KOORDINASI

        Pengertian Koordinasi :

Koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan.

Koordinasi penting dalam suatu organisasi, yakni:

1.       Untuk mencegah terjadinya kekacauan, percecokan, dan kekembaran atau kekosongan pekerjaan.

2.       Agar orang-orang dan pekerjaannya diselaraskan serta diarahkan untuk pencapaian tujuan perusahaan

3.       Agar sarana dan prasarana dimanfaatkan untuk mencapai tujuan.

4.       Supaya semua unsur manajemen dan pekerjaan masing-masing individu pegawai hams membantu tercapainya tujuan organisasi.

5.       Supaya semua tugas, kegiatan, dan pekerjaan terintegrasi kepada sasaran yang diinginkan.

Tipe2 koordinasi :

Terdapat 2 (dua) tipe koordinasi, yaitu:

1.         Koordinasi vertikal adalah kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan oleh atasan terhadap kegiatan unit-unti, kesatuan-kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggungjawabnya.

2.         Koordinasi horisontal adalah mengkoordinasikan tindakan-tindakan atau kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan dalam tingkat organisasi  (aparat) yang setingkat.

Koordinasi horizontal dibagi atas :

·            Interdiciplinari yaitu suatu koordinasi dalam rangka mengarahkan, menyatukan tindakan2 ,menciptakan disiplin antara unit yang satu dengan unit yang lain secara intern maupun ekstern pada  unit yang sama tugasnya.

·             Interrelated yaitu koordinasi antar badan (instansi). Unit2 yang fungsinya berbeda,tetapi instansi yang satu dengan yang lain saling bergantungan atau mempunyai kaitan baik secara intern maupun ekstern yang levelnya setaraf.

Sifat2 koordinasi :

Terdapat 3 (tiga) sifat koordinasi, yaitu:

• Koordinasi adalah dinamis bukan statis.
• Koordinasi menekankan pandangan menyeluruh oleh seorang koordinator (manajer) dalam rangka mencapai sasaran.
• Koordinasi hanya meninjau suatu pekerjaan secara keseluruhan.

Ciri2 koordinasi

1. Bahwa tanggungjawab koordinasi adalah terletak pada pimpinan. Oleh karena itu, koordinasi adalah merupakan tugas pimpinan. Koordinasi sering dicampur-adukkan dengan kata koperasi yang sebenaraya mempunyai arti yang berbeda. Sekalipun demikian pimpinan tidak mungkin mengadakan koordinasi apabila mereka tidak melakukan kerjasama. Oleh kaerna itu, maka kerjasama merupakan suatu syarat yang sangat penting dalam membantu pelaksanaan koordinasi.
2. Adanya proses (continues process). Karena koordinasi adalah pekerjaan pimpinan yang bersifat berkesinambungan dan harus dikembangkan sehingga tujuan dapat tercapai dengan baik.
3. Pengaturan secara teratur usaha kelompok. Oleh karena koordinasi adalah konsep yang ditetapkan di dalam kelompok, bukan terhadap usaha individu, maka sejumlah individu yang bekerjasama, di mana dengan koordinasi menghasilkan suatu usaha kelompok yang sangat penting untuk mencapai efisiensi dalam melaksanakan kegiatan organisasi. Adanya tumpang tindih, kekaburan dalam tugas-tugas pekerjaan merupakan pertanda kurang sempurnanya koordinasi.
4. Konsep kesatuan tindakan. Hal ini adalah merupakan inti dari koordinasi. Kesatuan usaha, berarti bahwa harus mengatur sedemikian rupa usaha-usaha tiap kegiatan individu sehingga terdapat adanya keserasian di dalam mencapai hasil.
5. Tujuan koordinasi adalah tujuan bersama, kesatuan dari usaha meminta suatu pengertian kepada semua individu, agar ikut serta melaksanakan tujuan sebagai kelompok di mana mereka bekerja.

Syarat2 koordinasi

1. Sense of cooperation (perasaan untuk bekerjasama), ini harus dilihat dari sudut bagian per bagian bidang pekerjaan, bukan orang per orang.
2. Rivalry, dalam perusahaan-perusahaan besar sering diadakan persaingan antara bagian-bagian, agar bagian-bagian ini berlomba-lomba untuk mencapai kemajuan.
3. Team spirit, artinya satu sama lain pada setiap bagian harus saling menghargai.
4. Esprit de corps, artinya bagian-bagian yang diikutsertakan atau dihargai, umumnya akan menambah kegiatan yang bersemangat.

  Perbedaan antara kooperasi dan koordinasi :

koordinasi dan koperasi berbeda, pada koperasi terdapat unsur kesukarelaan atau sifat suka rela (voluntary attitude) dari orang-orang di dalam organisasi. Sedangkan koordinasi tidak terdapat unsur kerjasama secara suka rela, tetapi bersifat kewajiban (compulsory).

  

    Macam2 koordinasi

1. Koordinasi Intern, terbagi menjadi tiga :

Koordinasikan vertikal atau structural, yaitu antara yang mengkoordinasikan dengan yang dikoordinasikan secara struktural terdapat hubungan hierarkis atau pengarahan yang dijalankan oleh atasan terhadap kegiatan unit-unit, kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggung jawabnya. Hal ini dapat juga dikatakan koordinasi yang bersifat garis komando (line of command).

2. Koordinasi horizontal, yaitu koordinasi fungsional, kedudukan antara yang mengkoordinasikan dan yang dikoordinasikan setingkat eselonnya. Menurut tugas dan fungsinya keduanya mempunyai kaitan satu sama lain sehingga perlu dilakukan koordinasi.Koordinasi horizontal terbagi:

1.       Interdiciplinary, Koordinasi dalam rangka mengarahkan, menyatukan tindakan, mewujudkan, menciptakan disiplin antara unit yang satu dengan unit yang lain secara intern maupun ekstern pada unit-unit yang sama tugasnya.

2.       Inter-Related, koordinasi antar badan (instansi). Unit-unit yang fungsinya berbeda, tetapi instansinya saling berkaitan secara intern-ekstern yang selevel.

3. Koordinasi diagonal, yaitu koordinasi fungsional, yang mengkoordinasikan mempunyai kedudukan yang lebih tinggi eselonnya dibandingkan yang dikoordinasikan, tetapi satu dengan yang lainnya tidak berada pada satu garis komando (line of command)

Manfaat koordinasi

Koordinasi sangat diperlukan dalam managemen,:

1.       untuk menyatukan kesamaan pandangan antara berbagai pihak yang berkepentingan dengan kegiatan dan tujuan organisasi.

2.       untuk menghubungkan bagian yang satu dengan bagian yang lain sehingga tercipta suatu kegiatan yang terpadu  

3.       Tanpa koordinasi, spesialisasi dan lembagian kerja yang dilakukan pada setiap usaha kerja sama akan sia-sia karena setiap bagian cenderung hanya memikirkan pekerjaan atau tugas masing-masing dan melupakan tujuan lembaga secara keseluruhan.

4.       Melalui koordinasi setiap bagian yang menjalankan fungsi dengan spesialisasi tertentu dapat disatupadukan dan dihubungkan satu sama lain sehingga dapat menjalankan peranannya secara selaras dalam mewujudkan tujuan bersama.

5.       Koordinasi sangat penting meningkatkan efesiensi dan efektifitas pencapaian tujuan lembaga.

Di samping itu, manfaat koordinasi dalam manajemen, antara lain dapat mencegah pertengkaran antara lembaga karena berebut kekuasaan atau wewenang, dapat menghindari saling lempar kewajiban dan tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas, dapat mencegah terjadinya kesimpangsiuran, dapat mengembangkan prakarsa dan daya inprovisasi para petugas. Dalam rangka koordinasi, mereka, mau tidak mau, harus mendapatkan cara dan jalan yang cocok bagi pelaksanaan tugas secara menyeluruh dan mencapai keseimbangan serta keserasian

Pendekatan  untuk koordinasi yang efektif :

1.       Pendekatan Potensi Koordinasi.

·         Sistem Informasi Vertical. Adalah suatu sistem di mana informasi dapat di kirimkan ke atas dan kebawah jenjang organisasi. Misalnya penanganan IDT (inpres desa tertinggal) dari menteri dalam negeri sampai ke desa tertinggal dan sebaliknya.

·         Sistem Informasi Lateral. Sistem ini mengabaikan rantai komando, Hubungan lateral (hubungan ke samping atau sejajar) ini memungkinkan adanya pertukaran informasi yang di butuhkan dapat di pertanggung jawabkan. Misalnya dalam kasus tanah perlu adanya informasi lateral atau badan pertanahan nasional, departemen dalam negeri, departemen kehutanan, dan departemen kehutanan.

·         Sistem Informasi Manajer Penghubung. Manajer penghubung mempunyai wewenang formal atas semua unit yang terlibat dalam sebuah proyek. Manajer penghubung perlu di laksanakan apabila di perkirakan koordinasi secara efektif tidak berhasil di laksanakan.

2.       Pendekatan Struktur.

Pendekatan ini di lakukan apabila perusahaan merasakan adanya iklim yang tidak sehat pada unit-unit karena adanya penunpukan kcgiatan pada satu unit. Pendekatan ini di kenal sebagai organisasi matrik. Yaitu mencirikan adanya satuan tugas atau proyek. Satuan tugas ini dapat di bubarkan apabila proyek telah selesai.

Mengurangi kebutuhan akan koordinasi, ada dua metode pengurangan kebutuhan koordinasi, yaitu:

1. Penciptaan sumberdaya tambahan yang memberikan kelonggaran bagi satuan kerja, misalnya penambahan tenaga kerja, bahan dasar dan pembantu, modal, pengurangan tugas dan masalah-masalah yang timbul sekarang.
2. Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri, dengan cara mengubah karakter satuan organisasi.

Cara melakukankoordinasi

a.       Mengadakan pertemuan-pertemuan informal diantara para pejabat.

b.      Mengadalan pertemuan formal antar para pejabat (rapat).

c.       Membuat edaran berantai kepada para pejabat yang diperlukan

d.      Membuat penyebaran kartu kepada para pejabat yang diperlukan

e.      Mengangkaat koordinator

f.        Membuat buku pedoman lembaga, buku pedoman tata kerja, dan buku pedoman kumpulan peraturan

g.       Berhubungan melalui alat penghubung (telepon)

h.      Membuat tanda-tanda

i.         Membuat simbol

j.        Membuat kode

Koordinasi dapat dilakukan secara formal dan informal.

·         Koordinasi formal diwujudkan dalam bentuk upaya-upaya impersonal, seperti dalam kehidupan birokrasi, membuat peraturan atau pedoman, mengangkat pejabat atau panitia bersama dan dokumen resmi lainnya.

·         Koordinasi  informal dapat dilakukan dengan pembicaraan dan konsultasi pada saat bertemu diluar kepentingan dinas.

Dalam koordinasi, setiap unit lembaga mengadakan hubungan untuk saling tukar pikiran mengenai kegiatan dan hasil yang telah dicapai pada saat tertentu, serta saling mengungkapkan masalah-masalah yang dihadapi dan meneari jalan pemecahannya, sekaligus saling membantu memecahkan masalah. Dengan demikian, setiap pekerjaan dapat dilaksanakan dengan lancar dan terarah pada pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

Yang bertindak sebagai koordinator dalam organisasi , adalah Manajer dalam perusahaan, artinya koordinasi harus dilakukan oleh setiap orang yang mempunyai bawahan.

Ringkasan - Koordinasi tujuan dan kegiatan suatu organisasi adalah suatu kegiatan manajerial yang penting. Kebutuhan akan koordinasi bervariasi menurut jumlah ketergantungan yg. ada diantara unit organisasi. Mekanisme koordinasi yang dasar adalah hirarki manajer, peraturan dan prosedur, dan rencana serta sasaran. Kapasitas untuk koordinasi dapat diperluas dengan meningkatkan sistem informasi vertikal atau variasi hubungan lateral. Kebutuhan akan koordinasi dapat dikurangi melalui pengadaan sumber daya yang menganggur atau tugas-tugas swadaya.

Rentang manajemen, yang dikaitkan dengan koordinasi, merupakan jumlah bawahan yang melapor pada seorang manajer. Apabila rentangnya terlalu sempit atau terlalu luas, maka akan menjadi tidak efektif bagi seorang manajer untuk mengkoordinir kegiatan bawahanhya dan kegiatan yang melibatkan-manajer organisasi lainnya. Pemilihan suatu rentang harus ditentukan oleh kebutuhan spesifik dari masing-masing sub unit organisasi dan manajer.

Pertanyaan dan Jawaban

1.       Apa arti koordinasi?

J. Koordinasi adalah proses mengintegrasikan kegiatan dan tujuan kerja dari berbagai bagian suatu organisasi untuk mencapai sasaran organisasi dengan elektif.

Koordinasi yang efektif adalah proses memadukan kegiatan dan tujuan dari unit-unit organisasi yang terpisah untuk mencapai sasaran organisasi dengan efisien.

2.       Apa saja tiga jenis mekanisme organisasi yang dapat digunakan manajer?

J.     Tiga jenis dasar mekanisme koordinasi adalah (1) hirarki manajerial, (2) peraturan dan, prosedur, dan (3) perencanaan dan penyusunan sasaran.

3.       Uraikan tiga pendekatan untuk melaksanakan koordinasi yang efektif, !!!

J:     Tiga pendekatan untuk mencapai  koordinasi  yang  efektif  adalah:

(1)  mekanisme koordinasi dasar  ;

(2) meningkatkan potensial koordinasi melalui sistem informasi vertikal, hubungan  lateral, peran pemaduan, peran penghubung manajerial, dan organisasi matriks; dan  

(3) mengurangi kebutuhan akan Koordinasi melalui pengadaan sumber daya yang menganggur dan tugas swadaya.

4.       Jelaskan mengenai tipe2 koordinasi ?

J.   Tipe2 koordinasi :

Terdapat 2 (dua) tipe koordinasi, yaitu:

I.        Koordinasi vertikal adalah kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan oleh atasan terhadap kegiatan unit-unti, kesatuan-kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggungjawabnya.

II.      Koordinasi horisontal adalah mengkoordinasikan tindakan-tindakan atau kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan dalam tingkat organteasi (aparat) yang setingkat.

5.       Mengapa komunikasi merupakan kunci untuk koordinasi yang efektif?

J.     Koordinasi   langsung   tergantung  pada  jumlah,   transmisi, dan proses informasi. Semakin besar ketidak pastian akan tugas-tugas yang  dikoordinir,   semakin  besar kebutuhan  akan  informasi. Untuk alasan  ini, merupakan hal  yang  berguna untuk menganggap koordinasi sebagai tugas proses informasi.

6.       Sebutkan gejala-gejala kurangnya koordinasi dalam suatu organisasi !

Jawab :

Gejala-gejala kurangnya koordinasi dapat diidentifikasi dari :

a.       Sering terjadi percekcokan atau konflik sebagai akibat salah mengerti akan wewenang yang diterimanya.

b.      Sering terjadi pelemparan tanggung jawab oleh bawahan, dengan alasan,itu bukan tanggung-jawabnya.

c.       Adanya keputusan-keputusan yang kurang tepat karena kurangnya input informasi dari satuan-satuan organisasi.

d.      Timbulnya banyak organisasi baru untuk menyelesaikan tugas-tugas yang sebenarnya telah dapat dicakup dalam organisasi yang telah ada.

7.       Sebutkan syarat-syarat agar koordinasi berhasil !

Jawab :

Syarat-syarat agar koordinasi berhasil iaiah :

a.       Adanya pembagian kerja yang jelas

b.      Ciptakan semangat kerja sama yang tinggi

c.       Ciptakan sarana koordinasi,baik.untuk koordinasi vertikal, horisontal maupun koordinasi mekanis.

8.       Sebutkan cara-cara untuk mewujudkan koordinasi yang baik !

Jawab :

Cara-cara berkoordinasi yang baik melalui :

a.       Konferensi lengkap

b.      Pertemuan berkala untuk pejabat-pejabat tertentu

c.       Pembentukan panitia gabungan

d.      Pembentukan badan-badan koordinasi staf

e.      Wawancara dengan bawahan

f.        Pembuatan memo berantai

g.       Penyusunan buku pedoman organisasi dan tata kerja  

h.      Ciptakan komunikasi yang baik.

9.      Bagaimana kaitan antara rentang manajemen dan koordinasi?

J.    Luasnya rentang manajemen akan menentukan jumlah manajer dan oleh karena itu juga menentukan jumlah personel organisasi dan tingkat manajemen. Hal ini, selanjutnya, bisa mempengaru­hi koordinasi. Rentang yang  sempit bisa lebih menyulitkan koordinasi antara manajer (karena terlalu banyak) tetapi bisa menyederhanakan koordinasi antara manajer dan bawahan langsung mereka.

10. Jelaskan tentang Manfaat koordinasi !!

Koordinasi sangat diperlukan dalam managemen,:

1.       untuk menyatukan kesamaan pandangan antara berbagai pihak yang berkepentingan dengan kegiatan dan tujuan organisasi.

2.       untuk menghubungkan bagian yang satu dengan bagian yang lain sehingga tercipta suatu kegiatan yang terpadu  

3.       Tanpa koordinasi, spesialisasi dan lembagian kerja yang dilakukan pada setiap usaha kerja sama akan sia-sia karena setiap bagian cenderung hanya memikirkan pekerjaan atau tugas masing-masing dan melupakan tujuan lembaga secara keseluruhan.

4.       Melalui koordinasi setiap bagian yang menjalankan fungsi dengan spesialisasi tertentu dapat disatupadukan dan dihubungkan satu sama lain sehingga dapat menjalankan peranannya secara selaras dalam mewujudkan tujuan bersama.

5.       Koordinasi sangat penting meningkatkan efesiensi dan efektifitas pencapaian tujuan lembaga.

                                        ----------------------------------------------