

Teori Fusi berpandangan bahwa dalam organisasi harus terintegrasikan dengan baik (fusi) antara kepentingan individu dengan kepentingan organisasi. Organisasi merupakan proses sosialisasi.

37.  Jelaskan teori Sistem.

Jawab :

Menurut teori ini, organisasi merupakan sub-sub sistem yang saling bergantung, tetapi masing-masing sistem dapat berdiri sendiri. Masalah koordinasi dan komuni­kasi menjadi kunci dari organisasi dalam mencapai tujuannya.

38.  Jelaskan tentang teori Kuantitatif.

Jawab :

Pandangan teori ini adalah dalam organisasi, berbagai kegiatan mencerminkan adanya hubungan matematis. Karena persoalan dalam organisasi dapat dipecahkan dengan bantuan rumus-rumus matematika.

Sayangnya, karena organisasi mencakup manusia, dari banyak sifat manusia sulit dikuantitatifkan, maka teori  kuantitatif ini tidak banyak memecahkan persoalan organisasi.