Pengertian dan Dasar Komunikasi
Komunikasi merupakan hal sangat penting terutama, dalam semua tingkatan manajemen secara umumnya. Akan tetapi, komunikasi secara khususnya sangat penting dalam fungsi seorang pemimpin. Sehingga pada umumnya terdapat kesepakatan tentang diperlukannya suatu komunikasi yang sangat efektif.
Komunikasi dapat sebagai penyampaian informasi dari pengirim kepada penerima dimana informasi itu dapat dipahami oleh penerima komunikasi.
Dari dasar diatas dapat disimpulkan, bahwa komunikasi adalah suatu sarana untuk menyampaikan perintah, laporan, berita, ide pesan atau informasi dari komunikator kepada komunikan agar diantara mereka terdapat interaksi.. Komunikasi bisa terjadi diantara dua orang, sekelompok masyarakat bahkan dalam suatu organisasi.
Ruang Lingkup dan unsur-unsur Komunikasi
Ruang Lingkup dalam komunikasi ada dua, yaitu :
1. Public Communication
Public communication adalah komunikasi yang ditujukan untuk masyarakat luas.
2. Business Communication
Yang dimaksud dengan business communication adalah komunikasi yang terjadi dalam perusahaan.
Unsur-unsur Komunikasi
1. Komunikator/Pengirim/Giver
Komunikasi dimulai oleh pengirim yang memiliki pikiran atau ide. Pikiran atau ide ini, selanjutnya diolah sedemikian rupa sehingga dapat dimengerti. Komunikator adalah orang yang menjadi sumber berita/informasi dalam komunikasi
2. Pesan/isi berita/informasi
Adalah sesuatu yang menjadi inti dari komunikasi
3. Channel/media
Merupakan alat atau media yang akan digunakan dalam berkomunikasi didalam pemilihan media atau alat, komunikator harus selektif agar berita atau informasi yang ingin disampaikan sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Media yang digunakan suatu waktu tertentu terdapat dua atau lebih saluran yang digunakan. Misal pembicaraan lewat telepon kedua pembicara dapat mencapai kesepakatan pokok yang kemudian ditegaskan dalam surat.
4. Komunikan atau Receiver
Yang dimaksud komunikasi adalah pihak yang menerima informasi atau berita.
5. Feed Back (Umpan balik)
Umpan balik sangat penting artinya karena kita tidak pernah dapat mengetahui secara pasti apakah suatu pesan telah diolah, disampaikan, diolah kembali oleh penerima dan dipahami. Atau dengan kata lain, feed back merupakan tindakan lanjut dari komunikasi dimana antara pengirim dan penerima terjadi interaksi.
Pengaruh umpan balik atas pelaksanaan tugas telah diperlihatkan dengan baik oleh Leavitt dan Mueller. Didalam laboratorium penelitian mereka dibutuhkan empat kelompok mahasiswa untuk merakit suatu disain dari beberapa empat persegi panjang yang digambarkan secara lisan oleh para periset. Keempat kelompok itu dibedakan satu dengan lainnya berdasarkan umpan balik pada instruktur.
Dengan meringkaskan hasil-hasil yang diperoleh, dijumpai pokok-pokok sebagai berikut yaitu :
1. umpan balik bertambah, ketepatan juga bertambah
2. mula-mula pertambahan umpan balik menambah waktu, tetapi kemudian ternyata waktu yang digunakan untuk mencoba memberi sedikit mungkin umpan balik sama saja.
3. tiadanya umpan balik dapat menimbulkan rasa permusuhan pada penerima
4. tiadanya umpan balik menciptakan keraguan pada penerima
Fungsi dan Tujuan Komunikasi
Komunikasi berfungsi sebagai sarana memadukan aktivitas-aktivitas yang terorganisasi dan untuk pengambilan keputusan menyampaikan keputusan dan usaha mengubah sikap.
Komunikasi juga dapat dipandang sebagai sarana untuk memodifikasi perilaku, mempengaruhi perubahan, memproduktifkan informasi, dan sarana untuk pencapaian tujuan. Sehingga, komunikasi merupakan inti dari organisasi dan merupakan proses pokok yang melahirkan semua fungsi lain, baik untuk masalah agama, keluarga, suku bangsa, atau perusahaan.
Tujuan Komunikasi
Dalam arti secara luas, tujuan dari komunikasi selain untuk menyampaikan ide, gagasan, berita adalah untuk mengadakan perubahan-perubahan, mempengaruhi tindakan dan untuk mencapai kesejahteraan perusahaan, jika kita bicara tujuan komunikasi dalam perusahaan.
Dalam dunia bisnis komunikasi diperlukan untuk informasi tentang harga, kompetisi, teknologi dan keuangan serta aktivitas pemerintah. Informasi ini merupakan dasar bagi pengambilan keputusan yang akan mempengaruhi kualitas, strategi pemasaran, gabungan faktor-faktor produk, dan arus informasi internal.
Secara khusus suatu komunikasi sangat diperlukan untuk :
a. Menetapkan dan menyebarluaskan tujuan perusahaan,
b. Menyusun rencana untuk mencapai tujuan,
c. Mengorganisasi sumber daya manusia dan sumber daya lainnya dengan cara yang paling efektif dan efisien.
d. Menyeleksi, mengembangkan, dan menilai anggota organisasi,
e. Memimpin, mengarahkan, memotivasi, dan menciptakan iklim yang menimbulkan keinginan orang untuk memberi kontribusi, dan
f. Mengendalikan prestasi
Secara grafis menunjukkan bahwa komunikasi tidak hanya untuk memperlancar suatu fungsi manajemen, akan tetapi komunikasi juga menghubungkan perusahaan dengan lingkungan eksternal dengan melalui pertukaran informasi dari para manajer untuk mengetahui kebutuhan-kebutuhan pelanggan, ketersediaan dari rekanan atau suppliers, tuntutan pemegang saham, peraturan-peraturan pemerintah, dan kerisauan dari masayrakat.
Proses Komunikasi
Proses yang terjadi dalam komunikasi secara sederhana dapat digambarkan sebagai berikut :
Gangguan
Feed Back
Keterangan :
- Komunikator mengolah sumber berita dan memahami sumber berita dahulu.
- Hasil olahan dan pemahaman dari komunikator merupakan isi dari komunikasi.
- Komunikator memilih media atau sarana yang tepat untuk menyampaikan isi berita atau informasi.
- Komunikator menerima pesan, isi, informasi dari komunikator. Informasi yang diperoleh oleh komunikator diolah dan dipahami.
- Hasil olahan dan pemahaman komunikan akan ditindak lanjuti oleh komunikator dan komunikan itu sendiri dengan adanya komunikasi balik.
- Gangguan dalam proses komunikasi akan dibahas dalam bahasan berikutnya.
Jenis-jenis Komunikasi
Jenis-jenis komunikasi dapat dibedakan menjadi tiga macam, yaitu :
1. Komunikasi Tertulis
Didalam komunikasi tertulis terdapat kelebihan kelemahan. Komunikasi tertulis mempunyai kelebihan karena menyediakan catatan, referensi, dan bukti hukum. Komunikator mempersiapkan informasi dengan seksama dan menyampaikan informasi itu kepada jumlah komunikan dengan cara mengirimkan pers secara masal.
Adapun kelebihan komunikasi tertulis adalah sebagai berikut :
a. Ketepatan
Sebelum komunikasi tersebut disampaikan, komunikasi tersebut harus telah diteliti lebih dahulu.
b. Kelanggengan
Dengan komunikasi tertulis, keutuhan dan kelanggengan komunikasi dapat terjaga.
c. Komunikasi ulangan dapat diperbanyak secara tepat dan cepat
Jika komunikasi tertulis tidak bisa dimengerti secara jelas oleh komunikan kita dapat mengadakan komunikasi ulangan tanpa banyak memakan waktu.
d. Daya peringatan tinggi
e. Menciptakan keseragaman kebijaksanaan
Dengan adanya komunikasi tertulis maka akan tercipta keseragaman, kebijaksanaan.
Masalah umum yang dijumpai dalam komunikasi tertulis antara lain penulis menghilangkan atau mengubah kesimpulan dalam laporan atau penulis secara panjang lebar, penggunaan tata bahasa yang jelek, struktur hal yang tidak efektif dan ejaan yang salah. Kekurangan pokok dari komunikasi tertulis :
a. Kebijaksanaan yang bersifat rahasia dapat jatuh ke alamat yang salah.
b. Komunikasi yang telah beredar tidak memperhitungkan kemampuan baca masing-masing pembacanya.
c. Umpan balik lebih sulit dan tertangguhkan.
Pedoman yang disarankan Keith Davis untuk meningkatkan aktivitas komunikasi tertulis :
- Gunakan kata-kata dan ungkapan yang sederhana.
- Gunakan kata-kata singkat yang telah dikenal luas
- Gunakan kalimat dan paragraf pendek
- Gunakan kata sifat dengan hemat.
- Ungkapkan pikiran secara logis dan langsung.
- Hindari kata-kata yang tidak perlu
2. Komunikasi Lisan
Komunikasi lisan dapat berbentuk pertemuan tatap muka antara dua orang atau seorang yang berpidato dihadapan banyak orang, atau dapat juga bersifat formal dan informal, dan boleh jadi telah direncanakan atau kebetulan.
Adapun kelebihan dari komunikasi lisan sebagai berikut :
- Memberi kesempatan pertukaran informasi dengan cepat dan dengan balikan yang segera.
- Orang-orang dapat mengajukan pertanyaan-pertanyaan dan memperjelas hal-hal yang diperlukan.
- Dalam informasi tatap muka, efeknya dapat terlihat dengan jelas.
- Dengan melakukan pertemuan-pertemuan informal atau terencana dapat memberi kontribusi besar untuk pemahaman isyu-isyu yang timbul
Sedang kelemahan dari komunikasi lisan adalah :
- Jenis komunikasi lisan tidak selamanya menghemat waktu.
- Rapat-rapat tanpa hasil atau tidak ada kesepakatan yang tercapai.
- Memerlukan biaya dan waktu yang sedikit.
3. Komunikasi Non Verbal
Komunikasi non verbal adalah komunikasi yang tidak disampaikan melalui kata-kata, yang berisi penekanan, pelengkap, bantahan, keteraturan, pengulangan atau pengganti pesan komunikasi. Penekanan berarti menyorot tajam atau menekankan beberapa bagian pesan. Melengkapi berarti memperkuat sikap atau sifat, membantah berarti menunjukkan perilaku yang tidak mempercayai pesan lisan. Mengatur berarti mengendalikan atau menunjukan perubahan arah pesan, mengulang berarti mengulangi pernyataan pesan lisan dengan perilaku, mengganti berarti menggantikan pesan lisan dengan pesan tidak tertulis yang memiliki arti serupa. Maka sangat jelas sekali, komunikasi non verbal mendukung bertolak belakang dengan komunikasi lisan yang kemudian menimbulkan ungkapan bahwa sering berbicara dari pada kata-kata.
Arus Komunikasi Dalam Organisasi
Dalam komunikasi yang efektif, komunikasi mengalir ke berbagai arah kebawah, keatas dan komunikasi silang.
1. Komunikasi ke atas (upward communication)
Komunikasi ke atas berasal dari bawahan kepada atasan dan berlanjut terus ke atas melalui hirarki organisasi. Tapi terkadang komunikasi keatas sering digunakan untuk sistem pengajuan saran, prosedur banding & keluhan, sistem pengaduan, rapat kelompok, wawancara berhenti kerja.
Namun arus komunikasi ini sering terganggu oleh orang-orang dalam mata rantai komunikasi yang menyaring pesan-pesan & tidak menyampaikan semua informasi itu, terutama informasi/berita yang tidak menyenangkan, kepada atasan mereka.
Komunikasi ke atas yang efektif mengharuskan adanya lingkungan dimana bawahan mendapat keleluasaan untuk berkomunikasi.
Tanggung jawab untuk menciptakan arus komunikasi ke atas bebas hambatan sebagian besar tergantung pada atasan.
2. Komunikasi ke bawah
Komunikasi kebawah mengalir dari orang-orang atas kepada orang-orang tingkat bawah dalam hirarki organisasi. Jenis komunikasi ke bawah dapat kita jumpai dalam organisasi-organisasi yang bersifat autokratis.
Contoh komunikasi lisan ke bawah : instruksi, pidato, penggunaan telpon pengeras suara.
Contoh komunikasi tulisan ke bawah : memorandum, surat, buku pedoman, perangkat surat kabar, jurnal perpustakaan, papan pengumuman, buletin, pernyataan kebijaksanaan.
Katz & Kahn mengidentifikasi 5 jenis komunikasi dari atasan pada bawahan yaitu :
a. Pengarahan untuk melakukan tugas
b. Informasi untuk memahami hubungan tugas
c. Prosedur dan informasi tentang praktek perusahaan.
d. Balikan tentang prestasi bawahan
e. Informasi tentang tujuan perusahaan
Halangan dalam komunikasi kebawah adalah bahwa informasi sering hilang/rusak pada saat menelusuri garis komando ke bawah. Kebijaksanaan dan prosedur yang ditetapkan pimpinan tidak menjamin komunikasi. Banyak pengarahan yang tidak dipahami atau tidak dibaca.
Konsekwensi sistem umpan balik (feed back) merupakan hal yang penting untuk mengetahui apakah informasi telah dipersepsikan sama seperti yang diinginkan pengirim.
3. Komunikasi Bersilang
Komunikasi bersilang mencakup arus informasi horizontal (organisasi-organisasi pada tingkat organisasi yang sama) dan arus informasi diagonal.
Jenis komunikasi ini digunakan untuk mempercepat arus informasi, meningkatkan pemahaman dan mengkoordinasikan upaya-upaya dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
Sebuah studi menunjukan bahwa hanya satu pertiga komunikasi yang diolah para manajer adalah vertikal/kebawah sedang dua pertiganya bersilang yaitu horisontal dan diagonal.
Komunikasi bersilang seyogyanya berdasarkan pada pemahaman bahwa :
1. Hubungan bersilang akan didorong apabila sesuai
2. Bawahan tidak diperkenankan memberikan keterkaitan (commitment) diluar wewenang mereka
3. Bawahan perlu memberitahu atasan tentang wewenang mereka
4. Bawahan perlu memberitahu atasan tentang aktivitas-aktivitas penting antar departemen
Gangguan dalam Berkomunikasi
Gangguan dalam komunikasi adalah hambatan-hambatan yang sering terjadi dalam komunikasi yang pada akhirnya akan mengakibatkan kegagalan dalam komunikasi yaitu pesan yang diterima tidak sesuai dengan pesan yang dikirim.
Gangguan dalam komunikasi bisa terjadi dalam pengiriman, penyampaian pesan, bahkan penerimaan pesan. Gangguan dalam komunikasi secara garis besar dibedakan menjadi tiga yaitu :
a) Gangguan fisik yaitu gangguan penglihatan dan suara-suara eksternal. Misalnya cetakan buram, suara-suara mesin.
b) Gangguan psikologis terjadi karena adanya prasangka dan penyimpangan dalam pikiran pengirim atau penerima. Misalnya adanya perbedaan sikap, opini yang bertentangan.
c) Gangguan semantik yaitu kesalahpahaman arti yang dimaksud karena kosa kata yang dipakai tidak memadai, tidak lazim atau penggunaan bahasa teknik atau golongan tertentu.
Hambatan-hambatan yang sering terjadi dalam komunikasi organisasi adalah :
1. Tingkatan Hirarki
Bahwa setiap tingkatan dalam menilai komunikasi dapat menambah mengurangi, merubah atau bahkan sama sekali beda dengan aslinya.
2. Wewenang Manajerial
Seseorang yang mengendalikan orang lain yang akan menimbulkan hambatan terhadap komunikasi. Sering kali atasan merasa tidak dapat sepenuhnya menerima berbagai masalah kondisi/hasil yang dapat membuat mereka tampak lemah.
3. Spesialisasi
Perbedaan fungsi, kepentingan & istilah-istilah pekerjaan dapat membuat orang-orang merasa bahwa mereka hidup dalam dunia yang berbeda. Sehingga hal tersebut menghalangi perasaan masyarakat, sulit memahami, memberi dan mendorong terjadinya kesalahan-kesalahan.
Hambatan Komunikasi Antar Pribadi
1. Persepsi Selektif
Tiga aspek hambatan persepsi :
a. Penerima akan menanggapi berita berdasarkan pengalaman pribadi dan bagaimana mereka telah belajar untuk menanggapi sesuatu.
b. Penerima akan menanggapi berita dengan cara menolak setiap perubahan dalam struktur kepribadian yang kuat. Berita yang bertentangan dengan keyakinan seseorang cenderung untuk ditolak.
c. Penerima cenderung mengelompokkan dan menyimpan karakteristik-karakteristik pengalaman mereka sehingga mereka dapat membuat pola-pola menyeluruh.
2. Status Komunikator
Komunikan cenderung untuk menilai, mempertimbangkan dan membentuk pendapat atas dasar karakteristik pengirim. Kualitas komunikator yang bagus akan mengkomunikasikan kebenaran.
3. Keadaan membela diri
Perasaan membela diri pada pengirim, penerima berita.
4. Pendengaran lemah
5. Ketidaktepatan penggunaan bahasa
Misal, seseorang berkata “kerjakan secepat mungkin” akan menimbulkan persepsi yang berbeda.
Ada beberapa langkah untuk mencegah gagalnya komunikasi. Langkah-langkah ini harus dikerjakan sebelum informasi disampaikan :
- Pengenalan Pendengar (Audensi)
Mengenali orang-orang yang akan menerima informasi, kita harus tahu karakteristik pendengar agar informasi yang akan kita sampaikan bisa diterima oleh komunikan.
- Keselarasan komunikasi
Menjelaskan keselarasan struktur untuk memungkinkan penerimaan maksimal para pendengar. Dalam keselarasan ini kita harus menyelaraskan tingkat informasi dengan kecerdasan, umur, pendidikan.
- Mengenali komunikator
Komunikan juga perlu mengenali komunikator karena komunikator yang baik tentu akan menyampaikan kebenaran.
Komunikator yang baik akan ditanggapi dengan baik pula oleh komunikan.
Komunikasi yang Efektif
Beberapa pendekatan yang dapat digunakan untuk meningkatkan komunikasi, yaitu :
1. Pengkajian komunikasi
Salah satu cara untuk meningkatkan komunikasi dalam perusahaan, dengan pendekatan makro, yaitu merupakan alat untuk memeriksa kebijaksanaan, jaringan, dan aktivitas komunikasi. Komunikasi organisasi dipandang sekelompok faktor-faktor komunikasi yang berkaitan dengan tujuan komunikasi.
2. Pedoman dan teknik komunikasi
Pemahaman dasar tentang model proses komunikasi membantu dalam mengidentifikasi unsur-unsur penting dalam proses komunikasi.
American Management Associations (AMA), menyusun prinsip-prinsip komunikasi yang disebut “The Ten Commandments of Good Communication” (Sepuluh pedoman komunikasi yang baik) yang isinya yaitu :
1. Memperjelas ide sebelum dikomunikasikan.
2. Mengkaji tujuan komunikasi
3. Pertimbangkan keadaan fisik dari manusia secara keseluruhan, kapan saja komunikasi akan dilakukan.
4. Komunikasikan dengan pihak-pihak lain bila perlu.
5. Perhatikan tekanan dana dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar berita selama berkomunikasi.
6. Ambil kesempatan bila timbul untuk mendapatkan segala sesuatu yang membantu/untuk mendapatkan umpan balik.
7. Agar efektif, komunikasi memerlukan tindak lanjut.
8. Komunikasikan pesan-pesan yang memiliki kadar penting jangka pendek dan jangka panjang.
9. Tindakan harus serasi dan sejalan dengan komunikasi
10. Jadi pendengar yang baik.
Monday, January 18, 2010
CONTROLLING (PENGAWASAN/PENGENDALIAN)
Pengertian Pengawasan
Sesuai dengan apa yang telah diketahui bahwa masing-masing fungsi manajemen berhubungan erat satu dengan yang lainnya, dan fungsi yang paling utama adalah perencanaan,kemudian pengorganisasian, pergerakan dan terakhir adalah pengawasan Pengawasan berkaitan erat dengan fungsi perencanaan, boleh dikatakan kedua fungsi ini saling mengisi karena :
1. Fungsi pengawasan harus terlebih dahulu direncanakan sedangkan pengawasan hanya dapat dilakukan jika ada perencanaan.
2. Pelaksanaan suatu rencana akan baik jika pengawasan dilaksanakan dengan baik pula.
3. Tercapai tidaknya suatu rencana akan dapat diketahui setelah pengawasan atau pengukuran dilakukan
Pengertian fungsi pengawasan/controlling dari para ahli adalah sebagai berikut :
Menurut Earl P. Strong
Controlling is the process of regulating the various factors in an enterprise according to the requirement of it’s plans (Pengawasan adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana).
Menurut Harold Koontz
Controlling is the measurement and correction of the performance of subordinates in order to make sure that enterprise objectives and the plants devised to attain then are accomplished (Pengawasan adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan-perusahaan dapat terselenggara).
Menurut G.R. Terry
Controlling can be defined as the process determining what is to be accomplished, that is the standard; what is being accomplished, that is the performance evaluating the performance, and if necessary applying corrective measure to that performance takes plase according to plans, that is, in comformity with the standard (Pengawasan dapat dirumuskan sebagai proses penentuan apa yang harus dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan bila perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana, yaitu selaras dengan standar).
Dari definisi-definisi diatas maka pengawasan dapat juga diartikan sebagai satu proses untuk menetapkan, pekerjaan apa yang sudah dilaksanakan, menilainya dan bila perlu mengoreksinya, dengan maksud supaya pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana semula.
Tujuan Pengawasan
Tujuan pengawasan adalah mengusahakan agar apa yang direncanakan menjadi kenyataan. Untuk dapat benar-benar merealisasi tujuan utama tersebut, maka pengawasan pada taraf pertama bertujuan agar pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan instruksi yang telah dikeluarkan, dan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan serta kesulitan-kesulitan yang dihadapi dalam pelaksana rencana berdasarkan penemuan-penemuan tersebut dapat dimabil tindakan untuk memperbaikinya, baik pada waktu itu ataupun waktu-waktu yang akan datang.
Dengan pengawasan diharapkan juga agar pelaksanaan rencana memanfaatkan semua unsur manajemen (6M) secara efektif (berhasil guna) dan efisien (berdaya guna).
H. Emerson memberikan definisi tentang effectiveness dan efficience sebagai berikut “Effectives is measuring in term of attaining pescribed goal or objectives”. Efektifitas adalah pengukuran dalam arti tercapainya sasaran atau tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
The ratio of input to output, benefit to cost (performance to the use of resources), as that which maximizes result which limited resources. In orders words, it was the realition between what is accomplished and what might be accomplished.
Effisien adalah perbandingan yang terbaik antara input (masukan) dan output (hasil), antara keuntungan dengan biaya (antara hasil pelaksanaan dengan sumber-sumber yang dipergunakan), seperti halnya juga hasil optimal yang dicapai dengan penggunaan sumber yang terbatas. Dengan kata lain hubungan antara apa yang telah diselesaikan dengan apa yang harus diselesaikan.
Asas-asas Pengawasan/Controlling
Harold Koontz dan Cyril O’Donnel menetapkan asas pengawasan sebagai berikut :
1. Asas tercapainya tujuan (Principle of assurance of objective), pengawasan harus ditujukan kearah tercapainya tujuan, yaitu dengan mengadakan perbaikan (koreks) untuk menghindari penyimpangan-penyimpangan/deviasi dari perencanaan.
2. Asas efisiensi pengawasan (principle of efficiency of control). Pengawasan itu efisien bila dapat menghindari deviasi-deviasi dari perencanaan, sehingga tidak menimbulkan hal-hal lain yang diluar dugaan.
3. Asas tanggung jawab pengawasan (principle of control responsibility). Pengawasan hanya dapat dilaksanakan apabila manager bertanggung jawab penuh terhadap pelaksanaan rencana.
4. Asas pengawasan terhadap masa depan (principle of future control). Pengawasan yang efektif harus ditujukan kearah pencegahan penyimpangan perencanaan yang akan terjadi baik pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang.
5. Asas pengawasan langsung (principle of direct control). Teknik kontrol yang paling efektif ialah mengusahakan adanya manager bawahan yang berkualitas baik. Pengawasan itu dilakukan oleh manager atas dasar bahwa manusia itu sering berbuat salah .Cara yang paling tepat untuk menjamin adanya pelaksanaan yang sesuai dengan perencanaan ialah mengusahakan sedapat mungkin para petugas memiliki kualitas yang baik.
6. Asas refleks perencanaan (principle of replection of plane). Pengawasan harus disusun dengan baik, sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan perencanaan.
7. Asas penyesuaian dengan organisasi (principle of organizational suitability). Pengawasan harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi. Manager dan bawahannya merupakan sarana untuk melaksanakan rencana. Dengan demikian pengawasan yang efektif harus disesuaikan dengan besarnya wewenang manager, sehingga mencerminkan struktur organisasi.
8. Asas pengawasan individual (principle of individuality of control). Pengawasan harus sesuai dengan kebutuhan manager. Teknik kontrol harus ditunjukan terhadap kebutuhan-kebutuhan akan informasi setiap manager. Ruang lingkup informasi yang dibutuhkan itu berbeda satu sama lain, tergantung pada tingkat dan tugas manager.
9. Asas standar (principle of standard). Control yang efektif dan efisien memerlukan standar yang tepat, yang akan dipergunakan sebagai tolak ukur pelaksanaan dan tujuan yang tercapai.
10. efektif dan efisien Asas pengawasan terhadap strategis (principle of strategic point control). Pengawasan yang memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor-faktor yang strategis dalam perusahaan.
11. Asas pengecualian (the exception principle). Efisien dalam control membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan terhadapfaktor kekecualian. Kekecualian ini dapat terjadi dalam keadaan tertentu ketika situasi berubah/atau tidak sama.
12. Asas pengawasan fleksibel (principle of flexibility of control). Pengawasan harus luwes untuk menghindarkan kegagalan pelaksanaan rencana.
13. Asas peninjauan kembali (principle of review). Sistem kontrol harus ditinjau berkali-kali agar sistem yang digunakan berguna untuk mencapai tujuan.
14. Asas tindakan (principle of action). Pengawasan dapat dilakukan apabila ada ukuran-ukuran untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan rencana, organisasi, staffing dan directing.
Jenis-jenis Pengawasan
Berdasarkan bagian yang akan diawasi pengawasan dibedakan atas :
1. Pengawasan produksi (Production control). Yaitu pengawasan yang difokuskan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang dihasilkan, apakah sesuai dengan target yang telah ditetapkan..Pengawasan keuangan (Financial control). Pengawasan ini ditujukan kepada hal-hal yang menyangkut keuangan, tentang pemasukan dan pengeluaran, biaya-biaya perusahaan termasuk pengendalian anggaran.
2. Pengawasan pegawai (Personal control). Pengawasan ini ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan pegawai, apakah pegawai bekerja sesuai dengan perintah, rencana, tata kerja, absensi pegawai dan lain-lain.
3. Pengawasan waktu (Time control). Pengawasan ini ditujukan kepada penggunaan waktu, artinya apakah waktu untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai atau tidak dengan rencana.
4. Pengawasan kebijaksanaan (Policy control). Pengawasan ini ditujukan untuk mengetahui dan menilai apakah kebijaksanaan organisasi telah dilaksanakan sesuai dengan yang digariskan.
5. Pengawasan teknis (Technical control). Pengawasan ini ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik, yang berhubungan dengan tindakan dan teknis pelaksanaan.
6. Pengawasan penjualan (Sales control). Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah produksi yang dihasilkan terjual sesuai rencana yang ditentukan.
Sifat dan Waktu Pengawasan
Sifat dan waktu pengawasan dibedakan atas :
1. Preventive control : Pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dikerjakan dengan maksud supaya tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan. Hal ini bisa dilakukan dengan menggunakan beberapa cara yaitu :
a. Membuat peraturan-peraturan yang berhubungan dengan tata cara suatu kegiatan atau dibuat tata tertib.
b. Membuat pedoman kerja.
c. Menetapkan sanksi-sanksi terhadap pembuat kesalahan.
d. Menentukan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab.
e. Mengorganisasikan segala macam kegiatan.
f. Menentukan sistem koordinasi dan pelaporan dan pemeriksaan.
2. Represif control : Pengawasan yang dilakukan setelah terjadi penyimpangan/kesalahan dalam pelaksanaan kegiatan, dengan maksud agar tidak terjadi pengulangan kesalahan, sehingga sasaran yang akan direncanakan dapat tercapai. Hal ini bisa dilakukan dengan cara-cara berikut :
a. Membandingkan antara hasil-hasil kegiatan dengan rencana yang telah ditentukan.
b. Mencari penyebab-penyebab terjadinya penyimpangan, kemudian mencari jalan keluarnya.
c. Memberikan penilaian terhadap hasil kegiatan, termasuk kegiatan para penanggung jawab.
d. Melaksanakan sanksi yang telah ditentukan terhadap pembuat kesalahan.
e. Menilai kembali prosedur-prosedur yang telah ditentukan.
f. Mengecek laporan-laporan yang dibuat oleh para petugas pelaksana.
3. Pengawasan yang dilakukan ditengah proses penyimpangan terjadi
4. Pengawasan berkala ialah pengawasan yang dilakukan secara berkala sebulan sekali atau satu kuartal sekali atau satu tahun sekali.
5. Pengawasan mendadak ialah pengawasan dilakukan secara mendadak.
Cara-cara Pengawasan
Seorang manager harus bisa memastikan bahwa semua fungsi manajemen dapat terlaksana dengan baik. Hal ini dapat diketahui melalui proses pengawasan.
Cara-cara pengawasan ini dapat dibedakan atas :
1. Pengawasan langsung (Pengawasan pribadi)
Pengawasan langsung ialah pengawasan yang dilakukan secara langsung oleh seorang manajer secara pribadi sehingga dapat dilihat sendiri.
Bagaimana hasil-hasil pekerjaan bawahannya apakah sesuai dengan yang dikehendakinya. Cara ini mempunyai keuntungan dan kelemahan.
Keuntungannya :
a. Akan terjadi kontak langsung antara bawahan dan atasan, sehingga mempertinggi hubungan antara bawahan dan atasan.
b. Akan memberi kepuasan tersendiri bagi bawahan, karena merasa diperhatikan oleh atasannya.
c. Akan tertampung sumbangan pikiran dari bawahan yang mungkin bisa berguna bagi kebijaksanaan selanjutnya.
Kelemahannya :
a. Waktu seorang manager akan banyak tersita akibatnya waktu untuk pekerjaan lainnya berkurang, misalnya perencanaan, pengambilan keputusan, dll.
b. Mengurangi inisiatif bawahan, karena bawahan merasa bahwa atasannya selalu mengamati mereka.
c. Ongkos makin besar karena adanya biaya perjalanan.
Pengawasan langsung ini dapat dilakukan dengan cara inspeksi langsung, observasi ditempat (on the spot observation) dan laporan ditempat (on the spot report).
Manager yang mempunyai tugas komplek tidak mungkin melakukan pengawasan langsung sebanyak mungkin, maka untuk tugas pengawasan ini biasanya dilakukan dengan tidak langsung.
2. Pengawasan tidak langsung secara lisan
Cara ini dilakukan dengan wawancara yang ditujukan kepada orang-orang atau golongan tertentu yang dapat memberikan gambaran dari hal-hal yang ingin diketahui, terutama tentang hasil yang sesungguhnya (actual result) yang dicapai oleh bawahannya. Dengan cara ini kedua belah pihak sama-sama aktif, bawahan memberikan laporan tentang hasil pekerjaannya, dan atasan dapat menanyakan lebih lanjut untuk memperoleh fakta-fakta yang diperlukan.
3. Pengawasan tidak langsung secara tertulis
Pengawasan melalui laporan tertulis (written report) adalah merupakan suatu pertanggung jawaban kepada atasan mengenai pekerjaan yang dilaksanakannya, sesuai dengan instruksi dan tugas-tugas yang diberikan kepadanya. Dengan laporan tertulis ini maka atasan dapat mengetahui apakah bawahan-bawahannya melaksanakan tugas-tugas yang diberikannya.
Keuntungan dari pengawasan melalui laporan tertulis ini adalah :
Dapat dibaca oleh semua pihak yang membutuhkan.
Kelemahan dari pengawasan melalui laporan tertulis ini adalah :
a. Bawahan tidak dapat menggambarkan semua kejadian dari urutan aktifitas seluruhnya.
b. Laporan dapat disusun sedemikian rupa sehingga dapat memberikan gambaran yang berlebihan, karena kecenderungan Asal Bapak Senang (ABS).
c. Pemimpin sulit menentukan mana yang berupa kenyataan dan mana yag berupa pendapat.
4. Pengawasan berdasarkan kekecualian.
Pengawasan berdasarkan kekecualian adalah sistem pengawasan dimana pengawasan itu ditunjukkan kepada soal-soal kekecualian. Pengawasan dilakukan bila diterima laporan yang menunjukkan adnaya peristiwa-peristiwa yang dianggap istimewa.
Proses Pengawasan (Controlling Process)
Dalam melaksanakan tugas tertentu selalu ada tahap-tahap pelaksanaannya, walaupun tugas itu sederhana. Demikian halnya dalam pengawasan (Controlling) ada lima tahap/langkah yang perlu diperhatikan :
Tahap 1 : Penetapan Standar
Tahap pertama dalam pengawasan adalah penetapan standar pelaksanaan. Standar mengandung arti sebagai suatu alasan engukuran yang dapat digunakan sebagai “Patokan” untuk penilaian hasil-hasil. Tujuan, sasaran, quota, dan target pelaksanaan dapat digunakan sebagai standar. Bentuk standar yang lebih khusus antara lain target penjualan, anggaran, bagian pasar, margin keuntungan, keselamatan kerja dan sasaran produksi.
Tiga bentuk standar yang umum adalah :
1. Standar-standar fisik, mungkin meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan, ataukualitas produk.
2. Standar-standar moneter, yang ditunjukan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan dan sejenisnya.
3. Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu pekerjaan yang harus diselesaikan.
Setiap tipe standar tersebut dapat dinyatakan dalam bentuk-bentuk hasil yang dapat dihitung. Ini memungkinkan manager untuk mengkomunikasikan pelaksanaan kerja yang diharapkan kepada para bawahan secara lebih jelas dan tahapan-tahapan lain dalam proses perencanaan dapat ditangani dengan lebih efektif. Standar harus ditetapkan secara akurat dan diterima mereka yang bersangkutan.
Standar-standar yang tidak dapat dihitung juga memainkan peranan penting dalam proses pengawasan. Walaupun pengawasan dengan standar kwalitatif lebih sulit dicapai, tetapi hal ini tetap penting untuk mencoba mengawasinya. Misal, standar kesehatan personalia, promosi karyawan yang terbaik, sikap kerja sama, berpakaian yang pantas dalam bekerja, dan sebagianya.
Tahap 2 : Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Penetapan standar adalah sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap kedua dalam pengawasan adalah : menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat misalnya berapa kali pelaksanaan seharusnya diukur – setiap jam, harian, mingguan, bulanan. Dalam bentuk apa pengukuran akan dilakukan – laporan tertulis, inspeksi visual melalui telepon, siapa yang akan terlibat – manager, staff departemen. Pengukuran ini sebaiknya mudah dilaksanakan dan tidak mahal, serta dapat diterangkan kepada para karyawan.
Tahap 3 : Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Seteleh frekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan, pengukuran pelaksanaan dilakukan berulang-ulang dan terus menerus. Ada berbagai cara untuk melaksanakan pengukuran yaitu:
1. Pengamatan (observasi)
2. Laporan-laporan baik lisan dan tertulis
3. Metoda-metoda otomatis
4. Inspeksi, pengujian (test) atau dengan pengambilan sample.
Banyak perusahaan sekarang mempergunakan pemeriksa intern (internal Auditor) sebagai pelaksana pengukuran.
Tahap 4 : Perbandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Tahap kritis dari proses pengawasan adalah perbandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan. Walaupun tahap ini paling mudah dilakukan, tetapi kompleksitas dapat terjadi pada saat menginterprestasikan adanya penyimpangan (deviasi).
Penyimpangan-penyimpangan harus dianalisa untuk menentukan mengapa standar tidak dapat dicapai, dan apabila penyebab-penyebab penyimpangan-penyimpangan diketahui, maka harus diambil tindakan perbaikan.
Tahap 5 : Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan
Bila hasil analisa menunjukan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil. Tindakan koreksi dapat diambil dalam berbagai bentuk. Standar mungkin diubah, pelaksanaan diperbaiki, atau keduanya dilakukan bersamaan. Ada beberapa tindakan koreksi :
1. Mengubah standar mula-mula (barangkali terlalu tinggi atau rendah).
2. Mengubah pengukuran pelaksanaan atau infeksi terlalu sering frekwensinya atau kurang atau bahkan mengganti sistem pengukuran itu sendiri.
3. Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterprestasikan penyimpangan-penyimpangan.
Sesuai dengan apa yang telah diketahui bahwa masing-masing fungsi manajemen berhubungan erat satu dengan yang lainnya, dan fungsi yang paling utama adalah perencanaan,kemudian pengorganisasian, pergerakan dan terakhir adalah pengawasan Pengawasan berkaitan erat dengan fungsi perencanaan, boleh dikatakan kedua fungsi ini saling mengisi karena :
1. Fungsi pengawasan harus terlebih dahulu direncanakan sedangkan pengawasan hanya dapat dilakukan jika ada perencanaan.
2. Pelaksanaan suatu rencana akan baik jika pengawasan dilaksanakan dengan baik pula.
3. Tercapai tidaknya suatu rencana akan dapat diketahui setelah pengawasan atau pengukuran dilakukan
Pengertian fungsi pengawasan/controlling dari para ahli adalah sebagai berikut :
Menurut Earl P. Strong
Controlling is the process of regulating the various factors in an enterprise according to the requirement of it’s plans (Pengawasan adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana).
Menurut Harold Koontz
Controlling is the measurement and correction of the performance of subordinates in order to make sure that enterprise objectives and the plants devised to attain then are accomplished (Pengawasan adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan-perusahaan dapat terselenggara).
Menurut G.R. Terry
Controlling can be defined as the process determining what is to be accomplished, that is the standard; what is being accomplished, that is the performance evaluating the performance, and if necessary applying corrective measure to that performance takes plase according to plans, that is, in comformity with the standard (Pengawasan dapat dirumuskan sebagai proses penentuan apa yang harus dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan bila perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana, yaitu selaras dengan standar).
Dari definisi-definisi diatas maka pengawasan dapat juga diartikan sebagai satu proses untuk menetapkan, pekerjaan apa yang sudah dilaksanakan, menilainya dan bila perlu mengoreksinya, dengan maksud supaya pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana semula.
Tujuan Pengawasan
Tujuan pengawasan adalah mengusahakan agar apa yang direncanakan menjadi kenyataan. Untuk dapat benar-benar merealisasi tujuan utama tersebut, maka pengawasan pada taraf pertama bertujuan agar pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan instruksi yang telah dikeluarkan, dan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan serta kesulitan-kesulitan yang dihadapi dalam pelaksana rencana berdasarkan penemuan-penemuan tersebut dapat dimabil tindakan untuk memperbaikinya, baik pada waktu itu ataupun waktu-waktu yang akan datang.
Dengan pengawasan diharapkan juga agar pelaksanaan rencana memanfaatkan semua unsur manajemen (6M) secara efektif (berhasil guna) dan efisien (berdaya guna).
H. Emerson memberikan definisi tentang effectiveness dan efficience sebagai berikut “Effectives is measuring in term of attaining pescribed goal or objectives”. Efektifitas adalah pengukuran dalam arti tercapainya sasaran atau tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
The ratio of input to output, benefit to cost (performance to the use of resources), as that which maximizes result which limited resources. In orders words, it was the realition between what is accomplished and what might be accomplished.
Effisien adalah perbandingan yang terbaik antara input (masukan) dan output (hasil), antara keuntungan dengan biaya (antara hasil pelaksanaan dengan sumber-sumber yang dipergunakan), seperti halnya juga hasil optimal yang dicapai dengan penggunaan sumber yang terbatas. Dengan kata lain hubungan antara apa yang telah diselesaikan dengan apa yang harus diselesaikan.
Asas-asas Pengawasan/Controlling
Harold Koontz dan Cyril O’Donnel menetapkan asas pengawasan sebagai berikut :
1. Asas tercapainya tujuan (Principle of assurance of objective), pengawasan harus ditujukan kearah tercapainya tujuan, yaitu dengan mengadakan perbaikan (koreks) untuk menghindari penyimpangan-penyimpangan/deviasi dari perencanaan.
2. Asas efisiensi pengawasan (principle of efficiency of control). Pengawasan itu efisien bila dapat menghindari deviasi-deviasi dari perencanaan, sehingga tidak menimbulkan hal-hal lain yang diluar dugaan.
3. Asas tanggung jawab pengawasan (principle of control responsibility). Pengawasan hanya dapat dilaksanakan apabila manager bertanggung jawab penuh terhadap pelaksanaan rencana.
4. Asas pengawasan terhadap masa depan (principle of future control). Pengawasan yang efektif harus ditujukan kearah pencegahan penyimpangan perencanaan yang akan terjadi baik pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang.
5. Asas pengawasan langsung (principle of direct control). Teknik kontrol yang paling efektif ialah mengusahakan adanya manager bawahan yang berkualitas baik. Pengawasan itu dilakukan oleh manager atas dasar bahwa manusia itu sering berbuat salah .Cara yang paling tepat untuk menjamin adanya pelaksanaan yang sesuai dengan perencanaan ialah mengusahakan sedapat mungkin para petugas memiliki kualitas yang baik.
6. Asas refleks perencanaan (principle of replection of plane). Pengawasan harus disusun dengan baik, sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan perencanaan.
7. Asas penyesuaian dengan organisasi (principle of organizational suitability). Pengawasan harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi. Manager dan bawahannya merupakan sarana untuk melaksanakan rencana. Dengan demikian pengawasan yang efektif harus disesuaikan dengan besarnya wewenang manager, sehingga mencerminkan struktur organisasi.
8. Asas pengawasan individual (principle of individuality of control). Pengawasan harus sesuai dengan kebutuhan manager. Teknik kontrol harus ditunjukan terhadap kebutuhan-kebutuhan akan informasi setiap manager. Ruang lingkup informasi yang dibutuhkan itu berbeda satu sama lain, tergantung pada tingkat dan tugas manager.
9. Asas standar (principle of standard). Control yang efektif dan efisien memerlukan standar yang tepat, yang akan dipergunakan sebagai tolak ukur pelaksanaan dan tujuan yang tercapai.
10. efektif dan efisien Asas pengawasan terhadap strategis (principle of strategic point control). Pengawasan yang memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor-faktor yang strategis dalam perusahaan.
11. Asas pengecualian (the exception principle). Efisien dalam control membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan terhadapfaktor kekecualian. Kekecualian ini dapat terjadi dalam keadaan tertentu ketika situasi berubah/atau tidak sama.
12. Asas pengawasan fleksibel (principle of flexibility of control). Pengawasan harus luwes untuk menghindarkan kegagalan pelaksanaan rencana.
13. Asas peninjauan kembali (principle of review). Sistem kontrol harus ditinjau berkali-kali agar sistem yang digunakan berguna untuk mencapai tujuan.
14. Asas tindakan (principle of action). Pengawasan dapat dilakukan apabila ada ukuran-ukuran untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan rencana, organisasi, staffing dan directing.
Jenis-jenis Pengawasan
Berdasarkan bagian yang akan diawasi pengawasan dibedakan atas :
1. Pengawasan produksi (Production control). Yaitu pengawasan yang difokuskan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang dihasilkan, apakah sesuai dengan target yang telah ditetapkan..Pengawasan keuangan (Financial control). Pengawasan ini ditujukan kepada hal-hal yang menyangkut keuangan, tentang pemasukan dan pengeluaran, biaya-biaya perusahaan termasuk pengendalian anggaran.
2. Pengawasan pegawai (Personal control). Pengawasan ini ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan pegawai, apakah pegawai bekerja sesuai dengan perintah, rencana, tata kerja, absensi pegawai dan lain-lain.
3. Pengawasan waktu (Time control). Pengawasan ini ditujukan kepada penggunaan waktu, artinya apakah waktu untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai atau tidak dengan rencana.
4. Pengawasan kebijaksanaan (Policy control). Pengawasan ini ditujukan untuk mengetahui dan menilai apakah kebijaksanaan organisasi telah dilaksanakan sesuai dengan yang digariskan.
5. Pengawasan teknis (Technical control). Pengawasan ini ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik, yang berhubungan dengan tindakan dan teknis pelaksanaan.
6. Pengawasan penjualan (Sales control). Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah produksi yang dihasilkan terjual sesuai rencana yang ditentukan.
Sifat dan Waktu Pengawasan
Sifat dan waktu pengawasan dibedakan atas :
1. Preventive control : Pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dikerjakan dengan maksud supaya tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan. Hal ini bisa dilakukan dengan menggunakan beberapa cara yaitu :
a. Membuat peraturan-peraturan yang berhubungan dengan tata cara suatu kegiatan atau dibuat tata tertib.
b. Membuat pedoman kerja.
c. Menetapkan sanksi-sanksi terhadap pembuat kesalahan.
d. Menentukan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab.
e. Mengorganisasikan segala macam kegiatan.
f. Menentukan sistem koordinasi dan pelaporan dan pemeriksaan.
2. Represif control : Pengawasan yang dilakukan setelah terjadi penyimpangan/kesalahan dalam pelaksanaan kegiatan, dengan maksud agar tidak terjadi pengulangan kesalahan, sehingga sasaran yang akan direncanakan dapat tercapai. Hal ini bisa dilakukan dengan cara-cara berikut :
a. Membandingkan antara hasil-hasil kegiatan dengan rencana yang telah ditentukan.
b. Mencari penyebab-penyebab terjadinya penyimpangan, kemudian mencari jalan keluarnya.
c. Memberikan penilaian terhadap hasil kegiatan, termasuk kegiatan para penanggung jawab.
d. Melaksanakan sanksi yang telah ditentukan terhadap pembuat kesalahan.
e. Menilai kembali prosedur-prosedur yang telah ditentukan.
f. Mengecek laporan-laporan yang dibuat oleh para petugas pelaksana.
3. Pengawasan yang dilakukan ditengah proses penyimpangan terjadi
4. Pengawasan berkala ialah pengawasan yang dilakukan secara berkala sebulan sekali atau satu kuartal sekali atau satu tahun sekali.
5. Pengawasan mendadak ialah pengawasan dilakukan secara mendadak.
Cara-cara Pengawasan
Seorang manager harus bisa memastikan bahwa semua fungsi manajemen dapat terlaksana dengan baik. Hal ini dapat diketahui melalui proses pengawasan.
Cara-cara pengawasan ini dapat dibedakan atas :
1. Pengawasan langsung (Pengawasan pribadi)
Pengawasan langsung ialah pengawasan yang dilakukan secara langsung oleh seorang manajer secara pribadi sehingga dapat dilihat sendiri.
Bagaimana hasil-hasil pekerjaan bawahannya apakah sesuai dengan yang dikehendakinya. Cara ini mempunyai keuntungan dan kelemahan.
Keuntungannya :
a. Akan terjadi kontak langsung antara bawahan dan atasan, sehingga mempertinggi hubungan antara bawahan dan atasan.
b. Akan memberi kepuasan tersendiri bagi bawahan, karena merasa diperhatikan oleh atasannya.
c. Akan tertampung sumbangan pikiran dari bawahan yang mungkin bisa berguna bagi kebijaksanaan selanjutnya.
Kelemahannya :
a. Waktu seorang manager akan banyak tersita akibatnya waktu untuk pekerjaan lainnya berkurang, misalnya perencanaan, pengambilan keputusan, dll.
b. Mengurangi inisiatif bawahan, karena bawahan merasa bahwa atasannya selalu mengamati mereka.
c. Ongkos makin besar karena adanya biaya perjalanan.
Pengawasan langsung ini dapat dilakukan dengan cara inspeksi langsung, observasi ditempat (on the spot observation) dan laporan ditempat (on the spot report).
Manager yang mempunyai tugas komplek tidak mungkin melakukan pengawasan langsung sebanyak mungkin, maka untuk tugas pengawasan ini biasanya dilakukan dengan tidak langsung.
2. Pengawasan tidak langsung secara lisan
Cara ini dilakukan dengan wawancara yang ditujukan kepada orang-orang atau golongan tertentu yang dapat memberikan gambaran dari hal-hal yang ingin diketahui, terutama tentang hasil yang sesungguhnya (actual result) yang dicapai oleh bawahannya. Dengan cara ini kedua belah pihak sama-sama aktif, bawahan memberikan laporan tentang hasil pekerjaannya, dan atasan dapat menanyakan lebih lanjut untuk memperoleh fakta-fakta yang diperlukan.
3. Pengawasan tidak langsung secara tertulis
Pengawasan melalui laporan tertulis (written report) adalah merupakan suatu pertanggung jawaban kepada atasan mengenai pekerjaan yang dilaksanakannya, sesuai dengan instruksi dan tugas-tugas yang diberikan kepadanya. Dengan laporan tertulis ini maka atasan dapat mengetahui apakah bawahan-bawahannya melaksanakan tugas-tugas yang diberikannya.
Keuntungan dari pengawasan melalui laporan tertulis ini adalah :
Dapat dibaca oleh semua pihak yang membutuhkan.
Kelemahan dari pengawasan melalui laporan tertulis ini adalah :
a. Bawahan tidak dapat menggambarkan semua kejadian dari urutan aktifitas seluruhnya.
b. Laporan dapat disusun sedemikian rupa sehingga dapat memberikan gambaran yang berlebihan, karena kecenderungan Asal Bapak Senang (ABS).
c. Pemimpin sulit menentukan mana yang berupa kenyataan dan mana yag berupa pendapat.
4. Pengawasan berdasarkan kekecualian.
Pengawasan berdasarkan kekecualian adalah sistem pengawasan dimana pengawasan itu ditunjukkan kepada soal-soal kekecualian. Pengawasan dilakukan bila diterima laporan yang menunjukkan adnaya peristiwa-peristiwa yang dianggap istimewa.
Proses Pengawasan (Controlling Process)
Dalam melaksanakan tugas tertentu selalu ada tahap-tahap pelaksanaannya, walaupun tugas itu sederhana. Demikian halnya dalam pengawasan (Controlling) ada lima tahap/langkah yang perlu diperhatikan :
Tahap 1 : Penetapan Standar
Tahap pertama dalam pengawasan adalah penetapan standar pelaksanaan. Standar mengandung arti sebagai suatu alasan engukuran yang dapat digunakan sebagai “Patokan” untuk penilaian hasil-hasil. Tujuan, sasaran, quota, dan target pelaksanaan dapat digunakan sebagai standar. Bentuk standar yang lebih khusus antara lain target penjualan, anggaran, bagian pasar, margin keuntungan, keselamatan kerja dan sasaran produksi.
Tiga bentuk standar yang umum adalah :
1. Standar-standar fisik, mungkin meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan, ataukualitas produk.
2. Standar-standar moneter, yang ditunjukan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan dan sejenisnya.
3. Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu pekerjaan yang harus diselesaikan.
Setiap tipe standar tersebut dapat dinyatakan dalam bentuk-bentuk hasil yang dapat dihitung. Ini memungkinkan manager untuk mengkomunikasikan pelaksanaan kerja yang diharapkan kepada para bawahan secara lebih jelas dan tahapan-tahapan lain dalam proses perencanaan dapat ditangani dengan lebih efektif. Standar harus ditetapkan secara akurat dan diterima mereka yang bersangkutan.
Standar-standar yang tidak dapat dihitung juga memainkan peranan penting dalam proses pengawasan. Walaupun pengawasan dengan standar kwalitatif lebih sulit dicapai, tetapi hal ini tetap penting untuk mencoba mengawasinya. Misal, standar kesehatan personalia, promosi karyawan yang terbaik, sikap kerja sama, berpakaian yang pantas dalam bekerja, dan sebagianya.
Tahap 2 : Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Penetapan standar adalah sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap kedua dalam pengawasan adalah : menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat misalnya berapa kali pelaksanaan seharusnya diukur – setiap jam, harian, mingguan, bulanan. Dalam bentuk apa pengukuran akan dilakukan – laporan tertulis, inspeksi visual melalui telepon, siapa yang akan terlibat – manager, staff departemen. Pengukuran ini sebaiknya mudah dilaksanakan dan tidak mahal, serta dapat diterangkan kepada para karyawan.
Tahap 3 : Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Seteleh frekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan, pengukuran pelaksanaan dilakukan berulang-ulang dan terus menerus. Ada berbagai cara untuk melaksanakan pengukuran yaitu:
1. Pengamatan (observasi)
2. Laporan-laporan baik lisan dan tertulis
3. Metoda-metoda otomatis
4. Inspeksi, pengujian (test) atau dengan pengambilan sample.
Banyak perusahaan sekarang mempergunakan pemeriksa intern (internal Auditor) sebagai pelaksana pengukuran.
Tahap 4 : Perbandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Tahap kritis dari proses pengawasan adalah perbandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan. Walaupun tahap ini paling mudah dilakukan, tetapi kompleksitas dapat terjadi pada saat menginterprestasikan adanya penyimpangan (deviasi).
Penyimpangan-penyimpangan harus dianalisa untuk menentukan mengapa standar tidak dapat dicapai, dan apabila penyebab-penyebab penyimpangan-penyimpangan diketahui, maka harus diambil tindakan perbaikan.
Tahap 5 : Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan
Bila hasil analisa menunjukan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil. Tindakan koreksi dapat diambil dalam berbagai bentuk. Standar mungkin diubah, pelaksanaan diperbaiki, atau keduanya dilakukan bersamaan. Ada beberapa tindakan koreksi :
1. Mengubah standar mula-mula (barangkali terlalu tinggi atau rendah).
2. Mengubah pengukuran pelaksanaan atau infeksi terlalu sering frekwensinya atau kurang atau bahkan mengganti sistem pengukuran itu sendiri.
3. Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterprestasikan penyimpangan-penyimpangan.
ACTUATING (PENGGERAKKAN)
PENGERTIAN PENGGERAKAN
Pengertian actuating secara bahasa adalah pengarahan atau dengan kata lain pergerakan pelaksanaan, sedang pengertian secara istilah actuating (pengarahan) adalah mengarahkan semua karyawan agar mau bekerja sama dan bekerja efektif dalam mencapai tujuan perusahaan.
Dengan kata lain actuating adalah suatu usaha yang dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan dengan berpedoman pada perencanaan (planning) dan usaha pengorganisasian.
Pelaksanaan pekerjaan dan pemanfaatan alat-alat bagaimanapun canggihnya atau handalnya, baru dapat dilakukan jika karyawan ikut berperan aktif melaksanakannya. Fungsi pengarahan ini adalah ibarat kunci stater mobil, artinya mobil baru dapat berjalan jika kunci staternya telah melaksanakan fungsinya. Demikian juga proses manajemen baru terlaksana setelah fungsi pengarahan diterapkan.
Definisi fungsi pengarahan ini dikemukan para penulis sebagai berikut :
G.R. Terry
Pengarahan adalah membuat semua anggota kelompok, agar mau bekerjasama dan bekerja secara ikhlas serta bergairah untuk mencapai tujuan sesuai dengan perencanaan dan usaha pengorganisasian.
Koontz dan O’Donnel
Pengarahan adalah hubungan antara aspek-aspek individual yang ditimbulkan oleh adanya pengaturan terhadap bawahan-bawahan untuk dapat dipahami dan pembagian pekerjaan yang efektif untuk tujuan perusahaan yang nyata. Jadi pengarahan adalah kegiatan yang dilakukan oleh pimpinan untuk membimbing, menggerakan, mengatur segala kegiatan yang telah diberi tugas dalam melaksanakan sesuatu kegiatan usaha. Pengarahan ini dapat dilakukan dengan cara persuasif atau bujukan dan instrufi, tergantung cara mana yang paling efektif.
Pengarahan disebut efektif, jika dipersiapkan dan dikerjakan dengan baik serta benar oleh karyawan yang ditugasi untuk itu.
Pokok-pokok masalah yang dipelajari pada fungsi pengarahan atau Directing adalah :
•Tingkah laku manusia (Human Behaviour)
•Hubungan Manusiawi (Human Relation)
•Komunikasi (Communication)
•Kepemimpinan (Leaderships)
Tingkah Laku Manusia
Manajemen adalah mencapai tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain, ini berarti pimpinan menyuruh para bawahannya untuk mengerjakan sebagian dari tugas-tugasnya dalam mencapai tujuan perusahaan. Pimpinan dalam membina kerja sama mengarahkan dan mendorong gairah kerja para bawahannya, perlu memahami tingkah laku manusia.
Tingkah laku manusia dapat kita ketahui dengan mempelajari psikologi, sosiologi, antropologi, psiologi social, psiologi manajemen.
Manusia dalam berkelompok mempunyai latar belakang yang heterogin, seperti jenis kelamin, umur, pendidikan, agama, kebudayaan, kepentingan dan lain sebagainya. Tetapi disamping perbedaan ini juga terdapat persamaan, seperti kebutuhan (needs) untuk makan, minum, keamanan, keturunan atau biologis, persamaan kebutuhan inilah yang membentuk kerjasama dan hidup berkelompok.
Needs atau kebutuhan adalah yang diperlukan oleh setiap orang, sedang wants (keinginan) adalah yang ditentukan oleh cita-cita seseorang.
Para penulis yang mengemukakan tingkah laku manusia, diantaranya :
Elton Mayo (1880 – 1049)
F.W Taylor dalam teori klasik, mengemukakan bahwa kebutuhan karyawan hanyalah kebutuhan tunggal atau biologis saja, yaitu gaji dan kesejahteraan (konpensasi) yang besar. Menurut teori klasik ini, jika kompensai dinaikan maka produktivitas kerja karyawan akan meningkat. Hal ini mendorong Elton Mayo Cs. untuk mengadakan penelitian pada perusahaan lampu pijar. Penelitian ini disebut Hawton Study yang dilakukan dengan membagi karyawan kedalam dua ruangan A dan B.
Pada ruangan A diadakan perbaikan ventilasi, penerangan dan pengarahan secara persuasive, sedang pada ruangan B tidak. Hasilnya ternyata produktivitas kerja karyawan diruangan A meningkat walaupun kompensasi tidak dinaikan sedang di B tetap. Berdasarkan penelitian ini terbukti bahwa kebutuhan karyawan bukan hanya peningkatan konpesasi saja, tetapi mereka membutuhkan perlakuan yang baik, prasarana yang baik, dan sebagainya.
Elton Mayo menyimpulkan hasil penelitiannya sebagai berikut :
1.Masalah manusia hanya dapat diselesaikan secara manusiawi dan menggunakan data, informasi dan alat-alat kemanusiaan pula
2.Moral dan semangat kerja lebih besar peranan dan pengaruhnya untuk meningkatkan produktivitas kerja karyawan daripada kompensasi. Moral adalah suatu keadaan yang berhubungan erat dengan kondisi mental seseorang.
3.Perilaku yang baik dan wajar terhadap karyawan lebih besar pengaruhnya untuk peningkatan produktivitas kerja daripada tingkat kompensasi yang besar, walaupun kompensasi juga penting.
Douglas Mc. Gregor
Douglas Mc. Gregror mengemukakan Teory X dan Teory Y tentang tingkah laku manusia atau karyawan dalam perusahaan. Teori ini mengemukakan bahwa manusia secara jelas dan tegas dikelompokan atas manusia penganut Teori X dan Teori Y.
Teori X mengemukakan, bahwa :
1.Rata-rata karyawan itu malas dan tidak suka bekerja
2.Umumnya karyawan tidak berambisi dan menghindari tanggung jawab
3.Karyawan lebih suka dibimbing, diperintah, dan diawasi
4.Karyawan lebih suka mementingkan diri sendiri dan kurang memperdulikan sasaran perusahaan.
Oleh karena itulah para karyawan harus dikendalikan, dipaksa dan diarahkan agar perusahaan dapat mencapai sasarannya.
Teory Y mengemukakan, bahwa :
1.Rata-rata karyawan rajin dan sesungguhnya bekerja sama.
2.Lazimnya karyawan dapat memikul tanggung jawab dan berambisi untuk maju.
3.Karyawan selalu berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan mengembangkan dirinya untuk mencapai sasaran yang optimal.
D. Yung mengemukakan bahwa sifat dan tingkah laku manusia terbentuk dari “keturunan dan lingkungan” nya. Tipe tingkah laku seseorang menurut D. Yung dibagi dalam Introverse, Extroverse dan Ambiverse.
Tipe Introverse, jika perhatiannya terutama diarahkan kedalam dirinya sendiri. orang introverse ciri-cirinya adalah egoistis, pendiam, senang menyendiri, kurang bisa bergaul dan selalu mengutamakan kepentingan pribadinya daripada kepentingan umum.
Tipe Extroverse, jika perhatiannya ditujukan kesekelilingnya. Orang extroverse ini ciri-cirinya adalah berhati terbuka, sosial, gembira, ramah tamah, luas pergaulan dan mengutamakan kepentingan umum diatas kepentingan pribadi.
Tipe Ambiverse adalah orang-orang yang tingkah lakunya berada diantara Introverse dan Extroverse.
Clare W. Graves
Ia membedakan tujuh pola tingkah laku manusia yang disusunnya dengan urutan istimewa
1.Tipe Autistik
Hidupnya seperti tumbuh-tumbuhan. Ia kurang atau bahkan tidak punya daya uang dan dalam arti umum tidak dapat dikaryakan.
2.Tipe Animistik
Ia sadar akan lingkungannya, tetapi kurang memahaminya. Motifnya yang paling Dominan adalah mempertahankan kelangsungan hidup, tetapi ia dikuasai oleh hal-hal klenik dan praktek-praktek yang aneh-aneh.
3.Tipe Kejutan
Ia hanya akan memanfaatkan peluang jika tidak ada risiko yang mengancam keamanan dirinya. Orang macam ini sulit diatur dan tekanan yang meningkat serta aturan yang ketat hanya akan menjadikannya lebih buruk lagi.
4.Tipe Sosio senstris
Orangnya rindu akan suasana kerja yang menyenangkan ia mendahulukan masalah-masalah sosial daripada masalah-masalah pribadi atau material.
5.Tipe Agresif dan gila kuasa
Ia lebih suka mengatur diri sendiri, dan menentang tradisi dan tata tertib yang telah mapan.
6.Tipe Agresif Individualistis
Orang yang mempercayakan dirinya sendiri, bertanggung jawab, berkiblat pada tujuan bukan pada sasaran. Ia benci akan perincian metode dan ia tidak menyukai tugas yang dipaksakan.
PERINTAH SATU ASPEK DARI KOMUNIKASI
Suatu perusahaan hanya akan merealisasi tujuannya jika setiap petugas bekerja secara efisien dan ada kerjasama antara petugas yang satu dengan petugas yang lainnya. Salah satu faktor yang memungkinkan terjadinya disebut terakhir ini ialah adanya hubungan yang baik antara petugas didalam perusahaan, terlebih-lebih antara pimpinan dengan bawahan.
Komunikasi kedalam itu sesuai dengan tujuan kepada siapa warta itu disampaikan, dibedakan pula atas dua macam, yaitu komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal. Komunikasi vertikal berarti proses penyampaian sesuatu warta dari pihak intinya kepada pihak pegawai atau sebaliknya.
Jenis-jenis Perintah
1.Perintah Lisan
Para penulis sependapat bahwa perintah dapat diberikan dalam bentuk lisan apabila :
1.Tugas yang diperintahkan merupakan tugas yang sederhana
2.Dalam keadaan darurat
Selain dalam kedua hal tersebut diatas, perintah lisan dapat pula dipergunakan dalam keadaan-keadaan sebagai berikut :
a)Bawahan yang diperintah sudah pernah mengerjakan perintah
b)Perintah itu dapat selesai dalam waktu singkat
c)Apabila dalam mengerjakan tugas itu ada kekeliruan, tidak akan membawa akibat yang besar
2.Perintah Tertulis
Perintah tertulis mengadung perbaikan-perbaikan sebagai berikut :
1.Perintah tertulis dapat mudah diperiksa guna memelihara kebenaran
2.Adanya perintah tertulis menyebabkan orang yang menerima perintah mengetahui benar tanggung jawabnya
3.Perintah tertulis merupakan cara terbaik untuk menjamin persamaan dan keserupaan pelaksanaan diseluruh unsur organisasi.
Pada umumnya perintah tertulis dapat diberikan dalam hal-hal sebagai berikut :
a)Pada pekerjaan yang ruwet, memerlukan keterangan detail, angka-angka yang pasti dan teliti.
b)Bila pegawai yang diperintah berada di daerah lain.
c)Jika pegawai yang diperintah sering lupa.
Pengertian actuating secara bahasa adalah pengarahan atau dengan kata lain pergerakan pelaksanaan, sedang pengertian secara istilah actuating (pengarahan) adalah mengarahkan semua karyawan agar mau bekerja sama dan bekerja efektif dalam mencapai tujuan perusahaan.
Dengan kata lain actuating adalah suatu usaha yang dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan dengan berpedoman pada perencanaan (planning) dan usaha pengorganisasian.
Pelaksanaan pekerjaan dan pemanfaatan alat-alat bagaimanapun canggihnya atau handalnya, baru dapat dilakukan jika karyawan ikut berperan aktif melaksanakannya. Fungsi pengarahan ini adalah ibarat kunci stater mobil, artinya mobil baru dapat berjalan jika kunci staternya telah melaksanakan fungsinya. Demikian juga proses manajemen baru terlaksana setelah fungsi pengarahan diterapkan.
Definisi fungsi pengarahan ini dikemukan para penulis sebagai berikut :
G.R. Terry
Pengarahan adalah membuat semua anggota kelompok, agar mau bekerjasama dan bekerja secara ikhlas serta bergairah untuk mencapai tujuan sesuai dengan perencanaan dan usaha pengorganisasian.
Koontz dan O’Donnel
Pengarahan adalah hubungan antara aspek-aspek individual yang ditimbulkan oleh adanya pengaturan terhadap bawahan-bawahan untuk dapat dipahami dan pembagian pekerjaan yang efektif untuk tujuan perusahaan yang nyata. Jadi pengarahan adalah kegiatan yang dilakukan oleh pimpinan untuk membimbing, menggerakan, mengatur segala kegiatan yang telah diberi tugas dalam melaksanakan sesuatu kegiatan usaha. Pengarahan ini dapat dilakukan dengan cara persuasif atau bujukan dan instrufi, tergantung cara mana yang paling efektif.
Pengarahan disebut efektif, jika dipersiapkan dan dikerjakan dengan baik serta benar oleh karyawan yang ditugasi untuk itu.
Pokok-pokok masalah yang dipelajari pada fungsi pengarahan atau Directing adalah :
•Tingkah laku manusia (Human Behaviour)
•Hubungan Manusiawi (Human Relation)
•Komunikasi (Communication)
•Kepemimpinan (Leaderships)
Tingkah Laku Manusia
Manajemen adalah mencapai tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain, ini berarti pimpinan menyuruh para bawahannya untuk mengerjakan sebagian dari tugas-tugasnya dalam mencapai tujuan perusahaan. Pimpinan dalam membina kerja sama mengarahkan dan mendorong gairah kerja para bawahannya, perlu memahami tingkah laku manusia.
Tingkah laku manusia dapat kita ketahui dengan mempelajari psikologi, sosiologi, antropologi, psiologi social, psiologi manajemen.
Manusia dalam berkelompok mempunyai latar belakang yang heterogin, seperti jenis kelamin, umur, pendidikan, agama, kebudayaan, kepentingan dan lain sebagainya. Tetapi disamping perbedaan ini juga terdapat persamaan, seperti kebutuhan (needs) untuk makan, minum, keamanan, keturunan atau biologis, persamaan kebutuhan inilah yang membentuk kerjasama dan hidup berkelompok.
Needs atau kebutuhan adalah yang diperlukan oleh setiap orang, sedang wants (keinginan) adalah yang ditentukan oleh cita-cita seseorang.
Para penulis yang mengemukakan tingkah laku manusia, diantaranya :
Elton Mayo (1880 – 1049)
F.W Taylor dalam teori klasik, mengemukakan bahwa kebutuhan karyawan hanyalah kebutuhan tunggal atau biologis saja, yaitu gaji dan kesejahteraan (konpensasi) yang besar. Menurut teori klasik ini, jika kompensai dinaikan maka produktivitas kerja karyawan akan meningkat. Hal ini mendorong Elton Mayo Cs. untuk mengadakan penelitian pada perusahaan lampu pijar. Penelitian ini disebut Hawton Study yang dilakukan dengan membagi karyawan kedalam dua ruangan A dan B.
Pada ruangan A diadakan perbaikan ventilasi, penerangan dan pengarahan secara persuasive, sedang pada ruangan B tidak. Hasilnya ternyata produktivitas kerja karyawan diruangan A meningkat walaupun kompensasi tidak dinaikan sedang di B tetap. Berdasarkan penelitian ini terbukti bahwa kebutuhan karyawan bukan hanya peningkatan konpesasi saja, tetapi mereka membutuhkan perlakuan yang baik, prasarana yang baik, dan sebagainya.
Elton Mayo menyimpulkan hasil penelitiannya sebagai berikut :
1.Masalah manusia hanya dapat diselesaikan secara manusiawi dan menggunakan data, informasi dan alat-alat kemanusiaan pula
2.Moral dan semangat kerja lebih besar peranan dan pengaruhnya untuk meningkatkan produktivitas kerja karyawan daripada kompensasi. Moral adalah suatu keadaan yang berhubungan erat dengan kondisi mental seseorang.
3.Perilaku yang baik dan wajar terhadap karyawan lebih besar pengaruhnya untuk peningkatan produktivitas kerja daripada tingkat kompensasi yang besar, walaupun kompensasi juga penting.
Douglas Mc. Gregor
Douglas Mc. Gregror mengemukakan Teory X dan Teory Y tentang tingkah laku manusia atau karyawan dalam perusahaan. Teori ini mengemukakan bahwa manusia secara jelas dan tegas dikelompokan atas manusia penganut Teori X dan Teori Y.
Teori X mengemukakan, bahwa :
1.Rata-rata karyawan itu malas dan tidak suka bekerja
2.Umumnya karyawan tidak berambisi dan menghindari tanggung jawab
3.Karyawan lebih suka dibimbing, diperintah, dan diawasi
4.Karyawan lebih suka mementingkan diri sendiri dan kurang memperdulikan sasaran perusahaan.
Oleh karena itulah para karyawan harus dikendalikan, dipaksa dan diarahkan agar perusahaan dapat mencapai sasarannya.
Teory Y mengemukakan, bahwa :
1.Rata-rata karyawan rajin dan sesungguhnya bekerja sama.
2.Lazimnya karyawan dapat memikul tanggung jawab dan berambisi untuk maju.
3.Karyawan selalu berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan mengembangkan dirinya untuk mencapai sasaran yang optimal.
D. Yung mengemukakan bahwa sifat dan tingkah laku manusia terbentuk dari “keturunan dan lingkungan” nya. Tipe tingkah laku seseorang menurut D. Yung dibagi dalam Introverse, Extroverse dan Ambiverse.
Tipe Introverse, jika perhatiannya terutama diarahkan kedalam dirinya sendiri. orang introverse ciri-cirinya adalah egoistis, pendiam, senang menyendiri, kurang bisa bergaul dan selalu mengutamakan kepentingan pribadinya daripada kepentingan umum.
Tipe Extroverse, jika perhatiannya ditujukan kesekelilingnya. Orang extroverse ini ciri-cirinya adalah berhati terbuka, sosial, gembira, ramah tamah, luas pergaulan dan mengutamakan kepentingan umum diatas kepentingan pribadi.
Tipe Ambiverse adalah orang-orang yang tingkah lakunya berada diantara Introverse dan Extroverse.
Clare W. Graves
Ia membedakan tujuh pola tingkah laku manusia yang disusunnya dengan urutan istimewa
1.Tipe Autistik
Hidupnya seperti tumbuh-tumbuhan. Ia kurang atau bahkan tidak punya daya uang dan dalam arti umum tidak dapat dikaryakan.
2.Tipe Animistik
Ia sadar akan lingkungannya, tetapi kurang memahaminya. Motifnya yang paling Dominan adalah mempertahankan kelangsungan hidup, tetapi ia dikuasai oleh hal-hal klenik dan praktek-praktek yang aneh-aneh.
3.Tipe Kejutan
Ia hanya akan memanfaatkan peluang jika tidak ada risiko yang mengancam keamanan dirinya. Orang macam ini sulit diatur dan tekanan yang meningkat serta aturan yang ketat hanya akan menjadikannya lebih buruk lagi.
4.Tipe Sosio senstris
Orangnya rindu akan suasana kerja yang menyenangkan ia mendahulukan masalah-masalah sosial daripada masalah-masalah pribadi atau material.
5.Tipe Agresif dan gila kuasa
Ia lebih suka mengatur diri sendiri, dan menentang tradisi dan tata tertib yang telah mapan.
6.Tipe Agresif Individualistis
Orang yang mempercayakan dirinya sendiri, bertanggung jawab, berkiblat pada tujuan bukan pada sasaran. Ia benci akan perincian metode dan ia tidak menyukai tugas yang dipaksakan.
PERINTAH SATU ASPEK DARI KOMUNIKASI
Suatu perusahaan hanya akan merealisasi tujuannya jika setiap petugas bekerja secara efisien dan ada kerjasama antara petugas yang satu dengan petugas yang lainnya. Salah satu faktor yang memungkinkan terjadinya disebut terakhir ini ialah adanya hubungan yang baik antara petugas didalam perusahaan, terlebih-lebih antara pimpinan dengan bawahan.
Komunikasi kedalam itu sesuai dengan tujuan kepada siapa warta itu disampaikan, dibedakan pula atas dua macam, yaitu komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal. Komunikasi vertikal berarti proses penyampaian sesuatu warta dari pihak intinya kepada pihak pegawai atau sebaliknya.
Jenis-jenis Perintah
1.Perintah Lisan
Para penulis sependapat bahwa perintah dapat diberikan dalam bentuk lisan apabila :
1.Tugas yang diperintahkan merupakan tugas yang sederhana
2.Dalam keadaan darurat
Selain dalam kedua hal tersebut diatas, perintah lisan dapat pula dipergunakan dalam keadaan-keadaan sebagai berikut :
a)Bawahan yang diperintah sudah pernah mengerjakan perintah
b)Perintah itu dapat selesai dalam waktu singkat
c)Apabila dalam mengerjakan tugas itu ada kekeliruan, tidak akan membawa akibat yang besar
2.Perintah Tertulis
Perintah tertulis mengadung perbaikan-perbaikan sebagai berikut :
1.Perintah tertulis dapat mudah diperiksa guna memelihara kebenaran
2.Adanya perintah tertulis menyebabkan orang yang menerima perintah mengetahui benar tanggung jawabnya
3.Perintah tertulis merupakan cara terbaik untuk menjamin persamaan dan keserupaan pelaksanaan diseluruh unsur organisasi.
Pada umumnya perintah tertulis dapat diberikan dalam hal-hal sebagai berikut :
a)Pada pekerjaan yang ruwet, memerlukan keterangan detail, angka-angka yang pasti dan teliti.
b)Bila pegawai yang diperintah berada di daerah lain.
c)Jika pegawai yang diperintah sering lupa.
Sunday, January 17, 2010
Contoh Soal dan Kasus (21 - 31)
CONTOH SOAL (21)
Analisa Kasus :
Ateng Santoso , adalah pendiri,direktur dan manajer umum dari semua operasi PT.Teluk Jambe sebuah pabrik Korek Api di Karawang.
Suatu waktu Perusahaan tersebut diambil alih oleh suatu perusahaan raksasa dan direorganisasi, dan Ateng Santoso diangkat sebagai Direktur yang baru, diperintahkan untuk mengembangkan struktur organisasi. Dia melakukannya dengan berat hati karena dia selalu mengelola perusahaannya secara informal. Setelah satu tahun memecahkan banyak masalah antar Departemen sendiri dan bekerja 12 sampai 14 jam sehari Ateng Santoso menyadari bahwa penjualan menurun,laba menyusut, dan banyak karyawan keluar dari perusahaannya.
Masalahnya : Adalah bagaimana mereorganisasi PT. Teluk Jambe menjadi suatu perusahaan yang lebih profesional dengan meningkatkan penjualanya dan laba .
Pertanyaan :
1.Seandainya saudara adalah seorang konsultan, untuk menaikkan lagi tingkat penjualan dan laba ,koordinasi apa dan bagaimana yang seharusnya dia lakukan ? Mengapa koordinasi penting untuk dilaksanakan ?
2.Salah satu factor pendukung keberhasilan perusahaan adalah Komunikasi. Banyak kegagalan koordinasi disebabkan oleh Komunikasi, coba jelaskan tentang komunikasi yang efektif itu yang bagaimana ? Kendala kendala apa saja yang terdapat dalam komunikasi tersebut ? komunikasi apa saja menurut saudara yang perlu dilakukan dalam perusahaan tersebut?
3.Untuk meningkatkan produktivitas dan laba penjualan,apakah perusahaan perlu melakukan motivasi ? Tujuan apa yang diharapkan perusahaan dalam memberikan motivasi ? Alat-alat motivasi dan jenis motivasi apa yang sebaiknya diberikan.? Kendala-kendala apa yang dihadapi dalam memberikan motivasi tersebut ?
4.Menurut pendapat Saudara Gaya kepemimpinan apa yang cocok untuk perusahaan tersebut ?Persyaratan2 apa saja yang diperlukan oleh seorang pemimpin yang baik sehingga perusahaan dapat mencapai tujuan yang diinginkannya. ? Jelaskan perbedaan antara Pemimpin dan manajer ?
5.Untuk mendapatkan pendapatan yang optimal perlu kiranya perusahaan mengadakan pengawasan yang efektif, jelaskan pengawasan efektif apa yang dibutuhkan perusahaan tersebut ? apakah perlu perusahaan mengadakan control extern ? mengapa dan siapa yang akan melaksanakannya ?
CONTOH SOAL (22)
Analisa Kasus :
Ateng Santoso , adalah pendiri,direktur dan manajer umum dari semua operasi PT.Teluk Jambe sebuah pabrik Korek Api di Karawang. Suatu waktu Perusahaan tersebut diambil alih oleh suatu perusahaan raksasa dan direorganisasi, dan Ateng Santoso diangkat sebagai Direktur yang baru, diperintahkan untuk mengembangkan struktur organisasi. Dia melakukannya dengan berat hati karena dia selalu mengelola perusahaannya secara informal. Setelah satu tahun memecahkan banyak masalah antar Departemen sendiri dan bekerja 12 sampai 14 jam sehari Ateng Santoso menyadari bahwa penjualan menurun,laba menyusut, dan banyak karyawan keluar dari perusahaannya.
Masalahnya : Adalah bagaimana mereorganisasi PT. Teluk Jambe menjadi suatu perusahaan yang lebih profesional dengan meningkatkan penjualanya dan laba
Pertanyaan :
1.Untuk mengembangkan Struktur Organisasi, perlu kiranya Ateng tahu terlebih dahulu tentang informasi apa yang diberikan oleh suatu Struktur Organisasi ?Jelaskan !!
2.Cara-cara dan syarat-syarat apa yang sebaiknya dilakukan agar Koordinasi yang dilaksanakan berjalan baik. !!
3.Banyak kegagalan koordinasi disebabkan oleh komunikasi, coba saudara jelaskan mengenai hambatan-hambatan Komunikasi , dan bagaimana caranya untuk mengatasi hambatan tersebut.!!
4.Salah satu factor penyebab penunjang keberhasilan perusahaan adalah Staffing, atau penerimaan dan penempatan pegawai , coba saudara jelaskan bagaimana staffing yang efektif itu !!
5.Ada dua jenis perintah, yaitu perintah lisan dan tulisan. Jelaskan kapan perintah 2 tersebut diberikan !! Dan sebutkan keuntungan dari kedua perintah tersebut !!
CONTOH SOAL (23)
KASUS :
Manajemen adalah suatu proses untuk memperoleh tujuan organisasi melalui aktivitas perencanaan , pengorganisasian ,penggerakkan, pengendalian sumber daya manusia dan phisik dari organisasi tersebut. Apabila Saudara seorang manajer yang melaksanakan manajemen suatu perusahaan, kemudian perusahaan saudara membuat rencana pengembangan perusahaan yaitu dengan perencanaan membuat anak perusahaan.
1.Kaitannya dengan rencana pengembangan tersebut, coba saudara jelaskan hal2 atau langkah2 apa saja yang akan saudara laksanakan !!.
2.Untuk pengorganisasiannya, coba saudara uraikan mengenai lima langkah pengorganisasian , sebagaimana yang tercakup dalam proses pengorganisasian ?Sebutkan berbagai kesalahan yang biasanya terjadi dalam penyusunan organisasi !!
3.Sebagai kelengkapan organisasi kita akan membuat bagan / struktur organisasi, apa yang dimaksud dengan bagan organisasi / struktur organisasi tersebut ?
4.Apa bila pengorganisasian telah selesai , maka akan dilaksanakan fungsi Actuating atau penggerakkan , apakah yang dimaksud dengan penggerakkan tersebut ? Kegiatan-kegiatan apa saja yang terdapat dalam fungsi penggerakkan tersebut ?
5.Pengawasan (controlling) adalah aktivitas yang mengusahakan agar pekerjaan2 terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan dan atau hasil yang dikehendaki. Sebutkan langkah2 untuk menjalankan pengawasan !! Jelaskan pula tentang pengawasan yang efektif !!
CONTOH SOAL (24)
1.Komunikasi merupakan hal yang terpenting dalam manajemen karena proses manajemen baru terlaksana jika komunikasi dilakukan. Coba saudara jelaskan tentang apa yang dimaksud dengan unsur-unsur Komunikasi ? Fungsi-fungsi Komunikasi ? dan ruang lingkup Komunikasi ?
2.Motivasi adalah mempersoalkan bagaimana caranya mendorong gairah kerja bawahan, agar mau bekerja keras dengan memberikan semua kemampuan dan keterampilannya untuk mewujudkan tujuan perusahaan. Jelaskan tentang metode-metode motivasi ? Jenis-jenis motivasi ? dan apa yang dimaksud dengan Alat-alat motivasi ?
3.Agar semua pelaksanaan pekerjaan dapat mencapai tujuan yang dikehendaki maka kita perlu mengadakan koordinasi. Mengapa suatu Koordinasi penting dalam suatu organisasi ? Sebutkan pula cara-cara untuk mewujudkan koordinasi yang baik ?
4.Syarat-syarat apa saja yang dibutuhkan untuk menjadi seorang pemimpin ? Jelaskan perbedaan antara Pemimpin dan manajer ?
5.Sebutkan dan jelaskan gaya-gaya kepemimpinan yang saudara ketahui !!Dari beberapa gaya kepemimpinan yang Saudara ketahui tersebut, gaya kepemimpinan mana yang paling ideal menurut saudara ? Mengapa jelaskan !!
CONTOH SOAL (25)
SOAL KOORDINASI
1.Koordinasi adalah proses menyatupadukan tujuan-tujuan dan kegiatan2 dari unit2/bagian suatu organisasi yang terpisah untuk mencapai sasaran2 organisasi secara efisien. Sebutkan ruang lingkupnya ?Ruang lingkup atau luasnya koordinasi meliputi ;1. Koordinasi oleh seorang individu.2. Koordinasi antara individu2 dalam golongan.3. Koordinasi antara perusahaan-perusahaan dari order2 tingkat internasional.4. Koordinasi antara unit2 suatu organisasi.
2.Sebutkan jenis jenis koordinasi !!Jenis-jenis koordinasi :1. Koordinasi intern. 2. Koordinasi extern. 3. Koordinasi horizontal. 4. Koordinasi vertikal.
3.Bagaimana melaksanakan koordinasi dengan baik ?Cara-cara melakukan koordinasi dengan baik :adalah dengan mengadakan :1. Konferensi lengkap. 2. Pertemuan berkala pejabat-pejabat. 3. Pembentukan panitia gabungan. 4. Pembentukan badan-badan koordinasi staf 5. Wawancara dengan bawahan. 6. Pembuatan memo berantai. 7. Penyusunan buku pedoman organisasi dan tata kerja. 8. Ciptakan komunikasi yang baik
4.Sebutkan syarat syarat koordinasi ? Syarat-syarat agar koordinasi berhasil baik adalah :1. Adanyqa pembagian kerja yang jelas. 2. Ciptakan semangat kerja sama yang tinggi. 3. Ciptakan sarana koordinasi, baik untuk koordinasi vertikal, horizontal maupun koordinasi mekanis.
5.Sebutkan gejala kurangnya koordinasi !! Gejala kurangnya koordinasi dalam suatu perusahaan : 1. Sering terjadi percekcokan atau konflik sebagai akibat salah mengerti akan wewenang yang diterimanya.. 2. Sering terjadipelemparan tg. Jawab oleh bawahan dengan alasan bukan tg jawabnya. 3. Adanya keputusan2 yang kurang tepat karena kurangnya input informasi dari satuan2 organisasi. 4. Timbulnya banyak organisasi baru untuk menyelesaikan tugas2 yang sebenarnya telah dapat dicakup dalam organisasi yang telah ada.
CONTOH SOAL (26)
KOMUNIKASI
1.Jelaskan tentang pengertian komunikasi ? Komunikasi adalah Adalah proses pemindahan pengewrtian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang kepada orang lain.
2.Jelaskan tentang tahap-tahap proses komunikasi ?
Tahap-tahap proses komunikasi : 1. Tahap pencetusan ide. 2. Tahap perumusan ide kedalam simbul-simbul, dapat berupa gerakan,gambar2,tulisan,kata2 dll. 3.Tahap pengiriman simbul-simbul ide, melalui alat-alat komunikasi seperti percakapan,surat,telepon, telegram,telex dll. 4. Tahap penerimaan simbul2 ide. 5. Tahap menganalisa atau menguraikan simbul2 ide. 6. Tahap pemberian respon atau jawaban atas ide yang diterima dari pihak lain.
3.Komunikasi terdiri dari beberapa jenis/macam. Sebutkan !!
Macam-macam komunikasi : 1. Komunikasi lisan dan tertulis. 2. Komunikasi verbal dan non verbal. 3. Komuikasi kebawah, keatas dan menyamping. 4. Komunikasi formal dan informal. 5. Komunikasi satu arah dan dua arah.
4.Sebutkan hambatan komunikasi!
Macam-macam hambatan komunikasi :1. Hambatan teknis. 2. Hambatan semantik. 3. Hambatan manusiawi.
5.Bagaimana cara mengatasi hambatan komunikasi ?
CONTOH SOAL (27)
Pengantar manajemen
1.Jelaskan tentang pengertian Manajemen !!
2.Sistem Manajemen dibedakan atas : Manajemen Bapak , Manajemen Tertutup, Manajemen Terbuka, dan Manajemen Demokrasi . Jelaskan !!
3.Jelaskan tentang pengertian Manajer, dan jelaskan pula tentang Tingkatan Manajer dalam suatu perusahaan !!
4.Ada 10 peran manajer dalam organisasi perusahaan. Coba saudara jelaskan tentang peran interpersonal seorang manajer !!
5.Untuk menjadi seorang manajer yang baik maka diperlukan syarat2 ,sifat, kualifikasi seorang manajer. Jelaskan menurut Koontz dan Cyril O’Donnel
6.Siapakah pengambil keputusan dalam suatu perusahaan ?
7.Dasar pengambilan keputusan adalah Keyakinan, Intuisi, Fakta2, Pengalaman, Kekuasaan. Jelaskan satu persatu !!
8.Apakah yang dimaksud dengan Spesifikasi jabatan (Job spesification)
9.Jelaskan pula mengenai Deskripsi Jabatan (Job description)
10.Jelaskan mengenai Demosi ?
11.Menurut G.Terry ada 4 Fungsi manajemen yaitu Planning, Organizing ,Actuating dan controlling. Jelaskan satu persatu !!
12.Mengapa suatu perencanaan itu penting bagi suatu perusahaan ?
13.Ada beberapa pertanyaan pokok yang harus dijawab dalam membuat perencanaan Jelaskan ?
14.Jelaskan karakteristik rencana yang baik ?
15.Komunikasi adalah pemindahan informasi dari seseorang ke orang lain .Coba saudara jelaskan mengenai hambatan-hambatan komunikasi ?
16.Koordinasi adalah suatu usaha kerjasama antara badan, instansi unit dalam pelaksanaan tugas tertentu sedemikian rupa. Mengapa koordinasi sangat penting ? apa perbedaan antara koordinasi dan koperasi ?
17.Jelaskan mengenai pengertian, koordinasi vertical, koordinasi horizontal, koordinasi intern dan koordinasi ekstern ?
18.Apakah yang dimaksud dengan motivasi ? ada dua jenis motivasi yaitu motivasi negative dan motivasi positif jelaskan dengan contoh. !!
19.Jelaskan tentang 5 gaya kepemimpinan, yang saudara ketahui !!
20.Sistem pengendalian yang efektif memiliki beberapa kriteria. Coba sebutkan dan jelaskan secara ringkas !!
CONTOH SOAL (28)
1.Jelaskan tentang pengertian Manajemen !!
2.Sistem Manajemen dibedakan atas : Manajemen Bapak , Manajemen Tertutup, Manajemen Terbuka, dan Manajemen Demokrasi . Jelaskan !!
3.Ada 10 peran manajer dalam organisasi perusahaan. Coba saudara jelaskan tentang peran interpersonal seorang manajer !!
4.Untuk menjadi seorang manajer yang baik maka diperlukan syarat2 ,sifat, kualifikasi seorang manajer. Jelaskan menurut Koontz dan Cyril O’Donnel !
5.Apakah yang dimaksud dengan Spesifikasi jabatan (Job spesification) ?
6.Jelaskan pula mengenai Deskripsi Jabatan (Job description)
7.Mengapa suatu perencanaan itu penting bagi suatu perusahaan ?
8.Ada beberapa pertanyaan pokok yang harus dijawab dalam membuat perencanaan Jelaskan ?
9.Jelaskan karakteristik rencana yang baik ?
10.Komunikasi adalah pemindahan informasi dari seseorang ke orang lain .Coba saudara jelaskan mengenai hambatan-hambatan komunikasi ?
11.Koordinasi adalah suatu usaha kerjasama antara badan, instansi unit dalam pelaksanaan tugas tertentu sedemikian rupa. Mengapa koordinasi sangat penting ? apa perbedaan antara koordinasi dan koperasi ?
12.Jelaskan mengenai pengertian, koordinasi vertical, koordinasi horizontal, koordinasi intern dan koordinasi ekstern ?
13.Apakah yang dimaksud dengan motivasi ? ada dua jenis motivasi yaitu motivasi negative dan motivasi positif jelaskan dengan contoh. !!
14.Jelaskan tentang 5 gaya kepemimpinan, yang saudara ketahui !!
15.Sistem pengendalian yang efektif memiliki beberapa kriteria. Coba sebutkan dan jelaskan secara ringkas !!
CONTOH SOAL (29)
Kerjakan 20 soal dari 25 soal dibawah ini !!!!
1.Apa yang dimaksud dengan fungsi perencanaan ?
2.Meliputi kegiatan apa saja yang ditetapkan dalam perencanaan itu ?
3.Bagaimana langkah atau proses perencanaan ?
4.Rencana disebut efektif bila memenuhi syarat-syarat tertentu. Jelaskan !!
5.Jelaskan pengertian Organisasi ? bedakan pengertiannya dgn pengorganisasian ?
6.Bagaimana tahap-tahap cara pengorganisasian ?
7.Siapakah yang menyusun organisasi dalam suatu perusahaan!!
8.Apa yang dimaksud dengan fungsi Staffing ?
9.Jelaskan apa yg dimaksud dengan Promosi pegawai ?Tujuannya dan syarat2 diadakan promosi ?
10.Apa yang dimaksud dengan transfer atau pemindahan pegawai ? apa alasannya ?
11.Untuk meningkatkan prestasi kerja ,pegawai harus diberi motivasi. Sebutkan jenis jenis motivasi pegawai !! jelaskan !!
12.Sebutkan alat alat untuk memotivasi seseorang !!
13.Apa yang disebut dengan KOORDINASI ?
14.Sebutkan gejala kurangnya koordinasi dalam suatu organisasi !!
15.Sebutkan syarat-syarat agar koordinasi berhasil dengan baik !!
16.Apa arti Komunikasi ??
17.Sebutkan macam-macam komunikasi !!
18.Sebutkan hambatan-hambatan dalam komunikasi !!
19.Jelaskan pengertian kepemimpinan dari Ordway Tead !!
20.Jelaskan perbedaan pengertian pimpinan dan manajer ?
21.Faktorfaktor apa saja yang menentukan keberhasilan seorang pemimpin ?
22.Sebutkan beberapa macam tipe gaya kepeminan
23.Jelaskan apa arti Pengawasan !!
24.Sebutkan pula prinsip-prinsip pengawasan !!
25.Sebutkan karakteristik pengawasan yang efektif !!
CONTOH SOAL (30)
UJIAN AKHIR SEMESTER
1.Pengendalian structural ada dua yaitu, pengendalian birokratis dan pengendalian klan. Jelaskan pengertiannya !!
2.Jelaskan pula tentang 5 (lima) karakteristik pengendalian yang efektif
3.Apa tujuan dari fungsi pengendalian dalam organisasi?
4.Apa saja langkah2 dalam proses pengendalian ? langkah mana yang kemungkinannya paling sulit dijalankan ? mengapa ?
5.Bagaimana proses pengendalian berhubungan dengan fungsi perencanaan, pengorganisasian dan kepemimpinan ??
6.Apa yang Sudara ketahui tentang pengertian control intern dan control ekstern, control formal dan control informal ??
7.Sebutkan syarat system pengendalian/pengawasan yang baik !!
8.Sebutkan dan jelaskan 3 bentuk pengendalian operasi ?
9.Pengendalian strategic ,secara umum berfokus pada 5 aspek organisasi, sebutkan dan jelaskan !!
10.Pengendalian dapat dipisahkan menurut level dalam system organisasi, yaitu
•Pengendalian operasi
•Pengendalian keuangan
•Pengendalian structural
•Pengendalian strategic
Jelaskan satu persatu!!!
CONTOH SOAL (31)
Pertanyaan :
1.Apakah yang saudara ketahui tentang pengertian Manajemen ? jelaskan pula tentang pengertian Manajer ?
2.Jelaskan tentang langkah2 perencanaan ? Siapa yang membuat perencanaan dalam suatu perusahaan ?
3.Coba saudara uraikan mengenai langkah-langkah pengorganisasian , sebagaimana yang tercakup dalam proses pengorganisasian ?
4.Apa yang dimaksud dengan actuating ?
5.jelaskan tentang Komunikasi Informal adalah komunikasi pohon anggur
6.Mengapa motivasi harus dilakukan oleh atasan terhadap bawahannya ?
7.Apa yang dimaksud dengan kebutuhan egoistic ?
8. Sebutkan langkah2 atau proses untuk menjalankan pengawasan !!
9.Jelaskan pula tentang, pengawasan langsung, pengawasan tidak langsung dan pengawasan berdasarkan kekecualian !!
10.jelaskan pula apakah external control yang dilakukan secara informal efektif atau tidak ? berikan contoh !!
Analisa Kasus :
Ateng Santoso , adalah pendiri,direktur dan manajer umum dari semua operasi PT.Teluk Jambe sebuah pabrik Korek Api di Karawang.
Suatu waktu Perusahaan tersebut diambil alih oleh suatu perusahaan raksasa dan direorganisasi, dan Ateng Santoso diangkat sebagai Direktur yang baru, diperintahkan untuk mengembangkan struktur organisasi. Dia melakukannya dengan berat hati karena dia selalu mengelola perusahaannya secara informal. Setelah satu tahun memecahkan banyak masalah antar Departemen sendiri dan bekerja 12 sampai 14 jam sehari Ateng Santoso menyadari bahwa penjualan menurun,laba menyusut, dan banyak karyawan keluar dari perusahaannya.
Masalahnya : Adalah bagaimana mereorganisasi PT. Teluk Jambe menjadi suatu perusahaan yang lebih profesional dengan meningkatkan penjualanya dan laba .
Pertanyaan :
1.Seandainya saudara adalah seorang konsultan, untuk menaikkan lagi tingkat penjualan dan laba ,koordinasi apa dan bagaimana yang seharusnya dia lakukan ? Mengapa koordinasi penting untuk dilaksanakan ?
2.Salah satu factor pendukung keberhasilan perusahaan adalah Komunikasi. Banyak kegagalan koordinasi disebabkan oleh Komunikasi, coba jelaskan tentang komunikasi yang efektif itu yang bagaimana ? Kendala kendala apa saja yang terdapat dalam komunikasi tersebut ? komunikasi apa saja menurut saudara yang perlu dilakukan dalam perusahaan tersebut?
3.Untuk meningkatkan produktivitas dan laba penjualan,apakah perusahaan perlu melakukan motivasi ? Tujuan apa yang diharapkan perusahaan dalam memberikan motivasi ? Alat-alat motivasi dan jenis motivasi apa yang sebaiknya diberikan.? Kendala-kendala apa yang dihadapi dalam memberikan motivasi tersebut ?
4.Menurut pendapat Saudara Gaya kepemimpinan apa yang cocok untuk perusahaan tersebut ?Persyaratan2 apa saja yang diperlukan oleh seorang pemimpin yang baik sehingga perusahaan dapat mencapai tujuan yang diinginkannya. ? Jelaskan perbedaan antara Pemimpin dan manajer ?
5.Untuk mendapatkan pendapatan yang optimal perlu kiranya perusahaan mengadakan pengawasan yang efektif, jelaskan pengawasan efektif apa yang dibutuhkan perusahaan tersebut ? apakah perlu perusahaan mengadakan control extern ? mengapa dan siapa yang akan melaksanakannya ?
CONTOH SOAL (22)
Analisa Kasus :
Ateng Santoso , adalah pendiri,direktur dan manajer umum dari semua operasi PT.Teluk Jambe sebuah pabrik Korek Api di Karawang. Suatu waktu Perusahaan tersebut diambil alih oleh suatu perusahaan raksasa dan direorganisasi, dan Ateng Santoso diangkat sebagai Direktur yang baru, diperintahkan untuk mengembangkan struktur organisasi. Dia melakukannya dengan berat hati karena dia selalu mengelola perusahaannya secara informal. Setelah satu tahun memecahkan banyak masalah antar Departemen sendiri dan bekerja 12 sampai 14 jam sehari Ateng Santoso menyadari bahwa penjualan menurun,laba menyusut, dan banyak karyawan keluar dari perusahaannya.
Masalahnya : Adalah bagaimana mereorganisasi PT. Teluk Jambe menjadi suatu perusahaan yang lebih profesional dengan meningkatkan penjualanya dan laba
Pertanyaan :
1.Untuk mengembangkan Struktur Organisasi, perlu kiranya Ateng tahu terlebih dahulu tentang informasi apa yang diberikan oleh suatu Struktur Organisasi ?Jelaskan !!
2.Cara-cara dan syarat-syarat apa yang sebaiknya dilakukan agar Koordinasi yang dilaksanakan berjalan baik. !!
3.Banyak kegagalan koordinasi disebabkan oleh komunikasi, coba saudara jelaskan mengenai hambatan-hambatan Komunikasi , dan bagaimana caranya untuk mengatasi hambatan tersebut.!!
4.Salah satu factor penyebab penunjang keberhasilan perusahaan adalah Staffing, atau penerimaan dan penempatan pegawai , coba saudara jelaskan bagaimana staffing yang efektif itu !!
5.Ada dua jenis perintah, yaitu perintah lisan dan tulisan. Jelaskan kapan perintah 2 tersebut diberikan !! Dan sebutkan keuntungan dari kedua perintah tersebut !!
CONTOH SOAL (23)
KASUS :
Manajemen adalah suatu proses untuk memperoleh tujuan organisasi melalui aktivitas perencanaan , pengorganisasian ,penggerakkan, pengendalian sumber daya manusia dan phisik dari organisasi tersebut. Apabila Saudara seorang manajer yang melaksanakan manajemen suatu perusahaan, kemudian perusahaan saudara membuat rencana pengembangan perusahaan yaitu dengan perencanaan membuat anak perusahaan.
1.Kaitannya dengan rencana pengembangan tersebut, coba saudara jelaskan hal2 atau langkah2 apa saja yang akan saudara laksanakan !!.
2.Untuk pengorganisasiannya, coba saudara uraikan mengenai lima langkah pengorganisasian , sebagaimana yang tercakup dalam proses pengorganisasian ?Sebutkan berbagai kesalahan yang biasanya terjadi dalam penyusunan organisasi !!
3.Sebagai kelengkapan organisasi kita akan membuat bagan / struktur organisasi, apa yang dimaksud dengan bagan organisasi / struktur organisasi tersebut ?
4.Apa bila pengorganisasian telah selesai , maka akan dilaksanakan fungsi Actuating atau penggerakkan , apakah yang dimaksud dengan penggerakkan tersebut ? Kegiatan-kegiatan apa saja yang terdapat dalam fungsi penggerakkan tersebut ?
5.Pengawasan (controlling) adalah aktivitas yang mengusahakan agar pekerjaan2 terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan dan atau hasil yang dikehendaki. Sebutkan langkah2 untuk menjalankan pengawasan !! Jelaskan pula tentang pengawasan yang efektif !!
CONTOH SOAL (24)
1.Komunikasi merupakan hal yang terpenting dalam manajemen karena proses manajemen baru terlaksana jika komunikasi dilakukan. Coba saudara jelaskan tentang apa yang dimaksud dengan unsur-unsur Komunikasi ? Fungsi-fungsi Komunikasi ? dan ruang lingkup Komunikasi ?
2.Motivasi adalah mempersoalkan bagaimana caranya mendorong gairah kerja bawahan, agar mau bekerja keras dengan memberikan semua kemampuan dan keterampilannya untuk mewujudkan tujuan perusahaan. Jelaskan tentang metode-metode motivasi ? Jenis-jenis motivasi ? dan apa yang dimaksud dengan Alat-alat motivasi ?
3.Agar semua pelaksanaan pekerjaan dapat mencapai tujuan yang dikehendaki maka kita perlu mengadakan koordinasi. Mengapa suatu Koordinasi penting dalam suatu organisasi ? Sebutkan pula cara-cara untuk mewujudkan koordinasi yang baik ?
4.Syarat-syarat apa saja yang dibutuhkan untuk menjadi seorang pemimpin ? Jelaskan perbedaan antara Pemimpin dan manajer ?
5.Sebutkan dan jelaskan gaya-gaya kepemimpinan yang saudara ketahui !!Dari beberapa gaya kepemimpinan yang Saudara ketahui tersebut, gaya kepemimpinan mana yang paling ideal menurut saudara ? Mengapa jelaskan !!
CONTOH SOAL (25)
SOAL KOORDINASI
1.Koordinasi adalah proses menyatupadukan tujuan-tujuan dan kegiatan2 dari unit2/bagian suatu organisasi yang terpisah untuk mencapai sasaran2 organisasi secara efisien. Sebutkan ruang lingkupnya ?Ruang lingkup atau luasnya koordinasi meliputi ;1. Koordinasi oleh seorang individu.2. Koordinasi antara individu2 dalam golongan.3. Koordinasi antara perusahaan-perusahaan dari order2 tingkat internasional.4. Koordinasi antara unit2 suatu organisasi.
2.Sebutkan jenis jenis koordinasi !!Jenis-jenis koordinasi :1. Koordinasi intern. 2. Koordinasi extern. 3. Koordinasi horizontal. 4. Koordinasi vertikal.
3.Bagaimana melaksanakan koordinasi dengan baik ?Cara-cara melakukan koordinasi dengan baik :adalah dengan mengadakan :1. Konferensi lengkap. 2. Pertemuan berkala pejabat-pejabat. 3. Pembentukan panitia gabungan. 4. Pembentukan badan-badan koordinasi staf 5. Wawancara dengan bawahan. 6. Pembuatan memo berantai. 7. Penyusunan buku pedoman organisasi dan tata kerja. 8. Ciptakan komunikasi yang baik
4.Sebutkan syarat syarat koordinasi ? Syarat-syarat agar koordinasi berhasil baik adalah :1. Adanyqa pembagian kerja yang jelas. 2. Ciptakan semangat kerja sama yang tinggi. 3. Ciptakan sarana koordinasi, baik untuk koordinasi vertikal, horizontal maupun koordinasi mekanis.
5.Sebutkan gejala kurangnya koordinasi !! Gejala kurangnya koordinasi dalam suatu perusahaan : 1. Sering terjadi percekcokan atau konflik sebagai akibat salah mengerti akan wewenang yang diterimanya.. 2. Sering terjadipelemparan tg. Jawab oleh bawahan dengan alasan bukan tg jawabnya. 3. Adanya keputusan2 yang kurang tepat karena kurangnya input informasi dari satuan2 organisasi. 4. Timbulnya banyak organisasi baru untuk menyelesaikan tugas2 yang sebenarnya telah dapat dicakup dalam organisasi yang telah ada.
CONTOH SOAL (26)
KOMUNIKASI
1.Jelaskan tentang pengertian komunikasi ? Komunikasi adalah Adalah proses pemindahan pengewrtian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang kepada orang lain.
2.Jelaskan tentang tahap-tahap proses komunikasi ?
Tahap-tahap proses komunikasi : 1. Tahap pencetusan ide. 2. Tahap perumusan ide kedalam simbul-simbul, dapat berupa gerakan,gambar2,tulisan,kata2 dll. 3.Tahap pengiriman simbul-simbul ide, melalui alat-alat komunikasi seperti percakapan,surat,telepon, telegram,telex dll. 4. Tahap penerimaan simbul2 ide. 5. Tahap menganalisa atau menguraikan simbul2 ide. 6. Tahap pemberian respon atau jawaban atas ide yang diterima dari pihak lain.
3.Komunikasi terdiri dari beberapa jenis/macam. Sebutkan !!
Macam-macam komunikasi : 1. Komunikasi lisan dan tertulis. 2. Komunikasi verbal dan non verbal. 3. Komuikasi kebawah, keatas dan menyamping. 4. Komunikasi formal dan informal. 5. Komunikasi satu arah dan dua arah.
4.Sebutkan hambatan komunikasi!
Macam-macam hambatan komunikasi :1. Hambatan teknis. 2. Hambatan semantik. 3. Hambatan manusiawi.
5.Bagaimana cara mengatasi hambatan komunikasi ?
CONTOH SOAL (27)
Pengantar manajemen
1.Jelaskan tentang pengertian Manajemen !!
2.Sistem Manajemen dibedakan atas : Manajemen Bapak , Manajemen Tertutup, Manajemen Terbuka, dan Manajemen Demokrasi . Jelaskan !!
3.Jelaskan tentang pengertian Manajer, dan jelaskan pula tentang Tingkatan Manajer dalam suatu perusahaan !!
4.Ada 10 peran manajer dalam organisasi perusahaan. Coba saudara jelaskan tentang peran interpersonal seorang manajer !!
5.Untuk menjadi seorang manajer yang baik maka diperlukan syarat2 ,sifat, kualifikasi seorang manajer. Jelaskan menurut Koontz dan Cyril O’Donnel
6.Siapakah pengambil keputusan dalam suatu perusahaan ?
7.Dasar pengambilan keputusan adalah Keyakinan, Intuisi, Fakta2, Pengalaman, Kekuasaan. Jelaskan satu persatu !!
8.Apakah yang dimaksud dengan Spesifikasi jabatan (Job spesification)
9.Jelaskan pula mengenai Deskripsi Jabatan (Job description)
10.Jelaskan mengenai Demosi ?
11.Menurut G.Terry ada 4 Fungsi manajemen yaitu Planning, Organizing ,Actuating dan controlling. Jelaskan satu persatu !!
12.Mengapa suatu perencanaan itu penting bagi suatu perusahaan ?
13.Ada beberapa pertanyaan pokok yang harus dijawab dalam membuat perencanaan Jelaskan ?
14.Jelaskan karakteristik rencana yang baik ?
15.Komunikasi adalah pemindahan informasi dari seseorang ke orang lain .Coba saudara jelaskan mengenai hambatan-hambatan komunikasi ?
16.Koordinasi adalah suatu usaha kerjasama antara badan, instansi unit dalam pelaksanaan tugas tertentu sedemikian rupa. Mengapa koordinasi sangat penting ? apa perbedaan antara koordinasi dan koperasi ?
17.Jelaskan mengenai pengertian, koordinasi vertical, koordinasi horizontal, koordinasi intern dan koordinasi ekstern ?
18.Apakah yang dimaksud dengan motivasi ? ada dua jenis motivasi yaitu motivasi negative dan motivasi positif jelaskan dengan contoh. !!
19.Jelaskan tentang 5 gaya kepemimpinan, yang saudara ketahui !!
20.Sistem pengendalian yang efektif memiliki beberapa kriteria. Coba sebutkan dan jelaskan secara ringkas !!
CONTOH SOAL (28)
1.Jelaskan tentang pengertian Manajemen !!
2.Sistem Manajemen dibedakan atas : Manajemen Bapak , Manajemen Tertutup, Manajemen Terbuka, dan Manajemen Demokrasi . Jelaskan !!
3.Ada 10 peran manajer dalam organisasi perusahaan. Coba saudara jelaskan tentang peran interpersonal seorang manajer !!
4.Untuk menjadi seorang manajer yang baik maka diperlukan syarat2 ,sifat, kualifikasi seorang manajer. Jelaskan menurut Koontz dan Cyril O’Donnel !
5.Apakah yang dimaksud dengan Spesifikasi jabatan (Job spesification) ?
6.Jelaskan pula mengenai Deskripsi Jabatan (Job description)
7.Mengapa suatu perencanaan itu penting bagi suatu perusahaan ?
8.Ada beberapa pertanyaan pokok yang harus dijawab dalam membuat perencanaan Jelaskan ?
9.Jelaskan karakteristik rencana yang baik ?
10.Komunikasi adalah pemindahan informasi dari seseorang ke orang lain .Coba saudara jelaskan mengenai hambatan-hambatan komunikasi ?
11.Koordinasi adalah suatu usaha kerjasama antara badan, instansi unit dalam pelaksanaan tugas tertentu sedemikian rupa. Mengapa koordinasi sangat penting ? apa perbedaan antara koordinasi dan koperasi ?
12.Jelaskan mengenai pengertian, koordinasi vertical, koordinasi horizontal, koordinasi intern dan koordinasi ekstern ?
13.Apakah yang dimaksud dengan motivasi ? ada dua jenis motivasi yaitu motivasi negative dan motivasi positif jelaskan dengan contoh. !!
14.Jelaskan tentang 5 gaya kepemimpinan, yang saudara ketahui !!
15.Sistem pengendalian yang efektif memiliki beberapa kriteria. Coba sebutkan dan jelaskan secara ringkas !!
CONTOH SOAL (29)
Kerjakan 20 soal dari 25 soal dibawah ini !!!!
1.Apa yang dimaksud dengan fungsi perencanaan ?
2.Meliputi kegiatan apa saja yang ditetapkan dalam perencanaan itu ?
3.Bagaimana langkah atau proses perencanaan ?
4.Rencana disebut efektif bila memenuhi syarat-syarat tertentu. Jelaskan !!
5.Jelaskan pengertian Organisasi ? bedakan pengertiannya dgn pengorganisasian ?
6.Bagaimana tahap-tahap cara pengorganisasian ?
7.Siapakah yang menyusun organisasi dalam suatu perusahaan!!
8.Apa yang dimaksud dengan fungsi Staffing ?
9.Jelaskan apa yg dimaksud dengan Promosi pegawai ?Tujuannya dan syarat2 diadakan promosi ?
10.Apa yang dimaksud dengan transfer atau pemindahan pegawai ? apa alasannya ?
11.Untuk meningkatkan prestasi kerja ,pegawai harus diberi motivasi. Sebutkan jenis jenis motivasi pegawai !! jelaskan !!
12.Sebutkan alat alat untuk memotivasi seseorang !!
13.Apa yang disebut dengan KOORDINASI ?
14.Sebutkan gejala kurangnya koordinasi dalam suatu organisasi !!
15.Sebutkan syarat-syarat agar koordinasi berhasil dengan baik !!
16.Apa arti Komunikasi ??
17.Sebutkan macam-macam komunikasi !!
18.Sebutkan hambatan-hambatan dalam komunikasi !!
19.Jelaskan pengertian kepemimpinan dari Ordway Tead !!
20.Jelaskan perbedaan pengertian pimpinan dan manajer ?
21.Faktorfaktor apa saja yang menentukan keberhasilan seorang pemimpin ?
22.Sebutkan beberapa macam tipe gaya kepeminan
23.Jelaskan apa arti Pengawasan !!
24.Sebutkan pula prinsip-prinsip pengawasan !!
25.Sebutkan karakteristik pengawasan yang efektif !!
CONTOH SOAL (30)
UJIAN AKHIR SEMESTER
1.Pengendalian structural ada dua yaitu, pengendalian birokratis dan pengendalian klan. Jelaskan pengertiannya !!
2.Jelaskan pula tentang 5 (lima) karakteristik pengendalian yang efektif
3.Apa tujuan dari fungsi pengendalian dalam organisasi?
4.Apa saja langkah2 dalam proses pengendalian ? langkah mana yang kemungkinannya paling sulit dijalankan ? mengapa ?
5.Bagaimana proses pengendalian berhubungan dengan fungsi perencanaan, pengorganisasian dan kepemimpinan ??
6.Apa yang Sudara ketahui tentang pengertian control intern dan control ekstern, control formal dan control informal ??
7.Sebutkan syarat system pengendalian/pengawasan yang baik !!
8.Sebutkan dan jelaskan 3 bentuk pengendalian operasi ?
9.Pengendalian strategic ,secara umum berfokus pada 5 aspek organisasi, sebutkan dan jelaskan !!
10.Pengendalian dapat dipisahkan menurut level dalam system organisasi, yaitu
•Pengendalian operasi
•Pengendalian keuangan
•Pengendalian structural
•Pengendalian strategic
Jelaskan satu persatu!!!
CONTOH SOAL (31)
Pertanyaan :
1.Apakah yang saudara ketahui tentang pengertian Manajemen ? jelaskan pula tentang pengertian Manajer ?
2.Jelaskan tentang langkah2 perencanaan ? Siapa yang membuat perencanaan dalam suatu perusahaan ?
3.Coba saudara uraikan mengenai langkah-langkah pengorganisasian , sebagaimana yang tercakup dalam proses pengorganisasian ?
4.Apa yang dimaksud dengan actuating ?
5.jelaskan tentang Komunikasi Informal adalah komunikasi pohon anggur
6.Mengapa motivasi harus dilakukan oleh atasan terhadap bawahannya ?
7.Apa yang dimaksud dengan kebutuhan egoistic ?
8. Sebutkan langkah2 atau proses untuk menjalankan pengawasan !!
9.Jelaskan pula tentang, pengawasan langsung, pengawasan tidak langsung dan pengawasan berdasarkan kekecualian !!
10.jelaskan pula apakah external control yang dilakukan secara informal efektif atau tidak ? berikan contoh !!
Contoh Soal dan Kasus (11 - 20)
CONTOH SOAL (11)
Kerjakan 20 soal dari 25 soal dibawah ini !!!!
1.Apa yang dimaksud dengan fungsi perencanaan ?
2.Meliputi kegiatan apa saja yang ditetapkan dalam perencanaan itu ?
3.Bagaimana langkah atau proses perencanaan ?
4.Rencana disebut efektif bila memenuhi syarat-syarat tertentu. Jelaskan !!
5.Jelaskan pengertian Organisasi ? bedakan pengertiannya dgn pengorganisasian ?
6.Bagaimana tahap-tahap cara pengorganisasian ?
7.Siapakah yang menyusun organisasi dalam suatu perusahaan!!
8.Apa yang dimaksud dengan fungsi Staffing ?
9.Jelaskan apa yg dimaksud dengan Promosi pegawai ?Tujuannya dan syarat2 diadakan promosi ?
10.Apa yang dimaksud dengan transfer atau pemindahan pegawai ? apa alasannya ?
11.Untuk meningkatkan prestasi kerja ,pegawai harus diberi motivasi. Sebutkan jenis jenis motivasi pegawai !! jelaskan !!
12.Sebutkan alat alat untuk memotivasi seseorang !!
13.Apa yang disebut dengan KOORDINASI ?
14.Sebutkan gejala kurangnya koordinasi dalam suatu organisasi !!
15.Sebutkan syarat-syarat agar koordinasi berhasil dengan baik !!
16.Apa arti Komunikasi ??
17.Sebutkan macam-macam komunikasi !!
18.Sebutkan hambatan-hambatan dalam komunikasi !!
19.Jelaskan pengertian kepemimpinan dari Ordway Tead !!
20.Jelaskan perbedaan pengertian pimpinan dan manajer ?
21.Faktor-faktor apa saja yang menentukan keberhasilan seorang pemimpin ?
22.Sebutkan beberapa macam tipe gaya kepeminan
23.Jelaskan apa arti Pengawasan !!
24.Sebutkan pula prinsip-prinsip pengawasan !!
25.Sebutkan karakteristik pengawasan yang efektif !!
CONTOH SOAL (12)
1.Pengendalian structural ada dua yaitu, pengendalian birokratis dan pengendalian klan. Jelaskan pengertiannya !!
2.Jelaskan pula tentang 5 (lima) karakteristik pengendalian yang efektif
3.Apa tujuan dari fungsi pengendalian dalam organisasi?
4.Apa saja langkah2 dalam proses pengendalian ? langkah mana yang kemungkinannya paling sulit dijalankan ? mengapa ?
5.Bagaimana proses pengendalian berhubungan dengan fungsi perencanaan, pengorganisasian dan kepemimpinan ??
6.Apa yang Sudara ketahui tentang pengertian control intern dan control ekstern, control formal dan control informal ??
7.Sebutkan syarat system pengendalian/pengawasan yang baik !!
8.Sebutkan dan jelaskan 3 bentuk pengendalian operasi ?
9.Pengendalian strategic ,secara umum berfokus pada 5 aspek organisasi, sebutkan dan jelaskan !!
10.Pengendalian dapat dipisahkan menurut level dalam system organisasi, yaitu
•Pengendalian operasi
•Pengendalian keuangan
•Pengendalian structural
•Pengendalian strategic
Jelaskan satu persatu!!!
CONTOH SOAL (13)
Pertanyaan :
1.Apakah yang saudara ketahui tentang pengertian Manajemen ? jelaskan pula tentang pengertian Manajer ?
2.Jelaskan tentang langkah2 perencanaan ? Siapa yang membuat perencanaan dalam suatu perusahaan ?
3.Coba saudara uraikan mengenai langkah-langkah pengorganisasian , sebagaimana yang tercakup dalam proses pengorganisasian ?
4.Apa yang dimaksud dengan actuating ?
5.jelaskan tentang Komunikasi Informal adalah komunikasi pohon anggur
1.Mengapa motivasi harus dilakukan oleh atasan terhadap bawahannya ?
2.Apa yang dimaksud dengan kebutuhan egoistic ?
3. Sebutkan langkah2 atau proses untuk menjalankan pengawasan !!
4.Jelaskan pula tentang, pengawasan langsung, pengawasan tidak langsung dan pengawasan berdasarkan kekecualian !!
5.jelaskan pula apakah external control yang dilakukan secara informal efektif atau tidak ? berikan contoh !!
CONTOH SOAL (14)
Analisa Kasus :
Pak Broto , adalah pendiri,direktur dan manajer umum dari semua operasi PT.Teluk Jambe sebuah pabrik Korek Api di Karawang. Suatu waktu Perusahaan tersebut diambil alih oleh suatu perusahaan raksasa dan direorganisasi, dan pak Broto diangkat sebagai Direktur yang baru, diperintahkan untuk mengembangkan struktur organisasi. Dia melakukannya dengan berat hati karena dia selalu mengelola perusahaannya secara informal. Setelah satu tahun memecahkan banyak masalah antar Departemen sendiri dan bekerja 12 sampai 14 jam sehari Pak Broto menyadari bahwa penjualan menurun,laba menyusut, dan banyak karyawan keluar dari perusahaannya. Ia konflik hubungan antar kepala departemen dan bermaksud memecat kepala departemen yg bermasalah dan menggantinya dengan yang baru. Masalahnya : Adalah bagaimana mereorganisasi PT. Teluk Jambe menjadi suatu perusahaan yang lebih profesional dengan meningkatkan penjualanya dan laba .
Pertanyaan :
1.Menurut pendapat saudara, apakah dengan mengganti kepala departemen yg bermasalah akan mengurangi masalah dalam perusahaaan ? jelaskan !!
2.Seandainya saudara adalah seorang konsultan, perencanaan pengorganisasi seperti apa yang akan saudara usulkan ? jelaskan juga dengan gambar struktur organisasinya.!
3. Menurut pendapat Saudara Gaya kepemimpinan apa yang cocok untuk perusahaan tersebut ? Persyaratan2 apa saja yang diperlukan oleh seorang pemimpin yang baik sehingga perusahaan dapat mencapai tujuan yg diinginkannya. ?
CONTOH SOAL (15)
Analisa Kasus
Subronto adalah Pemilik sekaligus Direktur dari semua operasi PT.Teluk Jambe sebuah pabrik pupuk di Karawang. Setelah berjalan beberapa tahun, perusahaan tersebut mengalami penurunan penjualan yang mengakibatkan laba menyusut, dan banyak karyawan yang memutuskan akan keluar dari perusahaannya. Masalah : Bagaimana perusahaan tersebut dapat bangkit kembali menjadi suatu perusahaan yang lebih profesional dan dapat meningkatkan kembali penjualannya dan mendapatkan laba.
Pertanyaan :
1.Untuk mempertahankan perusahaan, Subronto berencana mengembangkan produknya hingga keluar negeri. Langkah-langkah perencanaan apa yang harus dilakukannya terlebih dahulu ?
2.Bentuk organisasi yang bagaimana yang seharusnya diterapkan Subronto untuk mengembangkan struktur organisasi yang baru ?
3.Koordinasi apa dan bagaimana yang seharusnya dia lakukan ? Mengapa koordinasi penting untuk dilaksanakan ?
4.Hal-hal apa saja yang harus dilakukan oleh Subronto untuk mempertahankan karyawannya ?
5.Menurut pendapat Saudara, gaya kepemimpinan apa yang cocok untuk perusahaan tersebut ? Persyaratan apa saja yang diperlukan oleh seorang pemimpin yang baik sehingga perusahaan dapat mencapai tujuan yg diinginkannya ?
6.Untuk mendapatkan pendapatan yang optimal perlu kiranya perusahaan mengadakan pengawasan yang efektif, jelaskan pengawasan efektif apa yang dibutuhkan perusahaan tersebut ? apakah perlu perusahaan mengadakan control extern ? mengapa dan siapa yang akan melaksanakannya ?
CONTOH SOAL (16)
SOAL KASUS
Manajemen adalah suatu proses untuk memperoleh tujuan organisasi melalui aktivitas perencanaan , pengorganisasian ,penggerakkan, pengendalian sumber daya manusia dan phisik dari organisasi tersebut. Apabila Saudara seorang manajer yang melaksanakan manajemen suatu perusahaan, kemudian perusahaan saudara membuat rencana pengembangan perusahaan yaitu dengan perencanaan membuat anak perusahaan.
Pertanyaan :
1.Kaitannya dengan rencana pengembangan tersebut, coba saudara jelaskan hal2 atau langkah2 apa saja yang akan saudara laksanakan !!. Jelaskan mengenai langkah2 perencanaan yang saudara ketahui. !!
Jawab :
Langkah2 dalam rencana pengembangan perusahaan adalah :
•Merumuskan dahulu permasalahan ,usaha dan tujuan yang akan direncanakan dengan sejelas-jelasnya.
•Mengumpulkan data,informasi dan fakta yang diperlukan secukupnya.
•Menganalisa dan mengklarifikasi data, informasi dan fakta serta hubungan2nya.
•Menetapkan perencanaan,premises dan hambatan2nya serta hal yang mendorongnya.
•Menentukan beberapa alternative
•Pilih rencana yang terbaik dari alternative yang ada
•Tetapkan urutan-urutan dan penetapan waktu secara terinci bagi rencana yang diusulkan
•Laksanakan pengecekan2 tentang kemajuan rencana yang diusulkan.
2.Untuk pengorganisasiannya, coba saudara uraikan mengenai langkah-langkah pengorganisasian , sebagaimana yang tercakup dalam proses pengorganisasian ? Jelaskan pula tentang organisasi formal dan non formal !!
•Manajer harus mengetahui tujuan organisasi yang ingin dicapai,apakah profit motive atau service motive
•Penentuan kegiatan-2, artinya manajer harus mengetahui,merumuskan dan menspesifikasikan kegiatan2 yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi dan menyusun daftar kegiatan2 yang akan dilakukan.
•Pengelompokkan kegiatan2, artinya manajer harus mengelompokkan kegiatan2 kedalam beberapa kelompok atas dasar tujuan yang sama. Kegiatan2 yang bersamaan dan berkaitan erat disatukan kedalam satu departemen atau satu bagian.
•Pendelegasian wewenang, artinya manajer harus menetapkan besarnya wewenang yang akan didelegasikan kepada setiap departemennya.
•Rentang kendali.artinya manajer harus menetapkan jumlah karyawan pada setiap departemen atau bagian.
•Peranan perorangan, artinya manajer harus menetapkan dengan jelas tugas2 setiap individu karyawan ,supaya tumpang tindih tugas dihindarkan.
•Tipe organisasi, artinya manajer harus menetapkan tipe organisasi apa yang akan dipakai, apakah line organinization, line and staff organization ataukan function organization.
•Struktur organisasi, artinya manajer harus menetapkan stuktur organisasi yg bagaimana yang akan dipergunakan, apakah struktur organisasi segitiga vertical,segitiga horizontal,berbentuk lingkaran,dsb.
3.Sebagai kelengkapan organisasi kita akan membuat bagan / struktur organisasi ,apa yang dimaksud dengan bagan organisasi / struktur organisasi tersebut ? Jelaskan pula apa yang dimaksud dengan pengorganisasian ?Struktur organisasi adalah suatu gambar yg menggambarkan tipe organisasi, pendepartemenan organisasi ,kedudukan dan jenis wewenang pejabat, bidang dan hubungan pekerjaan, garis perintah dan tanggung jawab,rentang kendali dan system pimpinan organisasi.Pengorganisasian adalah pengelompokkan kegiatan2.
4.Apa bila pengorganisasian telah selesai , maka akan dilaksanakan staffing, yaitu penataan pegawai. Coba saudara jelaskan mengenai kegiatan apa saja yang tercakup didalam penataan pegawai tersebut ? Darimana saja perusahaan mendapatkan sumber karyawan. ?Kegiatan untuk memperoleh karyawan yang efektif yang akan mengisi jabatan2 kosong di perusahaan.Kegiatan 2 tsb : adalah pengadaan pegawai, penarikan pegawai, seleksi pegawai, penempatan dan pemberhentian pegawai.Sumber karyawan : Internal atau dari dalam perusahaan sendiri, dengan mutasi, rotasi, promosi pegawai. External pegawai, dari luar perusahaan dengan menerima pegawai baru,misalnya dari lembaga2 pendidikan, kantor penempatan tenaga kerja, pasar tenaga kerja (umum), nepotisme atau kawan2 karyawan.
5.Pengawasan (controlling) adalah aktivitas yang mengusahakan agar pekerjaan2 terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan dan atau hasil yang dikehendaki. Sebutkan langkah2 atau proses untuk menjalankan pengawasan !! Proses / langkah2 pengawasan:
a.Menentukan standar2 yang akan digunakan dasar pengendalian.
b.Mengukur pelaksanaan atau hasil yg telah dicapai
c.Membandingkan pelaksanaan atau hasil dg standar
d.Melakukan tindakan perbaikan jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan tujuan sesuai dg rencana.
CONTOH SOAL (17)
1.Jelaskan mengenai pengendalian structural ? Pengendalian struktural ada 2,
yaitu :
•Pengendalian Birokratis adalah pendekatan desain organisasi yang dicirikan oleh pengaturan struktural yang formal dan mekanistis. Pengendalian Birokratis mengandalkan aturan-aturan ketat dan hierarki kaku, mewajibkan karyawan meraih level kinerja minimum yang dapat diterima, dan biasanya memiliki struktur tinggi.
•Pengendalian Klan adalah pendekatan desain organisasi yang dicirikan oleh pengaturan structural yang informal dan organis. Pengendalian Klan sangat mengandalkan norma kelompok dan kultur korporasi yang kuat, dan memberikan tanggung jawab kepada karyawan untuk mengendalikan diri mereka sendiri.
2.Sebutkan 5 karakteristik pengendalian yang efektif !! Karakteristik pengendalian yang efektif ada 5, yaitu :
•Integrasi dengan perencanaan, pengendalian harus dihubungkan dengan perencanaan. Semakin eksplisit dan akurat hubungan ini, semakin efektif sistem pengendalian. Cara terbaik untuk mengintegrasikan perencanaan dan pengendalian adalah dengan memperhitungkan pengendalian pada saat rencana dibuat. Dengan kata lain, saat tujuan ditetapkan selama proses perencanaan, perhatian harus diberikan pada pembuatan standar-standar yang akan mencerminkan seberapa baik rencana itu terwujud.
•Fleksibilitas, sistem pengendalian itu sendiri harus cukup fleksibel untuk mengakomodasi perubahan.
•Akurasi, setiap informasi yang diterima oleh manajer harus akurat. Dampak dari informasi yang tidak akurat adalah tindakan manajerial yang salah.
•Ketepatan waktu, menggambarkan sebuah sistem pengendalian yang menyediakan informasi tepat pada saat yang diperlukan.
•Objektivitas, sistem pengendalian mesti menyediakan informasi se-objektif mungkin.
3.Apakah tujuan pengendalian ? Tujuan dari pengendalian, yaitu :
•Untuk beradaptasi dengan perubahan-perubahan lingkungan
•Untuk membatasi masalah akumulasi kesalahan
•Untuk mengatasi kompleksitas organisasi
•Untuk meminimisasi biaya
4.Sebutkan langkah-langkah pengendalian ? Langkah-langkah dalam proses pengendalian
•Menetapkan standar
•Mengukur kinerja
•Membandingkan kinerja dengan standar
•Menentukan kebutuhan akan tindakan koreksi
5.Jelaskan hubungan pengendalian dengan proses manajemen ? Hubungan proses pengendalian dengan perencanaan, pengorganisasian, dan kepemimpinan. Pengendalian diperlukan agar rencana yang telah dibuat dapat berjalan dengan baik sehingga tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya bisa tercapai.
6.Sebutkan pula jenis2 pengendalian ? pengendalian intern, pengendalian ekstern, pengendalian formal, pengendalian informal
7.syarat sistem pengendalian/pengawasan yang baik, yaitu :
•menggambarkan hakekat dan keperluan aktivitas
•dapat mengetahui dengan segera akan adanya penyimpangan
•luwes dan fleksibel
•menggambarkan pola organisasi yang bersangkutan
•ekonomis
•dapat dimengerti
•menjamin tindakan korektif
8.3 bentuk pengendalian operasi, yaitu :
•Pengendalian awal, upaya untuk memantau kualitas atau kuantitas dari sumber daya keuangan, sumber daya bahan baku, sumber daya manusia, dan sumber daya informasi sebelum sungguh-sungguh menjadi bagian dari sistem.
•Pengendalian selama-proses, pengendalian yang sangat bergantung pada proses umpan balik selama proses transformasi.
•Pengendalian pasca-tindakan, memantau output atau hasil dari organisasi setelah proses transformasi selesai.
9.Pengendalian stratejik berfokus pada 5 aspek organisasi, yaitu :
•Struktur
•Kepemimpinan
•Teknologi
•Sumber daya manusia
•Sistem pengendalian informasi dan operasional
10.Pengendalian dapat dipisahkan menurut level dalam sistem organisasi, yaitu :
•Pengendalian operasi adalah pengendalian yang berfokus pada proses-proses yang digunakan organisasi untuk mengubah sumber daya menjadi produk atau jasa.
•Pengendalian keuangan adalah pengendalian atas sumber daya keuangan seiring sumber daya ini mengalir ke dalam organisasi (misalnya, pendapatan, investasi pemegang saham), dipegang oleh organisasi (misalnya, modal kerja dan laba ditahan), dan mengalir keluar organisasi (misalnya, pembayaran beban).
•Pengendalian struktural adalah pengendalian yang berupaya memastikan agar elemen-elemen dari struktur organisasi berfungsi sebagaimana mestinya.
•Pengendalian stratejik adalah pengendalian yang ditujukan untuk memastikan bahwa organisasi tetap selaras dengan lingkungannya dan tetap bergerak kearah pencapaian tujuan-tujuan stratejiknya.
CONTOH SOAL (18)
Analisa Kasus :
Slamet Sejahtera , adalah pendiri,direktur dan manajer umum dari semua operasi PT.Tomato inc. sebuah pabrik sepatu di Karawang. Suatu waktu Perusahaan tersebut diambil alih oleh suatu perusahaan raksasa dan direorganisasi, dan Slamet diangkat sebagai Direktur yang baru, diperintahkan untuk mengembangkan struktur organisasi. Dia melakukannya dengan berat hati karena dia selalu mengelola perusahaannya secara informal. Setelah satu tahun memecahkan banyak masalah antar Departemen sendiri dan bekerja 12 sampai 14 jam sehari Slamet menyadari bahwa penjualan menurun,laba menyusut, dan banyak karyawan keluar dari perusahaannya. Masalahnya : Adalah bagaimana mereorganisasi PT. Tomato menjadi suatu perusahaan yang lebih profesional dengan meningkatkan penjualan dan laba .
Pertanyaan :
Seandainya saudara adalah seorang konsultan di perusahaan itu:
1.Perencanaan pegawai seperti apa yang saudara usulkan kpd Direktur perushaan, dan susunlah struktur organisasi sesuai gambaran perencanaan pegawai saudara ?
2.Perencanaan produksi /pemasran yang saudara usulkan ?
3.untuk menaikkan lagi tingkat penjualan dan laba ,koordinasi apa dan bagaimana yang seharusnya dia lakukan ? Mengapa koordinasi penting untuk dilaksanakan ?
CONTOH SOAL (19)
Analisa Kasus :
Subronto , adalah pendiri,direktur dan manajer umum dari semua operasi PT.Teluk Jambe sebuah pabrik Korek Api di Karawang. Suatu waktu Perusahaan tersebut diambil alih oleh suatu perusahaan raksasa dan direorganisasi, dan Subronto diangkat sebagai Direktur yang baru, diperintahkan untuk mengembangkan struktur organisasi. Dia melakukannya dengan berat hati karena dia selalu mengelola perusahaannya secara informal. Setelah satu tahun memecahkan banyak masalah antar Departemen sendiri dan bekerja 12 sampai 14 jam sehari Subronto menyadari bahwa penjualan menurun,laba menyusut, dan banyak karyawan keluar dari perusahaannya. Masalahnya : Adalah bagaimana mereorganisasi PT. Teluk Jambe menjadi suatu perusahaan yang lebih profesional dengan meningkatkan penjualanya dan laba .
Pertanyaan :
1.Seandainya saudara adalah seorang konsultan, untuk menaikkan lagi tingkat penjualan dan laba ,koordinasi apa dan bagaimana yang seharusnya dia lakukan ? Mengapa koordinasi penting untuk dilaksanakan ?
2.Salah satu factor pendukung keberhasilan perusahaan adalah Komunikasi. Banyak kegagalan koordinasi disebabkan oleh Komunikasi, coba jelaskan tentang komunikasi yang efektif itu yang bagaimana ? Kendala kendala apa saja yang terdapat dalam komunikasi tersebut ? komunikasi apa saja menurut saudara yang perlu dilakukan dalam perusahaan tersebut?
3.Untuk meningkatkan produktivitas dan laba penjualan,apakah perusahaan perlu melakukan motivasi ? Tujuan apa yang diharapkan perusahaan dalam memberikan motivasi ? Alat-alat motivasi dan jenis motivasi apa yang sebaiknya diberikan.? Kendala-kendala apa yang dihadapi dalam memberikan motivasi tersebut ?
4.Menurut pendapat Saudara Gaya kepemimpinan apa yang cocok untuk perusahaan tersebut ?Persyaratan2 apa saja yang diperlukan oleh seorang pemimpin yang baik sehingga perusahaan dapat mencapai tujuan yg diinginkannya. ? Jelaskan perbedaan antara Pemimpin dan manajer !!
5.Untuk mendapatkan pendapatan yang optimal perlu kiranya perusahaan mengadakan pengawasan yang efektif, jelaskan pengawasan efektif apa yang dibutuhkan perusahaan tersebut ? apakah perlu perusahaan mengadakan control extern ? mengapa dan siapa yang akan melaksanakannya ?
CONTOH SOAL (20)
Analisa Kasus
Subronto adalah Pemilik sekaligus Direktur dari semua operasi PT.Teluk Jambe sebuah pabrik pupuk di Karawang. Setelah berjalan beberapa tahun, perusahaan tersebut mengalami penurunan penjualan yang mengakibatkan laba menyusut, dan banyak karyawan yang memutuskan akan keluar dari perusahaannya. Masalah : Bagaimana perusahaan tersebut dapat bangkit kembali menjadi suatu perusahaan yang lebih profesional dan dapat meningkatkan kembali penjualannya dan mendapatkan laba.
Pertanyaan :
1.Untuk mempertahankan perusahaan, Subronto berencana mengembangkan produknya hingga keluar negeri. Langkah-langkah perencanaan apa yang harus dilakukannya terlebih dahulu ?
2.Bentuk organisasi yang bagaimana yang seharusnya diterapkan Subronto untuk mengembangkan struktur organisasi yang baru ?
3.Koordinasi apa dan bagaimana yang seharusnya dia lakukan ? Mengapa koordinasi penting untuk dilaksanakan ?
4.Hal-hal apa saja yang harus dilakukan oleh Subronto untuk mempertahankan karyawannya ?
5.Menurut pendapat Saudara, gaya kepemimpinan apa yang cocok untuk perusahaan tersebut ? Persyaratan apa saja yang diperlukan oleh seorang pemimpin yang baik sehingga perusahaan dapat mencapai tujuan yg diinginkannya ?
6.Untuk mendapatkan pendapatan yang optimal perlu kiranya perusahaan mengadakan pengawasan yang efektif, jelaskan pengawasan efektif apa yang dibutuhkan perusahaan tersebut ? apakah perlu perusahaan mengadakan control extern ? mengapa dan siapa yang akan melaksanakannya ?
Kerjakan 20 soal dari 25 soal dibawah ini !!!!
1.Apa yang dimaksud dengan fungsi perencanaan ?
2.Meliputi kegiatan apa saja yang ditetapkan dalam perencanaan itu ?
3.Bagaimana langkah atau proses perencanaan ?
4.Rencana disebut efektif bila memenuhi syarat-syarat tertentu. Jelaskan !!
5.Jelaskan pengertian Organisasi ? bedakan pengertiannya dgn pengorganisasian ?
6.Bagaimana tahap-tahap cara pengorganisasian ?
7.Siapakah yang menyusun organisasi dalam suatu perusahaan!!
8.Apa yang dimaksud dengan fungsi Staffing ?
9.Jelaskan apa yg dimaksud dengan Promosi pegawai ?Tujuannya dan syarat2 diadakan promosi ?
10.Apa yang dimaksud dengan transfer atau pemindahan pegawai ? apa alasannya ?
11.Untuk meningkatkan prestasi kerja ,pegawai harus diberi motivasi. Sebutkan jenis jenis motivasi pegawai !! jelaskan !!
12.Sebutkan alat alat untuk memotivasi seseorang !!
13.Apa yang disebut dengan KOORDINASI ?
14.Sebutkan gejala kurangnya koordinasi dalam suatu organisasi !!
15.Sebutkan syarat-syarat agar koordinasi berhasil dengan baik !!
16.Apa arti Komunikasi ??
17.Sebutkan macam-macam komunikasi !!
18.Sebutkan hambatan-hambatan dalam komunikasi !!
19.Jelaskan pengertian kepemimpinan dari Ordway Tead !!
20.Jelaskan perbedaan pengertian pimpinan dan manajer ?
21.Faktor-faktor apa saja yang menentukan keberhasilan seorang pemimpin ?
22.Sebutkan beberapa macam tipe gaya kepeminan
23.Jelaskan apa arti Pengawasan !!
24.Sebutkan pula prinsip-prinsip pengawasan !!
25.Sebutkan karakteristik pengawasan yang efektif !!
CONTOH SOAL (12)
1.Pengendalian structural ada dua yaitu, pengendalian birokratis dan pengendalian klan. Jelaskan pengertiannya !!
2.Jelaskan pula tentang 5 (lima) karakteristik pengendalian yang efektif
3.Apa tujuan dari fungsi pengendalian dalam organisasi?
4.Apa saja langkah2 dalam proses pengendalian ? langkah mana yang kemungkinannya paling sulit dijalankan ? mengapa ?
5.Bagaimana proses pengendalian berhubungan dengan fungsi perencanaan, pengorganisasian dan kepemimpinan ??
6.Apa yang Sudara ketahui tentang pengertian control intern dan control ekstern, control formal dan control informal ??
7.Sebutkan syarat system pengendalian/pengawasan yang baik !!
8.Sebutkan dan jelaskan 3 bentuk pengendalian operasi ?
9.Pengendalian strategic ,secara umum berfokus pada 5 aspek organisasi, sebutkan dan jelaskan !!
10.Pengendalian dapat dipisahkan menurut level dalam system organisasi, yaitu
•Pengendalian operasi
•Pengendalian keuangan
•Pengendalian structural
•Pengendalian strategic
Jelaskan satu persatu!!!
CONTOH SOAL (13)
Pertanyaan :
1.Apakah yang saudara ketahui tentang pengertian Manajemen ? jelaskan pula tentang pengertian Manajer ?
2.Jelaskan tentang langkah2 perencanaan ? Siapa yang membuat perencanaan dalam suatu perusahaan ?
3.Coba saudara uraikan mengenai langkah-langkah pengorganisasian , sebagaimana yang tercakup dalam proses pengorganisasian ?
4.Apa yang dimaksud dengan actuating ?
5.jelaskan tentang Komunikasi Informal adalah komunikasi pohon anggur
1.Mengapa motivasi harus dilakukan oleh atasan terhadap bawahannya ?
2.Apa yang dimaksud dengan kebutuhan egoistic ?
3. Sebutkan langkah2 atau proses untuk menjalankan pengawasan !!
4.Jelaskan pula tentang, pengawasan langsung, pengawasan tidak langsung dan pengawasan berdasarkan kekecualian !!
5.jelaskan pula apakah external control yang dilakukan secara informal efektif atau tidak ? berikan contoh !!
CONTOH SOAL (14)
Analisa Kasus :
Pak Broto , adalah pendiri,direktur dan manajer umum dari semua operasi PT.Teluk Jambe sebuah pabrik Korek Api di Karawang. Suatu waktu Perusahaan tersebut diambil alih oleh suatu perusahaan raksasa dan direorganisasi, dan pak Broto diangkat sebagai Direktur yang baru, diperintahkan untuk mengembangkan struktur organisasi. Dia melakukannya dengan berat hati karena dia selalu mengelola perusahaannya secara informal. Setelah satu tahun memecahkan banyak masalah antar Departemen sendiri dan bekerja 12 sampai 14 jam sehari Pak Broto menyadari bahwa penjualan menurun,laba menyusut, dan banyak karyawan keluar dari perusahaannya. Ia konflik hubungan antar kepala departemen dan bermaksud memecat kepala departemen yg bermasalah dan menggantinya dengan yang baru. Masalahnya : Adalah bagaimana mereorganisasi PT. Teluk Jambe menjadi suatu perusahaan yang lebih profesional dengan meningkatkan penjualanya dan laba .
Pertanyaan :
1.Menurut pendapat saudara, apakah dengan mengganti kepala departemen yg bermasalah akan mengurangi masalah dalam perusahaaan ? jelaskan !!
2.Seandainya saudara adalah seorang konsultan, perencanaan pengorganisasi seperti apa yang akan saudara usulkan ? jelaskan juga dengan gambar struktur organisasinya.!
3. Menurut pendapat Saudara Gaya kepemimpinan apa yang cocok untuk perusahaan tersebut ? Persyaratan2 apa saja yang diperlukan oleh seorang pemimpin yang baik sehingga perusahaan dapat mencapai tujuan yg diinginkannya. ?
CONTOH SOAL (15)
Analisa Kasus
Subronto adalah Pemilik sekaligus Direktur dari semua operasi PT.Teluk Jambe sebuah pabrik pupuk di Karawang. Setelah berjalan beberapa tahun, perusahaan tersebut mengalami penurunan penjualan yang mengakibatkan laba menyusut, dan banyak karyawan yang memutuskan akan keluar dari perusahaannya. Masalah : Bagaimana perusahaan tersebut dapat bangkit kembali menjadi suatu perusahaan yang lebih profesional dan dapat meningkatkan kembali penjualannya dan mendapatkan laba.
Pertanyaan :
1.Untuk mempertahankan perusahaan, Subronto berencana mengembangkan produknya hingga keluar negeri. Langkah-langkah perencanaan apa yang harus dilakukannya terlebih dahulu ?
2.Bentuk organisasi yang bagaimana yang seharusnya diterapkan Subronto untuk mengembangkan struktur organisasi yang baru ?
3.Koordinasi apa dan bagaimana yang seharusnya dia lakukan ? Mengapa koordinasi penting untuk dilaksanakan ?
4.Hal-hal apa saja yang harus dilakukan oleh Subronto untuk mempertahankan karyawannya ?
5.Menurut pendapat Saudara, gaya kepemimpinan apa yang cocok untuk perusahaan tersebut ? Persyaratan apa saja yang diperlukan oleh seorang pemimpin yang baik sehingga perusahaan dapat mencapai tujuan yg diinginkannya ?
6.Untuk mendapatkan pendapatan yang optimal perlu kiranya perusahaan mengadakan pengawasan yang efektif, jelaskan pengawasan efektif apa yang dibutuhkan perusahaan tersebut ? apakah perlu perusahaan mengadakan control extern ? mengapa dan siapa yang akan melaksanakannya ?
CONTOH SOAL (16)
SOAL KASUS
Manajemen adalah suatu proses untuk memperoleh tujuan organisasi melalui aktivitas perencanaan , pengorganisasian ,penggerakkan, pengendalian sumber daya manusia dan phisik dari organisasi tersebut. Apabila Saudara seorang manajer yang melaksanakan manajemen suatu perusahaan, kemudian perusahaan saudara membuat rencana pengembangan perusahaan yaitu dengan perencanaan membuat anak perusahaan.
Pertanyaan :
1.Kaitannya dengan rencana pengembangan tersebut, coba saudara jelaskan hal2 atau langkah2 apa saja yang akan saudara laksanakan !!. Jelaskan mengenai langkah2 perencanaan yang saudara ketahui. !!
Jawab :
Langkah2 dalam rencana pengembangan perusahaan adalah :
•Merumuskan dahulu permasalahan ,usaha dan tujuan yang akan direncanakan dengan sejelas-jelasnya.
•Mengumpulkan data,informasi dan fakta yang diperlukan secukupnya.
•Menganalisa dan mengklarifikasi data, informasi dan fakta serta hubungan2nya.
•Menetapkan perencanaan,premises dan hambatan2nya serta hal yang mendorongnya.
•Menentukan beberapa alternative
•Pilih rencana yang terbaik dari alternative yang ada
•Tetapkan urutan-urutan dan penetapan waktu secara terinci bagi rencana yang diusulkan
•Laksanakan pengecekan2 tentang kemajuan rencana yang diusulkan.
2.Untuk pengorganisasiannya, coba saudara uraikan mengenai langkah-langkah pengorganisasian , sebagaimana yang tercakup dalam proses pengorganisasian ? Jelaskan pula tentang organisasi formal dan non formal !!
•Manajer harus mengetahui tujuan organisasi yang ingin dicapai,apakah profit motive atau service motive
•Penentuan kegiatan-2, artinya manajer harus mengetahui,merumuskan dan menspesifikasikan kegiatan2 yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi dan menyusun daftar kegiatan2 yang akan dilakukan.
•Pengelompokkan kegiatan2, artinya manajer harus mengelompokkan kegiatan2 kedalam beberapa kelompok atas dasar tujuan yang sama. Kegiatan2 yang bersamaan dan berkaitan erat disatukan kedalam satu departemen atau satu bagian.
•Pendelegasian wewenang, artinya manajer harus menetapkan besarnya wewenang yang akan didelegasikan kepada setiap departemennya.
•Rentang kendali.artinya manajer harus menetapkan jumlah karyawan pada setiap departemen atau bagian.
•Peranan perorangan, artinya manajer harus menetapkan dengan jelas tugas2 setiap individu karyawan ,supaya tumpang tindih tugas dihindarkan.
•Tipe organisasi, artinya manajer harus menetapkan tipe organisasi apa yang akan dipakai, apakah line organinization, line and staff organization ataukan function organization.
•Struktur organisasi, artinya manajer harus menetapkan stuktur organisasi yg bagaimana yang akan dipergunakan, apakah struktur organisasi segitiga vertical,segitiga horizontal,berbentuk lingkaran,dsb.
3.Sebagai kelengkapan organisasi kita akan membuat bagan / struktur organisasi ,apa yang dimaksud dengan bagan organisasi / struktur organisasi tersebut ? Jelaskan pula apa yang dimaksud dengan pengorganisasian ?Struktur organisasi adalah suatu gambar yg menggambarkan tipe organisasi, pendepartemenan organisasi ,kedudukan dan jenis wewenang pejabat, bidang dan hubungan pekerjaan, garis perintah dan tanggung jawab,rentang kendali dan system pimpinan organisasi.Pengorganisasian adalah pengelompokkan kegiatan2.
4.Apa bila pengorganisasian telah selesai , maka akan dilaksanakan staffing, yaitu penataan pegawai. Coba saudara jelaskan mengenai kegiatan apa saja yang tercakup didalam penataan pegawai tersebut ? Darimana saja perusahaan mendapatkan sumber karyawan. ?Kegiatan untuk memperoleh karyawan yang efektif yang akan mengisi jabatan2 kosong di perusahaan.Kegiatan 2 tsb : adalah pengadaan pegawai, penarikan pegawai, seleksi pegawai, penempatan dan pemberhentian pegawai.Sumber karyawan : Internal atau dari dalam perusahaan sendiri, dengan mutasi, rotasi, promosi pegawai. External pegawai, dari luar perusahaan dengan menerima pegawai baru,misalnya dari lembaga2 pendidikan, kantor penempatan tenaga kerja, pasar tenaga kerja (umum), nepotisme atau kawan2 karyawan.
5.Pengawasan (controlling) adalah aktivitas yang mengusahakan agar pekerjaan2 terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan dan atau hasil yang dikehendaki. Sebutkan langkah2 atau proses untuk menjalankan pengawasan !! Proses / langkah2 pengawasan:
a.Menentukan standar2 yang akan digunakan dasar pengendalian.
b.Mengukur pelaksanaan atau hasil yg telah dicapai
c.Membandingkan pelaksanaan atau hasil dg standar
d.Melakukan tindakan perbaikan jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan tujuan sesuai dg rencana.
CONTOH SOAL (17)
1.Jelaskan mengenai pengendalian structural ? Pengendalian struktural ada 2,
yaitu :
•Pengendalian Birokratis adalah pendekatan desain organisasi yang dicirikan oleh pengaturan struktural yang formal dan mekanistis. Pengendalian Birokratis mengandalkan aturan-aturan ketat dan hierarki kaku, mewajibkan karyawan meraih level kinerja minimum yang dapat diterima, dan biasanya memiliki struktur tinggi.
•Pengendalian Klan adalah pendekatan desain organisasi yang dicirikan oleh pengaturan structural yang informal dan organis. Pengendalian Klan sangat mengandalkan norma kelompok dan kultur korporasi yang kuat, dan memberikan tanggung jawab kepada karyawan untuk mengendalikan diri mereka sendiri.
2.Sebutkan 5 karakteristik pengendalian yang efektif !! Karakteristik pengendalian yang efektif ada 5, yaitu :
•Integrasi dengan perencanaan, pengendalian harus dihubungkan dengan perencanaan. Semakin eksplisit dan akurat hubungan ini, semakin efektif sistem pengendalian. Cara terbaik untuk mengintegrasikan perencanaan dan pengendalian adalah dengan memperhitungkan pengendalian pada saat rencana dibuat. Dengan kata lain, saat tujuan ditetapkan selama proses perencanaan, perhatian harus diberikan pada pembuatan standar-standar yang akan mencerminkan seberapa baik rencana itu terwujud.
•Fleksibilitas, sistem pengendalian itu sendiri harus cukup fleksibel untuk mengakomodasi perubahan.
•Akurasi, setiap informasi yang diterima oleh manajer harus akurat. Dampak dari informasi yang tidak akurat adalah tindakan manajerial yang salah.
•Ketepatan waktu, menggambarkan sebuah sistem pengendalian yang menyediakan informasi tepat pada saat yang diperlukan.
•Objektivitas, sistem pengendalian mesti menyediakan informasi se-objektif mungkin.
3.Apakah tujuan pengendalian ? Tujuan dari pengendalian, yaitu :
•Untuk beradaptasi dengan perubahan-perubahan lingkungan
•Untuk membatasi masalah akumulasi kesalahan
•Untuk mengatasi kompleksitas organisasi
•Untuk meminimisasi biaya
4.Sebutkan langkah-langkah pengendalian ? Langkah-langkah dalam proses pengendalian
•Menetapkan standar
•Mengukur kinerja
•Membandingkan kinerja dengan standar
•Menentukan kebutuhan akan tindakan koreksi
5.Jelaskan hubungan pengendalian dengan proses manajemen ? Hubungan proses pengendalian dengan perencanaan, pengorganisasian, dan kepemimpinan. Pengendalian diperlukan agar rencana yang telah dibuat dapat berjalan dengan baik sehingga tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya bisa tercapai.
6.Sebutkan pula jenis2 pengendalian ? pengendalian intern, pengendalian ekstern, pengendalian formal, pengendalian informal
7.syarat sistem pengendalian/pengawasan yang baik, yaitu :
•menggambarkan hakekat dan keperluan aktivitas
•dapat mengetahui dengan segera akan adanya penyimpangan
•luwes dan fleksibel
•menggambarkan pola organisasi yang bersangkutan
•ekonomis
•dapat dimengerti
•menjamin tindakan korektif
8.3 bentuk pengendalian operasi, yaitu :
•Pengendalian awal, upaya untuk memantau kualitas atau kuantitas dari sumber daya keuangan, sumber daya bahan baku, sumber daya manusia, dan sumber daya informasi sebelum sungguh-sungguh menjadi bagian dari sistem.
•Pengendalian selama-proses, pengendalian yang sangat bergantung pada proses umpan balik selama proses transformasi.
•Pengendalian pasca-tindakan, memantau output atau hasil dari organisasi setelah proses transformasi selesai.
9.Pengendalian stratejik berfokus pada 5 aspek organisasi, yaitu :
•Struktur
•Kepemimpinan
•Teknologi
•Sumber daya manusia
•Sistem pengendalian informasi dan operasional
10.Pengendalian dapat dipisahkan menurut level dalam sistem organisasi, yaitu :
•Pengendalian operasi adalah pengendalian yang berfokus pada proses-proses yang digunakan organisasi untuk mengubah sumber daya menjadi produk atau jasa.
•Pengendalian keuangan adalah pengendalian atas sumber daya keuangan seiring sumber daya ini mengalir ke dalam organisasi (misalnya, pendapatan, investasi pemegang saham), dipegang oleh organisasi (misalnya, modal kerja dan laba ditahan), dan mengalir keluar organisasi (misalnya, pembayaran beban).
•Pengendalian struktural adalah pengendalian yang berupaya memastikan agar elemen-elemen dari struktur organisasi berfungsi sebagaimana mestinya.
•Pengendalian stratejik adalah pengendalian yang ditujukan untuk memastikan bahwa organisasi tetap selaras dengan lingkungannya dan tetap bergerak kearah pencapaian tujuan-tujuan stratejiknya.
CONTOH SOAL (18)
Analisa Kasus :
Slamet Sejahtera , adalah pendiri,direktur dan manajer umum dari semua operasi PT.Tomato inc. sebuah pabrik sepatu di Karawang. Suatu waktu Perusahaan tersebut diambil alih oleh suatu perusahaan raksasa dan direorganisasi, dan Slamet diangkat sebagai Direktur yang baru, diperintahkan untuk mengembangkan struktur organisasi. Dia melakukannya dengan berat hati karena dia selalu mengelola perusahaannya secara informal. Setelah satu tahun memecahkan banyak masalah antar Departemen sendiri dan bekerja 12 sampai 14 jam sehari Slamet menyadari bahwa penjualan menurun,laba menyusut, dan banyak karyawan keluar dari perusahaannya. Masalahnya : Adalah bagaimana mereorganisasi PT. Tomato menjadi suatu perusahaan yang lebih profesional dengan meningkatkan penjualan dan laba .
Pertanyaan :
Seandainya saudara adalah seorang konsultan di perusahaan itu:
1.Perencanaan pegawai seperti apa yang saudara usulkan kpd Direktur perushaan, dan susunlah struktur organisasi sesuai gambaran perencanaan pegawai saudara ?
2.Perencanaan produksi /pemasran yang saudara usulkan ?
3.untuk menaikkan lagi tingkat penjualan dan laba ,koordinasi apa dan bagaimana yang seharusnya dia lakukan ? Mengapa koordinasi penting untuk dilaksanakan ?
CONTOH SOAL (19)
Analisa Kasus :
Subronto , adalah pendiri,direktur dan manajer umum dari semua operasi PT.Teluk Jambe sebuah pabrik Korek Api di Karawang. Suatu waktu Perusahaan tersebut diambil alih oleh suatu perusahaan raksasa dan direorganisasi, dan Subronto diangkat sebagai Direktur yang baru, diperintahkan untuk mengembangkan struktur organisasi. Dia melakukannya dengan berat hati karena dia selalu mengelola perusahaannya secara informal. Setelah satu tahun memecahkan banyak masalah antar Departemen sendiri dan bekerja 12 sampai 14 jam sehari Subronto menyadari bahwa penjualan menurun,laba menyusut, dan banyak karyawan keluar dari perusahaannya. Masalahnya : Adalah bagaimana mereorganisasi PT. Teluk Jambe menjadi suatu perusahaan yang lebih profesional dengan meningkatkan penjualanya dan laba .
Pertanyaan :
1.Seandainya saudara adalah seorang konsultan, untuk menaikkan lagi tingkat penjualan dan laba ,koordinasi apa dan bagaimana yang seharusnya dia lakukan ? Mengapa koordinasi penting untuk dilaksanakan ?
2.Salah satu factor pendukung keberhasilan perusahaan adalah Komunikasi. Banyak kegagalan koordinasi disebabkan oleh Komunikasi, coba jelaskan tentang komunikasi yang efektif itu yang bagaimana ? Kendala kendala apa saja yang terdapat dalam komunikasi tersebut ? komunikasi apa saja menurut saudara yang perlu dilakukan dalam perusahaan tersebut?
3.Untuk meningkatkan produktivitas dan laba penjualan,apakah perusahaan perlu melakukan motivasi ? Tujuan apa yang diharapkan perusahaan dalam memberikan motivasi ? Alat-alat motivasi dan jenis motivasi apa yang sebaiknya diberikan.? Kendala-kendala apa yang dihadapi dalam memberikan motivasi tersebut ?
4.Menurut pendapat Saudara Gaya kepemimpinan apa yang cocok untuk perusahaan tersebut ?Persyaratan2 apa saja yang diperlukan oleh seorang pemimpin yang baik sehingga perusahaan dapat mencapai tujuan yg diinginkannya. ? Jelaskan perbedaan antara Pemimpin dan manajer !!
5.Untuk mendapatkan pendapatan yang optimal perlu kiranya perusahaan mengadakan pengawasan yang efektif, jelaskan pengawasan efektif apa yang dibutuhkan perusahaan tersebut ? apakah perlu perusahaan mengadakan control extern ? mengapa dan siapa yang akan melaksanakannya ?
CONTOH SOAL (20)
Analisa Kasus
Subronto adalah Pemilik sekaligus Direktur dari semua operasi PT.Teluk Jambe sebuah pabrik pupuk di Karawang. Setelah berjalan beberapa tahun, perusahaan tersebut mengalami penurunan penjualan yang mengakibatkan laba menyusut, dan banyak karyawan yang memutuskan akan keluar dari perusahaannya. Masalah : Bagaimana perusahaan tersebut dapat bangkit kembali menjadi suatu perusahaan yang lebih profesional dan dapat meningkatkan kembali penjualannya dan mendapatkan laba.
Pertanyaan :
1.Untuk mempertahankan perusahaan, Subronto berencana mengembangkan produknya hingga keluar negeri. Langkah-langkah perencanaan apa yang harus dilakukannya terlebih dahulu ?
2.Bentuk organisasi yang bagaimana yang seharusnya diterapkan Subronto untuk mengembangkan struktur organisasi yang baru ?
3.Koordinasi apa dan bagaimana yang seharusnya dia lakukan ? Mengapa koordinasi penting untuk dilaksanakan ?
4.Hal-hal apa saja yang harus dilakukan oleh Subronto untuk mempertahankan karyawannya ?
5.Menurut pendapat Saudara, gaya kepemimpinan apa yang cocok untuk perusahaan tersebut ? Persyaratan apa saja yang diperlukan oleh seorang pemimpin yang baik sehingga perusahaan dapat mencapai tujuan yg diinginkannya ?
6.Untuk mendapatkan pendapatan yang optimal perlu kiranya perusahaan mengadakan pengawasan yang efektif, jelaskan pengawasan efektif apa yang dibutuhkan perusahaan tersebut ? apakah perlu perusahaan mengadakan control extern ? mengapa dan siapa yang akan melaksanakannya ?
Subscribe to:
Posts (Atom)