TANYA JAWAB TENTANG CONTROLLING /PENGAWASAN

1.      Jelaskan apa arti pengawasan !

Jawab :

Pengawasan adalah aktivitas yang mengusahakan agar pekerjaan-pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan dan atau hasil yang dikehendaki.

2.      Sebutkan prmsip-prinsip pokok pengawasan !

JAWAB :

Untuk dapat menjalankan pengawasan perlu diperhatikan dua prinsip pokok yaitu :

b.      Ada rencana

c.       Ada instruksi-instruksi dan pemberian wewenang kepada bawahan.

3.      Sebutkan langkah-langkah untuk menjalankan pengawasan Langkah-langkah pengawasan .!!

Jawab :

·         Menentukan ukuran atau pedoman baku atau standar

·         Mengadakan penilaian atau pengukuran terhadap pekerjaan yang sudah dikerjakan

·         Memperbandingkan antara pelaksanaari pekerjaan dengan ukuran atau pedoman baku yang telah di­tetapkan untuk mengetahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.

·         Mengadakan perbaikan atau pembetulan atas penyimpangan yang terjadi, sehingga pekerjaan yang dikerjakan sesuai dengan apa yang direncanakan.

4.      Sebutkan macam-macam tipe pengawasan !

Jawab  :

Macam-macam pengawasan adalah :

a)      Ditinjau dari obyeknya, pengawasan dibedakan :

1.      Pengawasan pemasaran

2.      Pengawasan produksi

3.      Pengawasan keuangan

4.      Pengawasan personalia

5.      Pengawasan administrasi.

b)      Ditinjau dari subyeknya atau dari petugas pengawasnya, pengawasan dapat dibedakan menjadi :

Pengawasan intern

Pengawasan ekstem

c)      Ditinjau dari waktu pengawasan, dapat dibedakan :

1.      Pengawasan Preventif (pencegahan)

2.      Pengawasan Represif (penyembuhan).

d)      Ditinjau dari cara pengumpulan fakta pengawasan dibedakan. :

1.      Pengawasan pribadi atau langsung

2.      Pengawasan laporan (tertulis maupun lisan)

2.      Pengawasan dengan perkecualian (hanya kalau ada penyimpangan menyolok, pengawasan baru dijalankan).

e)      Bentuk-bentuk pengawasan yang lain :

1.      Pengawasan umum dan pengawasan khusus

2.      Pengawasan langsung dan pengawasan tak lang­sung

3.      Pengawasan rutin dan pengawasan berkala

4.      Pengawasan mendadak dan pengawasan terus menerus dan lain-lain.

5.      Sebutkan syarat sistem pengawasan yang baik !

Jawab :

Pengawasan yang baik hendaknya memenuhi syarat :

a.      Menggambarkan hakekat dan keperluan

b.      Dapat mengetahui dengan segera akan adanya penyimpangan

c.       Luwes atau fleksibel

d.      Menggambarkan pola organisasi yang bersangkutan

e.      Ekonomis

f.        Dapat dimengerti

g.      Menjamin tindakan korektif.

6.      Mengapa fungsi pengawasan menjadi semakin penting artinya dalam suatu organisasi ?

Jawab :

Fungsi pengawasan menjadi tambah penting karena :

a.      Perubahan organisasi yang berjalan terus menerus dan tidak terhindar.

b.      Organisasi menjadi semakin komplek dari waktu ke waktu.

c.       Semakain banyak orang berbuat kesalahan

d.      Untuk mengecek apakah wewenang yang didelegasikan kepada bawahan dilaksanakan dengan baik dan betul.

7.      Sebutkan bidang-bidang pengawasan dalam aktivitas pemasaran !

Jawab :

Bidang-bidang pengawasan adalah :

a.      Bidang penjualan

b.      Bidang penentuan produk

c.       Bidang penentuan harga

d.      Bidang penentuan promosi

e.      Bidang penentuan saluran distribusi.

8.      Sebutkan bidang-bidang pokok dalam aktivitas produksi yang perlu diawasi !

Jawab :

Bidang-bidang aktivitas yang perlu diawasi :

a.      Bidang disain produksi, meliputi :

Pengembangan produk, lokasi pabrik, layout fasilitas fisik dan pabrik, lingkungan kerja, standard-standard dan pengendalian bahan.

b.      Bidang proses produksi, meliputi :

Pembelian bahan-bahan, urutan pengerjaan, jadual pengerjaan, perintah pengerjaan, pemeliharaan fasilitas-fasilitas.

c.       Bidang khusus, meliputi : persediaan barang jadi, kualitas dan ongkos produksi.

9.      Sebutkan bidang-bidang pokok dalam aktivitas keuangan yang perlu diawasi !

Jawab :

Bidang-bidang aktivitas yang perlu pengawasan :

a.      Kebutuhan akan modal

b.      Investasi pada aktiva tetap

c.       Investasi dalam aktiva lancar

d.      Pengumpulan dana.

10.  Sebutkan bidang-bidang pokok aktivitas kepersonaliaan yang perlu diawasi !

Jawab :

Bidang-bidang pokok  aktivitas  yang perlu penga­wasan :

a.       Penentuan kebutuhan tenaga kerja   

b.      Sumber-sumber tenaga kerja        

c.       Seleksi

d.      Latihan dan pengembangan tenaga kerja

e.      Balas jasa

f.        Hubungan-hubungan perburuhan

g.      Pemanfaatan tenaga kerja

11.  Sebutkan bidang-bidang pokok aktivitas administrasi yang perlu  diawasi?

Jawab : Bidang-bidang pokok aktivitas yang perlu diawasi

a.      Pembukuan/akuntansi

b.      Akuntansi harga pokok/akuntansi biaya

c.       Sistem dan prosedur

12.  Suatu sistem pengawasan/pengendalian dapat dilaksanakan dengan baik apabila memenuhi beberapa persaratan. Sebutkan persyaratan-persyaratan tersebut.!!

Jawab  :

Persyaratan tersebut adalah :

a.      Adanya rencana dan

b.      Adanya smiktur organisasi

13.  Ada berapa macam ripe pengawasan ?

Jawab :

Tipe-tipe pengawasan yang lazim :

a.      Pengawasan berdasarkan anggaran

b.      Berdasarkan rencana dan program

c.       Pengendalian mutu

d.      Umpan balik atau feed-back

14.  Sebutkan karakteristik sistem pengendalian atau pengawasan yang efektif.!!

Jawab :

Karakteristiknya :

a.      Informasi yang akan diukur harus akurat.

b.      Pengawasan harus dilakukan tepat waktu disaat penyimpangan diketahui.

c.       Sistem pengawasan yang dipergunakan harus mudah dimengerti oleh orang lain,

d.      Pengawasan atau pengendalian harus dititik beratkan pada kegiatan-kegiatan strategis.

e.      Harus bersifat ekonomis, artinya biaya pengawasan harus lebih kecil dibandingkan dengan hasilnya.

f.        Pelaksanaan pengendalian sesuai dengan struktur organisasi.

g.      Harus sesuai dengan arus kerja atau sesuai dengan sistem dan prosedur yang dilaksanakan dalam organisasi.

h.      Harus luwes dalam menghadapi perubahan-perubahan yang ada.

i.        Bersifat  memerintah  dan  dapat  dikerjakan  oleh bawahan.

j.        Sistem pengendalian harus dapat diterima dan di­mengerti oleh semua anggota organisasi.