TANYA JAWAB TENTANG STAFFING /PENATAAN PEGAWAI

V.           FUNGSI STAFFING

1.      Apa yang dimaksud dengan fungsi staffing ini ?

Jawab :

Staffing adalah usaha untuk mengisi dan memenuhi kebutuhan tenaga kerja manusia dalam suatu organisasi.

2.      Sebutkan kegiatan-kegiatan dalam staffing ini !

Jawab :

Kegiatan staffing meliputi :

a.      Penentuan kebutuhan tenaga kerja baik dalam hal jumlah maupun mutu tenaga kerja yang dibutuhkan.

b.      Penentuan sumber-sumber tenaga kerja yang akan ditarik untuk memenuhi kebutuhan tadi.

c.       Mengadakan seleksi terhadap para pelamar.

d.      Melatih tenaga kerja agar memiliki tingkat ketrampilan yang diinginkan.

e.      Memberikan balas jasa yang layak kepada tenaga kerja.

f.        Memajukan atau mengembangkan tenaga kerja dengan memberikan kenaikan pangkat dan lain-lain.

g.      Memanfaatkan tenaga kerja yang ada dalam organi­sasi sebaik mungkin.

3.      Ada berapa jenis kebutuhan tenaga kerja dalam organisasi ?

Jawab :

Paling tidak ada dua macam kebutuhan tenaga kerja dalam organisasi, yaitu :

a.      Kebutuhan akan tenaga staf.

b.      Kebutuhan akan tenaga operasional.

4.      Bagaimana cara menentukan jumlah kebutuhan akan tenaga staf?

Jawab :

Cara menentukannya dengan meneliti kebutuhan melalui analisis organisasi.

Jabatan-jabatan dalam struktur organisasi yang masih kosong, atau beluin ada Pejabatnya, akan menunjukkan berapa jumlah pejabat yang dibutuhkan.

5.      Bagaimana menentukan kebutuhan akan mutu tenaga staf

Jawab :

Caranya dengan menganalisis atau melihat pada persyaratan jabatan atau spesifikasi jabatan. Dalam spesifikasi jabatan dapat dibaca persyaratan yang harus dipenuhi oleh pejabat suatu jabatan tertentu. Syarat jabatan inilah yang mencerminkan kebutuhan akan ; mutu tenaga staf tersebut.

6.      Bagaimana cara menentukan kebutuhan akan jumlah tenaga operasional ?

Jawab :

caranya dengan menganalisis volume kerja dibandingkan dengan kemampuan kerja setiap tenaga kerja. Contoh, misalnya volume kerja sebulan adalah 200 unit barang. Kemampuan kerja pertenaga-kerja per bulan adalah 20 unit barang. Jadi kebutuhan tenaga kerja operasional adalah 200 dibagi 20 ada 10 orang.

7.      Dalam praktek penarikan tenaga kerja operasional di atas, apakah organisasi juga akan menarik tenaga kerja sejumlah 10 orang ?

Jawab :

Dalam prakteknya, jumlah tenaga kerja operasional yang akan ditarik tidak hanya sejumlah 10 orang, melainkan masih harus ditambah dengan cadangan untuk menghadapi adanya tenaga kerja yaiig tidak masuk kerja, maupun yang keluar. Contohnya, apabila tingkat absensi rata-rata sebulan sebesar 5 persen, dan persentase yang keluar dalam waktu sebulan rata-rata juga 5 persen, maka jumlah tenaga kerja operasional yang akan ditarik adalah 10 orang ditambah 5 persen cadangan absensi dan ditambah lagi 5 persen cadangan pengganti tenaga kerja yang keluar. Jadi jumlah tenaga kerja operasional yang akan ditarik adalah 10 orang ditambah 10 persennya, menjadi 11 orang.

8.      Sebutkan macam-macam sumber tenaga kerja yang dapat di tarik untuk mengisi lowongan kerja yang ada dalam organisasi!

Jawab :

Sumber-sumber  tenaga  kerja  yang  dapat  ditarik adalah :

a.       Sumber dari dalam, yang dapat ditarik melalui cara kenaikan pangkat (promosi), ditransfer, teman-teman atau sanak famili karyawan sendiri.

b.       Sumber dari luar organisasi, yang dapat ditarik de-ngan cara :

1.      pemasangan iklan

2.      menghubungi lembaga pendidikan

3.      mengambil dari perusahaan/organisasi lain

4.      menghubungi Kantor Tenaga Kerja

5.      menghubungi serikat buruh

6.      surat-surat lamaran yang dikirimkan oleh pelamar.

7.      Lain-lain sumber.

9.      Bagaimana cara mengidentifikasi sumber-sumber tenaga kerja  yang efektif ?

Jawab :

Caranya dengan mengadakan evaluasi prestasi kerja karyawan, kemudian bagi kafyawan yang memiliki prestasi baik, diteliti asal-usulnya. Dari sini akan dapat ditentukan sumber tenaga kerja yang efektif tersebut.

10.  Ada beberapa macam teknik seleksi yang dapat dipergunakan untuk menyaring calon-calon pelamar ?

Jawab :

Ada dua metode, yaitu :

a.      Metode gawang berantai

b.      Metode kompensatori.

11.  Apa yang dimaksud dengan metode seleksi gawang berantai ?

Jawab :Metode ini adalah metode seleksi, dimana calon pe­gawai diseleksi secara bertahap. Calon yang diterima menjadi pegawai adalah calon yang telah lulus dari se-tiap tahap seleksi yang diadakan organisasi.

12.  Apa yang dimaksud dengan metode seleksi kompensatori ?

Jawab :

Metode ini adalah metode seleksi, dimana calon pe­gawai diuji sekaligus tanpa ada pentahapan. Calon yang diterima menjadi pegawai adalah calon yang telah lulus dari seleksi. Contoh metode seleksi  kompensatori  adalah seleksi mahasiswa baru model Sipenmaru.

13.  Setiap calon pegawai, sebelum menepati jabatannya, mereka akan menjalani masa orientasi. Apa yang disebut dengan masa orientasi ini ?

Jawab :

Masa orientasi adalah waktu yang dipergunkan untuk memberikan orientasi/pengenalan pegawai baru kepada pimpinannya, sejarah organisasinya, pekerjaannya dan  teman-teman sekerjanya.

14.  Apa yang dimaksud dengan pengertian melatih pekerjaan baru itu ?

Jawab :

Melatih disini diartikan sebagai kegiatan melatih pe­gawai baru, agar memiliki ketrampilan tertentu.

15.  Ada berapa macam metode latihan yang dapat dipergunakan dalam organisasi ?

Jawab :

Banyak cara  untuk melatih pegawai  dalam  suatu organisasi, diantaranya:

a.      Self-study (belajar sendiri)

b.      Tugas belajar

c.       Up-grading

d.      Magang (apprentice-ship)

e.      Coaching

f.        Perputaran jabatan

g.      Permainan peranan

h.      Seminar, rapat-rapat dan lain-lain

i.        Vestibule-school

16.  Apa yang dimaksud dengan pemberian balas jasa kepada pe­gawai ?

Jawab :

Pemberian balas jasa adalah penentuan besarnya gaji atau upah, tunjangan-tunjangan dan insentif.

17.  Dalam praktek sering dikenal sebutan "promosi kering". Apa yang dimaksud dengan sebutan promosi kering ini ?

Jawab :

Yaitu kenaikan pangkat pegawai, disertai dengan ke­naikan tanggung-jawab, tetapi tidak diikuti dengan kenaikan balas jasanya. Keadaaan ini hanya terjadi dalam situasi darurat.

18.  Apa yang dimaksud dengan promosi ?

Jawab :

Promosi adalah usaha memberikan kekuasaan, tang­gung-jawab yang lebih besar pada seorang pegawai, dengan disertai kenaikan gaji/upahnya.

19.  Jelaskan tujuan diadakannya promosi ini !

Jawab :

Tujuan promosi adalah :

a.      Untuk mengisi jabatan yang lowong

b.      Untuk memotivasi pegawai agar mampu meningkatkan prestasinya lebih tinggi lagi.

20.  Jelaskan syarat-syarat diadakannya promosi !

Jawab :

Syarat-syarat promosi adalah :

a.      Ada formasi

b.      Yang bersangkutan cakap atau berprestasi menonjol.

21.  Ada berapa macam prinsip promosi ?

Jawab :

Ada tiga macam dasar atau prinsip promosi, yaitu :

a.      Dasar ketrampilan (merit principle), yaitu mempromosikan pegawai melalui pembuktian kecakapan pegawai tersebut (biasanya melalui ujian secara obyektif).

b.      Dasar senioritas (seniority principle), yaitu mem-promosikan pegawai yang didasarkan pada lama kerja pegawai yang bersangkutan. Semakin lama pegawai-bekerja semakin banyak pengalaman pegawai terse-but, sehingga yang bersangkutan dipandang mampu menangani pekerjaan atau jabatan yang lebih atas.

c.       Dasar teman (spoils system) yaitu pegawai yang akan dipromosikan dipilih dari mereka yang masih memiliki hubungan famili, teman dekat atau yang se-aliran dengan pimpinan.

22.  Jelaskan apa yang dimaksud dengan transfer atau pemindahan pegawai

Jawab :

Dimaksud dengan transfer adalah usaha untuk menempatkan kembali pegawai pada jabatan yang paling sesuai dengan latar belakang pribadi pegawai yang ber­sangkutan. Tujuan transfer adalah untuk mendapatkan kepuasan kerja karyawan setinggi mungkin dan pres-tasi kerja yang tinggi.

23.  Sebutkan alasan-alasan pemindahan pegawai atau transfer ini!

Jawab :

Ada dua alasan pokok, yaitu :

a.       Karena permintaan sendiri pegawai yang bersang­kutan, hal ini biasanya disebabkan oleh :

1.      merasa tidak dapat bekerja sama dengan pegawai lain

2.      merasa tidak cocok dengan pekerjaan sekarang

3.      lingkungan kerja tidak memungkinkan pegawai bekerja dengan baik

4.      terlalu lama memegang jabatan itu sehingga timbul rasa jenuh dan ingin menambah pengalaman di bidang lain.

b.       Karena keinginan dari pimpinan sendiri hal ini disebabkan oleh :

1.      pegawai kurang cakap melakukan pekerjaannya yang sekarang dipegangnya.

2.      menghindarkan rasa bosan bagi pegawai yang bersangkutan.

3.      untuk menjaga stabilitas dalam organisasi.

24.  Apa yang dimaksud dengan pemberhentian pegawai atau yang lebih dikenal dengan sebutan "pemutusan hubungan kerja" ,(PHK) ?

Jawab :

Pemberhentian pegawai (PHK) adalah keputusan pemutusan hubungan kerja antara pihak perusahaan/organisasi dengan karyawannya. Alasan pemutusan hubungan kerja, adalah :

a.      Permintaan pegawai sendiri (mungkin pindah ke perusahaan lain, pindah tempat tinggal dan lain-lain).

b.      Keputusan perusahaan atau organisasi, karena pegawai yang bersangkutan telah melanggar tata tertib atau urusan disiplin pegawai.

c.       Pegawai meninggal dunia.

d.      Telah habis jangka waktu kontrak kerjanya seperti disebutkan dalam surat perjanjian kerja bersama.

25.  Seorang pegawai, apabila sudah tiba saatnya, akan menerima hak pensiun. Apa tujuan pemensiunan pegawai ?

Jawab :

Tujuan pemensiunan pegawai adalah :

a.      Untuk mengadakan peremajaan pegawai sehingga 2                 prestasi keja tetap tinggi.

b.      Pegawai yang bersangkutan sudah berusia lanjut, sehingga prestasi kerjanya sudah menurun.

c.       Pegawai menderita cacat yang tidak memungkinkan untuk bisa bekerja dengan normal.

d.      Posisinya akan diganti oleh pegawai yang lebih bermanfaat.

26.  Untuk mengingkatkan pfestasi kerja pegawai, pegawai harus diberi motivasi. Sebutkan jenis-jenis motivasi pegawai !

Jawab :

Motivasi pegawai dapat berupa :

a.      Motivasi moneter

b.      Motivasi non moneter

c.       Motivasi positif d

d.      Motivasi negatif.

27.  Jelaskan apa yang dimaksud dengan motivasi moneter !

Jawab :

Motivasi moneter adalah usaha untuk memberikan rangsangan kepada pegawai agar pegawi berprestasi lebih tinggi lagi, dan motivasinya diujudkan dalam bentuk uang, seperti : kenaikan upah/gaji, pemberian premi, tunjangan-tunjangan, hadiah-hadiah dan lain-lain.

28.  Jelaskan apa yang dimaksud dengan motivasi non moneter ?

Jawab :

Motivasi non monter adalah usaha untuk meningkatkan prestasi pegawai dengan cara pemberian rangsangan yang berupa pemberian kondisi yang lebih baik, yang biasanya sukar di ukur dengan unit moneter. Contoh motivasi non moneter : penempatan kerja sesuai bakat, pemberian latihan, diberi kesempatan berpartisipasi dalam pengambilan keputusan, kondisi pekerjaan yang menyenangkan,   pemberian jaminan kesehatan, pem-,   berian tanda penghargaan, pemberian fasilitas rekreasi dan lain-lain.

29.  Jelaskan apa yang dimaksud dengan motivasi positif ?

Jawab :

Motivasi positif adalah bentuk motivasi yang dijalankan, dengan cara-cara yang wajar sesuai dengan sifat hu-bungan antar manusia. Pemberian motivasi ini mendasarkan diri pada kenyataan bahwa :

a.      Ada perbedaan antar individu

b.      Setiap orang punya harga diri

c.       Setiap orang memiliki motivasi yang berbeda Setiap orang memiliki kepentingan timbal balik.

30.  Jelaskan apa yang dimaksud dengan motivasi negatif ?

Jawab :

Motivasi negatif adalah motivasi yang diberikan tanpa memperhatikan sifat hubungan antar manusia. Biasanya, bentuk motivasi negatif ini berupa pemberiah ancaman-ancaman bagi pegawai yang kurang berprestasi.

31.  Sebutkan kegiatan-kegiatan staffing yang berkaitan dengan pemeliharaan tenaga kerja.

Jawab :

Kegiatannya meliputi :

a.      Penyelenggaraan akuntansi tenaga kerja

b.      Penilaian prestasi karyawan

c.       Penyelenggaraan informasi sumber daya manusia

d.      Melakukan evaluasi semua program staffing

32.  Mengapa diperlukan akuntansi tenaga kerja ?

Tenaga kerja merupakan asset perusahaan. Oleh karena itu perlu akuntansi terhadap asset tenaga kerja ini.

33.  Jelaskan pendekatan akuntansi tenaga kerja ini.

Jawab :

Ada dua macam pendekatannya :

a.      Sumber daya manusia dianggap sebagai suatu investasi.

Dengan pendekatan ini maka akuntansi tenaga kerja akan  membukukan  dalam  bentuk pos/rekening tersendiri hal-hal :

-          Biaya penarikan tenaga kerja

-          Biaya pelatihan

-          Biaya pengembangan tenaga kerja

-          Biaya absensi, dll.

b.      Nilai potensi sumber daya manusia diwaktu men-datang.

Dengan pendekatan ini, sumber daya manusia diartikan akan memiliki nilai lebih diwaktu mendatang (sebagai akibat pelatihan, pengembangan dll, tenaga kerja makin memiliki motivasi dan kemampuan yang meningkat, sehingga potensi prestasinya diwaktu mendatang akan meningkat juga). Pembukuannya dilakukan melalui penafsiran nilai produktivitas tenaga kerja tersebut diwaktu mendatang.

34.  Apa manfaat penilaian prestasi karyawan ?

Jawab :

Manfaatnya terhadap :

a.      Pemberian balas jasa

b.      Pemberian insentif

c.       Pelatihan

d.      Promosi dll.

35.  Bagaimana langkah/tahap penilaian prestasi karyawan ini ?

Jawab :

Tahap-tahapnya :

a.      Memformulasikan deskripsi jabatan

b.      Menetapkan kapan penilaiannya dan berapa kali setahunnya

c.       Menetapkan prosedur penilaian.

d.      Menetapkan kriteria pertimbangan-pertimbangannya

e.      Menetapkan siapa penilainya

f.        Mengumpulkan informasi yang diperlukan

g.      Melakukan penilaian dan mendiskusikan dengan yang bersangkutan

h.      Melaksanakan implementasi penilaian

36.  Ada berapa macam teknik penilaian prestasi ?

Jawab :

Macamnya :

a.      Skala penilaian (rating scale)

b.      Tata tangga (ranking)

c.       Catalan timbangan prestasi (performance reviews)

d.      Standard prestasi

e.      Checklists

37.  Sebutkan parameter-parameter prestasi.

Jawab :

Parametemya :

a.      Kecakapan kerja

b.      Kualitas kerja

c.       Motivasi kerja

d.      Kedisiplinan

e.      Kerajinan

f.        Ketelitian, dst.

38.  Bagaimana skala paramaternya ?

Jawab :

Skala paramaternya :

a.      Balk sekali (nilai 5)

b.      Baik (nilai 4)

c.       Sedang (nilai 3)

d.      Kurang (nilai 2)

e.      Kurang sekali (nilai 1)

39.  Apa yang dinamakan sistem informasi sumber daya manusia itu ?

Jawab :

Sistem informasi sumber daya manusia adalah suatu proses pengumpulan data personalia, penyimpanan, pengolahan, penyajiannya untuk kepentingan pihak manajemen bagi berbagai kepentingan pengambilan ffijgq niL keputusan di bidang personalia.

40.  Hal-hal apa  saja yang tercakup dalam evaluasi program staffing ?

Jawab :

Evaluasi program staffing mencakup :

a.      Alasan evaluasi

b.      Sasaran evaluasi

c.       Periode evaluasi

d.      Kriteria dan standard evaluasi

e.      Metode pengukuran

f.        Analisis dan interprestasinya

g.      Penemuan alternatif

h.      Kesimpulannya

i.        Rekomendasinya

41.  Dalam pemeliharaan tenaga kerja, diselenggarakan pula pro­gram keamanan dan kesehatan. Apa maksud dan tujuan pro­gram ini ?

Jawab :

Maksud dan tujuannya adalah untuk memelihara dan mengembangkan produktivitas karyawan.

42.  Bagaimana pelaksanaan program ini ?

Jawab :

Umumnya melalui program asuransi. Karyawan di asuransikan terhadap risiko kecelakaan dan sakit. Di Amerika, premi asuransi karyawan mencapai 1 % dari i upah total yang diberikan kepada semua karyawan,

43.  Biaya apa saja yang harus diperhitungkan jika terjadi kece­lakaan ?

Jawab :

Biaya yang harus diperhitungkan :

a.      Kerusakan peralatan

b.      Upah yang harus dibayar saat terjadi kerusakan pada alat kerja

c.       Upah karyawan yang kena musibah

d.      Biaya penyelidikan kecelakaan

e.      Biaya penggantian buruh baru

44.  Sebutkan penyebab terjadinya kecelakaan.

Jawab :

Penyebabnya :

a.      Teknis dan lingkungan (contoh : alat keamanan kurang, bahan yang buruk, tempat kerja gelap, bising dll.)

b.      Manusianya (contoh : kurang trampil, kurang hati- hati, miskin bakat, kurang konsentrasi dll.)

45.  Dewasa ini program keamanan dan kesehatan semakin baik. Siapa sponsor program ini ?

Jawab :

a.      Top manajemen

b.      Pihak keamanan

c.       Bagian engineering

d.      Pemerintah

e.      Penyelenggara kontest keamanan dan kesehatan.

46.  Sebutkan jenis-jenis program kesehatan.!

Jawab :

Jenisnya :

a.      Kebijakan medis

b.      Check-up periodik

c.       Fasilitas kesehatan

d.      Staf medis

e.      Olah raga

f.        Psychiater consultant

g.      Pendidikan mental kerochanian

h.      Hubungan manusiawi yang tepat dll.

47.  Jelaskan dampak positif dari program keamanan dan kesehatan ini.?

Jawab :

Dampaknya :

a.      Meningkatkan produktivitas

b.      Tenaga kerja lebih efektif bekerja

c.       Meningkatkan morale kerja

d.      Menekan labor turn over dan absensi

e.      Hubungan masyarakat lebih baik

f.        Mengurangi pengaruh serikat kerja

g.      Mengurangi campur tangan pemerintah

48.  Bagaimana prinsipnya agar program ini efektif ?

Jawab :

Prinsipnya :

a.      Program harus diarahkan kepada pemuasan kebutuhan yang nyata,

b.      Program hendaknya dibatasi yang penting-penting saja.