PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

Manajemen sumber daya manusia melibatkan semua keputusan dan praktek manajemen yang mempengaruhi secara langsung sumber daya manusianya seperti desain dan implementasi sistem perencanaan, penyusunan karyawan, pengembangan karyawan, pengelolaan karier, evaluasi kinerja, kompensasi karyawan dan hubungan ketenagakerjaan yang baik.

Definisi Manajemen sumber daya manusia menurut Bambang Wahyudi (1991:3) adalah :

“Manajemen sumber daya manusia adalah ilmu dan seni atau proses memperoleh memajukan atau mengembangkan atau memelihara sumber daya manusia yang kompeten sedemikian rupa, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien dan ada keputusan pada diri pribadi-pribadi bersangkutan.”

Sedangkan pengertian Manajemen sumber daya manusia menurut Hasibuan, Malayu S P (2006:10) mengemukakan bahwa :

“Manajemen sumber daya manusia adalah ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat”.

Pengertian Manajemen sumber daya manusia menurut Gary Dessler (1997:2) sebagai berikut :

“Kebijakan dan praktik yang dibutuhkan seseorang untuk menjalankan aspek “orang” atau sumber daya manusia dari posisi seorang manajemen, meliputi perekrutan penyaringan, pelatihan, pengimbalan dan penilaian.”

Dari beberapa ahli yang telah mengemukakan pendapatnya menunjukan bahwa manajemen sumber daya manusia adalah ilmu dan seni mengatur proses pendayagunaan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya, secara efisien, efektif dan produktif.

Sudah merupakan tugas manajemen SDM untuk mengelola manusia seefektif mungkin, karena sumber daya manusia memberikan kontribusi yang berkesinambungan pada keunggulan kompetitif suatu organisasi, oleh karena itu diperlukan strategi untuk dasar penyusunan perencanaan agar dapat mengelola SDM.

Strategi Perencanaan Sumber Daya Manusia

Definisi perencanaan Strategis menurut Anwar Prabu Mangkunegara (2009:17) adalah :

“Perencanaan strategis merupakan proses penetapan tujuan organisasi dalam jangka panjang dan menentukan program-program kerja untuk mencapai tujuan tersebut.”

Definisi perencanaan Strategis menurut Robert L. Mathis dan John H. Jackson dalam buku Manajemen Sumber Daya Manusia  (2001:43) adalah :

“Perencanaan strategis adalah proses mengidentifikasi tujuan organisasi dan tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.”

Unsur-unsur dari strategi perencanaan menurut Veithzal Rivai (2009:79) adalah :

1.      Filosofi perusahaan.

2.      Kondisi lingkungan.

3.      Kekuatan dan kelemahan.

4.      Tujuan dan sasaran.

5.      Strategi Akhir

Adapun penjelasannya akan diuraikan sebagai berikut :

1.      Mendefinisikan filosofi perusahaan sebagai langkah awal. Dalam hal ini yang menjadi pertanyaan adalah yang berhubungan dengan bentuk bisnis perusahaan, termasuk mengapa perusahaan didirikan? Apa kontribusi perusahaan pada SDM? Apa motif dari pemilik atau manajer ketika mendirikan perusahaan?

2.      Mengkaji kondisi lingkungan, dalam hal ini akan timbul pertanyaan : Perubahan teknologi, sosial, ekonomi, budaya dan politik apa yang kemungkinan akan menjadi peluang dan ancaman bagi perusahaan? Bagaimana dengan suplai SDM? Bagaimana kemungkinan meningkatnya tuntutan hukum tentang kebijakan perusahaan dikemudian hari? Bagaimana perusahaan menghadapi derasnya perubahan teknologi? Sudahkah diperhitungkan kekuatan, strategi dan kelemahan pesaing, bahkan strategi perusahaan lain yang akan mempengaruhi arah bisnis perusahaan dimasa mendatang?

3.      Mengevaluasi kekuatan dan kelemahan perusahaan. Pertanyaan yang mungkin timbul disini adalah : Faktor-faktor apa yang dapat meningkatkan bisnis perusahaan? Faktor-faktor apa saja yang dapat menjadi penghalang dalam menentukan alternatif pilihan atau tindakan? Faktor-faktor SDM apa yang kemungkinan akan menjadi penghambat atau merintangi strategi perencanaan (usia, gaji, kurangnya promosi)?

4.      Menentukan tujuan dan sasaran perusahaan, dalam hal ini akan timbul pertanyaan penting lainnya : Apa tujuan pemasarannya? Bagaimana proyeksi laba, serta kapan investasi akan kembali? Apa dasar penghitungan penentuan target tersebut bagaimana pola marketingnya? Siapa segmen pasarnya?

5.      Menyusun strategi akhir, penting mendapatkan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut ini : Program-program apa yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan operasional tersebut?

Robert L. Mathis & John H. Jackson (2001:45) dalam buku karangannya yang berjudul Manajemen Sumber Daya Manusia, mengatakan ada empat faktor penting untuk tindakan strategis organisasi yang berhubungan dengan sumber daya manusia, faktor-faktor tersebut disebut kerangka kerja VRIO, yaitu :

1.      Nilai (value).

2.      Keunikan (rareness).

3.      Kemampuan untuk mencontoh (imitability).

4.      Organisasi (organization).

Adapun penjelasannya adalah sebagai berikut :

1.      Nilai (value) : Sumber daya manusia yang dapat menciptakan nilai adalah sumber daya manusia yang peka terhadap ancaman dan kesempatan dari luar. Dengan memiliki kemampuan ini berarti para tenaga kerja dapat membuat keputusan dan dapat menjadi inovatif pada saat menghadapi perubahan lingkungan.

2.  Keunikan (rareness) : Kemampuan khusus orang dalam organisasi memberikan keuntungan besar. Sangatlah penting sumber daya manusia dalam suatu organisasi diberikan pelatihan dan pengembangan untuk meningkatkan kemampuannya, sehingga mereka akan terus-menerus dipandang sebagai “yang terbaik” oleh para pelanggan dan kompetitor. Hal ini juga membantu dalam usaha menarik dan mempertahankan para tenaga kerja yang memiliki pengetahuan khusus dan unik, keahlian dan kemampuan. Mengurangi keluar masuknya tenaga kerja tentu saja penting dalam mempertahankan keunikan dari sumber daya manusia.

3.  Kemampuan untuk mencontoh (imitability) : Sumber daya manusia memiliki nilai strategis khusus. Mereka tidak dengan mudah ditiru oleh yang lain. Southwest Airlines, Disney dan Marriot Corporation masing-masing telah menghasilkan citra kepada pelanggan dan pesaing bahwa pelayanan kepada pelanggan mereka berbeda dan lebih baik. Pesaing yang ingin mencoba mencontoh budaya sumber daya manusia pada organisasi ini harus melakukan banyak perubahan pada aspek organisasi dan sumber daya manusianya.

4.  Organisasi : Sumber daya manusia harus diorganisasi untuk memberikan kekuatan daya saing perusahaan. Ini berarti sumber daya manusia harus mampu bekerja secara efektif dan harus membuat kebijakan dan program sumber daya manusia yang mendukung para tenaga kerja dalam organisasi tersebut.

Perencanaan Sumber Daya Manusia

Definisi Perencanaan Sumber Daya Manusia menurut Hasibuan, Malayu S P dalam bukunya yang berjudul Manajemen Sumber Daya Manusia (2001:250) sebagai berikut :

“Perencanaan sumber daya manusia adalah merencanakan tenaga kerja agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta efektif dan efisien dalam membantu terwujudnya tujuan.”

Definisi Perencanaan Sumber Daya Manusia menurut Hadari Nawawi dalam buku Perencanaan SDM untuk Organisasi Profit yang Kompetitif (2008:44) adalah sebagai berikut

“Perencanaan SDM adalah proses menetapkan strategi untuk memperoleh, memanfaatkan, mengembangkan dan mempertahankan SDM sesuai dengan kebutuhan organisasi/perusahaan sekarang dan pengembangannya dimasa sepan.”

Definisi Perencanaan Sumber Daya Manusia menurut Veithzal Rivai dalam buku Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan (2009:41) adalah sebagai berikut :

“Perencanaan SDM adalah menentukan kualifikasi SDM, yang dibutuhkan perusahaan baik dalam jangka pendek, menengah dan jangka panjang termasuk jumlah SDM yang dibutuhkan untuk tercapainya tujuan perusahaan.”

Definisi Perencanaan Sumber Daya Manusia menurut Anwar Prabu Mangkunegara dalam buku Perencanaan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (2009:6) adalah sebagai berikut :

“Perencanaan Sumber Daya Manusia atau Perencanaan Tenaga Kerja dapat diartikan sebagai suatu proses menentukan kebutuhan akan tenaga kerja berdasarkan peramalan pengembangan, pengimplementasian dan pengendalian kebutuhan tersebut yang berintegrasi dengan perencanaan organisasi agar tercipta jumlah pegawai, penempatan pegawai yang tepat dan bermanfaat secara ekonomis.”

Perencanaan menurut George R. Terry dalam buku Hasibuan, Malayu S P (2001:249) ialah :

“Perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan.”

Definisi Perencanaan Sumber Daya Manusia menurut Andrew E. Sikula dalam buku Anwar Prabu Mangkunegara (2009:5) adalah :

“Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan sebagai proses menentukan kebutuhan akan tenaga kerja dan cara memenuhi kebutuhan tersebut untuk melaksanakan rencana terpadu organisasi.”

Kepentingan perencanaan sumber daya manusia menurut Bambang Wahyudi (1991:53) adalah sebagai berikut:

Kepentingan perencanaan sumber daya manusia ditinjau dari beberapa segi, yaitu :

1.      Kepentingan individu tenaga kerja sendiri.

2.      Kepentingan organisasi.

3.      Kepentingan negara.

4.      Kedudukan sebuah rencana.

Adapun penjelasannya akan diuraikan sebagai berikut :

1.      Kepentingan perencanaan sumber daya manusia ditinjau dari sudut kepentingan individu tenaga kerja sendiri. Bagi seorang pekerja, mengetahui secara pasti rencana tentang ketenagakerjaan dari organisasi tempat ia berada akan memungkinkannya untuk menyusun rencana pengembangan karir bagi dirinya sendiri. Artinya bagi seorang tenaga kerja dalam suatu organisasi, suatu perencanaan tenaga kerja akan sangat membantu bagi dirinya dalam menentukan masa depannya didalam organisasi yang bersangkutan. Dari rencana organisasi tersebut, seorang tenaga kerja akan mengetahui :

a.      Bagaimana kemampuan pengembangan jenjang karirnya.

b.      Kemampuan apa yang harus dimilikinya untuk memungkinkan dirinya menduduki suatu jabatan tertentu.

c.       Waktu yang terbaik untuk menjangkau.

Dengan mengetahui hal-hal tersebut diatas, maka seorang tenaga kerja akan dapat menyusun rencana tentang apa yang harus dilakukannya.

2.      Kepentingan perencanaan sumber daya manusia ditinjau dari sudut kepentingan organisasi. Suatu perencanaan tenaga kerja akan membantu pimpinan organisasi dalam upaya mendayagunakan sumber daya manusia yang ada, sehingga organisasi akan mampu meningkatkan efisiensi dan produktivitasnya dalam jangka waktu panjang. Dengan perencanaan tenaga kerja yang baik suatu organisasi akan mampu untuk menarik tenaga kerja yang benar-benar dibutuhkan, baik secara kuantitatif maupun kualitatif dan dilakukan pada waktu yang tepat. Ketepatan dalam menentukan jumlah, kualitas dan waktu penarikannya serta didukung oleh penempatan yang tepat pula, akan mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi, yang akan menambah kuatnya daya saing organisasi tersebut terhadap organisasi lain.

3.      Kepentingan perencanaan sumber daya manusia ditinjau dari sudut kepentingan negara. Suatu perencanaan tenaga kerja akan memungkinkan negara tersebut untuk mengatur program penataan dan pengembangan sumber daya manusia, guna mendukung terciptanya negara sebagai organisasi yang memiliki efisiensi yang tinggi. Suatu negara (sebagai sebuah sistem) yang terdiri dari organisasi-organisasi (sebagai sub-sistem) yang memiliki tingkat efisiensi dan efektivitas yang tinggi didalamnya akan menyebabkan negara tersebut juga memiliki tingkat efisiensi yang tinggi pula, sehingga mampu bersaing dengan negara-negara lain di tingkat internasional.

4.      Kepentingan perencanaan sumber daya manusia ditinjau dari kedudukan sebuah rencana. Kita dapat melihat bahwa suatu perencanaan sumber daya manusia memiliki kedudukan yang sangat penting, karena :

a.      Sebuah rencana membimbing kearah sukses.

Artinya dengan suatu rencana, dimungkinkan melakukan pendayagunaan tenaga kerja secara optimal melalui penempatan pada jabatan-jabatan tertentu dengan jenjang karir yang sesuai dengan kepentingan individu maupun organisasi. Jadi dengan menggunakan suatu kita akan mempunyai keyakinan bahwa tenaga kerja yang ada akan dipergunakan secara efisien dan efektif.

b.      Sebuah rencana akan memungkinkan organisasi melakukan penyesuaian dengan perubahan-perubahan yang mungkin terjadi. Dengan sebuah rencana kita akan mampu mengantisipasi kondisi bisnis yang akan datang secara lebih awal, sehingga memungkinkan organisasi melakukan tindakan-tindakan untuk mempersiapkan tenaga kerja yang dimilikinya, baik melalui pelatihan, mutasi dan sebagainya, disesuakan dengan kebutuhan tenaga kerja sebagai akibat adanya perubahan-perubahan dikemudian hari.

c.       Sebuah rencana mengharuskan seorang manajer untuk menetapkan tujuan yang hendak dicapai. Dengan perkembangan organisasi berarti kita harus menetapkan tujuan yang hendak dicapai secara spesifik, baik tujuan umum maupun tujuan-tujuan bagiannya, termasuk penetapan tujuan pada masalah ketenagakerjaannya.

d.      Sebuah rencana memungkinkan dilakukannya pengawasan secara efektif. Dengan sebuah rencana berarti kita memiliki suatu standar yang akan digunakan dalam melakukan tindakan pengawasan/evaluasi. Dengan rencana tersebut kita akan mengetahui kualitas dan kuantitas tenaga kerja yang dibutuhkan, yang tentu saja akan digunakan sebagai dasar penilaian apakah kegiatan yang dilakukan telah memenuhi standar yang ditetapkan.

Tujuan Perencanaan SDM

Tujuan perencanaan SDM menurut Hasibuan, Malayu S P  (2001:250) adalah :

1.      Untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi semua jabatan dalam perusahaan.

2.      Untuk menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa depan, sehingga setiap pekerjaan ada yang mengerjakannya.

3.      Untuk menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam implementasi tugas.

4.      Untuk mempermudah koordinasi, integrasi dan sinkronisasi (KIS) sehingga produktifitas kerja meningkat.

5.      Untuk menghindari kekurangan dan atau kelebihan karyawan.

6.      Untuk menjadi pedoman dalam menetapkan program penarikan, seleksi, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan dan pemberhentian karyawan.

7.      Menjadi pedoman dalam melaksanakan mutasi (vertikal atau horizontal) dan pensiunan karyawan.

8.      Menjadi dasar dalam melakukan penilaian karyawan.

Manfaat Perencanaan SDM

Sejalan dengan tujuan perencanaan SDM di lingkungan sebuah organisasi/perusahaan, maka terdapat beberapa manfaat yang didapat jika implementasinya berlangsung secara obyektif. Manfaat perencanaan sumber daya manusia tersebut menurut Hadari Nawawi (2008:70) adalah sebagai berikut :

1.      Meningkatkan efektivitas dan efisiensi pendayagunaan SDM.

Pendayagunaan SDM akan berlangsung efektif dan efisien karena perencanaan SDM harus dimulai dengan kegiatan pengaturan kembali atau penempatan ulang (restaffing/replacement) SDM yang dimiliki. Penempatan ulang dimaksudkan agar setiap dan semua SDM yang dimiliki bekerja pada jabatan atau pekerjaan yang sesuai dengan kemampuannya. Dengan kata lain setiap pekerjaan/jabatan dilaksanakan oleh SDM yang kualifaid, yang dapat memberikan kontribusi maksimal pada pencapaian tujuan organisasi/perusahaan.

2.      Menyelaraskan aktivitas SDM berdasarkan potensinya masing-masing dengan tugas-tugas yang sasarannya berpengaruh pada peningkatan efisiensi dan efektivitas pencapaian tujuan organisasi/perusahaan. Dengan kata lain setiap dan semua SDM berpeluang untuk berperilaku proaktif dalam bekerja, karena setiap tugas dan masalah yang berada dalam lingkup kemampuannya akan dapat diselesaikan secara baik sebagai prestasi yang memberikan kepuasan dalam bekerja.

3.      Meningkatkan kecermatan dan penghematan biaya (cost) dan tenaga dalam melaksanakan rekrutmen dan seleksi.

Rekrutmen dan seleksi untuk menindaklanjuti perencanaan SDM harus didahului dengan melaksanakan promosi dan pemindahan jabatan, mempensiunkan dan memberhentikan pekerja sesuai alasan masing-masing. Dengan demikian pembiayaan (cost) dapat dihemat, karena melalui ketepatan penempatan ulang tidak akan terjadi penempatan yang keliru, sehingga tidak perlu menyediakan pembiayaan untuk mengangkat atau menambah SDM dari sumber eksternal, jika masih tersedia dari sumber internal yang memenuhi kualifikasi untuk mengisi kekosongan. Disamping itu kontribusi SDM akan meningkat sebanding atau melebihi pembiayaan (cost) SDM yang dipergunakan.

4.      Perencanaan SDM yang profesional mendorong usaha menciptakan dan menyempurnakan Sistem Informasi SDM agar selalu akurat siap pakai untuk berbagai kegiatan Manajemen SDM lainnya. Selanjutnya informasi dari perencanaan SDM dapat digunakan untuk melengkapi informasi didalam sistem informasi SDM. Berikutnya informasi dari sistem informasi SDM yang terus menerus dikembangkan itu, dapat digunakan untuk melengkapi Sistem Informasi Manajemen (SIM) organisasi/perusahaan.

5.      Perencanaan SDM dapat meningkatkan koordinasi antar manajer unit kerja/departemen, yang akan berkelanjutan juga dalam melaksanakan kegiatan manajemen SDM lainnya, bahkan dapat dikembangkan dalam melaksanakan kegiatan bisnis yang memerlukan kerjasama.

Syarat-syarat perencanaan SDM

Syarat-syarat perencanaan SDM  menurut Hasibuan, Malayu S P (2001:253) adalah sebagai berikut :

1.      Harus mengetahui secara jelas masalah yang akan di rencanakannya.

2.      Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang SDM.

3.      Harus mempunyai pengetahuan yang luas tentang job analysis, organisasi dan situasi persediaan SDM.

4.      Harus mampu membaca situasi SDM masa kini dan masa mendatang.

5.      Harus mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan.

6.      Harus mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanan perburuhan pemerintah.

Kendala-kendala dalam perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM) menurut Hasibuan, Malayu S P (2001:255) adalah sebagai berikut :

1.      Standar kemampuan SDM.

2.      Manusia Sebagai Mahluk Hidup.

3.      Situasi SDM.

4.      Kebijakan Pemerintah.

Adapun penjelasannya akan diuraikan sebagai berikut :

1.      Standar kemampuan SDM yang pasti belum ada, akibatnya informasi kemampuan SDM hanya berdasarkan ramalan-ramalan (prediksi) saja yang sifatnya subjektif. Hal ini menjadi kendala yang serius dalam perencanaan SDM untuk menghitung potensi SDM secara pasti.

2.      Sebagai mahluk hidup, manusia tidak dapat dikuasai sepenuhnya seperti mesin. Misalnya, ia mampu tapi kurang mau melepaskan kemampuannya. Hal ini menjadi salah satu kendala perencanaan SDM, karena itu sulit memperhitungkan segala sesuatunya dalam rencana.

3.      Situasi SDM seperti persediaan, mutu, dan penyebaran penduduk yang kurang mendukung kebutuhan SDM perusahaan. Hal ini pula menjadi kendala proses perencanaan SDM yang baik dan benar.

4.      Kebijakan pemerintah tentang ketenagakerjaan, seperti kompensasi, jenis kelamin, WNA, dan kendala lain dalam perencanaan SDM untuk membuat rencana yang baik dan tepat.

Faktor-faktor yang mempengaruhi Perencanaan Sumber Daya Manusia menurut Hadari Nawawi (2008:148)

Faktor-faktor yang mempengaruhi Perencanaan Sumber Daya Manusia, yaitu :

1.      Faktor Internal

a.      Faktor Rencana Strategik (RENSTRA) dan Rencana Operasional (RENOP).

b.      Faktor prediksi produksi dan penjualan.

c.       Faktor anggaran/pembiayaan (cost) SDM.

d.      Faktor bisnis baru.

e.      Faktor struktur organisasi dan desain pekerjaan.

f.        Faktor keterbukaan dan keikutsertaan manajer.

g.      Faktor Ketenagakerjaan

2.      Faktor Eksternal

a.      Faktor Ekonomi Nasional dan Internasional (Global).

b.      Faktor Sosial, Politik dan Hukum.

c.       Faktor Hukum Nasional dan Internasional

d.      Faktor Kemajuan dan Perkembangan Ilmu dan Teknologi.

e.      Faktor Pasar Tenaga Kerja dan Perusahaan Pesaing.

Faktor-faktor tersebut akan dijelaskan sebagai berikut berikut :

1.      Faktor Internal

Faktor internal adalah kondisi persiapan dan kesiapan SDM sebuah organisasi/perusahaan dalam melakukan operasional bisnis pada masa sekarang dan untuk mengantisipasi perkembangannya dimasa depan. Dengan kata lain faktor internal adalah alasan permintaan SDM, yang bersumber dari kekurangan SDM didalam organisasi/perusahaan yang melaksanakan bisnisnya, yang menyebabkan diperlukan penambahan jumlah SDM. Alasan ini terdiri dari:

a.        Faktor Rencana Strategik (RENSTRA) dan Rencana Operasional (RENOP).

1)      Pengadaan SDM dilingkungan organisasi/perusahaan adalah untuk melaksanakan kegiatan bisnis yang terdapat didalam RENOP sebagai penjabaran dari RENSTRA. Dengan demikian RENOP dan RENSTRA merupakan penyebab utama yang terpenting dalam memprediksi permintaan SDM.

2)      Prediksi perubahan dan perkembangan lingkungan bisnis harus diikuti dengan merumuskan perencanaan SDM. Dengan demikian jika RENSTRA dan terutama RENOP mengalami reviu/revisi untuk mengantisipasi perubahan dan perkembangan lingkungan bisnis agar perusahaan mampu mempertahankan dan mengembangkan eksistensinya, maka permintaan (demand) SDM harus disesuaikan dengan perubahan tersebut. Perubahan juga dapat terjadi jika perusahaan melakukan merger atau akuisisi.

b.        Faktor prediksi produksi dan penjualan.

Dalam usaha meningkatkan produktivitas dan penjualan yang melampaui batas kemampuan SDM yang sudah dimiliki, mengharuskan dilakukan perencanaan penambahan SDM baru.

c.         Faktor anggaran/pembiayaan (cost) SDM.

Sejalan dengan uraian diatas, bahwa prediksi atau permintaan SDM harus memperhitungkan persentase anggaran pembiayaan SDM khususnya upah/gaji yang disediakan perusahaan dari laba kompetitif yang berkelanjutan, sebagai sumber satu-satunya yang dapat dipergunakan dalam menambah jumlah SDM. Berarti perusahaan harus menjamin bahwa upah/gaji tetap karyawan yang dipekerjakan sebagai karyawan tetap dapat dibayar secara berkelanjutan meskipun perusahaan mengalami penurunan laba bahkan mengalami kerugian.

d.        Faktor bisnis baru.

Bisnis baru dilingkungan sebuah organisasi/perusahaan pada dasarnya berarti pengembangan jenis produk dengan mempergunakan teknologi yang dimiliki yang belum dipergunakan secara maksimal. Pengembangan produk baru akan berdampak diperlukannya penambahan sumber daya manusia, karena terjadi penambahan pekerjaan dan bahkan mungkin bertambahnya jabatan baru.

e.        Faktor struktur organisasi dan desain pekerjaan.

Dengan kata lain setiap dilakukan penambahan atau pengurangan unit kerja (divisi, departemen dan lain-lain yang tersusun secara vertikal dan horizontal), pada tahap awal berpengaruh pada prediksi jumlah dan kualifikasi manajer/pimpinan yang dibutuhkan. Berikutnya dari segi volume dan beban tugas, tanggungjawab dan jenis pekerjaan, setiap unit kerja membutuhkan staf dan pelaksana pekerjaan yang berbeda jumlah dan kualifikasinya.

f.          Faktor keterbukaan dan keikutsertaan manajer.

Sebab permintaan SDM terkait erat dengan filsafat dan kebijaksanaan manajemen puncak dalam memperlakukan SDM di lingkungan sebuah organisasi/perusahaan. Kebijaksanaan dapat berbentuk diskriminatif yang didasari nilai-nilai otoriter yang mengakibatkan prediksi jumlah dan kualifikasi permintaan SDM harus disesuaikan dengan keinginan manajer puncak tanpa boleh diubah atau diperbaiki, ataupun kebijaksanaan tanpa diskriminasi dengan nilai-nilai demokratis memungkinkan perencanaan SDM memprediksi jumlah dan kualifikasi permintaan SDM secara obyektif dan akurat.

g.      Faktor Ketenagakerjaan.

Faktor ini adalah kondisi tenaga kerja (SDM) yang dimiliki perusahaan sekarang dan prediksinya dimasa depan yang berpengaruh pada permintaan tenaga kerja baru. Beberapa dari faktor ini adalah :

1)      Jumlah, waktu dan kualifikasi SDM yang akan pensiun.

2)      Prediksi jumlah dan kualifikasi SDM yang akan berhenti/keluar dan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) sesuai dengan Kesepakatan Kerja Bersama (KKB) atau kontrak kerja.

3)      Prediksi yang meninggal dunia perlu dilakukan dilingkungan organisasi/perusahaan yang telah memiliki SDM dalam jumlah besar yang sudah seharusnya memiliki Sistem Informasi SDM yang akurat. Prediksi ini dilakukan karena kemungkinan terjadi diluar kekuasaan manusia atau tidak tergantung usia, sehingga mungkin saja dialami pekerja yang usianya relatif masih muda.

2.      Faktor Eksternal

Faktor eksternal adalah kondisi lingkungan bisnis yang berada diluar kendali perusahaan yang berpengaruh pada rencana strategik dan rencana operasional, sehingga langsung atau tidak langsung berpengaruh pada perencanaan SDM. Faktor eksternal tersebut pada dasarnya dapat dikategorikan sebagai sebab atau alasan permintaan SDM dilingkungan sebuah organisasi/perusahaan. Faktor eksternal terdiri dari :

a.      Faktor Ekonomi Nasional dan Internasional (Global).

Kondisi ekonomi dan moneter internasional yang berpengaruh pada meningkat atau menurunnya persentase pertumbuhan ekonomi dan moneter nasional, tinggi rendahnya atau tingkat penghasilan perkapita, inflasi, nilai tukar Rupiah terhadap valuta asing khususnya US Dollar, krisis ekonomi, krisis moneter, menurunnya daya beli masyarakat dan lain-lain yang sangat berpengaruh pada kemampuan organisasi/perusahaan dalam mempertahankan dan mengembangkan eksistensinya. Dengan kata lain kondisi ekonomi/moneter internasional dan trend pertumbuhan ekonomi/moneter nasional, baik meningkat maupun menurun dalam kegiatan bisnis kerapkali mamaksa sebuah organisasi/perusahaan melakukan revisi/reviu terhadap RENSTRA dan RENOP, yang akan langsung berpengaruh pada permintaan SDM dalam segi jumlah maupun kualifikasinya dalam perencanaan SDM.

b.      Faktor Sosial, Politik dan Hukum.

1)      Faktor sosial

Faktor ini menggambarkan merata atau tidak tingkat kesejahteraan masyarakat pada suatu wilayah sebagai hasil dari interaksi sosial antar individu dan individu dengan kelompok sosial termasuk juga dengan organisasi dibidang bisnis. Faktor sosial yang bersumber dari interaksi seperti diatas, terlihat dalam adat istiadat, kebiasaan, kebudayaan, kehidupan beragama, rata-rata tingkat pendidikan, jumlah populasi, kondisi ketenagakerjaan, tingkat kesejahteraan dan lain-lain, kondisi tersebut secara langsung berpengaruh pada jenis dan cara mengkonsumsi produk (barang atau jasa) yang dipasarkan oleh perusahaan/organisasi.

2)      Faktor politik

a)      Politik Negara/Nasional

Organisasi bisnis dalam mempertahankan dan mengembangkan eksistensinya sangat memerlukan kondisi negara yang memiliki stabilitas politik, ekonomi, sosial, budaya, ketertiban dan keamanan yang dinamis di negara operasional bisnisnya. Dalam kondisi tersebut berarti pemerintah memiliki kemampuan melindungi hak dan kewajiban warga negara dan pelaku bisnis dalam menjalankan usahanya yang akan berdampak pada kesediaan pelaku bisnis menanamkan investasinya yang akan meningkatkan dan mengembangkan aktivitas bisnis dan mengembangkan organisasi bisnis yang pada akhirnya berdampak pada meningkatnya kebutuhan untuk mendapatkan SDM.

b)      Politik Internasional/Global

Politik Internasional pada dasarnya berarti kemampuan dan kebijakan suatu negara dalam memelihara dan mengembangkan dinamika hubungan bilateral dengan negara-negara lain diseluruh dunia. Dalam kenyataan politik internasional sangat dipengaruhi dan bahkan cenderung ditentukan oleh negara-negara maju atau negara-negara industri, yang menggunakan bidang ekonomi sebagai sarananya mempengaruhi politik nasional negara berkembang. Pengaruh positif maupun negatif terhadap pertumbuhan ekonomi dan moneter seperti diuraikan diatas akan mempengaruhi RENSTRA dan RENOP yang secara langsung berpengaruh pada permintaan SDM dalam perencanaan SDM setiap dan semua organisasi/perusahaan di negara berkembang.

c.       Faktor Hukum Nasional dan Internasional

1)      Hukum Nasional

Kekuatan dan kekuasaan hukum suatu ketentuan perundang-undangan secara yuridis formal, yang cakupan wilayah berlakunya disebuah negara disebut hukum nasional. Diantaranya terdapat ketentuan yang memberikan perlindungan dan jaminan pada eksistensi organisasi/perusahaan domestik dan multinasional dalam menjalankan bisnisnya secara operasional, seperti perizinan mendirikan perusahaan dan melakukan operasional bisnis, kewajiban membayar upah, perpajakan, pemilikan aset, ekspor dan impor, perlindungan dan pembatasan tenaga kerja asing, perlindungan tenaga kerja domestik dan lain-lain. Semua ketentuan hukum tersebut sangat berpengaruh pada prediksi permintaan SDM dalam perencanaan SDM, karena perkembangan eksistensi perusahaan sangat tergantung pada kemampuan organisasi/perusahaan mematuhinya.

2)      Hukum Internasional

Hukum Internasional adalah komitmen antar dua atau lebih, bahkan seluruh negara di dunia atau antar suatu negara dengan badan internasional yang memiliki kekuatan dan kekuasaan yuridis formal (hukum). Komitmen dapat dilakukan dalam berbagai bidang antara lain bidang ekonomi atau pengaturan operasional bisnis diantara negara-negara yang menyepakatinya, yang semuanya itu akan sangat besar pengaruhnya pada kegiatan bisnis dan eksistensi organisasi bisnis, yang kemudian berpengaruh pada prediksi permintaan dalam segi kualifikasinya dalam perencanaan SDM, diantaranya adalah kualifikasi SDM yang memiliki kemampuan melaksanakan bisnis internasional secara efektif dan efisien.

d.      Faktor Kemajuan dan Perkembangan Ilmu dan Teknologi.

Ilmu dan teknologi sangat pesat kemajuan dan perkembangannya pada akhir abad 20, akan terus berlanjut sepanjang abad 21 sekarang ini. Banyak penemuan-penemuan baru yang berhubungan langsung dan tidak langsung dengan kegiatan bisnis, diantaranya peralatan kerja berteknologi canggih, yang berpengaruh pada kecepatan dan kualitas produksi, meningkatkan efisiensi kerja, produktivitas dan kualitas produk (barang atau jasa). Kondisi tersebut mengharuskan perusahaan mengadaptasi perubahan, perkembangan dan kemajuan ilmu dan teknologi agar mampu berkompetisi dengan perusahaan sejenis, yang berdampak pada prediksi permintaan terutama dari segi kualifikasinya dalam membuat perencanaan SDM.

e.      Faktor Pasar Tenaga Kerja dan Perusahaan Pesaing.

1)      Pasar tenaga kerja adalah areal geografi yang memiliki persediaan tenaga kerja yang dibutuhkan sebuah perusahaan yang penggunaannya berlangsung dua arah interaksi antara Permintaan (demand) dan persediaan (supply), hasil interaksi tersebut disebut Rasio Seleksi berupa perbandingan antara jumlah jabatan/pekerjaan yang membutuhkan pekerja, dengan jumlah pencari kerja. Rasio seleksi menggambarkan persediaan tenaga kerja dipasar tenaga kerja, jika rasio seleksi kecil menunjukkan dipasar tenaga kerja sulit mendapatkan SDM yang dibutuhkan untuk mengisi jabatan/pekerjaan yang ditawarkan. Sebaliknya rasio seleksi besar menunjukkan dipasar tenaga kerja tersedia banyak SDM yang dibutuhkan untuk mengisi jabatan/pekerjaan yang ditawarkan.

2)      Perusahaan Pesaing

Organisasi/perusahaan dalam bidang bisnis yang sama, membutuhkan SDM yang kualifikasinya sama pula, yang akan menjadi penghambat perusahaan untuk mempertahankan dan mengembangkan eksistensinya adalah jika terjadi persaingan untuk memperoleh tenaga kerja berkeahlian dan berketerampilan tinggi yang jumlahnya tidak banyak dipasar tenaga kerja.

Fungsi Operasional MSDM

Fungsi operasional Manajemen Sumber Daya Manusia menurut Hasibuan Malayu S P (2001:27) adalah :

1.      Pengadaan

2.      Pengembangan

3.      Kompensasi

4.      Pengintegrasian

5.      Pemeliharaan

6.      Kedisiplinan

7.      Pemberhentian

Penjelasannya akan diuraikan sebagai berikut :

1.      Pengadaan

Pengadaan (procurement) adalah fungsi operasional pertama MSDM, yang meliputi proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi dan induksi untuk mendapatkan karyawan yang efektif dan efisien membantu tercapainya tujuan perusahaan.

Proses atau Langkah-langkah Pengadaan :

a.      Peramalan kebutuhan tenaga kerja

Peramalan dimaksudkan agar jumlah kebutuhan tenaga kerja masa kini dan masa depan sesuai dengan beban pekerjaan, kekosongan-kekosongan dapat dihindarkan dan semua pekerjaan dapat dikerjakan. Peramalan didasarkan kepada informasi faktor internal dan eksternal perusahaan.

b.      Penarikan tenaga kerja

Penarikan adalah usaha mencari dan mempengaruhi tenaga kerja, agar mau melamar lowongan pekerjaan yang ada dalam suatu perusahaan. Proses penarikan karyawan meliputi :

1)      Penentuan dasar penarikan

Dasar penarikan harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan untuk menduduki jabatan tersebut.

2)      Penentuan sumber-sumber penarikan

Sumber penarikan karyawan bisa berasal dari internal maupun eksternal.

3)      Metode penarikan

Metode penarikan menggunakan metode tertutup atau terbuka.

c.       Seleksi penerimaan karyawan

Seleksi adalah kegiatan pemilihan dan penentuan pelamar yang diterima ataupun ditolak untuk menjadi karyawan perusahaan. Metode seleksi terbagi menjadi :

1)      Metode seleksi non-ilmiah, yaitu seleksi dilaksanakan dengan tidak didasarkan kepada kriteria, standar atau spesifikasi kebutuhan nyata pekerjaan atau jabatan, tetapi hanya didasarkan pada prakiraan dan pengalaman saja.

2)      Metode ilmiah, yaitu seleksi didasarkan pada job specification (ilmu pengetahuan) dan kebutuhan nyata jabatan yang akan diisi, serta berpedoman kepada kriteria dan standar tertentu.

2.      Pengembangan

Pengembangan (development) adalah fungsi operasional kedua dari manajemen personalia, yaitu suatu usaha untuk meningkatkan kemampuan teknis, teoritis, konseptual dan moral karyawan sesuai dengan kebutuhan pekerjaan/jabatan melalui pendidikan dan latihan.

3.      Kompensasi

Kompensasi adalah semua pendapatan yang berbentuk uang, barang langsung atau tidak langsung yang diterima karyawan sebagai imbalan atas jasa yang diberikan kepada perusahaan.

Sistem kompensasi yang umum diterapkan adalah :

a.      Sistem waktu

Dalam sistem waktu, besarnya kompensasi (gaji, upah) ditetapkan berdasarkan standar waktu seperti jam, minggu atau bulan.

b.      Sistem hasil

Dalam sistem hasil, besarnya kompensasi atau upah ditetapkan atas kesatuan unit yang dihasilkan pekerja, seperti per potong, meter, liter dan kilogram.

c.       Sistem borongan

Sistem borongan adalah suatu cara pengupahan yang penetapan besarnya jasa didasarkan atas volume pekerjaan dan lama mengerjakan.

Kompensasi dibedakan menjadi dua yaitu :

a.      Kompensasi Langsung (direct compensation) berupa gaji, upah dan upah insentif.

b.      Kompensasi Tidak Langsung (indirect compensation atau employee welfare atau Kesejahteraan Karyawan).

4.      Pengintegrasian

Pengintegrasian adalah kegiatan menyatupadukan keinginan karyawan dan kepentingan perusahaan, agar tercipta kerjasama yang memberikan kepuasan.

Metode-metode pengintegrasian yang kita kenal adalah sebagai berikut :

a.      Hubungan antarmanusia (human relation)

Hubungan antarmanusia adalah hubungan kemanusiaan yang harmonis, tercipta atas kesadaran dan kesediaan melebur keinginan individu demi terpadunya kepentingan bersama. Manajer hendaknya terbuka dan mendorong partisipasi dan keberanian para bawahan untuk menyampaikan pendapat dan keluhannya dengan memanfaatkan komunikasi dua arah, formal atau informal, vertikal atau horizontal sehingga terdapat pengertian dan penghayatan mengenai kebijakan yang diambil.

b.      Motivasi (motivation)

Motivasi adalah hal yang menyebabkan, menyalurkan dan mendukung perilaku manusia supaya mau bekerja giat dan antusias mencapai hasil yang optimal.

Metode motivasi dibagi 2 yaitu :

1)      Motivasi langsung (direct motivation)

Motivasi (materiil & nonmateriil) yang diberikan langsung untuk memenuhi kepuasan karyawan, seperti pujian, penghargaan, tunjangan hari raya, bonus dan bintang jasa.

2)      Motivasi tak langsung (indirect motivation)

Motivasi berupa fasilitas-fasilitas yang mendukung serta menunjang gairah kerja, misalkan kursi yang empuk, mesin-mesin yang baik, ruangan dan suasana kerja yang nyaman serta penempatan yang tepat.

c.       Kepemimpinan (leadership)

Kepemimpinan ialah cara seorang pemimpin mempengaruhi perilaku bawahan, agar mau bekerjasama dan bekerja secara produktif untuk mencapai tujuan organisasi.

Gaya kepemimpinan dibagi menjadi 4, yaitu :

1)      Kepemimpinan Otoriter

Orientasi kepemimpinannya difokuskan untuk peningkatan produktivitas kerja karyawan dengan kurang memperhatikan perasaan serta kesejahteraan bawahan.

2)      Kepemimpinan Partisipatif

Pemimpin akan mendorong kemampuan bawahan mengambil keputusan, dengan demikian pimpinan akan selalu membina bawahan untuk menerima tanggung jawab yang lebih besar.

3)      Kepemimpinan Delegatif

Seorang pemimpin mendelegasikan wewenang kepada bawahan dengan agak lengkap, sehingga bawahan dapat mengambil keputusan dan kebijaksanaan dengan bebas atau leluasa dalam melaksanakan pekerjaannya.

4)      Kepemimpinan Situasional

Gaya kepemimpinan diterapkan sesuai dengan perilaku bawahan yang telah diobservasi sebelumnya.

d.      Kesepakatan Kerja Bersama (KKB)

KKB adalah adanya musyawarah dan mufakat antara pimpinan perusahaan dengan pimpinan serikat karyawan (buruh) dalam memutuskan masalah yang menyangkut kebutuhan karyawan dan kepentingan perusahaan.

e.      Collective Bargaining

Collective Bargaining adalah adanya perundingan antara pimpinan perusahaan dengan pimpinan serikat buruh (karyawan) dalam menetapkan keputusan-keputusan yang menyangkut kepentingan perusahaan dan kebutuhan buruh.

5.      Pemeliharaan

Pemeliharaan adalah usaha mempertahankan dan atau meningkatkan kondisi fisik, mental dan sikap karyawan, agar mereka tetap loyal dan bekerja produktif untuk menunjang tercapainya tujuan perusahaan.

Asas-asas pemeliharaan yaitu :

a.      Asas manfaat dan efisiensi

b.      Asas kebutuhan dan kepuasan

c.       Asas keadilan dan kelayakan

d.      Asas peraturan ilegal

e.      Asas kemampuan perusahaan

Sedangkan metode pemeliharaan yaitu :

a.      Komunikasi

b.      Insentif

c.       Kesejahteraan karyawan

d.      Kesadaran dan keselamatan kerja

e.      Hubungan industrial Pancasila

6.      Kedisiplinan

Kedisiplinan adalah fungsi operatif keenam dari MSDM. Kedisiplinan adalah kesadaran dan kesediaan seseorang mentaati semua peraturan perusahaan dan norma-norma sosial yang berlaku.

Indikator-indikator kedisiplinan :

Pada dasarnya banyak indikator yang mempengaruhi tingkat kedisiplinan karyawan pada suatu organisasi, diantaranya :

a.      Tujuan dan kemampuan

b.      Teladan pimpinan

c.       Balas jasa

d.      Keadilan

e.      Waskat (pengawasan melekat)

f.        Sanksi hukuman

g.      Ketegasan

h.      Hubungan kemanusiaan

7.      Pemberhentian

Pemberhentian adalah fungsi operatif terakhir MSDM, yaitu pemutusan hubungan kerja sesorang karyawan dengan suatu organisasi perusahaan.

Alasan-alasan pemberhentian :

a.      Undang-undang

b.      Keinginan perusahaan

c.       Keinginan karyawan

d.      Pensiun

e.      Kontrak kerja berakhir

f.        Kesehatan karyawan

g.      Meninggal dunia

h.      Perusahaan dilikuidasi

Proses pemecatan karyawan harus menurut prosedur sebagai berikut :

a.      Musyawarah karyawan dengan pimpinan perusahaan.

b.      Musyawarah pimpinan serikat buruh, pimpinan perusahaan dan P4D.

c.       Musyawarah pimpinan serikat buruh, pimpinan perusahaan dan P4P.

d.      Pemutusan berdasarkan Keputusan Pengadilan Negeri.

Implementasi Perencanaan SDM

Implementasi Perencanaan SDM menurut Veithzal Rivai (2009:58) perlu memperhatikan beberapa hal yaitu :

1.      Munculnya perencanaan SDM menunjukkan semakin meluasnya misi dan fungsi SDM.

2.      Peran-peran staf baru yang purna waktu yang mulai ada pada beberapa perusahaan adalah untuk menyediakan dukungan, petunjuk bagi praktik manajerial dalam perencanaan SDM.

3.      Profesional manajemen SDM mengisi berbagai peran tergantung pada tugas dan prioritas organisasi. Tujuan kategori dasar aktivitas yang menghadirkan peran utama merupakan hal yang biasa dalam pengkajian manajemen SDM.

4.      Aktivitas yang di-cheklist dalam kegiatan manajemen SDM menunjukkan peran tertentu yang harus ditunjukkan.

5.      Keterampilan dan peran konsultasi adalah sangat penting dalam mempengaruhi pelaksanaan perubahan dalam manajemen SDM.

Menurut Hadari Nawawi (2008:75) setiap kali sebuah perusahaan/organisasi akan mengimplementasikan perencanaan SDM maka harus diikuti langkah-langkah sebagai berikut :

1.      Menghimpun dan mengolah data dan informasi SDM yang sudah dimiliki organisasi/perusahaan untuk memperjelas kondisinya sekarang, baik dari segi jumlah (kuantitas) maupun kualifikasi (kualitas).

2.      Memprediksi kekurangan SDM dengan membandingkan SDM yang dimiliki dengan permintaan (demand) SDM untuk dapat melaksanakan opersional bisnis sekarang dan dimasa datang, baik jumlah (kuantitas) maupun kualifikasi (kualitas).

3.      Mengontrol kesesuaian SDM yang diprediksi berupa jumlah dan kualitasnya dengan perencanaan bisnis, agar tujuan strategik dan visi organisasi/perusahaan dapat dicapai secara maksimal. Sebaliknya agar terhindar dari timbulnya masalah-masalah baru, yang dapat terjadi apabila hasil prediksi SDM secara kuantitatif dan kualitatif, tidak sesuai kebutuhan mewujudkan eksistensi perusahaan yang diinginkan dimasa depan.