KOMUNIKASI (COMMUNICATION)

  Pengertian dan Dasar Komunikasi

Komunikasi adalah suatu sarana untuk menyampaikan perintah, laporan, berita, ide pesan atau informasi dari komunikator kepada komunikan agar diantara mereka terdapat interaksi. Komunikasi bisa terjadi diantara dua orang, sekelompok masyarakat bahkan dalam suatu organisasi.

Elemen Komunikasi :

1. Komunikator yaitu pengirim pesan,adalah manusia yang berakal budi yang berinisiatif menyampaikan pesan untuk mewujudkan motif lomunikasinya.

2. Komunikan yaitu penerima pesan,dari komunikator, peran antara konikator dan komunikan bersifat dinamis, saling bergantian.

3. Pesan, bersifat abstrak, dan dapat bersifat konkret, jadi dapat berupa suara,,mimik muka,gerak gerik,bahasa lisan dan tulisan.

Pesan ada dua yaitu :

Pesan bersifat verbal yaitu komunikasi yang dijalin baik secara verbal maupun tulisan.

Pesan bersifat non verbal yaitu komunikasi menggunakan bahasa dengan gerakan gestur atau bahasa isyarat.

4. Saluran komunikasi dan Media komunikasi, yaitu merupakan alat yang digunakan untuk memindahkan pesan dari sumber pesan kepada penerima pesan. Ada dua cara yaitu :

a. Tatap muka secara langsung (face to face)

b. Melalui media.

5. Efek Komunikasi, adalah pengaruh yang ditimbulkan oleh Komunikator dalam diri komunikannya. Ada 3 pengaruh dalam diri komunikan yaitu :

a. Kognitif , yaitu seseorang jadi tahu sesuatu.

b. Afektif , sikap seseorang terbentuk

c. Konatif , atau feedback, atau umpan balik yaitu jawaban komunikan atas pesan yang disampaikan komunikator.

       Ruang Lingkup dan unsur-unsur Komunikasi ada dua, yaitu :

1.      Public Communication

Public communication adalah komunikasi yang ditujukan untuk masyarakat luas.

2.      Business Communication

Yang dimaksud dengan business communication adalah komunikasi yang terjadi dalam perusahaan.

Unsur-unsur Komunikasi

1.      Komunikator/Pengirim/Giver

Komunikasi dimulai oleh pengirim yang memiliki pikiran atau ide. Pikiran atau ide ini, selanjutnya diolah sedemikian rupa sehingga dapat dimengerti. Komunikator adalah orang yang menjadi sumber berita/informasi dalam komunikasi

2.      Pesan/isi berita/informasi

Adalah sesuatu yang menjadi inti dari komunikasi

3.      Channel/media

Merupakan alat atau media yang akan digunakan dalam berkomunikasi didalam pemilihan media atau alat, komunikator harus selektif agar berita atau informasi yang ingin disampaikan sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Media yang digunakan suatu waktu tertentu terdapat dua atau lebih saluran yang digunakan. Misal pembicaraan lewat telepon kedua pembicara dapat mencapai kesepakatan pokok yang kemudian ditegaskan dalam surat.

4.      Komunikan atau Receiver

Yang dimaksud komunikasi adalah pihak yang menerima informasi atau berita.

5.      Feed Back (Umpan balik)

Umpan balik sangat penting artinya karena kita tidak pernah dapat mengetahui secara pasti apakah suatu pesan telah diolah, disampaikan, diolah kembali oleh penerima dan dipahami. Atau dengan kata lain, feed back merupakan tindakan lanjut dari komunikasi dimana antara pengirim dan penerima terjadi interaksi.

Fungsi dan Tujuan Komunikasi

Komunikasi berfungsi sebagai sarana memadukan aktivitas-aktivitas yang terorganisasi dan untuk pengambilan keputusan menyampaikan keputusan dan usaha mengubah sikap.

Komunikasi juga dapat dipandang sebagai sarana untuk memodifikasi perilaku, mempengaruhi perubahan, memproduktifkan informasi, dan sarana untuk pencapaian tujuan. Sehingga, komunikasi merupakan inti dari organisasi dan merupakan proses pokok yang melahirkan semua fungsi lain, baik untuk masalah agama, keluarga, suku bangsa, atau perusahaan.

            Tujuan Komunikasi

Dalam arti secara luas, tujuan dari komunikasi selain untuk menyampaikan ide, gagasan, berita adalah untuk mengadakan perubahan-perubahan, mempengaruhi tindakan dan untuk mencapai kesejahteraan perusahaan, jika kita bicara tujuan komunikasi dalam perusahaan.

Dalam dunia bisnis komunikasi diperlukan untuk informasi tentang harga, kompetisi, teknologi dan keuangan serta aktivitas pemerintah. Informasi ini merupakan dasar bagi pengambilan keputusan yang akan mempengaruhi kualitas, strategi pemasaran, gabungan faktor-faktor produk, dan arus informasi internal.

Secara khusus suatu komunikasi sangat diperlukan untuk :

a.      Menetapkan dan menyebarluaskan tujuan perusahaan,

b.      Menyusun rencana untuk mencapai tujuan,

c.       Mengorganisasi sumber daya manusia dan sumber daya lainnya dengan cara yang paling efektif dan efisien.

d.      Menyeleksi, mengembangkan, dan menilai anggota organisasi,

e.      Memimpin, mengarahkan, memotivasi, dan menciptakan iklim yang menimbulkan keinginan orang untuk memberi kontribusi, dan

f.        Mengendalikan prestasi

Secara grafis menunjukkan bahwa komunikasi tidak hanya untuk memperlancar suatu fungsi manajemen, akan tetapi komunikasi juga menghubungkan perusahaan dengan lingkungan eksternal dengan melalui pertukaran informasi dari para manajer untuk mengetahui kebutuhan-kebutuhan pelanggan, ketersediaan dari rekanan atau suppliers, tuntutan pemegang saham, peraturan-peraturan pemerintah, dan kerisauan dari masayrakat.

 

Jenis-jenis Komunikasi

Jenis-jenis komunikasi dapat dibedakan menjadi tiga macam, yaitu :

1.      Komunikasi Tertulis

Didalam komunikasi tertulis terdapat kelebihan kelemahan. Komunikasi tertulis mempunyai kelebihan karena menyediakan catatan, referensi, dan bukti hukum. Komunikator mempersiapkan informasi dengan seksama dan menyampaikan informasi itu kepada jumlah komunikan dengan cara mengirimkan pers secara masal.

Adapun kelebihan komunikasi tertulis adalah sebagai berikut :

a.      Ketepatan

Sebelum komunikasi tersebut disampaikan, komunikasi tersebut harus telah diteliti lebih dahulu.

b.      Kelanggengan

Dengan komunikasi tertulis, keutuhan dan kelanggengan komunikasi dapat terjaga.

c.       Komunikasi ulangan dapat diperbanyak secara tepat dan cepat

Jika komunikasi tertulis tidak bisa dimengerti secara jelas oleh komunikan kita dapat mengadakan komunikasi ulangan tanpa banyak memakan waktu.

d.      Daya peringatan tinggi

e.      Menciptakan keseragaman kebijaksanaan

Dengan adanya komunikasi tertulis maka akan tercipta keseragaman, kebijaksanaan.

Masalah umum yang dijumpai dalam komunikasi tertulis antara lain penulis menghilangkan atau mengubah kesimpulan dalam laporan atau penulis secara panjang lebar, penggunaan tata bahasa yang jelek, struktur hal yang tidak efektif dan ejaan yang salah. Kekurangan pokok dari komunikasi tertulis :

a.      Kebijaksanaan yang bersifat rahasia dapat jatuh ke alamat yang salah.

b.      Komunikasi yang telah beredar tidak memperhitungkan kemampuan baca masing-masing pembacanya.

c.       Umpan balik lebih sulit dan tertangguhkan.

           Pedoman yang disarankan Keith Davis untuk meningkatkan aktivitas komunikasi tertulis

-          Gunakan kata-kata dan ungkapan yang sederhana.

-          Gunakan kata-kata singkat yang telah dikenal luas

-          Gunakan kalimat dan paragraf pendek

-          Gunakan kata sifat dengan hemat.

-          Ungkapkan pikiran secara logis dan langsung.

-          Hindari kata-kata yang tidak perlu

2.      Komunikasi Lisan

Komunikasi lisan dapat berbentuk pertemuan tatap muka antara dua orang atau seorang yang berpidato dihadapan banyak orang, atau dapat juga bersifat formal dan informal, dan boleh jadi telah direncanakan atau kebetulan.

Adapun kelebihan dari komunikasi lisan sebagai berikut :

-          Memberi kesempatan pertukaran informasi dengan cepat dan dengan balikan yang segera.

-          Orang-orang dapat mengajukan pertanyaan-pertanyaan dan memperjelas hal-hal yang diperlukan.

-          Dalam informasi tatap muka, efeknya dapat terlihat dengan jelas.

-          Dengan melakukan pertemuan-pertemuan informal atau terencana dapat memberi kontribusi besar untuk pemahaman isyu-isyu yang timbul

Sedang kelemahan dari komunikasi lisan adalah :

-          Jenis komunikasi lisan tidak selamanya menghemat waktu.

-          Rapat-rapat tanpa hasil atau tidak ada kesepakatan yang tercapai.

-          Memerlukan biaya dan waktu yang sedikit.

3.      Komunikasi Non Verbal

Komunikasi non verbal adalah komunikasi yang tidak disampaikan melalui kata-kata, yang berisi penekanan, pelengkap, bantahan, keteraturan, pengulangan atau pengganti pesan komunikasi.

         

Arus Komunikasi Dalam Organisasi

Dalam komunikasi yang efektif, komunikasi mengalir ke berbagai arah kebawah, keatas dan komunikasi silang.

1.      Komunikasi ke atas (upward communication)

Komunikasi ke atas berasal dari bawahan kepada atasan dan berlanjut terus ke atas melalui hirarki organisasi. Tapi terkadang komunikasi keatas sering digunakan untuk sistem pengajuan saran, prosedur banding & keluhan, sistem pengaduan, rapat kelompok, wawancara berhenti kerja.

Namun arus komunikasi ini sering terganggu oleh orang-orang dalam mata rantai komunikasi yang menyaring pesan-pesan & tidak menyampaikan semua informasi itu, terutama informasi/berita yang tidak menyenangkan, kepada atasan mereka.

Komunikasi ke atas yang efektif mengharuskan adanya lingkungan dimana bawahan mendapat keleluasaan untuk berkomunikasi.

2.      Komunikasi ke bawah

Komunikasi kebawah mengalir dari orang-orang atas kepada orang-orang tingkat bawah dalam hirarki organisasi. Jenis komunikasi ke bawah dapat kita jumpai dalam organisasi-organisasi yang bersifat autokratis.

Contoh komunikasi lisan ke bawah : instruksi, pidato, penggunaan telpon pengeras suara.

Contoh komunikasi tulisan ke bawah : memorandum, surat, buku pedoman, perangkat surat kabar, jurnal perpustakaan, papan pengumuman, buletin, pernyataan kebijaksanaan.

Katz & Kahn mengidentifikasi 5 jenis komunikasi dari atasan pada bawahan yaitu :

a.      Pengarahan untuk melakukan tugas

b.      Informasi untuk memahami hubungan tugas

c.       Prosedur dan informasi tentang praktek perusahaan.

d.      Balikan tentang prestasi bawahan

e.      Informasi tentang tujuan perusahaan

Halangan dalam komunikasi kebawah adalah bahwa informasi sering hilang/rusak pada saat menelusuri garis komando ke bawah. Kebijaksanaan dan prosedur yang ditetapkan pimpinan tidak menjamin komunikasi. Banyak pengarahan yang tidak dipahami atau tidak dibaca.

Konsekwensi sistem umpan balik (feed back) merupakan hal yang penting untuk mengetahui apakah informasi telah dipersepsikan sama seperti yang diinginkan pengirim.

3.      Komunikasi Bersilang

Komunikasi bersilang mencakup arus informasi horizontal (organisasi-organisasi pada tingkat organisasi yang sama) dan arus informasi diagonal.

Jenis komunikasi ini digunakan untuk mempercepat arus informasi, meningkatkan pemahaman dan mengkoordinasikan upaya-upaya dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

Sebuah studi menunjukan bahwa hanya satu pertiga komunikasi yang diolah para manajer adalah vertikal/kebawah sedang dua pertiganya bersilang yaitu horisontal dan diagonal.

Komunikasi bersilang seyogyanya berdasarkan pada pemahaman bahwa :

1.      Hubungan bersilang akan didorong apabila sesuai

2.      Bawahan tidak diperkenankan memberikan keterkaitan (commitment) diluar wewenang mereka

3.      Bawahan perlu memberitahu atasan tentang wewenang mereka

4.      Bawahan perlu memberitahu atasan tentang aktivitas-aktivitas penting antar departemen

     Gangguan dalam Berkomunikasi

Gangguan dalam komunikasi adalah hambatan-hambatan yang sering terjadi dalam komunikasi yang pada akhirnya akan mengakibatkan kegagalan dalam komunikasi yaitu pesan yang diterima tidak sesuai dengan pesan yang dikirim.

Gangguan dalam komunikasi bisa terjadi dalam pengiriman, penyampaian pesan, bahkan penerimaan pesan. Gangguan dalam komunikasi secara garis besar dibedakan menjadi tiga yaitu

a)      Gangguan fisik yaitu gangguan penglihatan dan suara-suara eksternal. Misalnya cetakan buram, suara-suara mesin.

b)      Gangguan psikologis terjadi karena adanya prasangka dan penyimpangan dalam pikiran pengirim atau penerima. Misalnya adanya perbedaan sikap, opini yang bertentangan.

c)      Gangguan semantik yaitu kesalahpahaman arti yang dimaksud karena kosa kata yang dipakai tidak memadai, tidak lazim atau penggunaan bahasa teknik atau golongan tertentu.

            

             Hambatan-hambatan yang sering terjadi dalam komunikasi organisasi adalah :

1.      Tingkatan Hirarki

Bahwa setiap tingkatan dalam  menilai komunikasi dapat menambah mengurangi, merubah atau bahkan sama sekali beda dengan aslinya.

2.      Wewenang Manajerial

Seseorang yang mengendalikan orang lain yang akan menimbulkan hambatan terhadap komunikasi. Sering kali atasan merasa tidak dapat sepenuhnya menerima berbagai masalah kondisi/hasil yang dapat membuat mereka tampak lemah.

3.      Spesialisasi

Perbedaan fungsi, kepentingan & istilah-istilah pekerjaan dapat membuat orang-orang merasa bahwa mereka hidup dalam dunia yang berbeda. Sehingga hal tersebut menghalangi perasaan masyarakat, sulit memahami, memberi dan mendorong terjadinya kesalahan-kesalahan.

Hambatan Komunikasi Antar Pribadi

1.      Persepsi Selektif

Tiga aspek hambatan persepsi :

a.      Penerima akan menanggapi berita berdasarkan pengalaman pribadi dan bagaimana mereka telah belajar untuk menanggapi sesuatu.

b.      Penerima akan menanggapi berita dengan cara menolak setiap perubahan dalam struktur kepribadian yang kuat. Berita yang bertentangan dengan keyakinan seseorang cenderung untuk ditolak.

c.       Penerima cenderung mengelompokkan dan menyimpan karakteristik-karakteristik pengalaman mereka sehingga mereka dapat membuat pola-pola menyeluruh.

2.      Status Komunikator

Komunikan cenderung untuk menilai, mempertimbangkan dan membentuk pendapat atas dasar karakteristik pengirim. Kualitas komunikator yang bagus akan mengkomunikasikan kebenaran.

3.      Keadaan membela diri

Perasaan membela diri pada pengirim, penerima berita.

4.      Pendengaran lemah

5.      Ketidaktepatan penggunaan bahasa

Misal, seseorang berkata “kerjakan secepat mungkin” akan menimbulkan persepsi yang berbeda.

Ada  beberapa langkah untuk mencegah gagalnya komunikasi. Langkah-langkah ini harus dikerjakan sebelum informasi disampaikan :

-          Pengenalan Pendengar (Audensi)

Mengenali orang-orang yang akan menerima informasi, kita harus tahu karakteristik pendengar agar informasi yang akan kita sampaikan bisa diterima oleh komunikan.

-          Keselarasan komunikasi

Menjelaskan keselarasan struktur untuk memungkinkan penerimaan maksimal para pendengar. Dalam keselarasan ini kita harus menyelaraskan tingkat informasi dengan kecerdasan, umur, pendidikan.

-          Mengenali komunikator

Komunikan juga perlu mengenali komunikator karena komunikator yang baik tentu akan menyampaikan kebenaran.

Komunikator yang baik akan ditanggapi dengan baik pula oleh komunikan.

      Komunikasi yang Efektif

Beberapa pendekatan yang dapat digunakan untuk meningkatkan komunikasi, yaitu :

1.      Pengkajian komunikasi

Salah satu cara untuk meningkatkan komunikasi dalam perusahaan, dengan pendekatan makro, yaitu merupakan alat untuk memeriksa kebijaksanaan, jaringan, dan aktivitas komunikasi. Komunikasi organisasi dipandang sekelompok faktor-faktor komunikasi yang berkaitan dengan tujuan komunikasi.

2.      Pedoman dan teknik komunikasi

Pemahaman dasar tentang model proses komunikasi membantu dalam mengidentifikasi unsur-unsur penting dalam proses komunikasi.

American Management Associations (AMA), menyusun prinsip-prinsip komunikasi yang disebut “The Ten Commandments of Good Communication”  (Sepuluh  pedoman komunikasi yang baik) yang isinya yaitu :

1.      Memperjelas ide sebelum dikomunikasikan.

2.      Mengkaji tujuan komunikasi

3.      Pertimbangkan keadaan fisik dari manusia secara keseluruhan, kapan saja komunikasi akan dilakukan.

4.      Komunikasikan dengan pihak-pihak lain bila perlu.

5.      Perhatikan tekanan dana dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar berita selama berkomunikasi.

6.      Ambil kesempatan bila timbul untuk mendapatkan segala sesuatu yang membantu/untuk mendapatkan umpan balik.

7.      Agar efektif, komunikasi memerlukan tindak lanjut.

8.      Komunikasikan pesan-pesan yang memiliki kadar penting jangka pendek dan jangka panjang.

9.      Tindakan harus serasi dan sejalan dengan komunikasi

10.  Jadi pendengar yang baik.  (YR )

         TANYA JAWAB TENTANG KOMUNIKASI

         ------------------------------------------------------- 

1.      Komunikasi memegang peranan sangat penting bagi kegiatan koordinasi.

Banyak kegagalan-kegagalan  koordinasi  karena penyebab komunikasi. Apa arti komunikasi itu ?

Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang kepada orang lain.

2.      Sebutkan tahap-tahap proses komunikasi tersebut ! Tahap-tahap proses komunikasi yaitu :

a.      Tahap pencetusan ide (ideasi)

b.      Tahap  perumusan  ide  ke  dalam  simbul-simbul (enconding), yang dapat berupa gerakan, gambar-gambar, tulisan, kata-kata dan lain-lain.

c.       Tahap pengiriman simbul-simbul ide, melalui alat-alat komunikasi seperti percakapan, surat, telepon, telegram, telex dan lain-lain.

d.      Tahap penerimaan simbul-simbul ide.

e.      Tahap menganalisis atau menguraikan simbul-simbul ide (decoding)

f.        Tahap pemberian respon atau jawaban atas ide yang diterima dari pihak lain.

3.      Kapan komunikasi dikatakan berhasil ?

Komunikasi berhasil, apabila ide dan responnya sama.

4.      Sebutkan faktor-faktor yang berpengaruh dalam proses komu­nikasi ini ! Faktor-faktor yang berpengaruh dalam proses komuni­kasi, meliputi :                          

a.      Faktor persepsi

b.      Faktor pendengaran.

5.      Jelaskan tentang faktor persepsi ini !

Persepsi adalah suatu proses pemahaman atas peristiwa-peristiwa dan memasukan pengertian-pengertian ke dalam pengalaman seseorang. Apabila seseorahg yang terlibat dalam komunikasi mengalami hambatan per­sepsi, maka bisa terjadi apa yang disebut "miskomunikasi".

6.      Jelaskan tentang faktor pendengaran dalam komunikasi !

Mendengarkan adalah usaha memperoleh kesadaran melalui indera pendengaran. Dengan pendengaran berarti pemberian perhatian atas peran komunikasi. Apabila faktor ini menerima hambatan, maka komunikasi dapat mengalami kegagalan.

7.      Sebutkan macam-macam komunikasi !

Macam komunikasi dapat dibedakan :

a.      Komunikasi lisan dan tertulis

b.      Komunikasi verbal dan non verbal

c.       Komunikasi ke bawah, ke atas dan menyamping

d.      Komunikasi formal dan informal

e.      Komunikasi satu arah dan dua arah.

8.      Sebutkan macam-macam hambatan dalam komunikasi !    

Macam-macam hambatan dalam komunikasi :

a.      Hambatan teknis

b.      Hambatan semantik

c.       Hambatan manusiawi

9.      Sebutkan macam-macam hambatan teknis !

Macam-macam hambatan teknis :

a.      Keterbatasan fasilitas dan peralatan

b.      Tidak adanya reneana atau prosedur kerja yang jelas

c.       Kurang penerangan/penjelasan

d.      Kurang ketrampilan membaca (memahami apa yang tersirat dalam apa yang tersurat) ;

e.      Kesalahan memilih media komunikasi.

10.  Apa yang dimaksud dengan hambatan semantik?

Yaitu hambatan komunikasi yang timbul karena pihak-pihak yang berkomunikasi kurang mampu memahami bahasa yang dipergunakan dalam berkomunikasi.

11.  Apa yang dimaksud dengan hambatan manusiawi ?

Yaitu hambatan komunikasi yang timbul karena ada­nya kelemahan pihak-pihak yang berkomunikasi sebagai manusia.

Kelemahan-kelemahan manusia,  seperti emosi, berprasangka buruk, kurang cakap kelemahan pada panca indera dan lain-lain akan menghambat jalannya komu­nikasi tersebut

12.  Adakah hambatan lain dalam berkomunikasi ?

Ada, yaitu hambatan organisasi. Keadaan suatu organisasi, misalnya pertumbuhan organisasi yang amat pesat, dapat menimbulkan hambatan berkomunikasi.

13.  Sebutkan pedoman-pedoman komunikasi yang baik !

Pedoman-pedoman komunikasi ialah :

a.      Carilah kejelasan gagasan yang dikomunikasikan

b.      Telitilah tujuan komunikasi tersebut.

c.       Pertimbangkan keadaan phisik pihak-pihak yang berkomunikasi "

d.      Konsultasikan dengan pihak lain dalam merencana-kan komunikasi

e.      Perhatikan penekanan dan ekspresi gagasan yang dikomunikasikan.

f.     Pergunakanlah kesempatan sebaik mungkin untuk memperoleh umpan balik komunikasi

g.      Memonitor komunikasi yang sedang dan sudah berjalan

h.      Komunikasi harus konsisten

i.       Tindakan dan perbuatan yang dilakukan harus di-arahkan pada keberhasilan komunikasi

j.   Jadilah pendengar yang baik, sehingga mengehi ga­gasan yang disampaikan dalam komunikasi.

                                                                            -- (YR)--